唯一可以將項目計劃和執(zhí)行分開的時候是你需要確定項目目標的時候。否則，項目計劃和執(zhí)行應(yīng)始終關(guān)聯(lián)。項目執(zhí)行將加強項目計劃，而項目計劃和重新計劃將使項目執(zhí)行更有組織和更有效。

我們試想一下，一個項目可能有成百上千甚至數(shù)萬個日期，依賴和可交付成果，如果項目計劃與那個執(zhí)行不一致，就容易產(chǎn)生很多不必要的復(fù)雜問題，為了維持項目計劃的有效性與項目團隊的寫作，作為管理者就需要花費不少人力物力去應(yīng)對這些問題，如以下：

? 必須確保每個團隊成員都即時更新項目中已更改的日期及其可交付成果的依賴；
? 必須確保每個團隊成員都能按要求將可交付成果提交給上級評審
? 必須確保每個團隊成員都及時評審需要其評審的可交付成果

項目計劃與項目執(zhí)行脫節(jié)的另一癥狀是“同一個項目存在多個項目計劃”。此種情況極易造成混亂，使責任劃分不再清晰。每個成員都會聲稱和自己交付狀態(tài)最接近的計劃為正式的計劃，導致整個項目無法進行有效而一致的合作。

如何選擇合適的項目計劃與執(zhí)行軟件？

對于項目計劃和執(zhí)行軟件，功能豐富是加分項，但最重要的是軟件可以呈現(xiàn)項目計劃和執(zhí)行的關(guān)聯(lián)視圖。項目計劃和執(zhí)行的關(guān)聯(lián)視圖是因果關(guān)系的實時視圖。即使是一個 10 人、為期 10 周的項目，它可以有數(shù)十個活動和依賴以及數(shù)百個資源分配和使用。對于人腦來說，這些信息太復(fù)雜，無法實時處理和查看項目計劃和執(zhí)行之間的因果關(guān)系。許多項目經(jīng)理沒有意識到這種復(fù)雜程度，因為他們很少能找到合適的實時工具來幫助他們分配和使用資源，而且他們無法使用電子表格或類似電子表格的項目管理工具來真正做到這一點。

能夠管理項目計劃及執(zhí)行的項目管理軟件推薦

使用 8Manage PM 項目管理軟件，項目計劃可以在變更后進行審批和重新審批。審批流程和重新審批的流程將自動創(chuàng)建一個不可刪除的項目計劃基線，該基線可以作為你的最新承諾和故事，并通過電子郵件發(fā)送給干系人。但隨著項目的執(zhí)行，你在計算機中的真實故事會繼續(xù)發(fā)生變化。一些項目經(jīng)理在看到真實故事與基線故事（承諾）不同時會感到不舒服。我們都嘲笑鴕鳥把頭埋在沙子里，我們都不想這樣做，對嗎？準確了解自己所處的位置是你采取行動以兌現(xiàn)承諾的最佳方式。如果你的目標是可以實現(xiàn)的，并且你是一位稱職的項目經(jīng)理，那么你無法兌現(xiàn)承諾的唯一合乎邏輯的原因就是你太晚知道真相。

項目計劃

8Manage PM 項目管理軟件為你提供以下項目計劃工作流程：

創(chuàng)建活動

首先創(chuàng)建一個工作分解結(jié)構(gòu) (WBS)，將整個項目分解成更小的、可操作的活動和子活動。例如，產(chǎn)品營銷活動可以分解為買家角色研究、選擇促銷渠道、創(chuàng)建營銷材料和上線。然后，經(jīng)理定義每項活動的工作，例如買家角色研究，并提供詳細信息，例如如何收集人口統(tǒng)計數(shù)據(jù)、何時進行調(diào)查以及在哪里整理數(shù)據(jù)。這可以簡化項目的流程。

設(shè)置時間線

為每項活動設(shè)置開始日期和結(jié)束日期。無論活動大小，都必須為每項活動設(shè)置符合實際的截止日期。假設(shè)你是一名 IT 經(jīng)理，負責多項服務(wù)活動。你必須在項目管理工具中設(shè)置每個活動的開始日期和結(jié)束日期，以便向用戶傳達他們的問題何時得到解決。

文檔依賴

一些活動和子活動會繼續(xù)依賴其他活動。例如，在網(wǎng)頁設(shè)計項目中，撰稿人無法在沒有線框的情況下創(chuàng)建副本。同樣，設(shè)計師需要品牌經(jīng)理的指導來創(chuàng)建這些線框。8Manage PM 項目管理軟件可以幫你跟蹤這些變更，并在鏈條中的一項活動延遲時自動安排依賴。

創(chuàng)建里程碑

里程碑是多項活動和子活動的終點，標志著項目的重要成就。一個里程碑必須有至少一個可交付成果，該可交付成果經(jīng)由一個或多個干系人檢查。假設(shè)你的銷售團隊必須在本季度產(chǎn)生 720,000 元。你可以將此目標分為 3 個里程碑，每個里程碑 24,000 元，每當銷售團隊達到一個里程碑時，你就知道自己離最終目標越來越近了。

指定負責人

在你確定了活動、依賴和里程碑之后，你需要為每個活動或子活動分配負責人以執(zhí)行項目。你可以邀請所選 的團隊成員來參加項目，進而指定負責人, 并給他們一個簡短的介紹，解釋他們的角色，并在 8Manage PM 項目管理軟件中記錄負責人的指定信息。然后，你可以與頂級活動負責人合作，將頂級活動進一步分解為子活動，并重復(fù)相同的流程來指定子活動的負責人，或者這可以通過自下而上的方式完成，讓每個頂級活動負責人進行自己的工作分解，并為每個子活動指定一個負責人。

分配資源

這是項目計劃中最詳細的部分，如果沒有最新的中央資源數(shù)據(jù)庫，很難把工作做好。大多數(shù)項目經(jīng)理都非常了解日程安排和可交付成果，但并不了解資源分配和使用情況。他們將問題歸咎于并非所有資源都向他們報告的生活事實，但這只是一小部分原因。最大的原因是現(xiàn)有的資源管理文獻遠不及時間和成本管理的文獻。換句話說，人們從環(huán)境中學到資源管理遠不及學到的時間和成本管理。但是，不幸的是，如果資源管理得不好，時間和成本也不會得到很好的管理。

8Manage PM 項目管理軟件允許你和活動負責人根據(jù)技能、位置和可用性查找資源，并在沒有沖突的情況下進行分配。如果存在資源沖突，8Manage PM 項目管理軟件將幫你解決。

項目執(zhí)行

8Manage PM 項目管理軟件為你提供以下項目執(zhí)行工作流程：

跟蹤進度

跟蹤項目中活動的進度至關(guān)重要。它決定項目是否會在截止日期前完成。如果你是服務(wù)中心的運營經(jīng)理，執(zhí)行日?；顒訉δ愕臉I(yè)務(wù)至關(guān)重要，你必須確保你的團隊按時登錄、完成服務(wù)請求并按時更新服務(wù)請求的數(shù)量。不檢查這些事情將導致災(zāi)難性后果。同樣，每個項目都會有日?；顒?，檢查這些日?；顒右员慵皶r執(zhí)行至關(guān)重要。

每周報告

每周報告，尤其是通過實時儀表板，讓你全面了解每個活動和整個項目的進度。每周報告還讓管理層和客戶了解項目的最新進展。這有助于避免意外的發(fā)生。

識別瓶頸

很多時候，你會發(fā)現(xiàn)你的同事被困在某項特定活動中。也許他們需要有關(guān)如何執(zhí)行活動的必要信息或指導。與面對面或通過電子郵件相比，在活動中進行對話更加有效。因為溝通總是在活動的背景下進行。這也可以防止誤傳。

定期溝通

有效項目溝通的先決條件是單一事實來源 (SSOT)，它是最新范圍、時間、成本質(zhì)量、資源、溝通和風險數(shù)據(jù)的實時聚合，這些數(shù)據(jù)可以相互影響，從最低級別的活動到最高級別的活動，再到項目。一旦你設(shè)置了 8Manage PM 項目管理軟件并獲得了能夠洞察實時問題的 SSOT，你就可以與你的團隊定期舉行遠程或面對面會議，討論成就、問題和解決方案。你還可以借此機會提高團隊的士氣并保持他們的積極性。

實時交談

如果你的團隊遇到問題，他們應(yīng)該能夠通過實時對話和協(xié)作立即解決問題。例如，如果團隊成員面臨挑戰(zhàn)，他可以立即在活動內(nèi)標出能夠?qū)で髱椭耐隆?Manage PM 項目管理軟件同時提供即時通訊機制（如即時通訊）和異步通訊機制（活動評論，系統(tǒng)會自動將其轉(zhuǎn)換為電子郵件發(fā)送給活動的干系人）。

與外部干系人互動

外部干系人，例如你的客戶和合作伙伴，需要定期了解項目的進展情況。以下是你可以使用 8Manage PM 執(zhí)行的操作：

為他們提供外部用戶登錄以訪問項目數(shù)據(jù)——假設(shè)你正在管理一個軟件產(chǎn)品開發(fā)項目。你可以在 8Manage PM 項目管理軟件中邀請你的客戶和合作伙伴，并授予他們對功能和信息的適當訪問權(quán)限。例如，如果你的干系人擔心產(chǎn)品開發(fā)進度，說明迄今為止實現(xiàn)的產(chǎn)品目標和剩余工作量的產(chǎn)品燃盡圖將會讓干系人放心，該項目正在按計劃進行。

有效管理變更

范圍蔓延是每個項目的一部分。這是無法避免的。你的干系人必然會提出額外的請求，這些請求肯定會影響你的預(yù)定活動。你可以使用 8Manage PM 項目管理軟件記錄變更請求，并了解這些變更和變更影響。這樣做你就能知道在項目生命周期中適合新請求的位置，或者你必須說“不”。變更管理并不神奇，反而為你提供影響力和現(xiàn)實的時間線信息，以便你和你的干系人一起做出適當?shù)臋?quán)衡。