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01 采購過程管理主要工作職責

02 采購過程管理制度

03 采購過程管理流程

04 采購過程管理標準

采購部

一、采購過程管理主要工作職責

采購過程管理的職責是主要圍繞四大采購形式的采購業(yè)務，對各個業(yè)務所需履行的職責，需要明確、詳細地進行規(guī)定，其主要工作職責如下。

二、采購過程管理制度

1 招標采購管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了規(guī)范采購招標行為，確保采購物資價格合理、質量合格，保證采購招標活動本著公開、公平、公正原則進行招標，杜絕舞弊行為，特制訂本細則。

第2條 適用范圍

本細則適用于公司的公開招標采購工作。

第3條 管理職責

1．采購總監(jiān)負責監(jiān)督采購招標管理工作，并對招標產(chǎn)生的中標人進行審批。

2．采購經(jīng)理負責監(jiān)督采購招標實施工作，并負責審核中標人。

3．采購招標主管負責組織招標采購工作。

4．評審小組負責對投標人進行評審，確定合適的中標候選人員

5．評審小組由采購招標主管、技術部人員、質量部人員及相關專家等組成。

第4條 招標原則

招標活動以公開、公正和誠實信用為原則進行，任何單位和個人不得暗箱操作。

第2章 招標準備階段

第5條 招標確認

招標采購主管在接收到相關部門的采購物資明細表時，對其進行審核，確定是否進行招標采購。具體的審批原則如下。

1．采購金額在10萬元以上的物資，原則上必須實行招標采購。

2．不能進行招標采購的情況

（1）采購金額在10萬元以下的。

（2）公司確定了長期合作伙伴關系的，采購經(jīng)理或采購總監(jiān)審批后，可以不進行招標。

（3）只有一家供應商能夠提供采購物資的。

（4）因技術、保密等特殊原因不能進行招標的。

第6條 招標項目審批

招標采購主管確定其采購物資需進行公開招標時，報采購部經(jīng)理審核采購總監(jiān)審批，審批通過后才能實施招標采購。

第7條 編制招標文件

招標項目審批通過后，采購招標主管應當根據(jù)招標項目本身的特點和要求編制招標文件。招標文件的編制要求如下。

1．招標文件不得含有傾向或者排斥潛在投標人的內(nèi)容。

2．招標文件需包括招標通知、招標人須知、合同條款、投標書編制要求、投標保證金、履約保證金、標價表等內(nèi)容。

第8條 招標文件的修改

1．采購招標主管對已經(jīng)發(fā)出的招標文件保留有修改、澄清或者解釋的權利。

2．在進行修改、澄清或者解釋時，采購招標主管應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前以書面形式通知所有招標文件收受人。

3．招標文件修改、澄清或者解釋的內(nèi)容為招標文件的組成部分。

第3章 招標階段

第9條 發(fā)布招標公告

1．招標文件編制完成后，在正式招標工作開始之前，采購招標主管通過公共媒體及其他渠道發(fā)布招標公告。

2．招標公告的內(nèi)容包括：招標人的名稱和地址、投標人的資質要求、招標采購物資的性質、數(shù)量、實施地點和時間及獲取招標文件的方式等事項。

第10條 資格審查

1．采購招標主管可以根據(jù)招標物資的要求，在招標公告中，要求潛在投標人提供相關的資質證明文件和業(yè)績情況，并對潛在投標人進行資格審查。

2．資格審查的項目包括投標人的組織機構、中標經(jīng)驗、供貨能力、財務狀況等，投標人應當具備承擔招標項目的能力和良好資信。

第11條 發(fā)售招標文件

1．采購招標主管將招標文件可以直接發(fā)售給通過資格預審的投標人，并要求投標人收到招標文件后立刻通知公司采購部。

2．通過資格審查的供應商可向招標人員購買招標文件，以便進行后續(xù)的投標工作。

3．招標人員不得向他人透露已經(jīng)獲取招標文件的潛在投標人的名稱、數(shù)量以及可能影響公平競爭的有關招標投標的其它情況。

第12條 現(xiàn)場踏勘

采購招標人員可以根據(jù)招標項目的具體情況，組織潛在投標人踏勘現(xiàn)場。

第4章 投標階段

第13條 投標文件管理

1．編制投標文件的要求

投標人應當按照招標文件的要求投標文件的具體要求編制投標文件，投標文件的具體要求如下。

（1）投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。

（2）投標文件應當由投標人的法人代表或者授權代理人簽署并加蓋公章后密封。

2．按時遞交。投標人應當在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，將投標文件送達投標地點。

3．簽收保存。采購招標主管收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟。

4．文件拒收。在招標文件要求提交投標文件的截止時間后送達的投標文件，采購招標主管應當拒收。

5．文件修改。投標人在招標文件要求提交投標文件的截止時間前，可以補充、修改或者撤回已經(jīng)提交的投標文件，并書面通知招標人，該補充、修改的內(nèi)容為投標文件的組成部分。

第14條 投標保證金、履約保證金及質量保證金的規(guī)定

1．公司招標規(guī)則要求投標人交納投標保證金的，所有的投標人必須在投標時或投標前交納投標保證金后方可參與投標，投標保證金按照 萬元收取。

2．待確定中標人后，未中標的投標人的投標保證金如數(shù)退還。

3．中標的投標人待簽定正式合同后，投標保證金自動轉為履約保證金。

4．中標人不與我公司訂立合同的，投標保證金不予退還，

第15條 投標禁止事項

1．投標人不得相互串通投標報價，不得排擠其他投標人的公平競爭，損害招標或其他投標人的合法權益。

2．禁止投標人以向招標人或招標領導小組行賄的手段謀取中標。

3．禁止投標人以他人名義投標或以其他方式弄虛作假，騙取中標。

第5章 定標階段

第16條 組建評標委員會

采購招標主管負責成立評標小組，由其負責對收到的投標書做出作出評審，并用統(tǒng)一的評標標準評選出中標候選人。

第17條 開標條件

1．開標之前，評標小組及時制定開標方案，確定開標會議議程。

2．開標會議的時間和地點必須和招標公告中規(guī)定的一致，并邀請投標人或其委派的代表參加。

第18條 開標、唱標

1．開標時，應由招標才哦股主管以公開的方式檢查投標文件的密封情況，當眾宣讀投標人名稱、有無撤標情況、提交投標保證金的方式是否符合要求、投標項目的主要內(nèi)容、投標價格以及其他有價值的內(nèi)容。

2．唱標時，需當眾宣讀投標書，對于投標文件中含義不明確的地方，允許投標人作簡要解釋，但解釋范圍不能超過投標文件記載的范圍或改變投標文件的內(nèi)容。

第19條 開標記錄

開標時由采購專員做開標記錄，其記錄的內(nèi)容主要包括采購物資名稱、招標號、刊登招標通告的日期、發(fā)售招標文件的日期、購買招標文件單位的名稱、投標人的名稱及報價、截標后收到標書的處理情況等。

第20條 開標變更

在特殊情況下，可以暫緩或推遲開標時間，特殊情況包括但不限于以下4種。

1．招標文件發(fā)售后對原招標文件做了變更或補充。

2．開標前，發(fā)現(xiàn)有足以影響采購公正性的違法或不正當行為。

3．采購單位接到質疑或訴訟。

4．變更或取消采購計劃。

第21條 審查投標文件

在唱標之后，評標小組將對投標文件進行審查，其具體的審查要點如下。

1．評標小組首先對所有投標文件進行審查，對不符合招標文件基本條件的投標確定為無效。

2．對投標文件不明確的地方進行必要的澄清和提問，但不能做實質性修改。

3．按照招標文件中確定的評標標準和方法對投標文件進行評審和比較。

第22條 評標方法

一般情況下，招標采購評標過程常用的評標方法為最低評標法、綜合評標法和性價比法，評標小組應視具體情況選擇合適的評標方法，以確保企業(yè)的采購利益。

第23條 評標報告

評標小組及時撰寫評標報告，并向采購招標主管推薦1～3個中標候選人。

第24條 確定中標人

1．采購招標主管需從評標小組推薦的中標候選人中確定中標人，并報采購經(jīng)理審核，采購總監(jiān)審批。

2．一般情況下排位第一的中標候選人愿意簽訂采購合同，并且沒有收到與其相關的舉報和其他信息時，便可確定其為中標人。

3．中標人因不可抗力或者其自身原因不能履行采購合同的，招標委員會需確定排在中標人之后的一位中標候選人為中標人。

第25條 中標結果核準

1．確定中標人后，公司將于5日內(nèi)持評標報告到招標管理機構核準。

2．中標結果經(jīng)招標管理機構核準同意后，招標委員會便可向中標單位發(fā)放“中標通知書”。

第26條 中標公告發(fā)布

1．采購招標主管對外發(fā)布中標公告，公告內(nèi)容包括招標物資名稱、中標人名單、評標小組成員名單、本公司的名稱和電話等。

2．發(fā)布公告的同時，采購招標主管應向中標人發(fā)出中標通知書。

第6章 采購談判與合同簽訂

第27條 合同談判

1．根據(jù)中標通知書的要求的時間、地點和中標內(nèi)容，采購部與中標人進行合同談判，并與中標人簽訂書面合同。

2．合同必須在30日內(nèi)訂立，合同的內(nèi)容不得對招標文件和中標人的投標文件作實質性修改。

第28條 合同起草與確定

1．采購合同由采購部負責起草，公司法律顧問予以協(xié)助配合。

2．合同草案編制完畢后，應送采購部經(jīng)理與法律顧問審核，按照審核意見修改后，報經(jīng)總經(jīng)理批準后方定為正式合同。

第29條 合同簽訂注意事項

1．盡量采用由工商部門監(jiān)制的合同樣本簽合同。

2．簽訂合同時合同條款必須能確保本公司的利益不受損，在可能的情況下，應規(guī)定貨到驗收合格后付款，中標人所提供的物資要求在我方進行轉移、在一定期限內(nèi)無償提供售后服務等。

3．簽訂合同時應擬定誠信條款，雙方都必須嚴格遵守，對未能完全履行合同的處理方法需要列明。

第30條 合同執(zhí)行

采購過程中的各種事項均應按照合同中相關條款執(zhí)行，合同未盡事宜，應由采購部和供應商協(xié)商確定處理方法。

第7章 附則

第31條 本制度由采購部制定，其解釋和修改權歸采購部所有。

第32條 本制度需報總經(jīng)理審批通過后，自公布之日起生效。

采購部

2 詢價采購管理制度

詢價采購管理制度

第1條 目的

為了規(guī)范公司采購活動中的詢價工作，了解市場物資的價格情況，有效控制采購價格，使采購工作順利進行，特制定本規(guī)范。

第2條 適用范圍

本規(guī)范適用于公司的物資采購工作，且所涉及的物資采購，既包括生產(chǎn)所需的各項原材料、輔助性材料、各類設備以及配件的采購，也包括公司所需的辦公物資的采購。

第3條 管理職責

1．采購總監(jiān)負責采購詢價最終結果的審核。

2．采購部經(jīng)理負責制定采購詢價方案，組織并監(jiān)督實施詢價工作。

3．采購人員負責落實采購的具體詢價工作。

4．其他相關部門負責提出提交采購需求申請與相關資料。

第4條 制定詢價計劃

相關部門提出采購需求，并經(jīng)批準后由采購部經(jīng)理根據(jù)公司采購計劃和采購物資的急需程度與規(guī)模制定采購詢價計劃。

第5條 成立詢價小組

1．根據(jù)公司實際情況成立詢價小組，詢價小組需有采購人員和相關專家共 人以上的單數(shù)組成，其中專家人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二，且以隨機的方式確定。

2．詢價小組成員名單在成交結果確定前需保密。

第6條 確定采購詢價方法

采購人員進行采購詢價的方式主要包括口頭詢價和書面詢價兩種方式，具體內(nèi)容如下表所示。

第7條 確定詢價供應商名單

1．詢價小組負責收集供應商相關資料，通過查閱供應商信息庫和市場調(diào)查報告掌握供應市場動態(tài)。

2．采購詢價小組根據(jù)市場調(diào)查與分析結果選擇 家符合條件的詢價供應商名單；對于非采購的物資，采購人員須在供應商資料庫中查詢原供應商，并將其直接列入詢價供應商名單。

3．采購詢價小組需將詢價供應商名單交采購部經(jīng)理審核。

第8條 制作采購詢價單

1．詢價供應商名單經(jīng)采購部經(jīng)理審核確認后，詢價小組編制“采購詢價單”。詢價單包括但不限于以下14項內(nèi)容。

2．采購詢價過程中，屬需附圖或規(guī)范的物資，詢價小組在發(fā)送詢價單時附送圖紙或規(guī)范至詢價供應商。

3．采購詢價過程中，屬設備類物資，詢價單中應至少注明如下所示的4項內(nèi)容。

（1）供應商必須提供設備運轉 年以上的質量承諾，且保修期內(nèi)所需的各項備品由供應商無償提供

（2）供應商必須列舉保修期內(nèi)及保修期滿后，保養(yǎng)所需的備品明細，包括品名、廠牌、規(guī)格、單價、更換周期及備品價格的有效年限與調(diào)價原則

（3）供應商需提供設備的裝運條件及其重量、體積

（4）設備的安裝和試運行條件

4．外購物資應直接向國外供應商詢價，若供應商通過國內(nèi)代理商報價，國內(nèi)代理商需轉送國外供應商的原始報價資料。

第9條 制作采購報價單

詢價小組根據(jù)公司采購計劃，編制報價單。報價單具體內(nèi)容如下表所示。

第10條 發(fā)出詢價通知

詢價小組將詢價單和報價單以傳真或郵件形式發(fā)放給供應商，并要求供應商在規(guī)定的期限內(nèi)進行報價。對于逾期報價情形，詢價小組一律不予受理（經(jīng)采購總監(jiān)核準者除外）。

第11條 詢價整理與結果呈報

1．詢價小組在截止報價后，整理分析所有報價，編制“采購詢價報告”交送采購部經(jīng)理審核。

2．經(jīng)采購部經(jīng)理審核并提出修改意見后，采購總監(jiān)對“采購詢價報告”進行審批，確定供應商。

3．采購人員根據(jù)審批結果，執(zhí)行采購。

第12條 本規(guī)范由采購部制定、修訂與解釋。

第13條 本規(guī)范由總經(jīng)理審批后實施。

采購部

三、采購過程管理流程

采購詢價工作流程

采購談判工作流程

采購合同簽訂流程

采購訂購下單流程

采購違約處理流程

四、采購過程管理標準

企業(yè)采購部在執(zhí)行以下工作事項時，主要根據(jù)以下工作規(guī)范

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