您的 IT 基礎(chǔ)架構(gòu)是否已為企業(yè)內(nèi)容管理（ECM）軟件做好準(zhǔn)備？
你已準(zhǔn)備好重新評估組織共享和管理內(nèi)容的方式，使用企業(yè)內(nèi)容管理軟件了嗎？
正常的辦公環(huán)境（使用物理方式傳遞文檔，同時(shí)將文檔存儲在文件柜中）不再適合組織的戰(zhàn)略需求。相反，您希望信息在網(wǎng)絡(luò)上得到控制和流動，同時(shí)確保在整個(gè)組織中安全地存儲和共享文檔。企業(yè)正在倡導(dǎo) ECM 軟件的戰(zhàn)略優(yōu)勢，從而提高生產(chǎn)效率和降低運(yùn)營成本。
但是，企業(yè)在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)和 IT 基礎(chǔ)架構(gòu)中實(shí)施 ECM 軟件時(shí)必須考慮哪些因素？
當(dāng)ECM 軟件進(jìn)入您的企業(yè)時(shí)
內(nèi)容管理系統(tǒng)不僅僅是文檔的電子存儲。正如您可能已經(jīng)通過舊的文檔存儲方法所看到的那樣，以電子方式將文檔添加到共享數(shù)字空間中的文件夾并不一定具有條理或高效檢索功能。
內(nèi)容管理元數(shù)據(jù)（包括存儲日期、文檔所有者、文檔類型、訪問權(quán)限等）分配給上傳的文檔和內(nèi)容文件，增強(qiáng)和簡化了檢索過程。在搜索期間，當(dāng)文件被系統(tǒng)的搜索數(shù)據(jù)庫保存和使用時(shí)，信息將被自動記錄。
正時(shí)文檔生命周期管理和電子編目過程使得企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)如此強(qiáng)大，特別是對尋求內(nèi)容系統(tǒng)性和可訪問性的公司。
探求 ECM 軟件背后的驅(qū)動因素
探求內(nèi)容管理軟件的企業(yè)通常出于兩個(gè)原因：戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢和戰(zhàn)術(shù)節(jié)約。
戰(zhàn)略競爭優(yōu)勢可能包括：
- 更好的客戶服務(wù)
- 進(jìn)入新市場的能力
- 提高法規(guī)遵從性
- 加強(qiáng)組織內(nèi)協(xié)作
- 分享和傳播機(jī)構(gòu)知識
ECM 軟件戰(zhàn)術(shù)節(jié)省包括：
- 消除運(yùn)營成本
- 更快的收回營業(yè)額、提高現(xiàn)金流
- 企業(yè)數(shù)字內(nèi)容模板的利用
IT 和ECM 基礎(chǔ)架構(gòu)的交匯點(diǎn)
企業(yè)正在研究ECM 軟件計(jì)劃需要考慮他們?nèi)绾芜\(yùn)行軟件：
- 軟件是獨(dú)立的解決方案還是托管的解決方案？
- 是否在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)中運(yùn)行？
- 如何保證遠(yuǎn)程訪問？
- 數(shù)據(jù)存儲在物理辦公室服務(wù)器還是異地?cái)?shù)據(jù)中心？
除了考慮如何運(yùn)行軟件之外，您的 IT 團(tuán)隊(duì)還會幫助進(jìn)行實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成。集成提供了基于角色的安全性，可將憑據(jù)從一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)傳遞到另一個(gè)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)。您的 IT 團(tuán)隊(duì)還確保在系統(tǒng)（ERP 和 CRM 系統(tǒng)、會計(jì)和人力資源軟件等）之間導(dǎo)航盡可能流暢和簡單。
當(dāng) IT 部門看到軟件危險(xiǎn)信號時(shí)
當(dāng)您考慮各種 ECM 軟件包時(shí)， IT 團(tuán)隊(duì)的幫助可確保不會出現(xiàn)掛斷情況。
IT 團(tuán)隊(duì)幫助企業(yè)公司避免的典型場景包括：
- 復(fù)雜的安裝過程
- 廣泛的定制
- 沒有開箱即用的集成功能
- 受限的 API 訪問
- 不面向服務(wù)的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)
當(dāng)今 ECM 領(lǐng)域最常見的錯誤是公司購買軟件時(shí)，認(rèn)為所有系統(tǒng)都是一樣的。這些公司經(jīng)常最終購買得是需要分段更新的軟件，這些軟件通常使用不同版本的代碼，這使得早期版本代碼的長期維護(hù)既昂貴又耗時(shí)。
現(xiàn)實(shí)情況是，集成從一開始就應(yīng)該很簡單。如果你必須做很多工作，你已經(jīng)朝著錯誤的方向前進(jìn)了。
IT 在ECM 軟件選擇中的作用
就組織的技術(shù)戰(zhàn)略而言，您的 IT 團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)在核心業(yè)務(wù)應(yīng)用程序上提供功能，從而降低總擁有成本。IT 的作用是專注于擴(kuò)展特定用例的核心技術(shù)功能，并將應(yīng)用程序構(gòu)建用于戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目的。
在幫助提高您的ECM 軟件的價(jià)值時(shí)，您的 IT 團(tuán)隊(duì)還需要：
- 為良好的元數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)，確保用戶在需要時(shí)找到正確的文檔；
- 了解您的組織如何最好地使用不同的內(nèi)容類型，以及不同角色的不同用戶如何獲得對內(nèi)容的安全訪問權(quán)限；
- 對軟件的可擴(kuò)展性、架構(gòu)、安全性和移動訪問方面進(jìn)行檢查。
IT 對您的企業(yè)內(nèi)容管理戰(zhàn)略的影響
內(nèi)容管理系統(tǒng)帶來了信息架構(gòu)，利用 IT 團(tuán)隊(duì)的技術(shù)專業(yè)知識來塑造架構(gòu)可減少冗余和風(fēng)險(xiǎn)，提高用戶滿意度和技術(shù)采用率，提高生產(chǎn)效率并降低成本。
冗余：您的企業(yè)可能在不同的位置或不同的部門擁有不同的技術(shù)，因此確保ECM 系統(tǒng)不會與當(dāng)前技術(shù)重疊而是集中這些技術(shù)非常重要。新軟件應(yīng)通過適用于整個(gè)組織用戶訪問的中央內(nèi)容管理系統(tǒng)消除信息孤島。
風(fēng)險(xiǎn)：集中管理的內(nèi)容需要提高安全性，因?yàn)橥晃臋n不再存在多個(gè)副本。相反，需要訪問文檔的任何人都可以訪問該文檔的中心版本。IT 是確保系統(tǒng)維護(hù)和實(shí)施內(nèi)容策略和流程的關(guān)鍵。
用戶滿意度和生產(chǎn)力：信息架構(gòu)會影響軟件的搜索功能，界面直觀可提高使用系統(tǒng)的員工的滿意度。這不僅使他們在工作中更有效率，而且還增加了軟件采用的可能性。正如我們之前提到的，缺乏用戶采用是成功實(shí)施 ECM 的最大障礙之一。
成本：在某些方面，ECM 軟件不使用舊的冗余技術(shù)，這自然會影響以前與軟件支持和維護(hù)相關(guān)的 IT 成本。
IT 在軟件選擇中提供的其他方式的幫助
如果您希望您的 IT 團(tuán)隊(duì)在軟件選擇中扮演的不僅僅是支持角色，那么與ECM供應(yīng)商選擇相關(guān)的一些任務(wù)可能有：
- 內(nèi)容管理銷售機(jī)會優(yōu)先級
- 信息架構(gòu)審計(jì)
- 應(yīng)用程序演練和利益干系人調(diào)查
- 評估 ECM 軟件如何與業(yè)務(wù)需要保持一致
- 系統(tǒng)集成/遷移需求評估
- 用戶采用ECM軟件研討會
包含上述各項(xiàng)的全包式 ECM 戰(zhàn)略對于順利過渡到支持企業(yè)內(nèi)容、人員和工作流的最佳 ECM 技術(shù)環(huán)境至關(guān)重要。
為什么ECM 實(shí)施的成功取決于整個(gè)團(tuán)隊(duì)
雖然讓 IT 部門參與您的軟件計(jì)劃至關(guān)重要，但沒有一個(gè)部門掌握戰(zhàn)略 ECM 軟件實(shí)施的關(guān)鍵。因?yàn)?ECM 系統(tǒng)將以前從未集中過的不同介質(zhì)（紙面和數(shù)字文檔、Internet 和 Intranet 站點(diǎn)、在線系統(tǒng)和電子郵件）匯集在一起，所以高級管理層需要記錄所有集中在內(nèi)容管理系統(tǒng)中的與不同介質(zhì)相關(guān)的使用情景。
成功的實(shí)施策略涉及所有部門，以確保在新系統(tǒng)中捕獲和體現(xiàn)與各種內(nèi)容類型相關(guān)的所有工作流和過程。任何不全員參與的方法都不會產(chǎn)生企業(yè)值得擁有的面向未來的 ECM 系統(tǒng)。
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