項(xiàng)目溝通管理是一系列過(guò)程的集合，這些過(guò)程有助于確保正確的人員發(fā)送、接收和理解正確的信息。項(xiàng)目溝通管理流程如下：
○規(guī)劃溝通管理
○管理溝通
○監(jiān)控溝通
如何制定項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃？
項(xiàng)目經(jīng)理需要清楚地概述他們將如何管理項(xiàng)目之間的溝通。這可以通過(guò)創(chuàng)建項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃來(lái)實(shí)現(xiàn)。
在創(chuàng)建計(jì)劃時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該遵循以下五個(gè)步驟：
○確定你的目標(biāo)：你溝通的目的是什么？你可以使用一些溝通工具來(lái)提高意識(shí)，例如狀態(tài)報(bào)告。其他的可能需要采取行動(dòng)，例如要求贊助者批準(zhǔn)支出或要求客戶(hù)批準(zhǔn)項(xiàng)目測(cè)試。
○確定你的受眾：誰(shuí)是這個(gè)項(xiàng)目的利益相關(guān)者？你應(yīng)該把所有涉及的人都列一份詳盡的名單?？紤]所有受項(xiàng)目影響或影響項(xiàng)目成功的人。這個(gè)列表應(yīng)該包括團(tuán)隊(duì)成員、贊助商、客戶(hù)和其他相關(guān)方。
○寫(xiě)下你想要傳達(dá)的信息：每一種交流的信息是什么？這是要共享的實(shí)際內(nèi)容。需要溝通的關(guān)鍵部分包括范圍、進(jìn)度、預(yù)算、目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)和可交付成果。
○選擇你的渠道：消息將如何傳遞？它會(huì)是一份通過(guò)電子郵件發(fā)給所有利益相關(guān)者的正式報(bào)告嗎？還是在團(tuán)隊(duì)會(huì)議上進(jìn)行非正式的口頭匯報(bào)？
○設(shè)定一個(gè)時(shí)間表：你什么時(shí)候傳達(dá)你的信息？你的利益相關(guān)者需要每周或每月的報(bào)告嗎？有最后期限嗎？考慮一下不同的時(shí)區(qū)和員工時(shí)間表。
你的項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃應(yīng)該足夠詳細(xì)，包括你為什么要發(fā)送信息、發(fā)送給誰(shuí)、發(fā)送哪些具體信息、如何發(fā)送以及何時(shí)發(fā)送。
讓你的利益相關(guān)者參與這個(gè)計(jì)劃的創(chuàng)建是很重要的。你需要了解他們的偏好和期望。如果你過(guò)度溝通，他們可能會(huì)停止關(guān)注你。但是，如果你溝通不足，可能會(huì)導(dǎo)致誤解和問(wèn)題。
管理項(xiàng)目溝通
一旦項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃被創(chuàng)建并批準(zhǔn)，項(xiàng)目經(jīng)理的工作就是確保它的成功執(zhí)行。這意味著計(jì)劃需要定期審查和更新，以反映對(duì)項(xiàng)目或利益相關(guān)者的任何更改。
項(xiàng)目經(jīng)理還必須管理項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的執(zhí)行。這包括：
○數(shù)據(jù)的收集和分析
○為溝通創(chuàng)建信息
○溝通信息的傳輸或分配
○儲(chǔ)存任何通訊報(bào)告、檔案或文件
○檢索任何存儲(chǔ)的溝通
○在項(xiàng)目結(jié)束或設(shè)定日期后處理任何舊的溝通
監(jiān)控項(xiàng)目溝通
這一過(guò)程包括在整個(gè)生命周期中監(jiān)控和控制項(xiàng)目交流?？赡馨ù_認(rèn)以下事項(xiàng)：
○通訊按計(jì)劃進(jìn)行
○他們被適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)者接受
○信息被理解
○任何相關(guān)的反饋都提供給適當(dāng)?shù)捻?xiàng)目成員
實(shí)際的監(jiān)控類(lèi)型，包括方法和頻率，應(yīng)該是項(xiàng)目溝通管理計(jì)劃的一部分。
如何在項(xiàng)目溝通管理中取得成功？
良好的溝通是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素。事實(shí)上，溝通不暢是項(xiàng)目失敗的主要原因之一。項(xiàng)目溝通管理確保不會(huì)發(fā)生這種情況。
成功的項(xiàng)目經(jīng)理在各種渠道上使用正式和非正式的溝通方法。這有助于增加消息被接收的機(jī)會(huì)。使用簡(jiǎn)單的語(yǔ)言，堅(jiān)持相關(guān)的主題，保持信息簡(jiǎn)潔，把所有的信息都包含在一個(gè)地方，以減少溝通失敗的機(jī)會(huì)。
以下溝通管理技巧也可以增加項(xiàng)目經(jīng)理成功的機(jī)會(huì)：
○較強(qiáng)的積極傾聽(tīng)技巧
○熟練的寫(xiě)作技巧
○優(yōu)秀的口語(yǔ)能力
○提出問(wèn)題并探索更多的信息
○設(shè)定和管理期望
○激勵(lì)人們參與其中
○解決沖突的技能
○總結(jié)和復(fù)述你所聽(tīng)到的內(nèi)容的能力
溝通不暢可能會(huì)扼殺一個(gè)項(xiàng)目，改善溝通能使項(xiàng)目成功最大化，風(fēng)險(xiǎn)最小化。此外，如果項(xiàng)目經(jīng)理能夠使用現(xiàn)代的項(xiàng)目管理軟件與項(xiàng)目涉眾人員進(jìn)行有效的溝通，這意味著他們團(tuán)隊(duì)將獲得更多的項(xiàng)目溝通技巧。
使用8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理軟件可以幫助你在項(xiàng)目管理溝通中更好地協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)。不論是人員申請(qǐng)、審批還是驗(yàn)收等請(qǐng)求，你都能通過(guò)軟件實(shí)時(shí)收到通知并提醒你事項(xiàng)的進(jìn)度與反饋。
你也可以針對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)，責(zé)任，期望和反饋進(jìn)行清晰的溝通。8Manage PM實(shí)時(shí)跟蹤項(xiàng)目信息，自動(dòng)檢測(cè)項(xiàng)目質(zhì)量及風(fēng)險(xiǎn)，一發(fā)現(xiàn)異常馬上預(yù)警，為你在面對(duì)問(wèn)題時(shí)能有更多補(bǔ)救的時(shí)間。
而且，團(tuán)隊(duì)成員和利益相關(guān)者可以在系統(tǒng)內(nèi)對(duì)項(xiàng)目某一任務(wù)或結(jié)果發(fā)起討論或即時(shí)聊天。項(xiàng)目文檔資料、項(xiàng)目成員都在同一系統(tǒng)上，不需跨平臺(tái)操作，來(lái)龍去脈一目了然。這樣針對(duì)性的溝通更有效率，對(duì)項(xiàng)目順利執(zhí)行至成功交付很有幫助。
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