因?yàn)檫@5個(gè)工具，同事直呼我時(shí)間管理小王子
寫在前面
關(guān)于時(shí)間管理、如何做計(jì)劃、如何提高執(zhí)行力等等相關(guān)話題其實(shí)很早之前我就想寫了，但一直拖著遲遲沒(méi)有動(dòng)筆。
在之前的一篇文章曾詳細(xì)聊過(guò)自己對(duì)于時(shí)間管理，如何提高執(zhí)行力，以及如何擺脫那種沒(méi)有靈魂的任務(wù)計(jì)劃的一些思考和做法。
還記得那張圖嘛？
一個(gè)看板 7個(gè)池子是靈魂。
而今天這篇文章，則從具體工具的角度出發(fā)，把最近這兩年來(lái)自己用過(guò)的相關(guān)工具再做個(gè)整理和分享，希望能對(duì)大家有用。
話不多說(shuō)，上菜！
時(shí)間追蹤工具
要想做好時(shí)間管理和規(guī)劃，那首先你得知道自己過(guò)去的時(shí)間都花在哪里了。所以需要一個(gè)時(shí)間追蹤工具來(lái)進(jìn)行事后的時(shí)間分析，這相當(dāng)于一個(gè)復(fù)盤報(bào)告。
個(gè)人感覺時(shí)間分析其實(shí)挺有必要的，有時(shí)候自己稀里糊涂地過(guò)，如果沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)計(jì)復(fù)盤報(bào)告，根本不清楚自己的時(shí)間究竟用來(lái)做了什么。
這時(shí)候有一個(gè)好用的時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析工具就變得十分有必要了。就算事后能起到一個(gè)警示，那也算發(fā)揮作用了。
當(dāng)然這里的時(shí)間追蹤有不同角度的需求。
需求一：借助軟件自動(dòng)記錄每天花在不同軟件或者網(wǎng)站上的時(shí)間
比如有一款叫做kronos time tracker的免費(fèi)時(shí)間統(tǒng)計(jì)工具就可以用來(lái)進(jìn)行時(shí)間追蹤，可以統(tǒng)計(jì)每天你在不同軟件上所花費(fèi)的時(shí)間，并且形成清單或者報(bào)表以供查看。
雖說(shuō)功能性上用起來(lái)還算湊合，但是畢竟免費(fèi)，還要啥自行車。
除此之外還有一個(gè)名叫RescueTime的軟件，則是一款更加專業(yè)的跨平臺(tái)時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析工具，你在電腦/手機(jī)上花了多長(zhǎng)時(shí)間，時(shí)間花在哪，它都能告訴你。
在它的生成報(bào)告（日?qǐng)?bào)、周報(bào)、年報(bào)等）上可以很清楚地顯示你在哪些軟件和網(wǎng)站上花了多少時(shí)間，除此之外，還可以自定義分類，甚至去設(shè)定屬于自己的周期性目標(biāo)，提升工作效率。
需求二：記錄和追蹤自己每天在不同計(jì)劃任務(wù)上的耗費(fèi)時(shí)間
當(dāng)然這里的計(jì)劃任務(wù)指的是你自己提前列好的TODO List，可以結(jié)合相關(guān)的時(shí)間追蹤和記錄軟件來(lái)統(tǒng)計(jì)每天在不同任務(wù)上的花費(fèi)情況。
這種功能在很多計(jì)劃清單軟件和App上都有的，可以針對(duì)性地利用一下，以macOS平臺(tái)為例，Timelogger就是一個(gè)不錯(cuò)的選擇。
另外手機(jī)端像番茄ToDo、專注清單、滴答清單等也都有類似的統(tǒng)計(jì)和報(bào)表功能，有需要也可以用起來(lái)。
清單工具
如果說(shuō)單純用來(lái)做線性的計(jì)劃清單，或者羅列ToDo List，那Microsoft To Do基本就足夠了。
除此之外，同類型的還有像滴答清單，包括下面在聊番茄工作法時(shí)所提到的專注清單等這些軟件，都能完成這個(gè)基本功能。
對(duì)于我個(gè)人來(lái)說(shuō)，這類工具也用，但更多時(shí)候是做一個(gè)臨時(shí)的備忘工具居多。系統(tǒng)地制作學(xué)習(xí)計(jì)劃和工作計(jì)劃我還是用看板工具更多一些，下面也即將詳述。
任務(wù)看板工具
我們都知道，公司或者團(tuán)隊(duì)在做計(jì)劃時(shí)一般都有自己的團(tuán)隊(duì)看板工具。
每天早上的立會(huì)上，我們都會(huì)對(duì)著自己團(tuán)隊(duì)的大看板，來(lái)匯報(bào)任務(wù)和領(lǐng)取任務(wù)，儀式感滿滿地開啟一天的工作。
同理，我覺得個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作的時(shí)候，制作一個(gè)屬于自己的電子看板也是一件很酷的事情，要的就是這種儀式感滿滿的感覺！
看板工具其實(shí)有很多，大到企業(yè)級(jí)團(tuán)隊(duì)常用的專業(yè)級(jí)工具，比如Atlassian的JIRA：
它就不僅僅是看板這么簡(jiǎn)單了，看板只是它的一部分功能。它可以算得上是一個(gè)非常專業(yè)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具了，管理、開發(fā)、測(cè)試、發(fā)布都可以用。
除此之外，稍微輕量一些的工具比如像：Worktile、Leangoo、Trello、包括像notion，這些都可以用做看板工具，進(jìn)行個(gè)人的任務(wù)計(jì)劃、管理、追蹤、復(fù)盤，而且這些看板軟件之間的功能也基本類似。
我們這里以個(gè)人一直在用的任務(wù)看板工具Trello為例，它既是我的任務(wù)計(jì)劃工具，也是個(gè)人的任務(wù)看板工具，當(dāng)然其他看板軟件的功能也基本類似。
我在自己的電子看板上規(guī)劃了7個(gè)「任務(wù)池子」：
- 任務(wù)計(jì)劃池
- 任務(wù)就緒池
- 任務(wù)執(zhí)行池
- 任務(wù)驗(yàn)收池
- 任務(wù)完成池
- 任務(wù)阻塞池
- 任務(wù)醬油池
具體的解釋和作用可以參看之前的那篇文章，里面已經(jīng)詳細(xì)解釋過(guò)了。
所以每天我只要重點(diǎn)保證「任務(wù)執(zhí)行池」里的條目全部清空，那就說(shuō)明完成了一天的任務(wù)；而每周只要保證「任務(wù)驗(yàn)收池」里的條目全部清空，那就說(shuō)明完成了一周的任務(wù)！這樣心里就會(huì)非常充實(shí)。
現(xiàn)在每天晚上最有成就感的事情，就是將完成的任務(wù)卡片一個(gè)個(gè)拖到「任務(wù)完成池」里，每次都能引起極度舒適，并且非常有成就感。
如此循環(huán)往復(fù)，將任務(wù)計(jì)劃和執(zhí)行，變成一種能看到積極反饋的正向工作流，這樣習(xí)慣就能慢慢形成，而習(xí)慣一旦形成，很多事情就好辦了，執(zhí)行力也能慢慢上來(lái)。
番茄時(shí)間工具
這類工具實(shí)在太多了，不論是手機(jī)App，還是電腦端軟件，都有很多，隨便找一個(gè)功能上都大差不差。只不過(guò)有些還帶有比如做計(jì)劃列表，以及任務(wù)時(shí)間統(tǒng)計(jì)分析等一些額外的附加功能。
比如「專注清單」這個(gè)工具就可以完成對(duì)應(yīng)的功能，它本身包含番茄時(shí)鐘 任務(wù)清單兩項(xiàng)主要功能，基本就夠用了。
手機(jī)端的話，像番茄ToDo、專注清單、滴答清單等工具的番茄計(jì)時(shí)功能用得也十分廣泛。
物理小看板
最后還有一個(gè)非常樸素和原始的物理記錄法，也跟大家分享一下。
最近一年，我個(gè)人會(huì)日常備一個(gè)液晶的手寫小黑板，直接立在辦公桌或者顯示器的邊上，就像這樣：
主要用于記錄一些今天必須要做，但是又非常容易忘記的一些雜七雜八的瑣事，隨手記，完成一項(xiàng)劃掉一項(xiàng)，每晚清屏。
隨著年齡的逐漸增大，家庭、生活、以及工作上的瑣事越來(lái)越多，好些事情經(jīng)常會(huì)記不住，所以有時(shí)候回歸到最原始的一種備忘方法，用這樣一個(gè)物理小黑板記記東西也挺好，一目了然，使用起來(lái)也很直觀。
后記
以上就是個(gè)人在時(shí)間管理和任務(wù)管理方面的一些方法和心得，這里也算是做一個(gè)總結(jié)和記錄吧。
希望我們都能高效工作，快樂(lè)生活，變得越來(lái)越好！
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