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會(huì)議管理規(guī)定(會(huì)議室管理規(guī)定)

會(huì)議管理規(guī)定(會(huì)議室管理規(guī)定)

1、目的為規(guī)范公司會(huì)議管理工作,提升會(huì)議效率,強(qiáng)化會(huì)議決議執(zhí)行力,保障公司經(jīng)營(yíng)目標(biāo)達(dá)成,特制定本管理規(guī)定。

2、適用范圍本規(guī)定適用于公司總部各部門(mén)、各生產(chǎn)基地、各分公司和子公司召開(kāi)的時(shí)間達(dá)到0.5小時(shí)的會(huì)議和有特殊要求的相關(guān)會(huì)議。

3、主要內(nèi)容:

3.1職責(zé)分工

3.1.1人力資源與行政部負(fù)責(zé)本管理規(guī)定的擬定、監(jiān)督和執(zhí)行檢查工作。

3.1.2各部門(mén)應(yīng)根據(jù)本管理規(guī)定召開(kāi)會(huì)議,并接受人力資源與行政部的監(jiān)督檢查工作。

3.2會(huì)議管理原則和要求

3.2.1開(kāi)會(huì)前必須明確會(huì)議目的、會(huì)議議程,不開(kāi)無(wú)目的、無(wú)議程的會(huì)議。

3.2.2 時(shí)間達(dá)到半小時(shí)的會(huì)議,必須要有簽到表和會(huì)議記錄,不開(kāi)無(wú)會(huì)議記錄的會(huì)議,如臨時(shí)有特殊規(guī)定除外。

3.2.3單次會(huì)議原則上不超過(guò)2小時(shí),不開(kāi)無(wú)時(shí)間限制的會(huì)議。

3.2.4每次會(huì)議必須能夠解決問(wèn)題,必須形成會(huì)議決議,不開(kāi)無(wú)會(huì)議決議的會(huì)議。

3.2.5時(shí)間達(dá)到半小時(shí)的會(huì)議,必須要有會(huì)議記錄,不開(kāi)無(wú)會(huì)議記錄的會(huì)議。

3.2.6會(huì)議決議必須要有人跟蹤及結(jié)案,不開(kāi)會(huì)議決議無(wú)人跟蹤的會(huì)議。

3.3會(huì)議類(lèi)別

3.3.1 管理例會(huì)辦公會(huì)議

3.3.1.1召開(kāi)時(shí)間:一般每周五晚上召開(kāi),特殊情況,另行規(guī)定。

3.3.1.2應(yīng)參會(huì)人員:公司總監(jiān)級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)和各二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及公司臨時(shí)決定要求參會(huì)的人員。

3.3.1.3會(huì)議主要內(nèi)容:通報(bào)上周會(huì)議決議執(zhí)行情況和各部門(mén)主要工作,商討公司層面需要決定的事項(xiàng),制定本周主要工作計(jì)劃。

3.3.1.4輸出文件:會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要

3.3.2每月經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議

3.3.2.1召開(kāi)時(shí)間:一般在每月25號(hào)前召開(kāi),特殊情況,另行規(guī)定。

3.3.2.2應(yīng)參會(huì)人員:公司總監(jiān)級(jí)及以上領(lǐng)導(dǎo)和各二級(jí)部門(mén)負(fù)責(zé)人以及公司臨時(shí)決定要求參會(huì)的人員。

3.3.2.3會(huì)議主要內(nèi)容:通報(bào)上一月度各部門(mén)績(jī)效考核結(jié)果、各部門(mén)開(kāi)展的主要工作及取得成果、商討接下來(lái)公司需要開(kāi)展的主要工作。

3.3.2.4輸出文件:會(huì)議簽到表、各部門(mén)負(fù)責(zé)人績(jī)效考核結(jié)果匯總表、會(huì)議紀(jì)要。

3.3.3 半年度、年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議

3.3.3.1召開(kāi)時(shí)間:每年8月召開(kāi)半年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議、每年1月召開(kāi)年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)議。

3.3.3.2應(yīng)參會(huì)人員:公司主管級(jí)及以上人員和臨時(shí)決定要求參會(huì)的人員。

3.3.3.3會(huì)議主要內(nèi)容:總結(jié)半年度和年度工作結(jié)果,制定下半年度和當(dāng)年度工作計(jì)劃。

3.3.3.4輸出文件:會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要

3.3.4合作伙伴大會(huì)

3.3.4.1召開(kāi)時(shí)間:由采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)工作需要選定時(shí)間召開(kāi)。

3.3.4.2應(yīng)參會(huì)人員:部門(mén)經(jīng)理級(jí)及以上人員、公司主要供應(yīng)商。

3.3.4.3會(huì)議主要內(nèi)容:通報(bào)公司發(fā)展情況及采購(gòu)工作情況,對(duì)各供應(yīng)商提出合作需求。

3.3.4.4輸出文件:會(huì)議簽到表、會(huì)議紀(jì)要。

3.3.5公司臨時(shí)召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)議

公司臨時(shí)召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)議是指因某個(gè)突出事件決定立臨時(shí)召開(kāi)的會(huì)議。臨時(shí)召開(kāi)的專(zhuān)題會(huì)議在時(shí)間不允許的情況下,可不事先擬定會(huì)議議程、可不發(fā)布正式的會(huì)議通知,但需要會(huì)議簽到和會(huì)議紀(jì)要。

3.3.6單個(gè)部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)的會(huì)議

單個(gè)部門(mén)內(nèi)部召開(kāi)的會(huì)議應(yīng)視會(huì)議的時(shí)間、參會(huì)人員和會(huì)議決議情況決定是否進(jìn)行會(huì)議簽到及做會(huì)議紀(jì)要。其中,開(kāi)會(huì)時(shí)間達(dá)到0.5小時(shí),形成了新的會(huì)議決議,一律要進(jìn)行會(huì)議簽到和做好會(huì)議紀(jì)要。

3.3.7多部門(mén)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議

多部門(mén)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議是指就某個(gè)需要跨部門(mén)溝通的事項(xiàng)聯(lián)合召開(kāi)的會(huì)議。該類(lèi)會(huì)議應(yīng)提前發(fā)布會(huì)議通知,做好會(huì)議簽到和會(huì)議紀(jì)要工作。

3.4會(huì)議管理體系

3.4.1 會(huì)議通知的發(fā)布

除緊急召開(kāi)會(huì)議導(dǎo)致時(shí)間不允許外,凡是規(guī)定要求發(fā)布會(huì)議通知的會(huì)議,應(yīng)至少提前0.5天發(fā)布。如若未及時(shí)發(fā)布會(huì)議通知導(dǎo)致會(huì)議延期召開(kāi)或取消,由會(huì)議發(fā)起單位承擔(dān)責(zé)任。(注:會(huì)議通知表格見(jiàn)附件1)

3.4.2會(huì)議議程制定

除緊急召開(kāi)會(huì)議導(dǎo)致時(shí)間不允許外,凡是規(guī)定要求制定會(huì)議議程,應(yīng)在會(huì)議正式召開(kāi)前0.5天制定會(huì)議議程。如若未提前做好會(huì)議議程或無(wú)會(huì)議議程導(dǎo)致會(huì)議秩序混亂、會(huì)議延期等會(huì)議事故發(fā)生,由會(huì)議發(fā)起單位承擔(dān)責(zé)任。(注:會(huì)議議程表格見(jiàn)附件2)

3.4.3會(huì)議資料的收集與制作

會(huì)議資料是指會(huì)議在召開(kāi)過(guò)程中需要使用到的資料,分為紙質(zhì)資料和電子資料。在時(shí)間允許的情況下,會(huì)議發(fā)起單位應(yīng)在會(huì)議正式召開(kāi)前3小時(shí)內(nèi)收集完畢并制作好會(huì)議資料。

3.4.4會(huì)議室準(zhǔn)備

會(huì)議室準(zhǔn)備包括選定會(huì)議室、會(huì)議室保潔及座位布置、會(huì)議室設(shè)備檢查及調(diào)試。在時(shí)間允許情況下,應(yīng)在正式開(kāi)會(huì)前3小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議室的準(zhǔn)備工作,不允許正式開(kāi)會(huì)時(shí)無(wú)會(huì)議室開(kāi)會(huì)、會(huì)議室桌椅擺放雜亂、會(huì)議室保潔不到位、要求使用的會(huì)議設(shè)備沒(méi)有準(zhǔn)備等會(huì)議事故發(fā)生。

3.4.5會(huì)議簽到

本管理規(guī)定要求進(jìn)行會(huì)議簽到的會(huì)議,全部要進(jìn)行會(huì)議簽到。會(huì)議簽到表原件由會(huì)議發(fā)起單位保存,會(huì)議簽到表復(fù)印件由人力資源和行政部保存。(注:會(huì)議簽到表見(jiàn)附件3)

3.4.6會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)主持

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)主持是指主持召開(kāi)會(huì)議的人員,應(yīng)在開(kāi)會(huì)前由會(huì)議發(fā)起單位確定好主持人。主持人應(yīng)能夠控制會(huì)議局面,避免會(huì)議跑題、會(huì)議無(wú)決議和會(huì)議無(wú)時(shí)間限制的召開(kāi)等不良現(xiàn)象發(fā)生。

3.4.7會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄

本管理規(guī)定要求進(jìn)行進(jìn)行會(huì)議記錄的全部要認(rèn)真做好會(huì)議記錄工作。會(huì)議發(fā)起單位應(yīng)在會(huì)議正式召開(kāi)前指定會(huì)議記錄人員。會(huì)議記錄人員應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議的主要內(nèi)容,尤其是關(guān)鍵性的決定或建議。

3.4.8會(huì)議室整理

會(huì)議召開(kāi)完畢后1小時(shí)內(nèi),會(huì)議發(fā)起單位應(yīng)自行組織人員和通知保潔人員整理會(huì)議室。會(huì)議室整理包括會(huì)議資料整理、座椅擺放、會(huì)議室保潔、會(huì)議IT設(shè)備關(guān)閉。其中會(huì)議資料整理含留存于會(huì)議室的紙質(zhì)資料匯總處理、電腦上會(huì)議資料的清除、IT設(shè)備的關(guān)閉由會(huì)議發(fā)起單位承擔(dān),座椅擺放、會(huì)議室保潔由保潔人員承擔(dān)。

3.4.9會(huì)議紀(jì)要撰寫(xiě)、審核和簽發(fā)

本管理規(guī)定要求撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的會(huì)議應(yīng)認(rèn)真做好會(huì)議紀(jì)要工作。會(huì)議記錄人員應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)完畢后2天內(nèi)(含會(huì)議召開(kāi)完畢的當(dāng)天)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)工作并提交至?xí)h發(fā)起單位負(fù)責(zé)人審核,會(huì)議發(fā)起單位負(fù)責(zé)人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)完畢后3天內(nèi)(含會(huì)議召開(kāi)完畢的當(dāng)天)完成審核工作,規(guī)定的會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)人應(yīng)在會(huì)議召開(kāi)完畢后4天內(nèi)(含會(huì)議召開(kāi)完畢的當(dāng)天)完成簽發(fā)工作。公司層會(huì)議由總經(jīng)理簽發(fā)、部門(mén)層會(huì)議由部門(mén)最高負(fù)責(zé)人簽發(fā)、跨部門(mén)會(huì)議由會(huì)議發(fā)起單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)。(注:會(huì)議紀(jì)要格式見(jiàn)附件4)

3.4.10會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布

會(huì)議紀(jì)要發(fā)起單位負(fù)責(zé)人應(yīng)自會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)后1天內(nèi)(含簽發(fā)當(dāng)天)向參會(huì)人員及與會(huì)議紀(jì)要有關(guān)的人員發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。

3.4.11會(huì)議決議跟蹤與評(píng)估

會(huì)議決議必須安排指定人員跟蹤執(zhí)行情況,并每周匯報(bào)決議的執(zhí)行情況,直至決議執(zhí)行完畢。(注:會(huì)議決議跟蹤表見(jiàn)附件5)

3.4.12會(huì)議資料字體要求

除有特殊規(guī)定外,表格內(nèi)文字一律使用仿宋四號(hào),間距為1.5倍行距;表格外文字,大標(biāo)題應(yīng)用仿宋二號(hào)加粗,正文標(biāo)題應(yīng)有仿宋四號(hào)加粗,正文應(yīng)用仿宋四號(hào)。

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