在某些公司，經(jīng)常會(huì)發(fā)生以下三種情形：

第一：領(lǐng)導(dǎo)安排的工作總是遙遙無果，要不就是怪罪下屬執(zhí)行無力，要不就是領(lǐng)導(dǎo)忘記自己吩咐安排過的工作內(nèi)容；

第二：下屬在領(lǐng)受任務(wù)時(shí)，沒有聽清楚工作要求或者懼怕領(lǐng)導(dǎo)的威嚴(yán)，不敢當(dāng)時(shí)問清楚，又或者是下屬不善于梳理自己的工作，導(dǎo)致工作進(jìn)度慢；也許是上司的懶散作風(fēng)被下屬摸透了，領(lǐng)導(dǎo)健忘或者從來不檢查，即使檢查也不會(huì)處分下屬。這樣就會(huì)導(dǎo)致工作久拖無果。

第三：組織召開會(huì)議時(shí)，會(huì)議總是以無果而結(jié)束，甚至?xí)霈F(xiàn)同樣的問題翻來覆去地通過會(huì)議討論，就是不見結(jié)果。

之所以出現(xiàn)上述現(xiàn)象或情況，最主要的根源在于：

一是領(lǐng)導(dǎo)沒有掌握安排工作的技巧；

二是沒有健全會(huì)議管理及工作考核相關(guān)制度。

有什么辦法解決以上這些問題呢？

其一、領(lǐng)導(dǎo)安排工作任務(wù)時(shí)，嚴(yán)格遵循以下原則：

1、明確具體的工作內(nèi)容

不論是通過會(huì)議的形式，還是一對(duì)一地吩咐工作，作為工作指令的下達(dá)者，務(wù)必要向工作指令的執(zhí)行者，闡述清楚工作的具體內(nèi)容。

具體做法是下達(dá)書面的《工作任務(wù)單》；如果是會(huì)議上安排，則形成會(huì)議記錄下發(fā)。

2、明確工作的主導(dǎo)負(fù)責(zé)人和配合者

安排工作時(shí)，最忌諱的沒有明確具體的負(fù)責(zé)人或明確多人負(fù)責(zé)，導(dǎo)致最終工作無人負(fù)責(zé)，所以作為領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時(shí)，務(wù)必要明確工作的具體負(fù)責(zé)人，且每一項(xiàng)工作只能有唯一的一個(gè)負(fù)責(zé)人。

同時(shí)要根據(jù)工作內(nèi)容的復(fù)雜程度、難易程度等，在明確具體的負(fù)責(zé)人同時(shí)，為了確保工作能順利完成，可以明確相應(yīng)的工作配合者，協(xié)助主導(dǎo)負(fù)責(zé)人完成工作。上述要求寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

3、告知執(zhí)行者此項(xiàng)工作的重要性

安排工作時(shí)，為了確保執(zhí)行者能徹底清楚工作的重要性和按時(shí)完成，務(wù)必要向執(zhí)行者闡述此項(xiàng)工作的重要性，以充分引起執(zhí)行者的高度重視，防止執(zhí)行者在執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏離預(yù)期要求的情況。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

4、明確工作完成的時(shí)間

安排工作時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)，一定要根據(jù)工作內(nèi)容的復(fù)雜性、難易程度、執(zhí)行者的能力、工作的緊急性、工作的重要性向執(zhí)行者明確工作開始時(shí)間和完成時(shí)間，以防止執(zhí)行者在沒有時(shí)間要求的情況下，出現(xiàn)偷懶或拖延的情況，導(dǎo)致工作遙遙無果。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

5、告知開展工作的地點(diǎn)或目的地

安排工作時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)者，務(wù)必要明明白白地告訴執(zhí)行者開展工作的地方或目的地。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

6、告知執(zhí)行者需要向誰(shuí)匯報(bào)結(jié)果

安排工作時(shí)，作為領(lǐng)導(dǎo)者，務(wù)必要明明白白地告訴執(zhí)行者需要向誰(shuí)負(fù)責(zé)，需要向誰(shuí)報(bào)告工作結(jié)果，以確保工作指令下達(dá)者能及時(shí)得到工作執(zhí)行的情況和成果。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

7、明確工作結(jié)果的輸出形式

安排工作時(shí)，作為指令下達(dá)者，務(wù)必要明確告訴執(zhí)行者工作結(jié)果以什么形式提交上報(bào)，以便執(zhí)行者能正確提交工作結(jié)果，提高工作執(zhí)行的效率和質(zhì)量。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

8、明確工作實(shí)施的跟蹤人

為了確保下達(dá)的工作能順利如期完成，在下達(dá)工作指令的同時(shí)可以明確工作執(zhí)行進(jìn)度跟蹤驗(yàn)證人，起到督促執(zhí)行者的執(zhí)行速度，確保進(jìn)度和效率。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

9、告知執(zhí)行者工作目標(biāo)（標(biāo)準(zhǔn)）

根據(jù)實(shí)際情況，明確告知執(zhí)行者工作的具體數(shù)量要求或標(biāo)準(zhǔn)要求，以便執(zhí)行者能保質(zhì)、保量順利完成。寫入《工作任務(wù)單》或《會(huì)議記錄》。

其二、健全會(huì)議管理及工作考核相關(guān)制度。

Δ《會(huì)議管理規(guī)定》，參考內(nèi)容條款如下：

一、 目的：規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，降低會(huì)議成本.

二、 適用范圍：本規(guī)定適用于公司生產(chǎn)質(zhì)量、技術(shù)例會(huì)、管理干部集中學(xué)習(xí)及其它正式會(huì)議。

三、 規(guī)定內(nèi)容：

1、 企管部或指定人員負(fù)責(zé)會(huì)議的組織安排，并做好相關(guān)記錄，必要時(shí)將會(huì)議記錄打印發(fā)放各參會(huì)人員。

2、 會(huì)議主持人要事先準(zhǔn)備好會(huì)議議題及方案，以書面形式交企管部。

3、 參會(huì)人員要提前準(zhǔn)備好會(huì)議需要的相關(guān)資料。

4、 會(huì)議發(fā)言簡(jiǎn)明扼要，所報(bào)告事項(xiàng)具體、清楚，實(shí)事求是。

5、 準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到簿上簽到。

6、 會(huì)議（學(xué)習(xí)）中途需要提前退場(chǎng)，需向會(huì)議（學(xué)習(xí)）主持人申明理由。

7、 對(duì)公司組織的會(huì)議（學(xué)習(xí)），應(yīng)盡量不要請(qǐng)假，確有急事不能參加會(huì)議（學(xué)習(xí)）者，需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假。

8、 參會(huì)期間應(yīng)將通訊工具關(guān)閉或調(diào)至靜音；如有重要電話必須接聽，請(qǐng)走出會(huì)議室門外接聽。

9、 對(duì)會(huì)議決定的事項(xiàng)，責(zé)任部門和人員要如期完成。一般情況下，由會(huì)議組織者跟進(jìn)；會(huì)議主持人另有指定跟進(jìn)人的，服從主持人的指定。

10、 由企管部對(duì)會(huì)議進(jìn)行稽核，凡違反此規(guī)定者或無故沒有按時(shí)完成本會(huì)議決策的事項(xiàng)，將按照《員工行為規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。

Δ《工作任務(wù)單》參考模板：

Δ 《稽核管理制度》相關(guān)規(guī)定條款如下：

8．4 會(huì)議稽核

8．4．1 提高會(huì)議質(zhì)量，確保會(huì)議決議得以落實(shí)。

8．4．2 所有跨部門的會(huì)議必須書面通知到稽核專員，必要時(shí)稽核專員將隨時(shí)到會(huì)場(chǎng)檢查會(huì)議質(zhì)量，對(duì)違規(guī)情況進(jìn)行記錄并按照《會(huì)議管理制度》對(duì)當(dāng)事人進(jìn)行處罰。

8．4．3 會(huì)議決議備案：要求會(huì)議召開部門在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)將會(huì)議形成的決議交一份到稽核專員。每延遲30分鐘罰款2元(不足30分鐘按30分鐘計(jì))。

8．4．4 決議執(zhí)行情況稽核：稽核專員將對(duì)會(huì)議決議執(zhí)行情況進(jìn)行稽核，未按時(shí)完成決議者對(duì)責(zé)任人10元／次。

8．5 工作任務(wù)單或聯(lián)絡(luò)單稽核

8．5．1 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的《工作任務(wù)單》或各部門間的《工作聯(lián)絡(luò)單》要交一份稽核專員備案；

8．5．2 稽核專員將對(duì)任務(wù)單及聯(lián)絡(luò)單的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，對(duì)無故未按時(shí)完成工作任務(wù)單的或未按時(shí)回復(fù)聯(lián)絡(luò)單者，將按《員工行為規(guī)范》的規(guī)定進(jìn)行處罰。

（由于篇幅所限，《稽核管理制度》其它條款暫不展示，如有需要，請(qǐng)留言）

作者：企業(yè)管理變革推動(dòng)與輔導(dǎo)者

張?bào)K老師

專注企業(yè)管理改善，貼心服務(wù)實(shí)體經(jīng)濟(jì)，現(xiàn)場(chǎng)咨詢、輔導(dǎo)與培訓(xùn)，助力企業(yè)發(fā)展。