BPM也就是流程，在流程中，可以自己一個人獨挑，也可以進行團隊合作，均需按流程完成。那么，如何進行業(yè)務流程管理設(shè)計呢？一起來看一下吧。

一、淺談什么是BPM？為什么要搭建BPM？

BPM說簡單點就是流程，比如把大象裝冰箱一共分幾步，這就是流程；這個流程中，可以自己一人獨挑，也可以進行團隊協(xié)作，均需要按流程完成。

企業(yè)搭建流程的目的：規(guī)范員工行為和高效管理。就跟流水線一樣，每個人負責1個環(huán)節(jié)或者多個環(huán)節(jié)，這樣效率更高，員工的替換成本也低；（流水線作業(yè)）

企業(yè)的搭建流程中心的主要是為了逐步實現(xiàn)標準且固化的業(yè)務流程，讓每一個員工像產(chǎn)線工人一樣，去執(zhí)行標準的行為和動作，以達到提升企業(yè)效率，降低運營成本的目的。

每次說到這里，總有人抬杠，企業(yè)很多制度和流程，并沒有提升企業(yè)效率，比如明明不需要審批的，卻要審批或者明明可以一步做完的，非要分幾步等等。這個可以從兩方面考慮：

1. 企業(yè)的制度有問題，這一點可以參考麥當勞兄弟設(shè)計出餐流程，這時候是需要優(yōu)化流程；
2. 沒有理解該制度和流程的精髓，因為有時千里之堤毀于蟻穴；

如果還要繼續(xù)battle，那我只能告訴你，要么優(yōu)化，要么執(zhí)行，要么走。

二、設(shè)計概要

在企業(yè)中，萬物皆可流程化；大到項目運轉(zhuǎn)，小到橡皮借用，皆可進行流程化；流程很重要，我常比喻為“指揮棒”、“指路牌”、“打釘槍”。

1. 指揮棒：站在管理者角度，依托標準化流程可以指揮企業(yè)各項工作的順利推進；
2. 指路牌：在工作/項目角度，在每一個階段和過程中，告訴執(zhí)行者應該做什么，應該怎么做；
3. 打釘槍：站在員工角度，需要把工作當做釘子，釘在該有的位置；

在企業(yè)信息化過程中，會碰到各種流程，常見的幾種場景：

1. 審批流程：比如請假流程、報銷流程；
2. 工作流程：比如項目交付、合同簽訂，都是有明確的步驟和業(yè)務動作（跟大象裝冰箱分3步一樣）；
3. 自動流程：無需人工，滿足條件即執(zhí)行；比如每創(chuàng)建一個客戶后，自動給客戶發(fā)送產(chǎn)品宣傳郵件；

從以上的場景，我們可以清楚的知道，流程是存在多種場景和多種業(yè)務對象里的；尤其是一些業(yè)務多樣化企業(yè)或者大中型企業(yè)，相同的部門和業(yè)務也有不同的流程，不同的人群不同的業(yè)務有不同的流程，這種多樣性和復雜性從本質(zhì)上決定了流程中心的發(fā)展需要高度抽象化和配置化（需要將流程和業(yè)務解耦，各自干各自的，相互不影響/較小的影響）。

如果每項流程都單獨做，會有重復工作且數(shù)據(jù)不通，無法分析和統(tǒng)計企業(yè)工作。

所以，BPM設(shè)計要遵循以下原則：

1）獨立性

流程和業(yè)務看做是兩個獨立的人，只是在相互合作時，嚴格區(qū)分哪些是你的，哪些是我的；畢竟你能給我的，別人也基本能給我；而我的就是我的，我會越來越豐富，能力越來越強。（你指業(yè)務，我指BPM）

2）開放&集成

BPM要多個系統(tǒng)集成，也就是要跟多人同時合作，要做好開放對接能力和做好數(shù)據(jù)集合&區(qū)隔；要建立開放平臺，明確好對接規(guī)則，這樣滿足規(guī)則并經(jīng)過授權(quán)的都可以使用。

3）數(shù)據(jù)&效能

企業(yè)運營會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，BPM要有數(shù)據(jù)管理的能力，也要保證一定的數(shù)據(jù)處理效率，所以做好全面數(shù)據(jù)存儲和區(qū)分就非常重要，數(shù)據(jù)庫架構(gòu)要在初期構(gòu)建時，就要搭建好，這個要同技術(shù)詳細溝通。

4）安全性

各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)都要對接BPM，不光內(nèi)部要做好權(quán)限控制，也要保障數(shù)據(jù)安全，防止黑客攻擊或未經(jīng)授權(quán)的數(shù)據(jù)檢索；也就是說，跟多人同時談戀愛，什么該做什么不該做，要區(qū)分清楚，還要防止偷窺隱私，做時間管理大師！

5）流暢性

每個系統(tǒng)可能有獨立的賬戶體系，要支持單點登錄（SSO），在業(yè)務系統(tǒng)可直接訪問；做好賬戶管理，讓用戶在多平臺上輕松登錄和訪問；對于流程執(zhí)行的事項，要有跟進和反饋，并進行及時通知，給流程加加速。

圖1：業(yè)務流程管理流程

名詞解釋：在考勤系統(tǒng)中，提交請假單為例：

1. 實例數(shù)據(jù)：業(yè)務對象具體的數(shù)據(jù)，比如請假單，員工張三請假3天、開始結(jié)束時間等，這就是實例數(shù)據(jù)；
2. 業(yè)務系統(tǒng)：執(zhí)行具體業(yè)務的系統(tǒng)，考勤系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、費用管理系統(tǒng)等；
3. 業(yè)務對象：也就是我們常說的表單（實際也有略微區(qū)別，對流程中心可忽略，以下皆稱為表單，方便理解），比如請假單、訂單都屬于業(yè)務對象；
4. 事件：滿足一定條件后，執(zhí)行的工作內(nèi)容，如發(fā)送短信、發(fā)送通知等；

三、BPM設(shè)計

流程中心設(shè)計，首先要明白流程的本質(zhì)是按照流程進行事務辦理，那么可以將流程中心抽象為：人、節(jié)點、事（也就是說什么人在什么節(jié)點做什么事），映射到產(chǎn)品設(shè)計上就是：執(zhí)行人、流程節(jié)點、操作/事項配置。

流程中心作為多系統(tǒng)管理的中臺能力，在實際的應用中，要具備管理能力和業(yè)務實時交互能力。

對于一個完整的業(yè)務流程來說，至少有4個環(huán)節(jié)：對什么業(yè)務進行處理、這個業(yè)務有什么樣的動作、什么人在哪個節(jié)點上做什么事、最后對流程進行監(jiān)督和管理。

綜上，BPM（業(yè)務流程管理）至少要包括5大部分：表單管理、流程應用、流程引擎、事件管理、流程管理。

圖2：業(yè)務流程管理產(chǎn)品結(jié)構(gòu)

1. 表單管理：先把工作明確下來

表單管理即流程中心的需要明確的工作內(nèi)容，比如合同、訂單、報銷單、加班單、出差申請等等，需要應用在流程中進行處理的工作。

1. 表單分類：方便業(yè)務處理，比如可以分為財務、銷售、考勤，為了適應復雜的業(yè)務邏輯，表單分類可放寬到多級分類，建議用4~5級；
2. 自定義表單設(shè)計：不涉及復雜業(yè)務場景的，需要進行流程處理的工作，可以利用表單設(shè)計器拖拽設(shè)計表單；（可根據(jù)業(yè)務實際場景，增加字段類型：輸入型、選擇型、功能型，也可以把常用場景進行組裝為組件）
3. 三方表單接入：一般業(yè)務都會有自己的業(yè)務表單且有復雜的業(yè)務交互邏輯，通過表單設(shè)計器是無法完成設(shè)計的，流程中心也需要對接三方系統(tǒng)的表單；
4. 字段管理：表單的字段，需要進行統(tǒng)一的管理；作為中臺，需要開發(fā)接口，支持三方字段更新，并且中臺要能夠有一套獨立的字段ID映射管理體系，避免多系統(tǒng)、多業(yè)務字段沖突。

2. 流程應用：把工作進行拆分

表單對接完成后，工作類型也就確認了，接下就是把工作中涉及的內(nèi)容進行拆分；發(fā)起流程后，不同的節(jié)點由不同的人進行辦理，那么這些人辦理什么內(nèi)容呢？

所以流程如果想要應用起來，需要提前將表單對應的工作做好，包括：觸發(fā)入口整理（哪里能夠觸發(fā)流程）、流程操作注冊（流程辦理人需要完成的操作）、待辦數(shù)據(jù)和已辦數(shù)據(jù)。

流程應用，需要重點抽離出表單對應的業(yè)務動作，比如審批、辦理、確認、分派、自動任務；在產(chǎn)品設(shè)計時，對應的重點是抽離不同表單的操作并組裝成流程動作。不同的動作，包含不同的操作；不同的按鈕對應不同的行為。

• 審批：由執(zhí)行人進行審批操作。（通過、駁回）
• 辦理：由執(zhí)行人進行業(yè)務辦理。（辦理、結(jié)束辦理）
• 確認：執(zhí)行人僅需對業(yè)務數(shù)據(jù)進行等待并確認。（確認）
• 分派：執(zhí)行人可以自定義下一個節(jié)點的執(zhí)行人及對應動作。（分派）
• 自動任務：對應的執(zhí)行人僅接收數(shù)據(jù)無需進行任何操作，流程自動向下流轉(zhuǎn)?？捎糜跇I(yè)務數(shù)據(jù)同步和自動事件執(zhí)行，如合同簽訂后，自動生成發(fā)票申請并通知財務。

業(yè)務動作還會配套一些通用的操作，可在節(jié)點上進行權(quán)限控制，如評價、下載、打印、掛起/繼續(xù)、加辦、轉(zhuǎn)交。

業(yè)務動作的梳理是一個大工程，除了要跟業(yè)務系統(tǒng)在動作上達成共識以外，還需要對不同的業(yè)務動作及其操作進行抽離，最后還需要適配業(yè)務系統(tǒng)的權(quán)限控制。

按鈕操作的點擊行為常見的類型：打開頁面、打開彈窗、觸發(fā)、指定動作；按鈕操作的執(zhí)行內(nèi)容常見的有：流程關(guān)聯(lián)（推進/退回/插入/刪除）、辦理。

以上內(nèi)容就將工作進行了拆分，也就是說，把當前這個表單需要流程推進的工作進行拆分，可以配置給不同的執(zhí)行人進行辦理。

3. 流程引擎：設(shè)計工作流水線

流程引擎主要就是完成人-節(jié)點-事配置：

• 人：什么人可以觸發(fā)流程？發(fā)起的數(shù)據(jù)能夠滿足觸發(fā)條件？什么人處理事務？
• 節(jié)點：工作流程怎么配置？節(jié)點有哪些規(guī)則？處理的約束條件有哪些？
• 事：要處理的工作內(nèi)容？

1）流程分類

隨著企業(yè)的發(fā)展，會有成千上萬的業(yè)務流程；如果沒有合理的流程分類，員工在使用時、管理員在管理時也會不知所措，所以流程一定要進行有效的分類。建議可以按照部門進行管理，也可以面向業(yè)務進行管理。分類一定要認真思考，要充分考慮公司自身的業(yè)務，比如業(yè)務流程偏通用型的，可按業(yè)務類型進行分類；若部門流程千差萬別且存在多種業(yè)務流程，則可以按照部門 業(yè)務進行區(qū)分。

在產(chǎn)品設(shè)計時，要支持多級分類創(chuàng)建和管理，同時要支持批量遷移和分類合并。

2）基本信息

基本信息包括：流程名稱、流程分類、面向表單、流程說明、適用范圍。

• 流程名稱：名稱是為了更好的對流程進行區(qū)分，產(chǎn)品設(shè)計時，如果相同人群面向同一業(yè)務有多種流程時，名稱支持流程標簽的插入；
• 流程分類：支持從分類中直接創(chuàng)建；
• 流程觸發(fā)器：是指流程可用于哪些用戶，滿足什么條件下進行觸發(fā)；用戶一般是指實例數(shù)據(jù)的提交人，而條件觸發(fā)多用于高級一些的配置，可面向表單字段進行配置（表單字段應取所有字段）；

流程觸發(fā)包含：用戶&條件。

肯定有同學會問觸發(fā)條件和流程繪制時的條件分支有什么區(qū)別？

從應用場景上來講，條件分支是可以滿足的，但是觸發(fā)條件和用戶都屬于觸發(fā)器配置，實際應用中，條件觸發(fā)用于不需要觸發(fā)流程的數(shù)據(jù)，不用生成流程數(shù)據(jù)。

①用戶：支持多態(tài)用戶（部門、指定用戶、用戶組、角色、職能、角色組）

圖3：多態(tài)用戶選擇

②觸發(fā)條件：面向表單配置條件，選取字段進行條件匹配；以下給個參考：

圖4：觸發(fā)條件配置

如果企業(yè)/組織體系較大時，流程管理權(quán)限是可以下放的，需要對用戶進行權(quán)限控制的。

3）推進規(guī)則配置

推進規(guī)則用于控制整個流程的規(guī)則，如果場景比較單一，推進規(guī)則可以寫死，當要面對多業(yè)務場景或者SaaS系統(tǒng)，對于流程的規(guī)則要支持多場景配置。

舉幾個例子吧！

1. 是否支持推進到任意階段還是必須按階段進行推進，可以向前還是向后；
2. 是否支持流程結(jié)束后，重新激活；
3. 是否支持去重：比如一個人在流程中需要處理多次，是否可以自動跳過；

還有很多其他規(guī)則就不一一羅列了，以上規(guī)則還有很多細分規(guī)則，比如有必填任務時，是否支持推進等等。

規(guī)則要結(jié)合自身的業(yè)務發(fā)展，逐步完善，不必刻意追求一步到位。

產(chǎn)品設(shè)計時，要把最常用的全部進行默認；比如常見的審批流程，就是必須按階段向后逐個推進。

4）流程圖繪制

流程圖繪制，目前市面上較為流行兩種，一種是flowable，一種是像釘釘和飛書那種線性結(jié)構(gòu)；各有優(yōu)劣吧！總體來講，流程較為復雜的可以采用flowable繪制，流程較為清晰明了且為了降低操作難度角度考慮，可以采用線性結(jié)構(gòu)；流程圖繪制組件主要包括：開始、業(yè)務動作、網(wǎng)關(guān)、結(jié)束。

一個流程中，至少要有一個開始節(jié)點和一個結(jié)束節(jié)點。 開始：只有一個，比較明確；

業(yè)務動作：主要配置人、事、節(jié)點規(guī)則，具體的業(yè)務動作可以按照流程應用進行拆分配置；常見的有審批、辦理、自動任務、計算校驗；

網(wǎng)關(guān)：網(wǎng)關(guān)可以理解為分流器（即分支），主要分為條件分支、并行分支、并行 條件分支；

圖5：網(wǎng)關(guān)示意圖

• 條件分支：只能進入其中1個分支，需要添加條件規(guī)則，產(chǎn)品設(shè)計時條件規(guī)則必須配置優(yōu)先級，不然會出現(xiàn)條件規(guī)則交叉情況，導致系統(tǒng)錯誤；
• 并行分支：同時進入多個分支，無需添加條件規(guī)則；

并行 條件分支：只要滿足條件規(guī)則的分支，都可以進入；

并行分支在產(chǎn)品設(shè)計時，要注意分支合并和單獨結(jié)束的情況。

5）節(jié)點執(zhí)行人

節(jié)點執(zhí)行人，表示當前節(jié)點的業(yè)務動作需要執(zhí)行的人員范圍；這個范圍主要包括3種類型：用戶、流程相關(guān)用戶、數(shù)據(jù)相關(guān)用戶；

• 用戶：支持多態(tài)用戶（部門、指定用戶、用戶組、角色、職能、角色組）；
• 流程用戶：指定節(jié)點的辦理人、辦理的上級、同步指定節(jié)點規(guī)則；
• 數(shù)據(jù)用戶：表單內(nèi)字段對應人/角色/部門、數(shù)據(jù)相關(guān)人（創(chuàng)建人、歸屬人、修改人、提交人）、數(shù)據(jù)相關(guān)規(guī)則（創(chuàng)建人/歸屬人/修改人/提交人–連續(xù)多級/上級/部門負責人）；

6）執(zhí)行人規(guī)則

當我們選取了節(jié)點執(zhí)行人后，必然會出現(xiàn)兩種情況：存在多人、壓根沒有人；存在多人時，系統(tǒng)無法判斷如何繼續(xù)向下流程；壓根沒有人時，流程會出現(xiàn)中斷，信息會出現(xiàn)丟失；所以，這兩種情況要進行處理，常見的處理方式為：

• 會簽：多人時，所有人都需要進行執(zhí)行辦理；
• 或簽：多人時，僅需1人進行執(zhí)行辦理；
• 為空：壓根沒有人時，可以進行指定人、指定管理員、或者支持一些規(guī)則，比如連續(xù)多級、追蹤角色等；

特別注意：以下情況可在推進控制管理時，需細化配置規(guī)則。

• 離職會影響正常審批，也會造成為空；
• 去重會影響會簽/或簽；
• 為空追蹤會持續(xù)為空，應設(shè)置管理員托底；

7）節(jié)點操作配置

在業(yè)務動作約束下，配置不同操作名稱及工作內(nèi)容；

以審批為例：

①設(shè)置操作內(nèi)容

圖6：業(yè)務動作（審批）操作設(shè)置

②設(shè)置工作內(nèi)容

圖7：業(yè)務動作（審批）工作設(shè)置

8）節(jié)點超時控制

節(jié)點超時控制，主要用于對于流程節(jié)點有時間控制的需求，比如設(shè)備維修；主要包括2個方面：截止時間控制、節(jié)點時限規(guī)則；

截止時間控制：主要約束節(jié)點流程沒有任何處理，出現(xiàn)停滯；但該節(jié)點又比較重要時，可以對當前流程進行強制約束；比如自動轉(zhuǎn)交、自動通過、自動拒絕、自動辦理、事件觸發(fā)；也可不進行超時控制，那么待辦任務將自動添加超期標簽；

節(jié)點時限規(guī)則：對當前節(jié)點可添加時限規(guī)則，用于控制節(jié)點停留時間，加快流程流轉(zhuǎn)效率；節(jié)點時限規(guī)則，可以同時配置多個；比如不同時間內(nèi)，發(fā)不同的消息提醒；

時限計時方式一般按照2種方式：固定時間、接收后計時；

滿足時限規(guī)則后，可以進行流程約束：自動轉(zhuǎn)交、自動通過、自動拒絕、自動辦理、事件觸發(fā)；

9）節(jié)點規(guī)則配置

節(jié)點規(guī)則配置，是因為在實際業(yè)務流程中，會出現(xiàn)臨時性情況，執(zhí)行人拿不定主意或者自己完不成時，需要進行加辦；比如某項工作無法進行評估，可邀請專家一起；

固化的流程也會因?qū)嵗龜?shù)據(jù)的特殊性，流轉(zhuǎn)到非工作范圍內(nèi)時，可進行轉(zhuǎn)交；比如某項維修單，數(shù)據(jù)比較特殊，需要指定人進行處理；

一般節(jié)點規(guī)則配置主要包括：加辦、轉(zhuǎn)交、抄送；

圖8：節(jié)點規(guī)則配置

1. 加辦：分為前置、后置，也會有單人/多人之分；所以，在執(zhí)行加辦時，要能夠支持前后的選擇，同時也可配置或簽/會簽；
2. 轉(zhuǎn)交：節(jié)點當前執(zhí)行人，因臨時情況/不在工作范疇內(nèi)時，可將任務進行轉(zhuǎn)交，轉(zhuǎn)交是將執(zhí)行人進行替換，同時繼承當前節(jié)點執(zhí)行人的所有數(shù)據(jù)及規(guī)則；
3. 抄送：主要用于節(jié)點特別需要對部分用戶進行數(shù)據(jù)查閱控制；

10）流程管理

流程管理主要包括：流程版本、實例編號。

• 流程版本：流程在應用過程中，會不斷的調(diào)整和優(yōu)化，每次調(diào)整都應創(chuàng)建新版本；以避免在運行的流程數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，也就是說在運行中的流程仍然用舊版本，新發(fā)起的/駁回重新提交的，才會使用新的版本。
• 實例編號：對實例數(shù)據(jù)要進行編碼管理，根據(jù)業(yè)務表單情況，進行編碼規(guī)則管理；實例數(shù)據(jù)出現(xiàn)多次觸發(fā)單一流程或者觸發(fā)不同流程時，可根據(jù)實例編號進行流程數(shù)據(jù)整合。

4. 事件管理：干完活后是發(fā)獎金，還是抽鞭子

事件管理，主要用于在進行某種操作/變化時，進行事件觸發(fā)；所以事件管理主要包括事件捕獲和事件觸發(fā)；

• 事件捕獲：根據(jù)流程中配置的事件觸發(fā)機制進行定時捕獲、消息捕獲、操作捕獲；為了確保系統(tǒng)的可靠、準確，在產(chǎn)品設(shè)計時要有補償機制；
• 事件觸發(fā)：當流程執(zhí)行到事件，會觸發(fā)一個事件，在流程中，常見的事件類型有通知消息、短信、郵件、業(yè)務流程觸發(fā)、新建/更新表單數(shù)據(jù)；

5. 流程管理：時刻關(guān)注工作的進度

作為多業(yè)務系統(tǒng)流程管理，需要對流程進行實時監(jiān)督，以便完成企業(yè)特定目標；流程監(jiān)控可以幫助企業(yè)分析流程的性能，找出關(guān)鍵問題，改善業(yè)務流程的速度、質(zhì)量及效率。

流程管理主要包括：流程監(jiān)控、異常流程管理、流程強制介入、流程時效分析；

• 流程監(jiān)控：對流程數(shù)據(jù)進行實時監(jiān)控，可查看數(shù)據(jù)詳情和流程實時進度，監(jiān)控流程的持續(xù)時間、完成情況等；
• 流程異常：對流程數(shù)據(jù)中，如果出現(xiàn)異常情況，進行監(jiān)控，比如節(jié)點為空、審批人離職、流程超時等情況，以方便對應管理員對相關(guān)流程進行優(yōu)化調(diào)整；
• 流程強制介入：對流程數(shù)據(jù)進行強制性處理，常見的有：轉(zhuǎn)交、強行中止；
• 流程時效分析：耗時分析、使用分析、時效分析、超時統(tǒng)計等；

最后：抓不住老鼠的，都不是好貓。

面向?qū)嶋H業(yè)務中，只要在整體框架無誤的基礎(chǔ)上，降低一定的靈活性也是可以的，快速實現(xiàn)、快速應用、快速迭代方為上策。

無論多么流暢、多么強大的流程，不能對業(yè)務產(chǎn)生增益，都是失敗的！

本文由@張三豐 原創(chuàng)發(fā)布于人人都是產(chǎn)品經(jīng)理，未經(jīng)許可，禁止轉(zhuǎn)載。

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