作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己要同時(shí)承擔(dān)很多責(zé)任。當(dāng)你的盤子里有太多東西時(shí)，很可能不知道從哪里開始。
下面的項(xiàng)目管理清單涵蓋了一些必要的東西，這樣你就不會(huì)有遺漏，并確保你的項(xiàng)目按時(shí)完成：
項(xiàng)目啟動(dòng)和計(jì)劃：定義項(xiàng)目
第一個(gè)階段是項(xiàng)目啟動(dòng)，此時(shí)交流是至關(guān)重要的。你必須同時(shí)理解項(xiàng)目和干系人的期望。
01
定義你的項(xiàng)目
讓你的客戶共同定義：
? 可交付成果和目標(biāo)（項(xiàng)目將產(chǎn)生什么結(jié)果？）
? 關(guān)鍵性能指標(biāo)（將決定項(xiàng)目是否成功并幫助你跟蹤性能的量度）
? 期望（客戶希望通過這個(gè)項(xiàng)目解決什么問題？）
? 范圍，預(yù)算和時(shí)間框架。
? 根據(jù)你的客戶是誰，他們可能需要指導(dǎo)來正確定義他們的項(xiàng)目。
目標(biāo)總是建立準(zhǔn)確的目標(biāo)、預(yù)算、范圍和時(shí)間線。避免模糊的討論，把一切都寫下來。
當(dāng)建立項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，嘗試使用SMART目標(biāo)設(shè)定方法。每個(gè)目標(biāo)都應(yīng)該是：
? 特定
? 可衡量的
? 實(shí)現(xiàn)
? 現(xiàn)實(shí)
? 有時(shí)限的
例如，你的客戶可能會(huì)說，他們希望在三個(gè)月內(nèi)生成一個(gè)每天可以服務(wù)10,000個(gè)用戶的在線銀行應(yīng)用程序。
02
創(chuàng)建一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)
客戶和高層管理人員有各種各樣的想法。作為項(xiàng)目經(jīng)理，你需要確定這些想法在資源和目標(biāo)方面是否可行。
項(xiàng)目清單上的下一項(xiàng)應(yīng)該是創(chuàng)建一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS將幫助你定義完成項(xiàng)目所需的所有任務(wù)和活動(dòng)。
你將了解任務(wù)依賴性——哪些任務(wù)必須先完成？通過這種方式，你將清楚地看到完成不同任務(wù)所需的所有資源。
此外，你還將確定關(guān)鍵路徑——任務(wù)完成順序，這將幫助你在盡可能短的時(shí)間內(nèi)以盡可能低的成本完成項(xiàng)目。
03
與利益相關(guān)者
創(chuàng)建WBS之后，再次與干系人會(huì)面，確定他們是否還想讓你執(zhí)行這個(gè)項(xiàng)目。
通常，WBS會(huì)揭示約束問題。例如，項(xiàng)目可能需要比客戶準(zhǔn)備分配的更多的預(yù)算。
你可能需要更多的時(shí)間，或者這個(gè)項(xiàng)目只會(huì)比客戶之前想象的多做很多工作。
04
創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃
當(dāng)所有干系人都加入時(shí)，就是創(chuàng)建項(xiàng)目計(jì)劃的時(shí)候了。
它應(yīng)該包含：
? 項(xiàng)目范圍說明書
? 項(xiàng)目時(shí)間表
? 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃
? 改變政策
? 項(xiàng)目溝通計(jì)劃
你的項(xiàng)目計(jì)劃就像一張路線圖。
它會(huì)準(zhǔn)確地告訴你需要做什么，需要什么資源，如何處理風(fēng)險(xiǎn)和問題，以及如何告知干系人（而不會(huì)感到頭痛）。
項(xiàng)目執(zhí)行：把事情做好
05
選擇一個(gè)溝通和項(xiàng)目管理工具
從技術(shù)上講，你可以用一張紙來管理項(xiàng)目，但這會(huì)讓事情變得更加困難。
最好是使用可視化任務(wù)和項(xiàng)目管理工具，比如，現(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件8Manage PM可幫助你增加每一步的透明度：
? 你將能夠監(jiān)控項(xiàng)目的性能和進(jìn)展
? 你的團(tuán)隊(duì)成員將清楚地知道他們需要做什么
? 其他利益相關(guān)者將繼續(xù)參與其中
如果你在做一個(gè)更長的項(xiàng)目，外部的利益相關(guān)者（例如客戶，高層管理人員）可能想要保持與你的進(jìn)展有關(guān)的循環(huán)。
使用8Manage PM，你可以輕松地在任務(wù)管理方面調(diào)整權(quán)限，讓他們看到你已經(jīng)取得的進(jìn)展。
06
為你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)建一個(gè)時(shí)間表
一旦所有干系人都簽署了項(xiàng)目計(jì)劃，就該為你的團(tuán)隊(duì)制定一個(gè)時(shí)間表了：
? 定義任務(wù)并將其添加到任務(wù)管理軟件中
? 制定最后期限
? 給團(tuán)隊(duì)成員分配任務(wù)
? 識(shí)別任務(wù)依賴關(guān)系
? 在PM工具中設(shè)置優(yōu)先級(jí)
07
監(jiān)控你的項(xiàng)目進(jìn)度和性能
這是項(xiàng)目清單中最重要的步驟之一。不能只是把任務(wù)添加到PM工具中就不管了，相反，你應(yīng)該主動(dòng)管理自己的表現(xiàn)。
使用甘特圖表或儀表板報(bào)告功能來簡化報(bào)告。如果你在8Manage PM這樣的項(xiàng)目管理工具中設(shè)置它，你將能夠一眼就能檢查你的進(jìn)度。
另外，要定期檢查WBS和日程安排，以確保你遵循計(jì)劃和關(guān)鍵路徑。
08
管理問題和風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目是動(dòng)態(tài)的，所以你可能會(huì)遇到問題和風(fēng)險(xiǎn)。
如果你已經(jīng)在初始階段創(chuàng)建了良好的變更和風(fēng)險(xiǎn)政策和流程，那么你將確切地知道該做什么。
當(dāng)你遇到一個(gè)不影響主要三個(gè)約束條件（時(shí)間、預(yù)算和范圍）的問題時(shí)，將其添加到你的待辦事項(xiàng)列表中。
如果問題影響到主要的三個(gè)方面，請(qǐng)咨詢你的團(tuán)隊(duì)和相關(guān)利益者修改計(jì)劃。
遵循風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)踐是確保風(fēng)險(xiǎn)和問題不會(huì)對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生負(fù)面影響的好方法。它們將幫助你降低風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還能及時(shí)到達(dá)終點(diǎn)線。
8Manage PM項(xiàng)目管理軟件提供多種有效的機(jī)制管理項(xiàng)目層及活動(dòng)層的問題，問題與風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)跟蹤與上報(bào)，自動(dòng)監(jiān)測(cè)不恰當(dāng)?shù)囊蕾嚥㈩A(yù)警。
項(xiàng)目完成：經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)
09
檢查你的結(jié)果和可交付成果
當(dāng)你完成項(xiàng)目時(shí)，結(jié)果和可交付成果應(yīng)與項(xiàng)目計(jì)劃中約定的一致。確保將結(jié)果與已建立的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較，看看它們是否符合規(guī)范。
準(zhǔn)備交接和項(xiàng)目完成文件，安排與干系人的最終完成會(huì)議。
10
你學(xué)到了什么？
最后，項(xiàng)目完成是反思你和你的團(tuán)隊(duì)在整個(gè)項(xiàng)目中所學(xué)到的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的最佳時(shí)機(jī)。
你過去的行為和PM工具分析可以成為很好的有價(jià)值的見解。你可以利用這些數(shù)據(jù)來了解你的障礙，并從長遠(yuǎn)來看提高你的表現(xiàn)。
你甚至可以為你的團(tuán)隊(duì)和/或其他干系人準(zhǔn)備評(píng)估調(diào)查。從長遠(yuǎn)來看，反饋會(huì)幫助你提高。
客戶滿意度同樣重要。但是作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你也必須牢記性能改進(jìn)。
為此，你需要考慮每個(gè)人的觀點(diǎn)。它將幫助你持續(xù)地產(chǎn)生優(yōu)秀的結(jié)果。
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