如果將項目比作一輛汽車，那么預(yù)算就是它的燃料。就像汽車需要汽油一樣，項目也需要資金和資源來維持運轉(zhuǎn)。而作為項目經(jīng)理，應(yīng)該盡量用最有效的方式規(guī)劃和使用這些資源，使項目按時交付。
項目預(yù)算是一項計劃，其中詳細(xì)說明了將花費多少錢、用于哪些方面以及何時花費。如果提前制定預(yù)算計劃，并在整個項目過程中使用它來監(jiān)控支出，就可以降低資源耗盡或超出預(yù)算的可能性。
制定項目預(yù)算的 9 個步驟
制定項目預(yù)算可以按照一系列步驟來完成：
1. 設(shè)定項目目標(biāo)
項目目標(biāo)是一個好開始，可以幫助你了解工作的方向，并在制定項目計劃時起到指路明燈的作用。
要編寫清晰的目標(biāo)，請使用 SMART法，即具體、可衡量、可實現(xiàn)、現(xiàn)實和有時限。例如，如果你想提高網(wǎng)站的訪問量，可以設(shè)定這樣的目標(biāo)："到本季度末，網(wǎng)站主頁的有效流量增加 10%"。
2. 確定項目范圍
項目范圍為項目設(shè)定了界限，比如要做什么工作或者不做什么工作，以及工作期限和交付成果。
在確定項目范圍時，請考慮以下幾點：
● 可用資源：
在確定要定位的具體可交付成果之前，請盤點可用的資源。如果預(yù)算有硬性上限或項目團(tuán)隊帶寬有限，可能需要相應(yīng)地調(diào)整交付成果。
● 時間限制：
緊張的項目進(jìn)度會影響資源成本。例如，如果你的工作期限很緊，可能需要員工加班趕工或聘請更多的員工去完成。
● 非目標(biāo)：
項目范圍之外有什么？確定不打算實現(xiàn)的目標(biāo)可能會有所幫助，這樣可以避免范圍蔓延和潛在的超支。
3. 將可交付成果分解為子依賴項
接下來，列出項目范圍內(nèi)的所有可交付成果，并將它們分解為子依賴關(guān)系。這種方法可以幫助你在制定預(yù)算時，將所有隱藏的項目費用計算在內(nèi)。
如果更喜歡圖表的形式，可以嘗試創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。這種可視化工具將工作細(xì)分為多個層次，最上面是主要目標(biāo)，下面是可交付成果和子依賴項。
4. 列出所需資源
盡可能具體列出每個項目所需的資源，記住 "資源 "不僅僅指人員或設(shè)備，還可能包括間接成本，如培訓(xùn)或?qū)嶋H工作空間。一些常見項目成本類別有：團(tuán)隊成員、采購、培訓(xùn)、設(shè)備、專業(yè)服務(wù)等。
5. 估算金額
歸根結(jié)底，預(yù)算就是對成本的估算。雖然我們無法預(yù)測未來，但有幾種方法可以幫助你盡可能做出最準(zhǔn)確的估算。
● 估算并總結(jié)每個單獨部件的成本
● 從固定量開始倒推
● 比較類似項目的預(yù)算
● 考慮不同的場景變量
不必拘泥于一種方法，你可以根據(jù)自己獨特的項目情況，將這些方法結(jié)合起來使用。
6. 預(yù)留應(yīng)急基金
有時，項目過程中會發(fā)生意想不到的事情。當(dāng)計劃發(fā)生變化時，應(yīng)急儲備可以為你的預(yù)算提供額外的支持。通常的建議是預(yù)留預(yù)算總額的 5%-10%作為意外開支準(zhǔn)備金。
預(yù)算編制是一個估算的過程，因此應(yīng)始終將應(yīng)急基金包括在內(nèi)。
7. 創(chuàng)建預(yù)算文檔
創(chuàng)建實際預(yù)算文檔需要包含一些關(guān)鍵部分：
● 每項交付成果、子交付成果和所需資源的細(xì)列項目，以及每項成果的預(yù)期成本。
● 每種資源需要使用的時間以及預(yù)計花費資金的時間表。
● 每個預(yù)算組成部分的負(fù)責(zé)人。例如，你可以注明你的助理負(fù)責(zé)團(tuán)隊的工時和績效。
● 清楚地記錄每個細(xì)列項目將從公司預(yù)算的哪一部分提取資金。例如，你可以使用市場部門的預(yù)算來制作廣告，使用 IT 部門的預(yù)算來進(jìn)行電腦升級。
● 整個項目的支出總額。如果適用，還應(yīng)包括將使用的各部門預(yù)算的單獨總額。
● 項目啟動后，跟蹤實際成本與預(yù)算成本的對比。
8. 制定監(jiān)控支出的計劃
提前計劃密切關(guān)注實際成本與預(yù)算成本的頻率，這樣就能在潛在問題惡化之前將其扼殺。你還可以事先決定如果超出（或低于）預(yù)算該怎么辦。
9. 獲得主要利益相關(guān)者的批準(zhǔn)
掌握了項目預(yù)算計劃后，應(yīng)與項目利益相關(guān)者分享該計劃并要求他們簽批。你所制定的詳細(xì)計劃，應(yīng)能讓審批人清楚地了解每個細(xì)列項目將如何促進(jìn)項目目標(biāo)的實現(xiàn)。
項目預(yù)算管理工具
選擇合適的項目預(yù)算編制管理工具也很重要。該工具應(yīng)能讓你輕松共享和實時更新預(yù)算，這樣就能確保所有團(tuán)隊成員都在使用最新版本。
項目管理軟件8Manage PM的好處在于，可以讓你實時共享、控制范圍、管理和跟蹤預(yù)算與進(jìn)度。例如，8Manage PM的通用報告功能會自動從你的項目中提取數(shù)據(jù)，并在一個地方顯示支出、任務(wù)狀態(tài)和已完成的里程碑，這樣就不必再費盡心思去弄清楚是否已步入正軌。
● 雙向工作分解及時間、資源和成本的規(guī)劃
● 實施可用于跟蹤任務(wù)和項目績效的基線
● 持續(xù)監(jiān)控項目時間、資源及資金的使用
● 管理范圍蔓延及需求變更，提醒利害關(guān)系人
● 監(jiān)控項目進(jìn)度及績效及預(yù)測項目完成時所消耗的時間和成本
使用8Manage PM，你可以輸入和合計細(xì)列項目、建立自定義字段、指定所有者，并輕松與隊友共享信息。除了實際預(yù)算，你還可以迭代過去的工作流程，創(chuàng)建流程文檔，保存項目預(yù)算模板，確保每個步驟都不會遺漏。
明智管理項目預(yù)算
精心設(shè)計的預(yù)算可幫助您完成整個項目生命周期，包括規(guī)劃、批準(zhǔn)和執(zhí)行。當(dāng)借助8Manage PM項目管理軟件建立了一個流程來控制支出時，你就可以在出現(xiàn)意外成本時及時處理，與預(yù)算審批人建立信任，并為成功的項目建立可靠的記錄。
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