外貿(mào)一般會涉及到許多的單據(jù)和證書，主要包括發(fā)票、箱單、提單、保單、原產(chǎn)地證明、報(bào)關(guān)單、信用證等，這些單證的作用也不盡相同，有給用戶的、有給銀行的，還有的給海關(guān)的……總之，不同的單證，不同的作用。在實(shí)際貿(mào)易中，每一支產(chǎn)品、每一套設(shè)備的順利出口和貨款的回收都需要與之配套的、完整的、準(zhǔn)確的單據(jù)，外貿(mào)單證系統(tǒng)主要就是用于提高業(yè)務(wù)人員工作效率，降低制單的出錯(cuò)率。
通過外貿(mào)軟件制作進(jìn)出口單證，需要知道單證工作的一般程序。
外貿(mào)出口單證工作的一般程序：備貨—>催證、審證、改證—>辦理出口托運(yùn)手續(xù)—>商檢報(bào)驗(yàn)與投?！?gt;出口報(bào)關(guān)—>取得運(yùn)輸單據(jù)并發(fā)送裝運(yùn)通知—>使館認(rèn)證—>綜合審單與交單—>出口收匯核銷與退稅
外貿(mào)進(jìn)口單證工作的一般程序：申領(lǐng)配額證明或進(jìn)門許可證—>申請開立信用證—>修改信用證—>租船訂艙與投?！?gt;審單付匯—>貨物的報(bào)檢與通關(guān)
一套完整的外貿(mào)單證管理，涉及的管理項(xiàng)目包括：廠價(jià)維護(hù)、產(chǎn)品管理、對外報(bào)價(jià)、外銷合同（要貨管理<采購合同、生產(chǎn)計(jì)劃、采購合同進(jìn)程跟蹤、生產(chǎn)計(jì)劃跟蹤>、品質(zhì)管理、庫存管理）、備貨出口、單證管理（報(bào)關(guān)商檢管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、開票付款管理、核銷退稅管理、投訴索賠管理）
外貿(mào)單證管理解決方案
【系統(tǒng)預(yù)警界面】根據(jù)系統(tǒng)中需要提醒的節(jié)點(diǎn)，可自定義提醒的條件和時(shí)間。
【單位地址維護(hù)】這部分主要是管理我司或我司代理客戶公司的相關(guān)信息，可以同時(shí)維護(hù)多條信息，及同抬頭多帳戶信息。
【客戶信息管理】管理客戶的相關(guān)資料與往來信息、歷史資料等客戶資源，可對每一客戶的資金狀況、信用額度的詳細(xì)信息跟進(jìn)，評審客戶分級，控制客戶業(yè)務(wù)操作分險(xiǎn)。靈活設(shè)置相關(guān)客戶預(yù)警跟蹤，如節(jié)日、聯(lián)系周期等。
【航運(yùn)運(yùn)費(fèi)數(shù)據(jù)管理】維護(hù)目前使用者會用到的目的港國別；以港口航線為主線的，不同時(shí)間、不同貨代或船公司報(bào)價(jià)。
【幣別匯率管理】支持多幣種結(jié)算。
【商品資料管理】將產(chǎn)品庫分成基本商品庫資料和樣品庫資料；使用者對自己產(chǎn)品定性分類，可直觀的用軟件進(jìn)行分類，分類條件可自定義。
【商品庫的錄入方式】錄入維護(hù)方式多樣，可以將產(chǎn)品直接橫向錄入，還可按照客戶要求進(jìn)行全屏錄入（展示），亦可進(jìn)行Excel的直接粘貼或?qū)搿?/p>
【產(chǎn)品管理】對商品可以自定義分類管理，支持唯一編碼方式統(tǒng)一規(guī)范管理。
【產(chǎn)品報(bào)價(jià)管理】支持圖文報(bào)價(jià)，一鍵生成報(bào)價(jià)單；各種歷史報(bào)價(jià)自定義查詢。
【外銷合同管理】根據(jù)報(bào)價(jià)自動(dòng)生成外銷合同，通過系統(tǒng)可以直接生成各種單據(jù)格式，可直接另存為Excel、PDF等格式
【成本管理】成本核算可查看每單成本情況，也可以進(jìn)行事后核算
【利潤核算】可查看每單利潤情況
【單證制作】出貨發(fā)票列表自動(dòng)生成，出貨單證數(shù)據(jù)可以直接從對應(yīng)的外銷合同中進(jìn)行數(shù)據(jù)取用，取用時(shí)可多票分批次。打印多種單據(jù)（發(fā)票、裝船通知、報(bào)關(guān)單、發(fā)貨通知書、訂艙信息表、委托書、購貨合同、買賣合同），可自定義各種單據(jù)類型，打印的時(shí)候直接選擇對應(yīng)的發(fā)票類型。
所有的單證樣式，通用版不適用的，可以按照公司的實(shí)際情況去定制模板；支持生成四套單據(jù)：報(bào)關(guān)單據(jù)、結(jié)匯單據(jù)、商檢單據(jù)、給客人清關(guān)單據(jù)；通過軟件自動(dòng)生成的單據(jù)格式，可以直接生成Word、Excel、PDF、jpg等office文件；單據(jù)格式上可以直接掛接公司的電子簽章和法人簽名。
winseeing對單證“嚴(yán)格符合”要求：
單單一致，單證一致。所有單據(jù)的有關(guān)規(guī)定與信用證中的要求不應(yīng)矛盾。
表面一致。單據(jù)和信用證之間在文字體現(xiàn)上沒有沖突。
一致原則的靈活處理。業(yè)務(wù)中對單單一致、單證一致的要求不可以機(jī)械的理解為一字不差，完全照搬照抄，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況加以靈活處理。
winseeing對單證制作“五要求”：
要求1：正確/準(zhǔn)確。要求制作的單據(jù)應(yīng)首先滿足單單、單證一致，與所代表的貨物無出入。
要求2：完整。內(nèi)容完整、份數(shù)上完整、種類的完整。
要求3：及時(shí)。單據(jù)制作不遲延，及時(shí)制單、及時(shí)審單、及時(shí)交單、及時(shí)收匯。
要求4：簡明。制作的單據(jù)簡單明了。
要求5：整潔。單據(jù)清楚、干凈、美觀、大方，格式設(shè)計(jì)合理、內(nèi)容排列主次分明、重點(diǎn)內(nèi)容醒目突出。
winseeing單證制作依據(jù)：
依據(jù)1：遵循法律、慣例和規(guī)定對制單工作的指導(dǎo)意義。
依據(jù)2：以合同、信用證和貨物實(shí)際情況為準(zhǔn)，進(jìn)行單據(jù)制作。
依據(jù)3：滿足各行業(yè)、部門的特殊要求。
外貿(mào)大多數(shù)都是通過憑單交貨、憑單付款方式。在信用證業(yè)務(wù)中，如果單據(jù)中有不符合信用證要求的地方，買方是可以拒付貨款的。因此，對單據(jù)的要求就更為嚴(yán)格。外貿(mào)軟件單證管理系統(tǒng)的作用，主要就是在單據(jù)制作的過程中，降低制單的失誤率，提高工作效率。
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