一個有效的項目集管理信息系統(tǒng)包括一些能夠存儲有關(guān)項目集信息并能幫助快速恢復(fù)這些信息的工具和機制。項目集管理信息系統(tǒng)通常包括一系列的手冊和自動化工具、技術(shù)、過程以及程序來輔助項目集管理團(tuán)隊對項目集提供有效監(jiān)管。
為了有利于項目集治理，項目集管理信息系統(tǒng)需要具備一個能夠在適當(dāng)?shù)臅r候通過搜索國內(nèi)和國際的外部數(shù)據(jù)庫來調(diào)整自身信息的機制。
項目集使用各種廣泛的組織結(jié)構(gòu)。非常龐大的項目集更有可能在項目集整體結(jié)構(gòu)的不同部分中采用多重組織結(jié)構(gòu)。
例如，一套項目集組件也許是一個弱矩陣（涉及變更管理活動)，而另外一套組件卻是按照強矩陣組織在一起的（有多個供應(yīng)商致力于交付某種能力以履行服務(wù))，還有一套組件或許是按嚴(yán)格的項目型設(shè)計的（比如，正在開發(fā)一個新的計算機系統(tǒng))
項目集管理辦公室(PMO ）能夠為稀缺資源或公共資源的分享和最優(yōu)化提供一條有效的途徑。項目集治理確保能夠按時保質(zhì)保量地提供各種服務(wù)。項目集管理辦公室按照發(fā)起人和干系人的要求來協(xié)助溝通。在使用項目集管理辦公室時，項目集管理辦公室的結(jié)構(gòu)、職責(zé)和執(zhí)行方法都會因組織的需求不同而發(fā)生很大變化。
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