近年來，外企的Controlling 部門對(duì)于企業(yè)支出管理更加嚴(yán)格和規(guī)范化，已經(jīng)很難靠人工去管理了，必須要借助一些數(shù)字化工具來輔助管理，而利用Ultimus BPM進(jìn)行規(guī)范化的流程管理則是一個(gè)很好的辦法。
外企常用的企業(yè)支出（Expenditure）包括了Capex 和Opex 。 Capex是指資本性支出，英文全稱為capital expenditure，一般指固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、遞延資產(chǎn)等資產(chǎn)的投入。Opex是operating Expense 指的是企業(yè)的管理支出、辦公室支出、員工工資支出和廣告支出等日常開支。
1. 我們首先來討論Capex管理：利用Ultimus BPM可以建立起來Capex的全生命周期管理流程，從項(xiàng)目立項(xiàng)，到采購(gòu)執(zhí)行，再到項(xiàng)目驗(yàn)收，Capex付款支出，資產(chǎn)轉(zhuǎn)移和報(bào)廢的全流程管理。
Ultimus Capex全生命周期管理主流程：
要做好Capex管理，就要從預(yù)算開始管理，每個(gè)PR都要關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)的預(yù)算號(hào)，一般不能超預(yù)算申請(qǐng)，如果沒有預(yù)算，就需要走預(yù)算轉(zhuǎn)移的流程，或者走超預(yù)算申請(qǐng)的特殊流程。預(yù)算在PR申請(qǐng)之后就會(huì)被暫扣，在PO下單后才會(huì)正式扣減，如果PR沒通過則會(huì)退回到預(yù)算池里。
同時(shí)PO訂單也不能超過PR申請(qǐng)的金額，付款申請(qǐng)則要關(guān)聯(lián)PO單據(jù)，根據(jù)PO的收貨情況進(jìn)行付款。這樣才能管理好Capex的支出，不會(huì)出現(xiàn)超預(yù)算、超訂單金額的付款情況，從源頭和過程中做好管控。
1. 關(guān)于Expense的支出，可以分為有PO的Expense支出，以及報(bào)銷類 Expense支出。有PO的Expense也要走PR、PO的流程，但是預(yù)算控制一般不是按照項(xiàng)目來控制，而是按照Cost Center或者Department來控制的，只要在一個(gè)時(shí)間周期內(nèi)整體花費(fèi)不超過預(yù)算金額就可以繼續(xù)申請(qǐng)。
報(bào)銷類的Expense，則是走費(fèi)用申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷的流程，中間還會(huì)有借款、還款等流程。
Ultimus UEM 費(fèi)用報(bào)銷主要流程如下：
Expense報(bào)銷也要關(guān)聯(lián)部門預(yù)算，在預(yù)算范圍內(nèi)報(bào)銷。同時(shí)還需要做費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的控制，不同的級(jí)別，去不同的城市，會(huì)有不同的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，理論上不能超標(biāo)報(bào)銷。超標(biāo)則需要走特殊申請(qǐng)流程。
傳統(tǒng)的費(fèi)用報(bào)銷需要先填報(bào)銷單，再貼發(fā)票。現(xiàn)在借助Ultimus UEM系統(tǒng)，可以先掃描發(fā)票，識(shí)別發(fā)票信息發(fā)起報(bào)銷流程，這樣更加方便，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)做了發(fā)票的合規(guī)性校驗(yàn)，也讓財(cái)務(wù)審核更加方便。
BPM的流程走完之后，可以和SAP同步，自動(dòng)生成SAP的財(cái)務(wù)憑證。同時(shí)也可以和銀企直聯(lián)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)在線付款的操作。讓財(cái)務(wù)減少Accounting的工作，更多的去關(guān)注Controlling的工作，為公司帶來更大的價(jià)值。
Ultimus 是一家Global的BPM軟件公司，在中國(guó)市場(chǎng)做了眾多的知名外企客戶，為他們做了企業(yè)支出管理流程。如：百威英博、迅達(dá)電梯、Swatch、舍弗勒、保時(shí)捷、西門子、Autoliv、威圖等等。
作者簡(jiǎn)介
王根健 ——— Ultimus 華東區(qū)銷售總監(jiān)
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