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哪些工具,能讓項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)新大陸(項(xiàng)目經(jīng)理用到的工具)

這段時(shí)間分享了不少項(xiàng)目管理的干貨內(nèi)容,但是對于一些沒有管理基礎(chǔ)、又或是職場小白/老手來說,最喜歡的還是工具。

老原也收到了不少小友的私信,都想要一些簡單又上手的管理工具,那寵粉的老原必須給大家安排上。

哪些工具,能讓項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)新大陸(項(xiàng)目經(jīng)理用到的工具)

兵欲善其事,必先利其器。要想把事情做好,那工具是必不可少的。

從大方向來說,工具分為2種:

一是思維工具,屬于解決問題的方法論;

二是硬件/軟件工具,能提高生產(chǎn)力的工具。

二者缺一不可,但很多人往往都在追求第二種工具,而忽視了思維的培養(yǎng),導(dǎo)致一直在原地踏步。

所以,在提高生產(chǎn)力之前,我們首先要掌握解決問題的方法論。

任何一個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的前提都是源于一個(gè)目標(biāo),為了達(dá)成某一目標(biāo)而拆分出一個(gè)個(gè)項(xiàng)目,項(xiàng)目再詳細(xì)分解為一個(gè)個(gè)任務(wù)。

想要完成好一個(gè)項(xiàng)目,前提是明確的目標(biāo),并進(jìn)行好的目標(biāo)管理;

其次是能夠合理的分解任務(wù),并對每個(gè)單項(xiàng)的任務(wù)進(jìn)行監(jiān)控與管理;

最后,使用項(xiàng)目管理工具進(jìn)行整理的把控,這3者相互配合使用且缺一不可,只有這樣才能發(fā)揮其最大價(jià)值。

所以今天老原的分享邏輯也是有針對性的:

1、目標(biāo)管理

2、項(xiàng)目管理

3、任務(wù)管理

老原也安排了今日閱讀福利:企業(yè)項(xiàng)目管理工作手冊及全套100 表格,可直接編輯使用私信老原即可領(lǐng)取。

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一、目標(biāo)管理工具

“目標(biāo)“相信大家都不陌生,但目標(biāo)管理,我相信很多人都做不好。

想做好任何一件事,完成好任何大的或小的項(xiàng)目,第一步都是要做好目標(biāo)管理。

而對于目標(biāo)管理,我最推崇的就是OKR系統(tǒng)。這套系統(tǒng),無論是對個(gè)人還是團(tuán)隊(duì),都十分適用。

之前老原也有專門出過一篇文章,詳細(xì)分享了OKR的用法和案例。

推薦閱讀:谷歌項(xiàng)目經(jīng)理都是怎么玩OKR的?我只告訴你

關(guān)于OKR實(shí)用的工具在上文中也有推薦,接下來再分享一個(gè)ORK目標(biāo)管理的實(shí)踐中比較實(shí)用的、能夠提供團(tuán)隊(duì)效率的生產(chǎn)力工具:

1、PingCode Goals

PingCode Goals 是國內(nèi)唯一一款為產(chǎn)研團(tuán)隊(duì)專門打造的OKR 管理工具。

它的功能也很強(qiáng)大:

(1) 覆蓋從OKR 目標(biāo)設(shè)定到執(zhí)行的完整流程的管理,功能成熟度高。

(2) 支持與目標(biāo)對齊,目標(biāo)與需求關(guān)聯(lián)等;

(3) 支持目標(biāo)、關(guān)鍵結(jié)果、項(xiàng)目、任務(wù)進(jìn)度的跟蹤,

(4) 除了滿足OKR 管理以外,PingCode 其他子產(chǎn)品滿足研發(fā)全流程的管理,比如敏捷項(xiàng)目管理、缺陷管理、測試用例管理、版本管理、文檔管理、研發(fā)效能管理等等;

(5) 擁有專業(yè)OKR 培訓(xùn)團(tuán)隊(duì),支持OKR 咨詢等服務(wù);

(6)上手簡單,支持PC、移動(dòng)使用。

和其他通用型OKR 管理工具不同的是,它的OKR 管理實(shí)現(xiàn)了與研發(fā)全流程的關(guān)聯(lián)。

比如:可以通過一個(gè)關(guān)鍵結(jié)果的異常,往下查看關(guān)聯(lián)的具體史詩、特性、用戶故事,甚至是某個(gè)工作項(xiàng)提交的代碼,從而確定這一結(jié)果異常的原因。

也就是說,借助PingCode Goals,不僅覆蓋OKR工作法的實(shí)施流程,同時(shí)也實(shí)現(xiàn)讓敏捷研發(fā)由目標(biāo)驅(qū)動(dòng)。

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二、項(xiàng)目管理工具

通過OKR,在給團(tuán)隊(duì)明確了目標(biāo)及各關(guān)鍵階段任務(wù)后,接下來就需要對整體的項(xiàng)目進(jìn)行把控。

而這些需求就需要軟件工具能夠提供進(jìn)度預(yù)覽、全局規(guī)劃、多任務(wù)協(xié)同、數(shù)據(jù)分析等功能。

我們做項(xiàng)目管理的,經(jīng)常要和表打交道,甘特圖、燃盡圖、狀態(tài)表等等,這些都繪制現(xiàn)在都有了模板以及對應(yīng)的工具可以完成。

項(xiàng)目管理部分的工具主要分2個(gè)部分:

01 多功能集合軟件

這里重點(diǎn)推薦worktile和teambition,而trello由于是英文版本,使用起來不是特別順暢,但功能上還是不錯(cuò)的。

(1)worktile

首先我本人還是十分推薦worktile,它在項(xiàng)目管理這個(gè)領(lǐng)域的各部分功能都已經(jīng)十分完善了。

但這款軟件的定價(jià)相對比較高,功能全面且完善,可以適用于項(xiàng)目復(fù)雜,團(tuán)隊(duì)人數(shù)多的大型企業(yè)。

(2)teambition

teambition是一款典型為小團(tuán)隊(duì)打造的一款協(xié)作工具,重點(diǎn)在于“輕量級“團(tuán)隊(duì)流程協(xié)作及任務(wù)管理工具。

它的特點(diǎn)就是快速上手,簡單易用。

主要功能是以團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目管理為出發(fā)點(diǎn)(核心),又同時(shí)兼具任務(wù)管理、日程安排、文件搜索與查找以及實(shí)時(shí)發(fā)起討論溝通等功能。

整體來說功能上能夠滿足絕大多數(shù)團(tuán)隊(duì)的使用需求。

當(dāng)然最重要的是價(jià)格,對于小型團(tuán)隊(duì)或企業(yè)來說,免費(fèi)版完全夠用了。

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02 繪圖工具(根據(jù)用途對應(yīng)劃分)

(1)甘特圖

相信甘特圖是每一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的必備技能,這應(yīng)該也是最知名的項(xiàng)目管理圖表,就連非相關(guān)專業(yè)的人相信都不陌生。

橫軸表示時(shí)間,縱軸表示項(xiàng)目,線條表示期間計(jì)劃和實(shí)際完成情況。

可直接查看實(shí)際與計(jì)劃之間的對比,便于資源調(diào)配。

這個(gè)通常使用Project和EXCEL來進(jìn)行制作。

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(2)WBS(工作結(jié)構(gòu))分解圖

將一個(gè)項(xiàng)目,按某一原則分解,項(xiàng)目分解成任務(wù),任務(wù)再繼續(xù)吸粉,直到無法分解。

由于是工具推薦老原就不詳細(xì)說了,因?yàn)槔显耙灿薪o大家做過分享,可自行前往閱讀:越高級的項(xiàng)目經(jīng)理,越害怕自己沒做好這件事。

WBS總是處于計(jì)劃過程的中心,是制定進(jìn)度計(jì)劃,資源需求,成本預(yù)算,風(fēng)險(xiǎn)管理及采購的基礎(chǔ)。

這個(gè)通常使用EXCEL、億圖、Xmind來制作

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(3)決策分析樹、狀態(tài)表、RACI圖、HOQ

決策分析樹是用來尋找最優(yōu)解的一種解法,在大腦不夠用時(shí)可以用它來梳理方案。

狀態(tài)表也是用來跟蹤項(xiàng)目的,但它沒有項(xiàng)目和任務(wù)等細(xì)節(jié),只注重完成狀態(tài)。

RACI圖是為了在項(xiàng)目進(jìn)行過程中,用于記錄不同角色的責(zé)任。

HOQ則用于定義客戶預(yù)期與公司能力之間的關(guān)系。

這幾個(gè)圖表都可以使用EXCEL、Visio/億圖來制作。

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三、任務(wù)管理工具

老原也是工具控,但我堅(jiān)信,工具皆源于需求,因此選擇工具大家都應(yīng)該根據(jù)自己的需求去選擇。

01 做任務(wù)管理,先建立GTD系統(tǒng)

在完成了目標(biāo)管理與項(xiàng)目管理后,一個(gè)項(xiàng)目的具體實(shí)施就是落實(shí)到每個(gè)成員身上的任務(wù)完成。

對于個(gè)人而言,如何高效完成既定的工作與任務(wù),高效的進(jìn)行日程與時(shí)間管理,是第一重點(diǎn)。

對于任務(wù)管理,小到手機(jī)里的備忘錄、自帶的日歷、以及事項(xiàng)提醒,都可以作為任務(wù)管理的app

我們每天處理各種大事小事,各種任務(wù)和信息都不斷涌入,要如何處理它們,并高效完成我們的既定目標(biāo),才是任務(wù)管理的本質(zhì)。

而要做好任務(wù)管理,首先就應(yīng)該建立起自己的GTD系統(tǒng)(任務(wù)處理系統(tǒng))。

GTD就是Getting Things Done的縮寫,簡單來說就是“把事情做好”。

GTD的五個(gè)核心原則是:收集、整理、組織、回顧、執(zhí)行。

但這里,老原親身經(jīng)歷,大家之間縮減成3個(gè)步驟就可以了:收集、整理、執(zhí)行。

根據(jù)對應(yīng)的步驟,整理出了比較好用的工具,大家可以看看。

02 任務(wù)管理工具推薦

1、收集

用手邊最近的工具事無巨細(xì)地記錄下你的任務(wù)、靈感、想法。

這里的工具:手機(jī)自帶備忘錄、印象筆記、日歷……一切可以用來立刻記錄的工具,記住,一定要能夠立刻打開記錄。

2、整理

在固定時(shí)間(你最習(xí)慣的時(shí)間),把記錄下來的靈感、突發(fā)任務(wù)等等凌亂的內(nèi)容,對它進(jìn)行分類歸納和整理,再分別放入任務(wù)管理的工具。

這里推薦:Notion(超靈活全能工具)、Things 3,Teambition,Trello都可以,老原最推薦的還是第一個(gè)。

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3、執(zhí)行

對已整理好的任務(wù),去一一執(zhí)行和處理完成。

這里可以使用的工具:番茄todo、To do list、以及上文提到的全部工具(哪個(gè)最方便用哪個(gè))。

四、寫在最后

我們在目標(biāo)管理階段應(yīng)該學(xué)會(huì)使用OKR工作法對目標(biāo)進(jìn)行管理和拆分,并做好對應(yīng)的“里程碑”,在這一階段的工具選擇則重點(diǎn)滿足協(xié)作、目標(biāo)設(shè)定等功能;

在項(xiàng)目管理階段,重點(diǎn)關(guān)注的功能為:

第一,日常圖表制作的工具選擇;

第二,能夠進(jìn)行進(jìn)度監(jiān)控與全部把控的工具選擇;

在任務(wù)管理階段,該階段落實(shí)到具體的實(shí)施計(jì)劃,我們的重點(diǎn)應(yīng)該是在如何對日常的事務(wù)與目標(biāo)任務(wù)進(jìn)行協(xié)調(diào),并高效完成任務(wù)。

重點(diǎn)在于建立起自己的GTD系統(tǒng),解放大腦,將繁瑣的記錄交給電腦。

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做任何事,解決本質(zhì)問題才是關(guān)鍵。任何工具的使用,能夠完成任務(wù)才是目的。

工具的選擇應(yīng)該建立在需求以上,而需求來源在于你的思維認(rèn)知。

我們?yōu)榱送瓿梢豁?xiàng)工作,要確定目標(biāo),拆解項(xiàng)目,完成任務(wù),形成這一整個(gè)閉環(huán)流程。

有更好的工具建議,歡迎在評論區(qū)討論。大家一起優(yōu)化一起進(jìn)步

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我是老原,歡迎關(guān)注我的公眾號【項(xiàng)目經(jīng)理老原】,每天都會(huì)有項(xiàng)目管理案例干貨分享。

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