作為項(xiàng)目經(jīng)理管理任務(wù)常常感覺像是在追逐眾所周知的龍的尾巴。好的項(xiàng)目管理的核心是在各個(gè)方面跟上變化。

從目標(biāo)、工具和優(yōu)先事項(xiàng)像流沙一樣變化，沒有什么比過去一年更能體現(xiàn)變化了。58% 的組織報(bào)告說，2019冠狀病毒疾病大流行影響了業(yè)務(wù)和任務(wù)管理，并迫使項(xiàng)目延遲或取消。

然而，在令人抓狂的不確定性的放大鏡之下，其他事情進(jìn)入了焦點(diǎn)(或者，如果你的網(wǎng)絡(luò)攝像頭無法在極速會(huì)議上把它們整合在一起的話)。不僅僅是我們的任務(wù)管理策略，還有我們從根本上看待項(xiàng)目和交付工作的方式。

對(duì)于許多項(xiàng)目經(jīng)理來說，他們感覺自己的地毯已經(jīng)從我們腳下被拉走了，是時(shí)候回到最基本的東西了。不，不是 SWOT 分析，我是說你。你如何看待你的組織，你的團(tuán)隊(duì)？

過去一年令人驚訝的收獲之一是，很少有項(xiàng)目經(jīng)理在他們的項(xiàng)目管理工具中使用系統(tǒng)思維，盡管這些工具在構(gòu)建和解決來自多個(gè)視角和關(guān)系的問題(比如全球流行病)方面提供了可衡量的好處。目前關(guān)于管理復(fù)雜項(xiàng)目的研究表明，項(xiàng)目經(jīng)理將受益于系統(tǒng)思維。

在本文中

• 為什么是系統(tǒng)思考，為什么是現(xiàn)在？
• 為什么神經(jīng)科學(xué)對(duì) DPM 很重要？
• 3主要任務(wù)管理策略

為什么是系統(tǒng)思考，為什么是現(xiàn)在？

因?yàn)楦鶕?jù) APM，許多項(xiàng)目經(jīng)理是確定性思考的，并且使用任務(wù)管理工具，如甘特圖來反映這一點(diǎn)。而且，去年強(qiáng)調(diào)了搜索新的項(xiàng)目管理方法的持續(xù)激增。自2017年以來，谷歌搜索敏捷方法論的次數(shù)增加了28% 。

DPM 所涉及的許多項(xiàng)目都具有一定程度的高復(fù)雜性和高交互性，我們將在稍后更詳細(xì)地介紹這個(gè)概念，并且需要一個(gè)框架來直接解決這個(gè)問題。

好吧，但為什么神經(jīng)科學(xué)對(duì) DPM 很重要？

好的項(xiàng)目經(jīng)理是組織的執(zhí)行功能系統(tǒng)。我們負(fù)責(zé)很多事情——組織、計(jì)劃、解決問題、激勵(lì)、管理行動(dòng)和時(shí)間管理。聽起來很耳熟。

項(xiàng)目經(jīng)理的職能與腦前額葉外皮類似。

現(xiàn)在，把這個(gè)應(yīng)用到項(xiàng)目中，就會(huì)出現(xiàn)一個(gè)模式，項(xiàng)目本身也是系統(tǒng)。

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)使用一系列事件ーー一個(gè)過程ーー來執(zhí)行所需的功能。這與所有圍繞結(jié)構(gòu)和過程構(gòu)建的項(xiàng)目管理是一樣的。這就是我所承諾的交互性和復(fù)雜性的軸心所在。

系統(tǒng)思維和項(xiàng)目管理方法之間有很多重疊之處。

通過系統(tǒng)思維的透鏡，我們可以比較作為系統(tǒng)的項(xiàng)目如何與等價(jià)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)配對(duì)。簡單的任務(wù)和項(xiàng)目，由低數(shù)量的交互和低數(shù)量的組件在線性或瀑布式項(xiàng)目管理系統(tǒng)中起作用等定義。

項(xiàng)目的原始邊界隨著范圍的變化而變化。同樣，系統(tǒng)從它們的環(huán)境中獲取輸入。復(fù)雜的項(xiàng)目，擁有屬性的邊界會(huì)隨著環(huán)境的變化而變化，比如不穩(wěn)定的遠(yuǎn)程工作，需要管理人員理解系統(tǒng)思維。

相關(guān)閱讀: 我們擁有力量: DPM 如何影響工作方式

3主要任務(wù)管理策略

言歸正傳，讓我們深入探討2022年作為項(xiàng)目經(jīng)理的管理任務(wù)會(huì)是什么樣子，如何讓作為 DPM 的系統(tǒng)思維為您工作，以及三個(gè)關(guān)鍵的任務(wù)管理策略，以便在明年繼續(xù)堅(jiān)持下去。我們會(huì)覆蓋:

• 為什么要考慮重新定義角色
• 為什么項(xiàng)目規(guī)劃在2022年仍然重要
• 如何建立一個(gè)積極主動(dòng)的溝通計(jì)劃

1. 定義角色

角色定義(和重新定義)是開發(fā)任務(wù)管理策略的關(guān)鍵的第一步。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員都應(yīng)該有一個(gè)明確的角色和職責(zé)。這取決于項(xiàng)目經(jīng)理保持清晰的遠(yuǎn)景。如果沒有明確的角色定義和優(yōu)先級(jí)，所有的任務(wù)管理策略都會(huì)分崩離析。

“智囊團(tuán)”這個(gè)詞用來描述一個(gè)精確的、協(xié)調(diào)的(無論多么有爭議)項(xiàng)目努力是有原因的。成功的，結(jié)構(gòu)化的組織在某種程度上反映了大腦。

想一想，組織是定義明確的信息系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、決策系統(tǒng)等等。所有這些復(fù)雜的系統(tǒng)將它們不同的功能互相連接起來進(jìn)行協(xié)作，形成了思想和操作的持續(xù)自由流動(dòng)。

一位名叫丹尼爾 · 丹尼特(Daniel Dennett)的哲學(xué)家再次比我更好地解釋了這個(gè)問題: “相互競爭的平行活動(dòng)可以使相互補(bǔ)充和相互競爭的貢獻(xiàn)形成一個(gè)連貫的模式?！笨禳c(diǎn)說三遍。

簡單地說: 多個(gè)想法一起工作可以聚集成一個(gè)清晰的，重點(diǎn)突出的項(xiàng)目。組織就像大腦，大腦是數(shù)百個(gè)系統(tǒng)高度協(xié)調(diào)的輸出過程。然而，關(guān)鍵是要確保每個(gè)角色執(zhí)行單個(gè)或集中的功能。多任務(wù)坦克生產(chǎn)率提高40% 。

系統(tǒng)思考工具: 決策矩陣

好吧，這真是太難接受了。定義什么需要授權(quán)ーー以及授權(quán)的位置ーー從決策開始。德懷特·艾森豪威爾臭名昭著的決策矩陣實(shí)際上正是系統(tǒng)思維的應(yīng)用。

艾森豪威爾的決策矩陣。

經(jīng)典的決策矩陣是一個(gè)簡單的四象限圖表，旨在消除猜測優(yōu)先級(jí)。它遵循一個(gè)方便的頭韻: 做，決定，委托，刪除。這些方框進(jìn)一步與緊急或重要標(biāo)簽及其負(fù)面對(duì)應(yīng)標(biāo)簽相交叉?！白觥笔蔷o急和重要的，“刪除”是不緊急和不重要的，等等。

我們目前的集體環(huán)境就像是自然災(zāi)害、流行病恐懼等等的輪盤賭。同樣，記住外部壓力如何影響決策過程也很重要。

慢性壓力使人類的決策偏向于習(xí)慣而不是目標(biāo)。與適應(yīng)角色相鄰的是減輕工作壓力，這會(huì)影響決策。

進(jìn)入2022年的關(guān)鍵任務(wù)管理戰(zhàn)略是那些幫助我們做出決策和確定優(yōu)先次序，同時(shí)銘記系統(tǒng)和環(huán)境的戰(zhàn)略ーー決策矩陣是一個(gè)很好的起點(diǎn)。

2. 制定項(xiàng)目計(jì)劃

調(diào)優(yōu)作為 DPM 的執(zhí)行功能的下一步是目標(biāo)設(shè)置。請(qǐng)聽我說，在以敏捷為中心的時(shí)代，復(fù)雜項(xiàng)目的項(xiàng)目計(jì)劃并不是浪費(fèi)時(shí)間。

有效的項(xiàng)目需要一個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃。記住，這樣做的目的是為了重新審視和可能地重新定義我們?nèi)绾沃贫?xiàng)目計(jì)劃。

一位智者曾經(jīng)說過，彎曲的樹不會(huì)折斷。我們需要看看作品如何適合家居，而不是塑造家居來適應(yīng)作品。適應(yīng)是大腦最大的進(jìn)化成就。我們?cè)搅私獯竽X如何處理復(fù)雜的變化，我們就越能有效地管理項(xiàng)目。

把你的大腦和你的組織想象成你的家ーー也許是你今年最大的工作挑戰(zhàn)之一。1923年，瑞士建筑師勒 · 柯布西耶(Le Corbusier)把住宅稱為“住宅的機(jī)器”從電氣化網(wǎng)格到城市建筑和互聯(lián)網(wǎng)，家不僅僅是一個(gè)地方。這是人類互動(dòng)和聯(lián)系的紐帶。

華盛頓大學(xué)項(xiàng)目管理項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)者克里斯托弗?博利克(Christopher Bolick)表示: “如果沒有詳細(xì)的藍(lán)圖向承包商展示如何開始，你就不會(huì)(開始)建造房屋。”有效的任務(wù)管理就是將項(xiàng)目中大的可交付成果分解成更小的、可管理的任務(wù)。也就是制定計(jì)劃。

定義良好的計(jì)劃和模板對(duì)于任務(wù)和時(shí)間管理是必不可少的。項(xiàng)目計(jì)劃中的一個(gè)關(guān)鍵過程是評(píng)估資源負(fù)載。每個(gè)副首相都知道時(shí)間是你唯一的耗竭性能源。

系統(tǒng)思考工具: 資源分解結(jié)構(gòu)

如果你不知道你擁有什么，你需要什么，你就不能建造你的房子。使用資源分解結(jié)構(gòu)不僅僅是一個(gè)列表，它通過檢查資源成本如何相互關(guān)聯(lián)來使用系統(tǒng)思維。

作為項(xiàng)目經(jīng)理，一個(gè)好的 RBS 會(huì)幫助你管理任務(wù)，因?yàn)樗鼤?huì)在每個(gè)步驟相互聯(lián)系的時(shí)候，通過觀察影響你的計(jì)劃的所有變量。蘇格蘭皇家銀行提供的功能性視角也是對(duì)現(xiàn)有 WBS 的極好補(bǔ)充。

蘇格蘭皇家銀行還需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作來委派任務(wù)、簡化工作流程并防止出現(xiàn)瓶頸。

聽說過自我管理團(tuán)隊(duì)嗎？如果你想知道這對(duì)你來說意味著什么，看看這個(gè): 沒有項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì): 探索 PM 困境(與來自 Railsware 的 Julia Ryzhkova 合作)

不要被困在生產(chǎn)力軟件的兔子洞里

對(duì)于 DPM 來說，生產(chǎn)力軟件無疑是一個(gè)強(qiáng)大且必不可少的工具。能夠跟蹤任務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度、截止日期等等，這對(duì)于在當(dāng)前環(huán)境中表現(xiàn)出色至關(guān)重要。

從不起眼的待辦事項(xiàng)清單到像 OmniFocus 這樣雄心勃勃的東西，它的核心設(shè)計(jì)原則是: 自動(dòng)化。自動(dòng)化是創(chuàng)建一個(gè)(您猜對(duì)了)自動(dòng)化和簡化一系列流程的系統(tǒng)的結(jié)果。卸載執(zhí)行任務(wù)和使用時(shí)間跟蹤釋放您最寶貴的資源: 時(shí)間。

項(xiàng)目管理軟件通常是一個(gè)很大的主題，你會(huì)注意到我們經(jīng)?；氐竭@個(gè)話題。理由很充分！只有22% 的組織使用項(xiàng)目管理軟件，但是77% 的高績效項(xiàng)目使用項(xiàng)目管理軟件。DPM 對(duì)這個(gè)話題有點(diǎn)著迷是有道理的。

隨著越來越多的組織向永久性混合或遠(yuǎn)程模型過渡，物聯(lián)網(wǎng)、通信和任務(wù)管理軟件等事物正在從根本上改變項(xiàng)目管理的執(zhí)行功能。那些利用這種轉(zhuǎn)變的人將能夠比那些不適應(yīng)的人更快地交付和完成項(xiàng)目。

也就是說，當(dāng)作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理試圖保持在管理任務(wù)的頂端時(shí)，很容易陷入生產(chǎn)力軟件的無底洞。我會(huì)是第一個(gè)承認(rèn)我有罪的人，因?yàn)槲彝瑫r(shí)嘗試了幾十個(gè)不同的程序。最好的生產(chǎn)力軟件是那個(gè)為你工作的軟件。了解您需要從生產(chǎn)力軟件中獲得什么依賴于理解您正在工作的系統(tǒng)的范圍、角色和環(huán)境。

基本上，您需要知道您的項(xiàng)目中哪些地方需要自動(dòng)化，并將其與相應(yīng)的系統(tǒng)配對(duì)。

3. 良好的溝通

我們使用日常語言中的系統(tǒng)思維，而沒有(諷刺地)思考它?！?span id="0u84uuu" class="candidate-entity-word" data-gid="7523046">多米諾效應(yīng)”、“循環(huán)邏輯”和“螺旋下降”都表達(dá)了系統(tǒng)思維背后的主要概念。

我們作為 DPM 所做的大部分工作是溝通ーー這是項(xiàng)目經(jīng)理90% 的工作。如果我們不能在各個(gè)層面上進(jìn)行良好的溝通，我們就無法正確地委派角色、制定計(jì)劃或建立一個(gè)好的 RBS。起草下一個(gè)溝通計(jì)劃的第一步應(yīng)該是確定利益相關(guān)者需要什么樣的溝通。

如果你從中學(xué)到了什么，我希望是組織不是孤島。到現(xiàn)在為止，您可能已經(jīng)理解了作為項(xiàng)目經(jīng)理管理任務(wù)的各個(gè)方面是如何相互聯(lián)系的。作為 DPM 我們正在運(yùn)行一個(gè)信息系統(tǒng)。信息只有經(jīng)過解讀才能成為交流。

我們?cè)诮M織中所做的一切都發(fā)生在一個(gè)社會(huì)系統(tǒng)中。對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，最重要的技能，不僅僅是來年的技能，是溝通。整整四分之一的項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告說，他們沒有訪問項(xiàng)目通信軟件。

在2022年，作為項(xiàng)目經(jīng)理管理任務(wù)的關(guān)鍵是塑造一個(gè)適合你的主動(dòng)溝通環(huán)境。

保持溝通的一個(gè)好方法是讓你的團(tuán)隊(duì)成員創(chuàng)建內(nèi)容，無論是關(guān)于他們的專業(yè)、工作文化，還是他們對(duì)組織的想法。你可以在這里找到如何讓內(nèi)容創(chuàng)建成為你的文化的一部分。

看看這個(gè): 研討會(huì): 不僅僅是管理你的團(tuán)隊(duì)，還要管理你的客戶

系統(tǒng)思考工具: 豐富的圖表

在為復(fù)雜的項(xiàng)目制定交流計(jì)劃時(shí)，考慮如何使用豐富的圖片來改進(jìn)將它們視為系統(tǒng)的方式。豐富的圖片關(guān)系圖是說明多個(gè)元素和因素之間關(guān)系的自由流動(dòng)的圖形。豐富的圖片有助于創(chuàng)建一個(gè)心智模型，打開溝通，打開利益相關(guān)者之間的關(guān)系，并提供您可能錯(cuò)過的額外上下文。

一個(gè)場景: DPM 交付一個(gè)根據(jù)明確定義的需求構(gòu)建的 Web 發(fā)布項(xiàng)目ーー系統(tǒng)滿足這些需求。在發(fā)布時(shí)，它被用戶譴責(zé)。我們?cè)趺吹竭@兒來的？可能是因?yàn)闆]有看到需求是如何與用戶實(shí)際執(zhí)行的內(nèi)容無關(guān)(或者正在干擾)的。這是溝通中斷。

通過可視化地觀察諸如通信和流程之類的動(dòng)態(tài)，以及諸如資源和框架之類的結(jié)構(gòu)，可以幫助我們看到新的依賴關(guān)系，以及它們是如何整合在一起的，這些對(duì)于來年是必不可少的。

最后的想法

無論您是 DPM 老手還是剛剛起步，擁有良好的任務(wù)管理策略對(duì)于項(xiàng)目的成功至關(guān)重要。使用有效的任務(wù)管理技術(shù)的公司比那些完全不使用任務(wù)管理技術(shù)的公司花費(fèi)少28倍。

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