李勇賡原創(chuàng)（秀合同 首席法務官）
新《檔案法》亮點
2021 年 1 月 1 日起實施的新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》）增加了 “檔案信息化建設” 專章，這是我國第一次從法律層面對檔案的信息化建設作出全面、系統(tǒng)的規(guī)定，也是首次在法律層面上明確了電子檔案的法律效力以及憑證作用。
檔案信息化建設專章是新《檔案法》最大的亮點，是檔案現代化法治體系建設的一項具有里程碑意義的成果，為重塑檔案信息全生命周期管理提供了強有力的法律保障。
條款解讀
新《檔案法》第五章 “檔案信息化建設”，一共 7 個法條，其中第三十六條規(guī)定 “機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接。”、第三十九條規(guī)定 “電子檔案應當通過符合安全管理要求的網絡或者存儲介質向檔案館移交。檔案館應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性?！薄⒌谒氖畻l規(guī)定 “有條件的檔案館應當建設數字檔案館” 以及第四十一條規(guī)定 “國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用。”
新《檔案法》涵蓋了信息系統(tǒng)建設、電子檔案管理接收、數字檔案館建設和檔案數字資源共享、利用等檔案信息化建設的全生命周期，并同時達到了兼顧內部使用和社會共享的戰(zhàn)略高度。
合同檔案管理重要性
眾所周知，合同檔案是一個組織全部檔案的重要組成部分，它是企事業(yè)單位對外進行經營活動、對內進行人事管理的有效憑證，在維護企事業(yè)單位合法權益方面發(fā)揮著不可替代的重要作用。如何將合同檔案高效的管理利用起來，成為了新時期檔案信息化建設中最急迫的任務。
而數字化檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理最大的區(qū)別就是需要多次的在不同的系統(tǒng)中進行遷移和同步，這就意味著構建完善的“檔案業(yè)務中臺”，并能夠與辦公自動化OA系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互有效的、安全的銜接，成為了當下檔案信息化建設的核心任務。
因此，選擇一個好的企業(yè)合同管理系統(tǒng)至關重要，可以實現企業(yè)從合同起草、簽約、履約，到風險預警、歸檔統(tǒng)計、數據分析等合同全生命周期的數字化、自動化管理，重塑合同檔案全生命周期管理，打造 “檔案業(yè)務中臺”，有效解決目前在檔案信息化建設中存在的電子檔案管理無系統(tǒng)支撐、辦公自動化 OA 系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間不 “互聯(lián)互通” 等突出問題，從而幫助企事業(yè)單位實現合同檔案信息資源利用最大化的目標。
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