合同管理是企業(yè)簽署合同必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié),如果合同管理不善也會(huì)成為引發(fā)糾紛的根源。目前大多數(shù)企業(yè)的合同管理仍是采用紙質(zhì)合同方式,而隨著數(shù)字化發(fā)展深入,電子合同越來(lái)越盛行,并且有效解決了紙質(zhì)合同管理過程中帶來(lái)的低效,風(fēng)險(xiǎn)大等問題。
企業(yè)如何做好合同管理,首先要了解紙質(zhì)合同管理中存在哪些問題。
1、紙質(zhì)合同的審批流程復(fù)雜,效率低
紙質(zhì)合同的審批流程比較繁雜,從部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)到管理層、財(cái)務(wù)等需要多層的審批,而且在審批管理過程中還會(huì)因不可控的因素導(dǎo)致審批時(shí)間延長(zhǎng),非常影響合同的簽署效率。
2、紙質(zhì)合同的管理工作量大
小企業(yè)還好,合同簽署量小。但是像集團(tuán)企業(yè)、一些大型的企業(yè)就比較的麻煩,日常需要簽署大量的合同,涉及各個(gè)種類,管理人員需要根據(jù)合同類型對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)合同進(jìn)行編號(hào),分類甚至是歸檔,重復(fù)機(jī)械性的工作容易造成人為失誤,并且?guī)?lái)?yè)p失。后續(xù)大量的合同查找起來(lái)也非常的不便。
3、紙質(zhì)合同的管理成本高
管理大量的紙質(zhì)合同需要專門的存儲(chǔ)室,并且聘請(qǐng)專門的管理員進(jìn)行合同管理,導(dǎo)致企業(yè)需要額外的支付一筆倉(cāng)儲(chǔ)以及人員的成本。
以上可以看出,紙質(zhì)合同管理已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展了,尤其是隨著無(wú)紙化辦公、遠(yuǎn)程協(xié)同的趨勢(shì)發(fā)展,電子合同提供了更加便捷、高效、安全的管理方式。
1、電子合同提高了簽署效率
電子合同的簽署不受時(shí)間、地域的限制,只需要通過線上電子合同簽署平臺(tái)如簽盾電子合同簽署平臺(tái),可以隨時(shí)隨地進(jìn)行在線簽署,線上審批、線上授權(quán)用章,節(jié)省了不少時(shí)間成本,提高了合同的簽署效率。
2、電子合同管理更加便捷
電子合同簽署完成后,自動(dòng)會(huì)保存在云端,企業(yè)可以隨地在線歸檔、查閱或者下載,無(wú)需專門的倉(cāng)儲(chǔ)室及管理人員,同時(shí)也省去了合同管理手動(dòng)分類、歸檔等重復(fù)機(jī)械的操作流程,讓企業(yè)合同管理更加便捷,人員高效配置。
3、電子合同管理更加安全
相較于紙質(zhì)合同管理過程中出現(xiàn)丟失、損毀等問題,電子合同管理是電子數(shù)據(jù)的管理,存儲(chǔ)在線上,同時(shí)通過電子簽名、數(shù)字證書、區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等技術(shù)手段對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密上鏈,保證了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全,真實(shí),減少合同糾紛。
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