通過(guò)有效的項(xiàng)目預(yù)算管理，組織可以更好地控制成本、優(yōu)化資源配置、降低風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成功交付，進(jìn)而幫助組織實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期規(guī)劃和可持續(xù)發(fā)展。但預(yù)算管理失控，導(dǎo)致成本嚴(yán)重超支，屬于項(xiàng)目管理中難以應(yīng)對(duì)、但又經(jīng)常發(fā)生的一個(gè)情況；同樣也是項(xiàng)目管理人員工作中的一大難點(diǎn)。

項(xiàng)目預(yù)算管理通常會(huì)涉及到對(duì)項(xiàng)目所需資源的預(yù)測(cè)、分配和監(jiān)控等多個(gè)環(huán)節(jié)，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。例如：

1. 項(xiàng)目預(yù)算制定不準(zhǔn)確：需要基于準(zhǔn)確的項(xiàng)目范圍和資源需求制定，由于信息不足，無(wú)法準(zhǔn)確估算。
2. 項(xiàng)目不確定性高：項(xiàng)目經(jīng)常面臨無(wú)法預(yù)計(jì)的一些風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致成本超出預(yù)算，如需求頻繁變更、市場(chǎng)波動(dòng)等。
3. 缺乏有效監(jiān)控：項(xiàng)目預(yù)算管理需要對(duì)項(xiàng)目成本進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，以便及時(shí)調(diào)整預(yù)算；然而數(shù)據(jù)往往收集困難，缺乏有效的監(jiān)控機(jī)制。
4. 缺乏規(guī)范的變更管理機(jī)制：項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，計(jì)劃變更是無(wú)法避免的，但組織內(nèi)部往往缺乏有效的變更管理機(jī)制、經(jīng)常隨意變更，最終導(dǎo)致預(yù)算失控。

那么一個(gè)全面且有效的項(xiàng)目預(yù)算管理應(yīng)該如何做呢？

1.有效的項(xiàng)目預(yù)算管理需要包含這幾步

項(xiàng)目預(yù)算管理是確保項(xiàng)目順利進(jìn)行和達(dá)成預(yù)期目標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。一個(gè)全面、有效的項(xiàng)目預(yù)算管理會(huì)包含以下幾個(gè)步驟和要點(diǎn)：

Step1：制定項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃

首先需要考慮項(xiàng)目的整體目標(biāo)、范圍、資源需求等因素，對(duì)項(xiàng)目的資金需求進(jìn)行合理規(guī)劃和預(yù)測(cè)，確保預(yù)算與組織戰(zhàn)略目標(biāo)相一致。

其次是確定項(xiàng)目的總預(yù)算和各項(xiàng)的具體預(yù)算，主要會(huì)包含項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃以及項(xiàng)目收益預(yù)算計(jì)劃兩大類。

Step2：項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃審批

完成項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃制定后，還需要將計(jì)劃提交給相關(guān)部門和高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，確保項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃的合理性以及為項(xiàng)目的后續(xù)執(zhí)行提供必要的資金支持。

Step3：項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃執(zhí)行

當(dāng)預(yù)算計(jì)劃得到批準(zhǔn)后、進(jìn)入項(xiàng)目執(zhí)行階段，需要嚴(yán)格按照預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行支出，確保各項(xiàng)費(fèi)用不超出預(yù)算范圍。

Step4：項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃監(jiān)控

對(duì)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行持續(xù)監(jiān)控，包括對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用的實(shí)際支出情況進(jìn)行定期核對(duì)和分析。及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行中的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整；如有需要變更的情況，則按照規(guī)范化的變更管理流程來(lái)變更。

Step5：加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理

在預(yù)算管理過(guò)程中還需要關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)管理，識(shí)別和管理可能影響項(xiàng)目預(yù)算的風(fēng)險(xiǎn)因素，并制定應(yīng)對(duì)措施，減少風(fēng)險(xiǎn)的影響。

Step6：利用專業(yè)的項(xiàng)目管理工具，提高管理效率

項(xiàng)目預(yù)算管理的主要難點(diǎn)之一是缺乏有效的監(jiān)控以及實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)收集困難，這種情況下，還可以借助專業(yè)的項(xiàng)目管理工具來(lái)應(yīng)對(duì)。借助項(xiàng)目管理工具制定和執(zhí)行項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃，獲取快速、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析和進(jìn)行決策支持，進(jìn)一步提高項(xiàng)目預(yù)算管理的效率和準(zhǔn)確性。下面將以易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件為例，進(jìn)行展開(kāi)分享。

2.借助專業(yè)的管理工具進(jìn)行高效的項(xiàng)目預(yù)算管理

易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件能夠幫助組織進(jìn)行精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理，支撐基于項(xiàng)目管理的企業(yè)預(yù)算管理；能覆蓋項(xiàng)目全生命周期、全方位監(jiān)控執(zhí)行過(guò)程，將實(shí)際情況與預(yù)算目標(biāo)不斷對(duì)照分析，從而及時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，更加有效地實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。

（易趨預(yù)算管理流程圖）

2.1項(xiàng)目啟動(dòng)階段：制定項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃

首先是在項(xiàng)目啟動(dòng)階段制定全面的項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃。項(xiàng)目預(yù)算管理的重點(diǎn)在于項(xiàng)目成本以及收益管理這兩大塊，那么借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件則能分別對(duì)成本和收益進(jìn)行全面的管理，包含計(jì)劃制定、執(zhí)行、監(jiān)控變更以及詳細(xì)數(shù)據(jù)分析。

2.1.1項(xiàng)目成本預(yù)算計(jì)劃制定

借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件在制定成本預(yù)算計(jì)劃時(shí)，主要會(huì)包含人工、采購(gòu)、以及自定義成本類型三種。

人工預(yù)算：主要通過(guò)項(xiàng)目資源需求確定，需要預(yù)估預(yù)估項(xiàng)目需要多少人、什么級(jí)別、投入多少天。

采購(gòu)預(yù)算：則需要預(yù)估項(xiàng)目需采購(gòu)什么東西、花多少錢以及什么時(shí)候用。

自定義成本類型：則是預(yù)估項(xiàng)目除人工、采購(gòu)?fù)猱a(chǎn)生的其他費(fèi)用。

項(xiàng)目經(jīng)理可以將預(yù)算分配至項(xiàng)目的不同階段中，不僅方便后續(xù)進(jìn)行跟蹤，還能快速進(jìn)行調(diào)整，避免到項(xiàng)目后期才發(fā)現(xiàn)預(yù)算超支的情況；也支持按年/月的多種方式分解。

（易趨項(xiàng)目成本收益計(jì)劃視圖）

2.1.2項(xiàng)目收益預(yù)算計(jì)劃制定

收益預(yù)算主要是預(yù)估項(xiàng)目預(yù)期實(shí)現(xiàn)的價(jià)值，借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件制定收益預(yù)算計(jì)劃時(shí)，一般分為直接收益、自定義收益兩種；自定義收益類型可以根據(jù)項(xiàng)目需求進(jìn)行后臺(tái)設(shè)置。

直接收益：就是項(xiàng)目的銷售收益，比如乙方的交付型項(xiàng)目，會(huì)簽訂銷售合同。

自定義類型收益：除直接收益以外的其他收益，例如建設(shè)一個(gè)管理系統(tǒng)，提高了效率，帶來(lái)的收益也可以換算成價(jià)值。

項(xiàng)目經(jīng)理同樣可以將收益預(yù)算分解到項(xiàng)目的不同階段中，或者按年/月的方式來(lái)分解，確保項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃的科學(xué)和合理性。

（易趨項(xiàng)目收益預(yù)算計(jì)劃視圖）

2.2項(xiàng)目執(zhí)行監(jiān)控階段：項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃的執(zhí)行監(jiān)控

在項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃批準(zhǔn)后，就正式進(jìn)入執(zhí)行、監(jiān)控的階段。在這一階段，項(xiàng)目經(jīng)理借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件主要可以從這三個(gè)維度對(duì)項(xiàng)目預(yù)算進(jìn)行全面管控：

可以實(shí)時(shí)獲取項(xiàng)目預(yù)算實(shí)際執(zhí)行與計(jì)劃的偏差數(shù)據(jù)并及時(shí)收到來(lái)自系統(tǒng)的使用超支提醒，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題管理；

同時(shí)還能在線上進(jìn)行規(guī)范化的變更管理；

實(shí)時(shí)獲取全面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析報(bào)表，以此進(jìn)行科學(xué)的決策，確保項(xiàng)目預(yù)算始終可控。

2.2.1實(shí)時(shí)鉆取數(shù)據(jù)并更新偏差情況、及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)

項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目執(zhí)行階段，可以借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件對(duì)實(shí)際支出進(jìn)行持續(xù)跟蹤。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)收集各個(gè)維度的項(xiàng)目實(shí)際支出數(shù)據(jù)與預(yù)算、進(jìn)行偏差分析，并采用紅黃綠三色進(jìn)行可視化展示，綠色代表正常，黃色代表稍微超支，紅色代表嚴(yán)重超支。如有超支的風(fēng)險(xiǎn)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)送通知提醒項(xiàng)目經(jīng)理，能及時(shí)識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)、采取措施應(yīng)對(duì)。

其中，人工預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)：通過(guò)抓取項(xiàng)目成員反饋的工時(shí)報(bào)告獲得；費(fèi)用預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)：通過(guò)抓取費(fèi)用報(bào)銷報(bào)告反饋獲得；采購(gòu)預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)：通過(guò)合同付款記錄反饋獲得；收益預(yù)算模塊實(shí)際數(shù)據(jù)：則通過(guò)收益記錄來(lái)反饋獲得。

（易趨項(xiàng)目成本實(shí)際與預(yù)算偏差對(duì)比視圖）

2.2.2規(guī)范化且高效的變更管理

那么對(duì)于系統(tǒng)上提示輕微超支以及嚴(yán)重超支的模塊，項(xiàng)目經(jīng)理在收到提示后，就可以及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，制定應(yīng)對(duì)措施以及進(jìn)行規(guī)范化的變更管理。

對(duì)一些經(jīng)內(nèi)部評(píng)審后，確定需要進(jìn)行變更的預(yù)算計(jì)劃，項(xiàng)目經(jīng)理可以直接在線上進(jìn)行修訂、提交管理層進(jìn)行審批，通過(guò)后就會(huì)自動(dòng)生成新的版本基線。系統(tǒng)支持不同版本對(duì)比，項(xiàng)目管理人員可以全面掌握項(xiàng)目預(yù)算的變更情況，為決策提供一定的數(shù)據(jù)支撐。同時(shí)還提供變更記錄查詢的菜單，便于管理人員高效進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃的變更查詢。

（易趨項(xiàng)目收益預(yù)算計(jì)劃版本對(duì)比視圖）

2.2.3支持全面的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析及報(bào)表

除了實(shí)際使用數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新，借助易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件，項(xiàng)目經(jīng)理還可以定期獲取項(xiàng)目的全面財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析報(bào)表，為后續(xù)的資源統(tǒng)籌提供一定的參考依據(jù)，提升實(shí)現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標(biāo)的成功率。

項(xiàng)目經(jīng)理首先可以在項(xiàng)目概況模塊，快速獲取一些項(xiàng)目財(cái)務(wù)的關(guān)鍵指標(biāo)，包含項(xiàng)目總體成本預(yù)算分布、項(xiàng)目成本預(yù)算執(zhí)行情況、項(xiàng)目成本跟蹤、項(xiàng)目收益執(zhí)行情況等。

（易趨項(xiàng)目概況視圖）

而在項(xiàng)目報(bào)表模塊，系統(tǒng)會(huì)將相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)匯總分析后，生成多樣化的報(bào)表，高層管理人員可以一目了然項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行狀況。

（易趨項(xiàng)目報(bào)表視圖）

3.總結(jié)

項(xiàng)目預(yù)算管理對(duì)于項(xiàng)目的成敗有著至關(guān)重要的影響，但在實(shí)施過(guò)程中會(huì)遇到很多難點(diǎn)，那么通過(guò)以上六大步驟的實(shí)施，項(xiàng)目預(yù)算管理可以更加科學(xué)、規(guī)范、有效地進(jìn)行。而借助專業(yè)的項(xiàng)目管理軟件——易趨（EasyTrack），則能幫助組織更加高效進(jìn)行項(xiàng)目預(yù)算管理，解決項(xiàng)目預(yù)算實(shí)際執(zhí)行數(shù)據(jù)收集困難、不精準(zhǔn)、不全面等一系列問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的財(cái)務(wù)管理，確保組織戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。