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不懂職務(wù)說明書的編寫要義,你復(fù)制粘貼再多的模板都是一團漿糊


本文作者 | 經(jīng)韜緯略智庫

全文7373字

【本文結(jié)構(gòu)】

?崗位設(shè)置表的編制

?崗位編碼如何設(shè)置

?崗位描述用詞規(guī)范

?崗位職責(zé)描述編寫要點

?工作描述編寫要點

?崗位任職資格編寫要點

?職務(wù)說明書的模板

不懂職務(wù)說明書的編寫要義,你復(fù)制粘貼再多的模板都是一團漿糊

崗位設(shè)置表的編制

崗位設(shè)置表是崗位設(shè)置工作的最后成果,是企業(yè)規(guī)范化管理的一個正式的、重要的文件。崗位設(shè)置表通常有部門職位設(shè)置表和公司崗位設(shè)置表兩種形式。

一、部門職位設(shè)置表

按照各個部門、各個單位的崗位分別設(shè)置的表稱為部門崗位設(shè)置表。這種表主要是介紹部門內(nèi)有幾個崗位、工作職責(zé)等,每個部門一張表。例如,公司一共有11個部門,那么就要有12張表。其中公司高層,如公司總經(jīng)理、各個副總或者總監(jiān)之間的分工也要有一張崗位設(shè)置表。

企業(yè)下屬單位,如中心或者實驗室也要單獨一張表。如果是地區(qū)公司或者分公司,可能跟總公司一樣要有兩個層次;一個層次就是分公司的領(lǐng)導(dǎo)要有一張表;另一個層次是分公司各個部門要有一張表。

崗位設(shè)置表跟崗位說明書是不一樣的。崗位說明書是把崗位的主要職責(zé)、部分責(zé)任、支持責(zé)任全部寫清楚,崗位設(shè)置表只寫主要職責(zé)。例如,表1某公司企業(yè)管理部崗位設(shè)置表。

表1 管理部崗位設(shè)置表

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續(xù)表

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小貼士

這里需要提醒的是:部門崗位的設(shè)置,一定要根據(jù)部門的職能的大小來通盤考量,并有足夠的工作量來支持崗位的存在價值。如果設(shè)置的崗位工作量不足,則應(yīng)考慮將其他崗位的職責(zé)充實在該崗位,或者撤銷該崗位將職責(zé)歸并到其他崗位中。

二、公司崗位設(shè)置表

公司崗位設(shè)置總表把全公司的崗位統(tǒng)一排成一張大表,上面只寫明崗位編號、崗位部門、崗位名稱而不寫崗位職責(zé),總表包括三個欄目。

1.崗位編號

規(guī)范化管理中,文件前面都有一個英文字母。例如,崗位設(shè)置用G,G后面的數(shù)字表示一個部門,假如公司有11個部門,分別用G—1、G—2等表示,分別表示企管理部、生產(chǎn)部等。如果是第一個部門的第一個崗位就叫1001,第二個是1002等。這樣編的好處是:實現(xiàn)計算機化、信息化管理的時候比較方便。

2.崗位部門

每家企業(yè)都由若干個部門組成,不同的崗位也分別隸屬于各個部門。例如,生產(chǎn)管理員這個崗位就隸屬于生產(chǎn)部。

3.崗位名稱

首先確定稱呼方法,如公司的最高領(lǐng)導(dǎo)有的叫總裁,有的則叫總經(jīng)理等等。各部門的領(lǐng)導(dǎo)有的叫部長,有的叫經(jīng)理。部長或者經(jīng)理之下有的單位叫主管,有的單位叫專員??茊T里面能承擔(dān)一定責(zé)任的、級別相對高一點的叫主任科員,承擔(dān)一般責(zé)任的可能叫作員工管理員、培訓(xùn)員等。這樣就把公司的所有崗位的名稱統(tǒng)一起來,列在崗位設(shè)置表里。

表2 某科技集團有限公司崗位設(shè)置總表

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續(xù)表

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續(xù)表

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小貼士

崗位名稱的確立應(yīng)建議從以下幾個方面著手:一是管理國家職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的分類規(guī)范,見《中華人民共和國職業(yè)分類大典》。二是參照美國2010年修訂的職義分類標(biāo)準(zhǔn)。三是參照行業(yè)的通行標(biāo)準(zhǔn)。四是參照本企業(yè)的約定俗成。

【管理分享】 企業(yè)崗位管理辦法

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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表3 崗位調(diào)整申請表

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續(xù)表

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崗位編碼如何設(shè)置

崗位編碼,也叫崗位編號、工作代碼。目的是使企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)化,能夠迅速、有效查找所有職位,以及職位的上下級關(guān)系。因此組織應(yīng)給每一個崗位進(jìn)行編碼,以分辨該崗位在組織中的地位關(guān)系。

【管理分享】 某公司崗位與部門組織編碼規(guī)則

一、目的:為使公司崗位與組織編碼標(biāo)準(zhǔn)化。明確崗位與部門的地位關(guān)系。

二、適用范圍:公司所有部門與崗位。

三、權(quán)責(zé)

3.1 人力資源部負(fù)責(zé)組織與崗位編碼的編制。

3.2 各部分負(fù)責(zé)按標(biāo)準(zhǔn)落實及監(jiān)督按規(guī)范填寫。

四、管理內(nèi)容

4.1部門代碼編制規(guī)則。

(1)部門代碼以大寫字母加阿拉伯?dāng)?shù)字組成,具體為

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(2)部門類別明細(xì)

一級部門:總部(1)總經(jīng)辦(2)管理部(3)生產(chǎn)部(4)研發(fā)部(5)財務(wù)部(6)業(yè)務(wù)部(7)

二級部門:生管課(1)五金課(2)電子課(3)涂裝課(4)塑膠課(5)倉儲課(6)壓鑄課(7)組裝課(8)品管課(9)人力資源部(10)總務(wù)課(11)研發(fā)課(12)工程課(13)

三級部門:

五金課:沖壓組(1)模具組(2)螺管組(3)

電子課:電子組(1)電源組2)

涂漆課:噴粉組(1)色漆組(2)清洗組(3)

倉儲課:材料組(1)成品組(2)搬運組(3)

壓鑄課:壓鑄組(1)拋光組(2)

組裝課:組裝線(1)組裝線(2)組裝線(3)……組裝線(7)

人力資源課:招聘組(1)培訓(xùn)組(2)人資組(3)

總務(wù)課:維修組(1)清潔組(2)保安隊(3)

研發(fā)課:繪圖組(1)樣品組(2)

工程課:模具組(1)IE組(2)

4.2 崗位代碼編制規(guī)則

4.2.1 崗位代碼以部門代碼 二位阿拉伯?dāng)?shù)字組成

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4.2.2 崗位代碼一覽表

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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小貼士

崗位編碼規(guī)則不是僅有本書介紹的一種模式,各位HR同行應(yīng)根據(jù)自身企業(yè)崗位層級的多少、崗位數(shù)量的多少以簡單明了的方式來編寫,千萬不可搞得太復(fù)雜。

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崗位描述用詞規(guī)范

在崗位職責(zé)與任職資格的描述中,會經(jīng)常選用一些具體的動詞來準(zhǔn)確表述意思。通過具體的詞匯可以指出工作的種類、復(fù)雜程度任職者需具備的具體技能與技巧,因此,動詞的應(yīng)用必須準(zhǔn)確,傳遞明確的指向信息。以及應(yīng)承擔(dān)的具體責(zé)任范圍等。具體常用動詞(部分)見表3。

表3 崗位描述用詞規(guī)范

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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表4 崗位能力分級表

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續(xù)表

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續(xù)表

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續(xù)表

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崗位職責(zé)描述編寫要點

崗位職責(zé)是為了實現(xiàn)公司和部門的目標(biāo)。根據(jù)部門的職能進(jìn)行分解該崗位應(yīng)承擔(dān)的工作責(zé)任和工作任務(wù)。一個崗位包含有多項具體的崗位職責(zé)、一項崗位職責(zé)包括有多項工作任務(wù),在進(jìn)行崗位職責(zé)的描述時應(yīng)注意以下的要點。

1.崗位職責(zé)描述的邏輯性

要求每一個崗位都有多項的職責(zé),在進(jìn)行崗位職責(zé)時應(yīng)按照順序清晰的排列,條理上清楚,既不能使各崗位的職責(zé)重疊,也不能留有空白。

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圖1 職責(zé)分解示意圖

2.崗位職責(zé)描述按照職責(zé)重要程度編寫

每個崗位的多項職責(zé)的重要程度都不是一樣的,有主要的職責(zé)和一般的職責(zé)之分。因此在進(jìn)行崗位描述時,應(yīng)根據(jù)崗位的核心工作內(nèi)容,以及工作任務(wù)繁簡程度,將主要職責(zé)排在前面,依次往下排列,使崗位職責(zé)層次,主次分明,崗位任職者使用時就能主次分明。

3.崗位職責(zé)描述要按照履行職責(zé)的頻率來編寫

每項職責(zé)在履行時,其工作任務(wù)的發(fā)生有每天必須做的,如人事專員的職責(zé)之一的考勤管理,就必須每天處理。但也有的工作任務(wù)每周進(jìn)行一次,或每月進(jìn)行一次,或每年進(jìn)行一次或幾次的。因此頻率高的工作職責(zé)一般寫在前面,依次往下排列。

4.崗位職責(zé)描述用詞要規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

每一句話只完整表達(dá)一項基本職責(zé),撰寫的句式一般為:行為 行為對象 限制條件 達(dá)到的效果 考核標(biāo)準(zhǔn),即通過哪些工作,怎么去做才能完成職責(zé)(如財務(wù)課長的職責(zé)之一的描述:履行財務(wù)課職責(zé),按時、按質(zhì)、按量完成財務(wù)經(jīng)理下達(dá)的任務(wù))并且用詞準(zhǔn)確表達(dá)含義,不模棱兩可;語言通俗易懂,不用生詞,自創(chuàng)或隨意簡化的詞句。

5.職責(zé)項目的數(shù)量和權(quán)重

每個崗位職責(zé)的數(shù)量有多有少,根據(jù)部門職責(zé)分解到每個崗位的數(shù)量一般在6~8項為宜。但也不能少于4項,個別崗位可酌情增加和減少,過多過少都不符合崗位的設(shè)計原則,容易造成崗位的忙閑不均;各項職責(zé)占所有工作的比重應(yīng)按其實際工作來評估確定比例填寫,每項職責(zé)占用時間一般不大于所有職責(zé)的5%。

小貼士

崗位職責(zé)的定義:是指該崗位需要完成的工作內(nèi)容以及應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任范圍。它是組織為完成某項任務(wù)而確立的。

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工作描述編寫要點

工作說明書在企業(yè)管理中的作用就是幫助崗位任職者,了解其工作職責(zé)與權(quán)限工作地點、范圍,工作關(guān)系、績效標(biāo)準(zhǔn)。因此在編寫工作描述中明確撰寫重點就非常重要。

一、崗位標(biāo)識編寫要點

職位標(biāo)示就如同一個產(chǎn)品的標(biāo)簽,讓崗位任職者一看對該崗位有一個很直觀的印象,就能夠判斷出該崗位是做那些大概的工作的,一般包括:職位名稱、職位編號、直接上級、下級崗位與人員數(shù)、晉升通道、輪轉(zhuǎn)崗位、職等職級等。

1.崗位名稱編寫要點

第一,根據(jù)國家職位規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)目錄的崗位命名來規(guī)范公司的崗位名稱,使企業(yè)崗位名稱與國際國內(nèi)的稱謂接軌,可以避免職務(wù)說明書以后用于招聘時減少應(yīng)聘者的誤會。第二,用行業(yè)與企業(yè)的通行的稱謂或約定俗成,盡量不要為了標(biāo)新立異,別出心裁,隨意杜撰。第三,嚴(yán)格按公司“崗位設(shè)置表”編寫,一個企業(yè)相同的或相似的工作內(nèi)容的崗位不可出現(xiàn)二個職位名稱,如“總裁助理”與“助理總裁”,這樣的隨意現(xiàn)象。

2.崗位編寫填寫要點

崗位編碼必須嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)“崗位編碼一覽表”規(guī)定編寫填寫,不可隨意變動。

3.所在部門填寫要點

一般按該崗位所在的部門—處(室)—課(室)—組(班)的全稱來填寫(參照組織結(jié)構(gòu)圖中該崗位所處部門)不可簡化名稱。如“生產(chǎn)管理部”簡化為“生產(chǎn)部”或“生管”。

4.直接上級編寫要點

這里指的是具有行政關(guān)系意義上的上級,而非職能關(guān)系意義上的上級。如課長的上級是經(jīng)理或部長,而同時又有IE工程師來指導(dǎo)課長的工作,則工程師不可作為該崗位的上級,因其沒有行政隸屬關(guān)系,只是技術(shù)指導(dǎo)關(guān)系;注意行政副職的現(xiàn)象,如此崗位沒有具體的分管安排,則其只為正職崗位的下級,而沒有直屬下級崗位,自然也不是任何崗位的直接上級。

5.直屬下級崗位名稱填寫要點

此與第4點存在對應(yīng)關(guān)系。對于管理中幅度較大的部門可能不止一個下級,或許有多個下級的情況。

6.晉升通道的編寫要點

一個企業(yè)的員工發(fā)展通道應(yīng)不只有一個通道,公司在制訂員工發(fā)展計劃既要考慮讓員工從縱向的發(fā)展,也要考慮橫向的發(fā)展,即從行政上升或從技術(shù)、業(yè)務(wù)上提升。如秘書崗位縱向的發(fā)展。秘書→助理→組長→課長→經(jīng)理→總監(jiān);橫向發(fā)展:初級秘書→中級秘書→高級秘書→資深秘書。因此對晉升通道的填寫一般以雙通道更為科學(xué)。

7.輪換崗位的編寫要點

崗位的輪換是使員工克服單調(diào)的工作,喚起員工工作熱情的方法,一般采用的是列舉方法將可以輪換的崗位排列出來,但要注意遵循先部門內(nèi)輪崗,再部門外輪崗的順序,崗位輪換不是隨意調(diào)崗,要考慮三個方面的因素:一是屬于崗位工作范圍的擴大,二是崗位不要跨部門或跨區(qū)域,三是崗位的難易程度相當(dāng)。

8.職等、職級的編寫要點

職等職級的填寫一般是在對崗位的價值評價之后,通過崗位評價確定崗位的等級。

小貼士

編寫崗位標(biāo)示的目的,是便于我們對崗位的管理。它是職務(wù)說明書的具體項目之一。企業(yè)可以根據(jù)自己的實際情況來決定所包含的信息。

二、崗位概要的編寫要點

就是用一句或幾名話比較簡單而精確說明崗位為什么需要存在,讓一個對這一崗位毫無了解的人一看崗位概要就知道該職位承擔(dān)哪些職責(zé)。一般用動詞來準(zhǔn)確地描述,如“以何為目的……,有何限制……,有何做法”。此陳述只包含手段與結(jié)果,不包括達(dá)成結(jié)果的過程描述。具體動詞應(yīng)用見“崗位描述動詞規(guī)范”。

例如,某企業(yè)行政部經(jīng)理的職位概要為:負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)的管理及后勤保障工作;參與公司規(guī)章制度的制定,監(jiān)督制度的執(zhí)行。

小貼士

崗位概要顧名思義就是對崗位的工作內(nèi)容與職責(zé)進(jìn)行提煉,用一句或幾句最精練的語言表述出來。因此,內(nèi)容與職責(zé)的綜合性、語言的簡潔性、意思的明確性是其主要的衡量要求。

三、工作關(guān)系的編寫要點

工作關(guān)系是指用于說明任職者履行職務(wù)時與企業(yè)的內(nèi)部或外部的人員因工作關(guān)系而發(fā)生的聯(lián)系。一般用工作關(guān)系圖來描繪一個崗位上下左右的各種工作關(guān)系和工作對象。

1.輸入

(1)指導(dǎo):對該崗位進(jìn)行工作指導(dǎo)的崗位,包括直接上級、間接上級以及上級指定的指導(dǎo)人員。對于沒有間接上級的可以空缺這一項。

(2)客戶需求:是指相對于該崗位而言,客戶對其提出的工作上的要求,這種需要一般會與崗位職責(zé)相對應(yīng)。

(3)外部信息:是指公司外部會影響到該崗位工作的信息來源有哪些,包括客戶、供應(yīng)商、政府機關(guān)、社會組織、競爭對手等。

2.輸出

(1)工作產(chǎn)出:是指該崗位工作產(chǎn)出的結(jié)果,一般與客戶要求相對應(yīng)。

(2)影響對象:是指該崗位工作產(chǎn)出的結(jié)果影響到的各種對象,包括公司內(nèi)部客戶和公司外部客戶的各種對象。

(3)協(xié)同指該崗位在履行本崗位職責(zé)的過程中,需要一起協(xié)同工作的崗位或部門。一般將需協(xié)同的對象列舉。

(4)在對工作關(guān)系描述時只需列舉發(fā)生關(guān)系的對象即可,不要求對描述的對象細(xì)化。

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圖2 工傷處理專員工作關(guān)系圖

四、工作權(quán)限的描述要點

它是說明崗位任職者完成工作任務(wù),承擔(dān)責(zé)任,所必需的崗位權(quán)限范圍。一般從三個方面來描述:一是人事方面的權(quán)力,二是財務(wù)方面的權(quán)力,三是技術(shù)方面的權(quán)力。在描述權(quán)力時一般用三種權(quán)力方式:一是建議權(quán),二是審查權(quán),三是批準(zhǔn)權(quán)。在對權(quán)限描述時應(yīng)注意:

(1)批準(zhǔn)權(quán)的唯一性。建議權(quán)可以由多個崗位享有,審查權(quán)也可以由一個或幾個崗位享有,但批準(zhǔn)權(quán)則是只能由唯一的崗位作出。

(2)崗位的權(quán)力一定是保證該崗位職責(zé)履行所必備的。

(3)要將崗位行政職責(zé)與權(quán)限區(qū)別開來,行政職責(zé)不是所規(guī)定的權(quán)限,如對崗位的定級是屬于管理職責(zé)而非權(quán)限。

表5 主要職權(quán)定義

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小貼士

在編寫職務(wù)說明書的工作權(quán)限時,一定要體現(xiàn)權(quán)限與職責(zé)的對等性,有責(zé)要授權(quán),有權(quán)必須履責(zé)。

五、績效標(biāo)準(zhǔn)的編寫要點

崗位績效標(biāo)準(zhǔn)是企業(yè)期望該崗位任職者完成工作任務(wù)時須達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn),在編寫績效標(biāo)準(zhǔn)時應(yīng)注意以下要點:

(1)應(yīng)明確考核的崗位是該崗位的上一級崗位,而不是某個人。

(2)考核的內(nèi)容一般包括三個方面:一是工作的能力,二是工作的行為(過程),三是工作的結(jié)果(業(yè)績,包括正業(yè)績、負(fù)業(yè)績)。

(3)考核的方式與時間:即在什么時間(多長)用什么樣的方式來進(jìn)行考核。

小貼士

績效標(biāo)準(zhǔn)的制定一定要保證大多數(shù)任職者“跳一下夠得著”,既不能太低,讓員工失去積極性,也不能太高讓任職者望而生畏,打擊其積極性。為此,制定合理的績效標(biāo)準(zhǔn)是能否績效考核能否真正落地的關(guān)鍵因素。

六、工作條件與時間編寫要點

工作的條件包括工作地、工作場所的物理條件、職業(yè)危害因素、工作時間特征等,對工作條件的描述要注意的是:

(1)工作地的描述是一個大的工作區(qū)域,如深圳市龍華新區(qū)即可。不能范圍太大(如廣東省或派出機構(gòu)如美國等),也不能太細(xì)(如某街道某路某號)。

(2)工作場所的環(huán)境應(yīng)將影響的因素列明,并注明在某因素下的持續(xù)時間、頻度。如裝卸工職位,需說明室外作業(yè),其室外作業(yè)時間占總作業(yè)時間50%,且室外作業(yè)年均4個月處于高溫作業(yè)(33℃以上)。

(3)工作時間特征的描述:描述的是正常狀況下開始工作時間至結(jié)束的時間,如上班時間為8:00~12:00,13:30~17:30。有例外情況只需注明即可,如偶爾需加班或出差。

小貼士

隨著社會的發(fā)展,對影響員工健康的作業(yè)環(huán)境的改善是每個企業(yè)應(yīng)負(fù)的社會責(zé)任。因此在職務(wù)說明書中應(yīng)明確告知員工崗位的職業(yè)危害因素,以及危害的程度,預(yù)防與保護措施。最好有危害的程度的量化標(biāo)準(zhǔn),以及預(yù)防與保護的要求,這樣既滿足對法律對企業(yè)的要求,也能避免勞資糾紛發(fā)生。

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崗位任職資格編寫要點

崗位任職資格也稱崗位規(guī)范,是指崗位任職者擔(dān)任該職務(wù)時應(yīng)具備的教育水平、工作經(jīng)驗、身體素質(zhì)及其他特性要求。它為企業(yè)招聘、選拔錄用適崗人員,提供決策依據(jù),也為培訓(xùn)與開發(fā)提供依據(jù)。因此編寫時要明確以下幾點要求:

一、基本要求的編寫

崗位的基本要求的內(nèi)容包括:年齡、性別、學(xué)歷、專業(yè)、工作經(jīng)驗等方面,一般無特定要求的可缺少該項(如對性別無要求可不描述),對于基本要求的編寫應(yīng)注意如下幾點。

1.學(xué)歷與專業(yè)的編寫要求

(1)該崗位描述的學(xué)歷是最低學(xué)歷要求,也就是說低于此要求后將無法勝任該崗位的工作。所以此描述時不是現(xiàn)在崗位任職者的學(xué)歷。此點很多企業(yè)都是依崗位調(diào)查來的現(xiàn)任職者的學(xué)歷為標(biāo)準(zhǔn),這是不正確的。

(2)該崗位的專業(yè)要求不僅體現(xiàn)滿足崗位需求的最低要求,還應(yīng)規(guī)范為與崗位的知識相一致或者相關(guān)聯(lián)的專業(yè)要求。當(dāng)然有些高級管理崗位還需要跨專業(yè)跨領(lǐng)域的專業(yè)要求的,可采用列舉法排列(如某企業(yè)行政總裁職位專業(yè)要求除工商管理碩士專業(yè)外還要求有法律碩士雙碩士專業(yè))。

(3)行業(yè)資格證書描述:一般應(yīng)采用國家或行業(yè)頒發(fā)的資格證書,其名稱也應(yīng)與國家或世界公認(rèn)的職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱為準(zhǔn)。

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小貼士

對于專業(yè)與學(xué)要求的認(rèn)識誤區(qū):一是認(rèn)為學(xué)歷高,勝任力就強,其實未必。二是崗位有某項工作需要,就按高標(biāo)準(zhǔn)去對學(xué)歷進(jìn)行要求,完全不理會與崗位的整體實際相匹配。一個外資企業(yè)的清潔工有沒有必要本科畢業(yè),英語四級的水平?答案是不需要的。但筆者就見過某外企的清潔工入職條件中有需英語四級水平的要求,他們的理由是清潔工要負(fù)責(zé)打掃外國雇員的辦公室與宿舍,沒有外語不能溝通和交流。

2.工作經(jīng)驗的編寫要求

(1)工作經(jīng)驗的編寫這里指的是從事與該崗位相近的工作經(jīng)歷,而非該人員的整個工作經(jīng)歷。

(2)工作經(jīng)驗的要求一定要以該崗位任職者在規(guī)定的試用期內(nèi)能勝任該崗位工作為標(biāo)準(zhǔn),既不能規(guī)定的太長,也不能太短。

3.知識技能的編寫要求

(1)一定是為完成該崗位工作任務(wù)所必須具備的知識或技能,如財會人員的財務(wù)知識與財務(wù)軟件應(yīng)用。

(2)知識技能的范圍要求:即要列出需要什么樣的知識和能力。

(3)知識、技能的水平要求:即要描述清楚所需的知識技能應(yīng)達(dá)到什么樣的等級、水平,如業(yè)務(wù)員必須具備四級以上的英文能力、人事專員的文字輸入速度(打字能力)要求每分鐘輸入60字以上等。

(4)其他知識要求:該崗位跨部門的運作知識,如技術(shù)崗位領(lǐng)導(dǎo)除技術(shù)知識外,還包括所要求的專業(yè)知識或相近的專業(yè)知識;也包括對該知識要求的最低的要求(即經(jīng)過粗略了解的知識)。

4.所需能力的編寫要求

崗位所需的能力很多,包括分析能力、溝通能力、決策能力、統(tǒng)籌能力、執(zhí)行能力等,在編寫能力時不是將這些能力一一列舉,越全越好。因此編寫能力要求應(yīng)注意:

(1)正確履行該崗位職責(zé)必須具備的能力就列舉,否則就不必列舉。

(2)一般列舉的是對該崗位而言是最重要的能力。如對于管理隊員計劃統(tǒng)籌能力非常重要,應(yīng)是其必備能力;但對于前臺文員來講,語言表達(dá)與溝通能力又成為最為重要的能力之一。

(3)如果對該崗位而言只是一般意義的普通的能力,則應(yīng)不做要求。對能力的要求描述不宜太多,一般不超過三項為宜。

(4)需要說明的是能力與技能是有區(qū)別的,不能混為一談,應(yīng)細(xì)分別。技能具有通過學(xué)習(xí),可熟練掌握的特點,如打字;而能力是指要預(yù)期的能在不同場合與環(huán)境下綜合運用的潛質(zhì),如創(chuàng)新能力。

表6 崗位能力定義表

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續(xù)表

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職務(wù)說明書的模板

職務(wù)說明書的樣板不是一成不變的、千面一孔的,各企業(yè)根據(jù)自身的情況可以設(shè)計出適合自己的不同的樣板,以下就比較常見的企業(yè)的職務(wù)說明書介紹如下。

表7 某集團職務(wù)說明書樣板(一)

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續(xù)表

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表8 某外資公司職務(wù)說明書樣板(二)

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表9 某民營企業(yè)職務(wù)說明書樣本(三)

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表10 某控股公司職務(wù)說明書樣本(四)

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表11 某總公司職務(wù)說明書樣板(五)

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小貼士

本文列舉了比較常見的幾種職務(wù)說明書的樣板,基本涵蓋了職務(wù)說明書中應(yīng)有的項目與要求。HR可根據(jù)自己企業(yè)的實際進(jìn)行增加或刪減。


崗位是企業(yè)組織結(jié)構(gòu)中最基本的功能單位,是組織最小的單元,是各業(yè)務(wù)流程的節(jié)點,直接體現(xiàn)為一組具體的工作任務(wù),它是人力資源管理的最基礎(chǔ)工作之一。

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