運(yùn)維 – 企業(yè)如何實(shí)施好OA流程管理？（oa系統(tǒng)流程搭建和維護(hù)）
在信息化時(shí)代的今天，企業(yè)管理中的五要素：人、財(cái)、物、信息、時(shí)間在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中的重要性在發(fā)生劇烈演變，信息化已經(jīng)成為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的核心要素，而借助OA流程信息化實(shí)現(xiàn)“以人為本”的管理模式轉(zhuǎn)變，對(duì)于全面企業(yè)執(zhí)行力將起到變革作用。
辦公流程作為企業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)，不同部門(mén)、不同客戶和供應(yīng)商都需要流程來(lái)進(jìn)行協(xié)同運(yùn)作，以流程帶動(dòng)信息、物資和資金在企業(yè)內(nèi)部無(wú)障礙地流轉(zhuǎn)。然而事與愿違，辦公流程常會(huì)卡在某一關(guān)鍵步驟中，比如某個(gè)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人有事外出，那么這個(gè)流程就會(huì)完全卡死了。因此，對(duì)流程進(jìn)行有效管理就顯得尤為必要。
如何提升OA審批流程效率？
提升OA管理系統(tǒng)的流程審批效率，就要透徹的使用OA管理系統(tǒng)的功能，將OA管理系統(tǒng)落實(shí)到企業(yè)的每一個(gè)人。OA審批流程分為辦公流程、財(cái)務(wù)流程、業(yè)務(wù)流程等，利用OA審批流程的好處是可以簡(jiǎn)化辦公程序，規(guī)范員工行為，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部有效分工、規(guī)范員工崗位職責(zé)，也有助于增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作能力。
1、 進(jìn)行流程走向設(shè)計(jì)
利用OA可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)按照事先定制好的規(guī)則自動(dòng)傳遞任務(wù)，讓每個(gè)流程負(fù)責(zé)人具體了解自己起草的OA流程在哪個(gè)節(jié)點(diǎn)上，特別讓外勤人員在外面也可以不受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，可以隨時(shí)隨地的跟看流程，確保業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行。另外，審批提醒功能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)更加有用，舉個(gè)很簡(jiǎn)單的報(bào)銷(xiāo)流程：一般的報(bào)銷(xiāo)流程都是需要財(cái)務(wù)審核–領(lǐng)導(dǎo)審批—出納。有時(shí)會(huì)因領(lǐng)導(dǎo)處理的業(yè)務(wù)比較多，或者遇到領(lǐng)導(dǎo)出差了，這樣一個(gè)報(bào)銷(xiāo)流程需要更多的時(shí)間才能完成，而有了OA審批流程設(shè)置提醒功能，可以讓領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)隨地審批流程，真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。
2、oa辦公系統(tǒng)流程進(jìn)行分類(lèi)
OA審核是一個(gè)企業(yè)的重要組成部分，但是相對(duì)于大中企業(yè)來(lái)說(shuō)，每天需要處理的OA流程太多了，假如不分類(lèi)，這樣花費(fèi)的人力物力相對(duì)會(huì)比較多。所以，我們可以對(duì)OA流程進(jìn)行分類(lèi)處理。大致可以分為：財(cái)務(wù)流程、業(yè)務(wù)流程、行政流程…具體怎么分可以根據(jù)企業(yè)的需要。因此，我們?cè)谶x擇OA辦公軟件時(shí)，應(yīng)該選擇可以讓企業(yè)實(shí)行自定義設(shè)置的表單流程。
3、oa辦公系統(tǒng)流程進(jìn)行權(quán)限分配
如果一個(gè)流程任何人都可以看，就很容易造成數(shù)據(jù)的泄露，有可能對(duì)業(yè)務(wù)的開(kāi)展造成一定的影響。我們可以對(duì)OA審批流程進(jìn)行權(quán)限分配，可以根據(jù)員工的專(zhuān)長(zhǎng)和對(duì)工作的熟悉度，了解每個(gè)員工所完成工作的情況，再根據(jù)業(yè)務(wù)需要把他們安排到相對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目當(dāng)中去，這樣既可以加深領(lǐng)導(dǎo)層與員工之間的互動(dòng)，也可以提升OA流程的審批效率。
4.oa辦公系統(tǒng)流程分支流設(shè)置
企業(yè)員工可以根據(jù)不同類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)提流程，例如員工可以根據(jù)請(qǐng)假的時(shí)長(zhǎng)、請(qǐng)假的類(lèi)別進(jìn)行提交流程，而領(lǐng)導(dǎo)也可以根據(jù)相對(duì)應(yīng)流程進(jìn)行審批，這樣大大提高了oa辦公系統(tǒng)流程審核效率。
如何落實(shí)企業(yè)OA流程管理？
運(yùn)作一個(gè)高效的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，必須對(duì)協(xié)同OA流程進(jìn)行全面規(guī)劃，整合企業(yè)現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程，解決現(xiàn)在流程管理的問(wèn)題，采取適合企業(yè)實(shí)際情況的最佳辦法，在整個(gè)行業(yè)內(nèi)部建立一個(gè)動(dòng)態(tài)的、規(guī)范的、平滑的、高效的企業(yè)流程管理體系，以落實(shí)企業(yè)對(duì)OA辦公系統(tǒng)流程的管理。
1.企業(yè)應(yīng)該將現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化處理之后通過(guò)OA的工作流進(jìn)行定制。優(yōu)化包括流程的合理規(guī)劃、相關(guān)數(shù)據(jù)的更新、OA相關(guān)工作流的定制等?！?/p>
2.要保證OA工作流的操作簡(jiǎn)單性和功能實(shí)用性。工作流的流轉(zhuǎn)涉及多個(gè)部門(mén)或者組織，簡(jiǎn)單易用才能保證順利通暢。
3.企業(yè)內(nèi)部對(duì)OA工作流要進(jìn)行全面溝通和推廣。OA的實(shí)施不是某一個(gè)部門(mén)的事情，只有讓企業(yè)內(nèi)所有部門(mén)都參與進(jìn)來(lái)，才能保證實(shí)施的成功。
4.企業(yè)要制定相關(guān)規(guī)章制度保障OA流程的順利進(jìn)行。由于傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣所致，沒(méi)有制度保障的執(zhí)行容易半途而廢。
5.OA中的工作流應(yīng)及時(shí)同步更新。企業(yè)OA流程只有和管理真正結(jié)合起來(lái)，才能發(fā)揮最大效用。
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