一、職責

1、公司檔案管理工作實行公司（含公司職能部門）、管理處和部門三級管理制度。

2、公司行政人事部經(jīng)理、管理處經(jīng)理、部門主管分別負責公司、管理處和部門檔案管理工作，分別對公司、管理處和部門工作過程中產(chǎn)生的文件資料及與本部門工作相關(guān)的其它文件進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔后分別由公司行政人事部和管理處統(tǒng)一實行管理。

3、公司財務檔案由公司財務部依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)建立和完善，其立卷、歸檔、管理工作由公司財務部經(jīng)理負責管理和控制。

二、管理內(nèi)容與方法

1、立卷歸檔

公司應立卷、歸檔的文件資料包括：

⑴證照資料：包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人組織機構(gòu)代碼證、收費監(jiān)審證，以及公司開辦、年檢、變更等有關(guān)資料。

⑵規(guī)章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。

⑶行政資料：包括公司內(nèi)部文件、總公司與各管理處往來文件，公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批復等文件，公司與其它公司、單位和個人業(yè)務往來文件，公司發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。

⑷合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料。

⑸工程技術(shù)資料：包括公司工程技術(shù)項目實施過程中產(chǎn)生的設(shè)計、施工圖紙、設(shè)備資料等。

⑹照片、聲音資料：包括反映公司發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤資料。

⑺其他需歸檔的文件資料。

管理處應立卷、歸檔的文件資料包括：

⑴公示資料：包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人組織機構(gòu)代碼證、收費監(jiān)審證等有關(guān)證照資料，項目物業(yè)服務合同、管理規(guī)約、服務內(nèi)容、服務標準等資料。

⑵規(guī)章制度：包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規(guī)定、辦法、細則等。

⑶客戶資料：包括客戶綜合、匯總資料等。

⑷物業(yè)資料：包括物業(yè)項目竣工總平面圖，單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖，配套設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等竣工驗收資料；

包括共用設(shè)施設(shè)備清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術(shù)資料；

包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等準許使用文件；

包括物業(yè)質(zhì)量保修文件和物業(yè)使用說明文件；

包括物業(yè)服務所需的其它資料。

⑸服務資料：包括客戶報修、維修和回訪記錄、征求客戶物業(yè)服務建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客戶繳費收費統(tǒng)計、記錄等客戶服務資料；

包括房屋共用部位維修養(yǎng)護記錄、共用設(shè)施設(shè)備巡查維護保養(yǎng)維修記錄、突發(fā)設(shè)備故障演練記錄等工程服務資料；

包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防范監(jiān)控記錄、安防設(shè)施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防范突發(fā)事件應急演練記錄等秩序維護服務資料；

包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發(fā)事件應急演練記錄等消防安全服務資料；

包括物業(yè)公共區(qū)域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衛(wèi)生消毒消殺記錄等清潔保潔服務資料；

包括園林綠化養(yǎng)護管理服務資料等。

⑹行政資料：包括公司內(nèi)部文件、總公司與各管理處往來文件，管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批復等文件，管理處與其它公司、單位和個人業(yè)務往來文件，管理處發(fā)出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。

⑺照片、聲音資料：包括反映管理處發(fā)展歷程和重大活動的有關(guān)攝影、錄音、錄像、光盤等資料。

⑻其他需立卷、歸檔的文件資料。

部門應立卷、歸檔的文件資料：

管理處各部門應根據(jù)管理處應立卷、歸檔的文件資料結(jié)合各自物業(yè)服務實際建立、健全和完善物業(yè)服務檔案資料，認真做好各項物業(yè)服務管理工作臺賬，并及時立卷和送交管理處歸檔管理。

部門因物業(yè)服務工作需要建立的檔案，其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責管理和控制。

客戶資料，包括客戶服務資料（如通知、合同、協(xié)議等）、客戶裝修資料等由客戶服務部分戶立卷和歸檔，其立卷、歸檔管理工作由客戶服務部主管負責管理和控制。

2、立卷歸檔要求

⑴各類文件應分別立卷，按年、按類裝訂成冊；

⑵文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起，保持檔案資料的完整性；

⑶立卷歸檔的文件應便于查找；

⑷文件有標題的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據(jù)文件內(nèi)容擬定標題，并標上方括號以示立卷人加的標題；

⑸案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊；

⑹照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內(nèi)容、時間、地點。

3、檔案的使用

⑴各部門因工作需要需查閱、借閱檔案，應經(jīng)查閱人、借閱人主管領(lǐng)導批準；

⑵查閱、借閱檔案，要填寫查閱、借閱登記簿，查閱、借閱后應及時歸還。查閱人、借閱人對所查閱、借閱的檔案應妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不得抽換、涂改、勾畫、拆散和轉(zhuǎn)借，不得擅自復制；

⑶外單位借閱、查閱公司檔案（含管理處檔案、部門檔案），需經(jīng)公司總經(jīng)理同意。

4、檔案銷毀

⑴檔案保存期限，由公司行政人事部負責統(tǒng)一管理。專業(yè)性檔案（如財務檔案、工程技術(shù)檔案、客戶檔案等）的保存期限按照國家有關(guān)制度執(zhí)行；

⑵對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理部門負責人提出銷毀申請，報公司總經(jīng)理批準；

⑶銷毀檔案時，應認真清點，由2名以上監(jiān)銷人員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員由公司行政人事部經(jīng)理指定。銷毀后，由銷毀經(jīng)辦人和監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字；

⑷對已銷毀文件，應制定目錄清冊存檔。

5、檔案管理

⑴公司、管理處應建立檔案登記、統(tǒng)計制度。檔案收進移出、銷毀必須在流水帳簿上登記；

⑵檔案管理人員離職或調(diào)職，必須與接任人員辦理移交手續(xù)；

⑶檔案管理人員對保存的檔案應根據(jù)需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告解決；

⑷檔案管理應注意防火、防霉、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，并注意溫度適宜；

⑸立卷的檔案應分類放入檔案盒存放。

6、檔案移交

⑴由部門負責管理的檔案不移交，公司行政人事部、管理處定期對部門負責管理和控制的檔案進行檢查；

⑵由部門負責按年度立卷、歸檔的檔案資料，部門應在每個自然年度結(jié)束后1個月內(nèi)，將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制；

⑶負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調(diào)離工作崗位時，應將有關(guān)檔案資料按要求整組卷后，與行政人事部負責人、部門負責人一同進行檔案移交，移交給本部門負責人或接崗人；

⑷檔案移交時，移交人應填寫移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，并在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執(zhí)一份。

三、責任

員工違反檔案管理制度有下列行為之一者，公司視情節(jié)輕重依據(jù)《員工手冊》給予處罰：

1、損壞、丟失公司檔案的；

2、擅自提供、銷毀公司檔案的；

3、涂改、偽造檔案的；

4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的；

5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損、損毀的；

6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。