規(guī)章制度編號：企業(yè)（辦/3）206-2021

企業(yè)公司電視電話會議管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范企業(yè)公司（以下簡稱“公司”）系統(tǒng)電視電話會議管理，保證會議質(zhì)量和效果，更好地服務(wù)“兩個一流”建設(shè)，依據(jù)國家通信行業(yè)標準《會議電視系統(tǒng)工程設(shè)計規(guī)范》（YD5032—97）、《企業(yè)公司會議管理辦法》（企業(yè)辦〔2014〕7號）等有關(guān)標準和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況制定本辦法。

第二條 公司系統(tǒng)應(yīng)大力推廣電視電話會議。一類會議提倡采用電視電話會議方式，二、三類會議原則上選擇電視電話會議方式，一般不召開現(xiàn)場集中式會議，對于跨地區(qū)、多單位召開的四類會議一般采用電視電話會議或網(wǎng)絡(luò)視頻會議等方式。

第三條 本辦法所稱“異地、跨區(qū)”是指參加會議人員離開本單位所在行政區(qū)域。

第四條 本辦法適用于公司總部、分部、各級單位。

第二章 職責分工

第五條 企業(yè)辦公廳是公司電視電話會議的職能管理部門，負責組織制定完善電視電話會議有關(guān)制度，對電視電話會議推廣使用情況進行評價考核，對總部電視電話會議進行管理、協(xié)調(diào)。

各分部、各級單位辦公室（綜合管理部門）負責組織落實公司電視電話會議有關(guān)規(guī)章制度，負責本分部、本單位及所屬單位的電視電話會議組織管理和推廣使用工作。

第六條 企業(yè)信息通信部是公司電視電話會議系統(tǒng)的專業(yè)管理部門。負責電視電話會議系統(tǒng)的技術(shù)發(fā)展路線制定、規(guī)劃設(shè)計和建設(shè)改造工作。配合辦公廳制定完善公司電視電話會議制度，開展公司電視電話會議組織管理和推廣使用工作。

企業(yè)信通公司負責總部電視電話會議的技術(shù)支持保障，具體組織公司電視電話會議推廣使用和系統(tǒng)建設(shè)運維工作。

各分部、各級單位信息通信部門（單位）負責本分部、本單位電視電話會議和重大活動的技術(shù)支持保障，具體組織電視電話會議相關(guān)系統(tǒng)建設(shè)運維工作；配合辦公室（綜合管理部門）開展本分部、本單位電視電話會議組織管理和推廣使用工作。

第七條 企業(yè)后勤部是總部電視電話會議的服務(wù)管理部門，負責組織協(xié)調(diào)總部電視電話會議會場布置和會議服務(wù)等工作。

各分部、各級單位后勤管理部門（單位）負責組織協(xié)調(diào)本分部、本單位的電視電話會議會場布置和會間服務(wù)等工作。

第三章 組織流程

第八條 電視電話會議組織程序包括會議審批、會議室預定和會議服務(wù)、變更延期、結(jié)束等內(nèi)容，詳見附件1《企業(yè)公司電視電話會議組織工作流程圖》。

第九條 會議審批。一類電視電話會議由辦公廳、辦公室（會議管理部門）或會議主辦部門編制會議方案，明確會議名稱、時間、議程、主會場和分會場要求等內(nèi)容，呈本單位主要領(lǐng)導審批。二類電視電話會議由會議主辦部門編制會議方案，呈本單位分管領(lǐng)導審批。三類電視電話會議由會議主辦部門請示本單位分管領(lǐng)導批準。四類電視電話會議由會議主辦部門主要負責同志批準。

第十條 會議室預定?？偛侩娨曤娫挄h由會議主辦部門提出會議室預定申請，辦公廳統(tǒng)一協(xié)調(diào)、審批。各分部、各級單位根據(jù)實際參照執(zhí)行。

第十一條 會前準備。會議主辦部門、服務(wù)和保障單位及時查看會議室審批情況，開展準備工作，辦公廳、辦公室（綜合管理部門）負責檢查和督促落實。

電視電話會議分會場涉及單位根據(jù)會議通知，預定本單位會議室，開展相關(guān)系統(tǒng)調(diào)試和準備工作。

第十二條 會議變更和延期。會議因故取消或參會單位和人員范圍變更的，會議室申請人提交變更申請，并通知辦公廳、辦公室（綜合管理部門）、相關(guān)參會人員、會議保障和服務(wù)部門（單位）。會議時間變更、延期的，由會議室申請人先取消會議，并重新履行會議室預定程序。

第十三條 會議結(jié)束。會議室申請人辦理會議結(jié)束，會議服務(wù)人員協(xié)助。辦公廳、辦公室（綜合管理部門）負責檢查提示。

第十四條 特殊情況。應(yīng)急響應(yīng)申請電視電話會議不需審批。安質(zhì)部門向會議保障和服務(wù)部門（單位）提出會議需求。

重大活動需采用電視電話會議形式的，會議主辦部門向會議保障和服務(wù)部門（單位）提出需求。需占用公共資源會議室的，履行會議室預定等程序。

第四章 規(guī)范管理

第十五條 電視電話會議應(yīng)明確會議總協(xié)調(diào)，全面負責會議組織協(xié)調(diào)工作，對涉及部門、單位進行監(jiān)督檢查。一類會議由辦公廳、辦公室（綜合管理部門）負責人擔任現(xiàn)場總協(xié)調(diào)，會議主辦部門負責人協(xié)助；二類、三類會議由會議主辦部門負責人擔任；四類會議由會議主辦部門有關(guān)人員擔任。

第十六條 電視電話會議應(yīng)明確現(xiàn)場總指揮，負責會議相關(guān)調(diào)試、導播、保障等工作。一、二類會議由信息通信部門（單位）有關(guān)負責人擔任現(xiàn)場總指揮；三類、四類會議由會議主辦部門有關(guān)人員擔任，信息通信部門（單位）配合。

第十七條 公司總部一、二類電視電話會議和重大活動（以下簡稱“重要會議活動”）執(zhí)行公司有關(guān)設(shè)備調(diào)試、技術(shù)保障規(guī)范要求，詳見附件7《企業(yè)公司重要會議活動設(shè)備調(diào)試和技術(shù)保障規(guī)范》。其他各級各類會議活動參照執(zhí)行。

第十八條 協(xié)同辦公系統(tǒng)會議室預訂模塊（以下簡稱“會議室預訂系統(tǒng)”）是對公司系統(tǒng)公共資源會議室管理的信息系統(tǒng)，相關(guān)管理、維護、使用要求詳見附件3《企業(yè)公司會議室預訂系統(tǒng)管理細則》。

第十九條 電視會議管理系統(tǒng)是對公司系統(tǒng)電視電話會議設(shè)備資源管理的信息系統(tǒng)，相關(guān)管理、維護、使用要求詳見附件4《企業(yè)公司電視會議管理系統(tǒng)管理細則》。

第二十條 軟視頻會議系統(tǒng)是對公司系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)軟視頻會議會商管理的信息系統(tǒng)，相關(guān)管理、維護、使用要求詳見附件5《企業(yè)公司軟視頻會議系統(tǒng)管理細則》。

第二十一條 各級辦公室（綜合管理部門）應(yīng)加強電視電話會議室管理，統(tǒng)一標準、規(guī)范布置，詳見附件6《企業(yè)公司電視電話會議會場布置規(guī)范》。

第二十二條 企業(yè)信通公司、各級單位信息通信部門（單位）應(yīng)明確專業(yè)服務(wù)人員，公布服務(wù)熱線，指導幫助各部門、各單位使用會議室預訂系統(tǒng)、電視會議管理系統(tǒng)、軟視頻會議系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，組織召開電視電話會議。

第五章 評價考核

第二十三條 公司建立電視電話會議推廣使用工作考核評價體系，對各分部、各單位參加和組織電視電話會議情況進行考核評價，詳見附件2《企業(yè)公司電視電話會議系統(tǒng)推廣使用考核評價實施細則》。各單位對所屬單位的電視電話會議推廣使用工作考核評價參照執(zhí)行。

第二十四條 公司設(shè)立電視電話會議監(jiān)控中心，對公司系統(tǒng)電視電話會議推廣使用工作進行監(jiān)督檢查，相關(guān)工作要求詳見附件8《企業(yè)公司電視電話會議監(jiān)控中心管理規(guī)范》。

第二十五條 電視電話會議推廣使用工作考核評價結(jié)果納入各級單位年度業(yè)績考核。

第六章 附則

第二十六條 公司系統(tǒng)各級、各類電視電話會議系統(tǒng)和資源納入公司統(tǒng)一管理。各部門、各單位新建、改擴建電視會議系統(tǒng)報企業(yè)辦公廳審批，信通部統(tǒng)一組織實施。各級單位新建、改擴建電視會議系統(tǒng)報上一級單位批準。

第二十七條 本辦法由企業(yè)辦公廳負責解釋并監(jiān)督執(zhí)行。

第二十八條 本辦法自2014年3月1日起施行，原《企業(yè)公司電視電話會議管理辦法（試行）》（企業(yè)辦〔2005〕948號）同時廢止。

附件：1. 企業(yè)公司電視電話會議工作流程圖

2. 企業(yè)公司電視電話會議推廣使用考核評價細則

3. 企業(yè)公司會議室預訂系統(tǒng)管理細則

4. 企業(yè)公司電視會議管理系統(tǒng)管理細則

5. 企業(yè)公司軟視頻會議系統(tǒng)管理細則

6. 企業(yè)公司電視電話會議會場布置規(guī)范

7. 企業(yè)公司重要會議活動設(shè)備調(diào)試和技術(shù)保障規(guī)范

8. 企業(yè)公司電視電話會議監(jiān)控中心管理規(guī)范