如何搭建高效的跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)(如何搭建高效的跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)合作)
作者:段燕輝
最近在一個(gè)項(xiàng)目管理的群有人問(wèn)跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)到底應(yīng)該怎么搭建,引起了非常熱烈的討論。我總結(jié)了一下大家討論的問(wèn)題有如下幾個(gè):需要哪些角色?哪些角色是不可缺少的?這些關(guān)鍵角色的職責(zé)是什么?組織架構(gòu)圖應(yīng)該怎么畫(huà)。今天這篇文章就來(lái)詳細(xì)聊聊這幾個(gè)問(wèn)題。
跨部門(mén)的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通常出現(xiàn)在矩陣式的組織結(jié)構(gòu)中,在這種組織架構(gòu)中,項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員同時(shí)受職能部門(mén)經(jīng)理和項(xiàng)目經(jīng)理管理。矩陣式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合了職能式組織結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目式組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn),一方面項(xiàng)目能夠成為組織關(guān)注的重點(diǎn),能夠進(jìn)行跨部門(mén)項(xiàng)目運(yùn)作;另一方面是資源得到了充分利用。在矩陣式的組織結(jié)構(gòu)中,項(xiàng)目經(jīng)理的角色和定位非常重要。項(xiàng)目經(jīng)理的主要工作是負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目,為項(xiàng)目的全流程成功負(fù)責(zé),因此,項(xiàng)目經(jīng)理不僅僅是某個(gè)階段的項(xiàng)目經(jīng)理,而是整個(gè)項(xiàng)目周期的項(xiàng)目經(jīng)理。同時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理還要管理整個(gè)項(xiàng)目,負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)制定整個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃、相關(guān)資源的配置,定期和相關(guān)的人員保持溝通,及時(shí)匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài),協(xié)調(diào)資源、人力,確保項(xiàng)目的相關(guān)節(jié)點(diǎn)順利實(shí)施,等等。
目前應(yīng)用跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)最成功的應(yīng)該是IPD體系,其典型的跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的架構(gòu)如下所示:
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在這個(gè)跨部門(mén)的組織架構(gòu)中,有三個(gè)關(guān)鍵角色:項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)工程師、PQA。項(xiàng)目經(jīng)理類似于一個(gè)新成立公司的首席執(zhí)行官,要向投資人匯報(bào)業(yè)務(wù)計(jì)劃,爭(zhēng)取獲得項(xiàng)目開(kāi)發(fā)所需的資金,要全面負(fù)責(zé)新產(chǎn)品的成功開(kāi)發(fā),要管理項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度、預(yù)算、質(zhì)量、人員配置、資源等。系統(tǒng)工程師的職責(zé)是要將市場(chǎng)需求翻譯成產(chǎn)品包需求,以技術(shù)規(guī)格表示出來(lái),然后要進(jìn)行監(jiān)督檢查以確保開(kāi)發(fā)過(guò)程一直滿足預(yù)先規(guī)定的產(chǎn)品需求和規(guī)格,要設(shè)計(jì)產(chǎn)品的總體架構(gòu)并推動(dòng)產(chǎn)品集成和測(cè)試計(jì)劃的實(shí)施,要保證產(chǎn)品數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、可制造性、可維護(hù)性、可測(cè)試和及時(shí)齊套性。PQA的職責(zé)是要明確產(chǎn)品的質(zhì)量目標(biāo),監(jiān)控質(zhì)量目標(biāo)達(dá)成,確保產(chǎn)品開(kāi)發(fā)按照公司既定的流程進(jìn)行,組織各技術(shù)評(píng)審,全流程統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各功能領(lǐng)域的質(zhì)量保證活動(dòng)。各功能領(lǐng)域代表的職責(zé)是要作為各領(lǐng)域內(nèi)的專家代表功能部門(mén)做決策,應(yīng)用職能部門(mén)的方案工具和標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行設(shè)計(jì)并解決問(wèn)題,對(duì)功能部門(mén)的交付負(fù)責(zé),要充當(dāng)與職能部門(mén)的橋梁,起到項(xiàng)目組和職能部門(mén)間的信息交換作用,要管理協(xié)調(diào)該領(lǐng)域內(nèi)擴(kuò)展組的項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算等活動(dòng)。
在這個(gè)組織架構(gòu)中大家討論的最多的PQA這個(gè)角色,PQA這個(gè)角色需要具備哪些能力?在公司現(xiàn)有的角色中哪種角色可以擔(dān)任?如果沒(méi)有合適的PQA是重新招聘呢還是自己培養(yǎng)?PQA這個(gè)角色在組織架構(gòu)圖中是放到項(xiàng)目經(jīng)理的下方還是與項(xiàng)目經(jīng)理平齊的位置?為什么會(huì)有人去問(wèn)這些問(wèn)題呢,因?yàn)槟壳昂芏嗥髽I(yè)雖然制定了IPD流程,定義了跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的各種角色,但對(duì)團(tuán)隊(duì)中的有些角色還是無(wú)法落地,最典型的就是這個(gè)PQA角色,很多企業(yè)的PQA角色形同虛設(shè)或者干脆不設(shè)置,或者讓研發(fā)人員、QA兼職,有些企業(yè)PQA權(quán)力有限常常受制于項(xiàng)目經(jīng)理,有限企業(yè)PQA能力有限,不能與開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行有效交流,僅僅是充當(dāng)一個(gè)警察的角色。
要使PQA這個(gè)角色真正落地,首先在公司集團(tuán)層面應(yīng)該有一個(gè)質(zhì)量管理部,然后各個(gè)事業(yè)部或者是產(chǎn)品線應(yīng)該也設(shè)置一個(gè)二級(jí)的質(zhì)量管理部,設(shè)置PQA團(tuán)隊(duì)。在設(shè)計(jì)跨部門(mén)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的組織架構(gòu)時(shí),要從架構(gòu)上保證PQA的權(quán)力,PQA是項(xiàng)目組核心組成員,但組織關(guān)系要獨(dú)立于項(xiàng)目組;在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中PQA負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)產(chǎn)品各功能領(lǐng)域QA或質(zhì)量部門(mén)的工作,要向項(xiàng)目經(jīng)理和質(zhì)量管理部經(jīng)理雙重匯報(bào);PQA工作保持相對(duì)的獨(dú)立性,當(dāng)與項(xiàng)目經(jīng)理的意見(jiàn)不一致時(shí),可以獨(dú)立地向公司管理高層和質(zhì)量管理部反饋問(wèn)題。
除了公司領(lǐng)導(dǎo)要高度重視及從組織架構(gòu)上保證外,PQA也需要具備一定的技能才能更好的開(kāi)展工作,這些技能包括五個(gè)層次:
第1層:進(jìn)行符合性檢查,對(duì)照規(guī)范發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中的不符合情況,并溝通各方來(lái)解決。
第2層:理解項(xiàng)目的情況,協(xié)助甚至指導(dǎo)項(xiàng)目,比如識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),建議風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施,制定和修改檢查表。
第3層:在項(xiàng)目中識(shí)別改進(jìn)機(jī)會(huì),能考慮到同類項(xiàng)目。
第4層:提供項(xiàng)目參考樣例和比較基準(zhǔn),輔導(dǎo)項(xiàng)目。
第5層:處理項(xiàng)目面臨的改進(jìn)機(jī)會(huì),管理并提升干系人滿意度。
因此,要想做合格的PQA,除了需具備一些基本技能外,還需要對(duì)一些流程體系有深入的理解,如IPD、CMMI、APQP、Agile等等,以及所在組織的各項(xiàng)管理規(guī)范,所服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)對(duì)應(yīng)的基本知識(shí),項(xiàng)目管理知識(shí),質(zhì)量管理知識(shí),較強(qiáng)的溝通能力等等。
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