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如果您想有效地管理、監(jiān)督和跟蹤業(yè)務(wù)中的變化，您需要一個項目基線。
“時間并不能治愈任何東西，它只會帶走一切。” 這適用于生活的各個方面，包括個人和職業(yè)。
但是，關(guān)于項目管理，除了優(yōu)秀的經(jīng)理和團(tuán)隊成員之外，是什么推動了軟件組織的發(fā)展？
項目基線被認(rèn)為是業(yè)務(wù)和項目管理的重要組成部分，因為它允許項目經(jīng)理跟蹤進(jìn)度、適應(yīng)變化并在預(yù)算內(nèi)按時完成項目。它的缺席可能會影響項目的進(jìn)展。
項目管理中的基線是任何項目計劃的起點。您與利益相關(guān)者一起制定的初始計劃定義了項目期望和可交付成果，包括進(jìn)度、范圍和成本。它允許您隨時間評估項目的性能。
例如，假設(shè)您的項目目標(biāo)是在 6 周內(nèi)完成。如果您的項目基線有一個 4 周的完成目標(biāo)，您的團(tuán)隊可以進(jìn)行調(diào)整以加快您的進(jìn)度。項目管理協(xié)會 2020 年的一項研究表明，公司在預(yù)算內(nèi)完成了 67% 的項目，按時完成了 63% 的項目。項目基線是此處的眾多差異之一，但它始終是朝著正確方向邁出的良好一步。它在整個項目的生命周期中設(shè)置了一個重要的比較點。
讓我們仔細(xì)看看項目基線的重要性以及如何創(chuàng)建基線，以便您每次都能吸取重要教訓(xùn)并有效地管理您的項目。
項目基線的重要性是什么？
項目基線是取得成功項目成果的重要工具。它可以幫助您監(jiān)督和監(jiān)視性能、識別潛在問題并快速識別需要更改的區(qū)域。缺乏項目基線會導(dǎo)致成本超支和失敗。
項目基線使您可以監(jiān)控和評估項目在一段時間內(nèi)的績效，檢查您是否走上正軌并在預(yù)算范圍內(nèi)，并確定需要改進(jìn)的地方。
一個健全的軟件系統(tǒng)將使您能夠計劃您的項目并創(chuàng)建一個項目基線，為每個團(tuán)隊成員提供可見性。
項目基線的好處
項目基線的三個主要好處：
準(zhǔn)確估算：制定計劃時，您會衡量每項任務(wù)需要多長時間以及完成所需的工作量。您可能還想知道完成工作的成本以及收入。項目基準(zhǔn)可以衡量您的成本、進(jìn)度和項目范圍。這些見解可用于改進(jìn)未來的項目計劃和估算。
改進(jìn)的績效評估： 如果您知道自己的計劃，則可以將其與實際情況進(jìn)行比較，看看您是否走上正軌。如果您記錄在任務(wù)上花費的固定時間，它將計算絕對百分比值。
確定掙值：它可以讓您看到績效趨勢，從而預(yù)測潛在的超支。它通常包括績效指標(biāo)的計算，分析項目趨勢，并預(yù)測項目未來是否會遇到問題。
您如何創(chuàng)建項目基線計劃？
創(chuàng)建項目基線的最佳方法是從項目范圍、目標(biāo)和參與者的聲明開始。有了它，您將能夠確定里程碑、預(yù)算和時間表。
讓我們來看看要遵循的步驟：
第 1 步：建立范圍基線
定義項目范圍是創(chuàng)建基線的首要任務(wù)。您可以先問以下問題：
- 項目目標(biāo)是什么？
- 項目要解決什么問題？
- 預(yù)期的可交付成果是什么？
- 您項目中的里程碑的關(guān)鍵步驟是什么？
- 交付方式應(yīng)該是什么樣的？
找到這些問題的答案將使您能夠創(chuàng)建適當(dāng)?shù)姆秶f明書，其中包括您的目標(biāo)和可交付成果。
第 2 步：將里程碑分解為任務(wù)
一旦確定了范圍基線，您就可以將范圍說明書轉(zhuǎn)變?yōu)?span id="eeeeeee" class="candidate-entity-word" data-gid="7463695">組織分解結(jié)構(gòu)，以幫助確定產(chǎn)生可交付成果所需的所有任務(wù)，并將較大的可交付成果劃分為較小的可交付成果。
將您的里程碑劃分為可消耗的任務(wù)，以確保您團(tuán)隊中的每個人都了解他們正在開發(fā)什么以及如何完成它們。以下是如何去做：
- 列出項目要成功必須完成的所有任務(wù)。
- 列出完成工作所需的所有資源。
- 將大的可交付成果分成小的，這樣團(tuán)隊中的每個人都可以看到如何到達(dá)那里。
- 所有的工作都應(yīng)該被劃分為任務(wù)，而那些任務(wù)又被劃分為子任務(wù)。
第 3 步：計劃項目的總成本
了解所需的工作、資源和時間表后，下一步就是計算其成本。
在范圍基準(zhǔn)中指定所有任務(wù)和活動后，考慮到它們相互關(guān)聯(lián)并相互影響，您可以開始一起創(chuàng)建進(jìn)度基準(zhǔn)和成本基準(zhǔn)。
為此，您必須確定每項任務(wù)所需的資源并估算完成每項任務(wù)所需的時間。確保涉及關(guān)鍵要素，例如小時費率、可用資源和資產(chǎn)。此外，請記住為緊急資源添加安全系數(shù)，以防突然的挑戰(zhàn)和延誤。您可以使用您制作的任務(wù)列表和您所做的估算快速構(gòu)建項目的進(jìn)度基準(zhǔn)。
第 4 步：檢查和更新基線
需要定期評估和更新項目基線是創(chuàng)建基線時要記住的最重要的事情之一。這是因為在項目執(zhí)行過程中不可避免地會發(fā)生進(jìn)度、成本和其他因素的變化，并且不可避免地會影響項目的執(zhí)行情況。
因此，在完成創(chuàng)建項目基線后，請小心使用最新信息重新訪問、檢查和修改項目基線。
第 5 步：爭取利益相關(guān)者的支持
如果您想避免進(jìn)行不必要的更改，您必須獲得利益相關(guān)者批準(zhǔn)的詳細(xì)項目基線和計劃。您應(yīng)該組織一次會議來討論您的計劃，解決您的利益相關(guān)者可能提出的任何問題，并實時進(jìn)行更改。此外，包括以下內(nèi)容：
- 提醒有關(guān)人員注意這些變化。
- 弄清楚應(yīng)該反映哪些變化。
- 分析這些變化是否符合現(xiàn)有預(yù)算。如果沒有，請將其傳達(dá)給利益相關(guān)者，以避免資源耗盡和超過最后期限。
最終目標(biāo)應(yīng)該是確定計劃中的路線圖以及任何缺陷，并在項目開始之前解決它們。然后在利益相關(guān)者批準(zhǔn)最終項目基線時開始項目工作。
結(jié)論
如果您負(fù)責(zé)一個大型項目，那么您的計劃只有在您有基線時才算完整。您的項目基準(zhǔn)將幫助您規(guī)劃未來的項目，為您提供所需資源和時間框架的準(zhǔn)確估計，從而避免犯同樣的錯誤?？偟膩碚f，項目基線對于保持項目正常進(jìn)行、團(tuán)隊積極性和客戶滿意至關(guān)重要。
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