提出問(wèn)題：企業(yè)對(duì)交易合同進(jìn)行了登記但存在登記要素設(shè)計(jì)不完整未能反映合同實(shí)際執(zhí)行情況
經(jīng)檢查：
某企業(yè)2019年、2020年、2021年三年的采購(gòu)合同文件臺(tái)賬，發(fā)現(xiàn)存在以下需要改進(jìn)的地方：
1.合同臺(tái)賬要素設(shè)計(jì)不完整，主要體現(xiàn)：（1）缺乏交易采購(gòu)策略記錄，采購(gòu)合同登記為設(shè)計(jì)設(shè)置采購(gòu)策略欄，所記錄的合同交易是否屬于公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判及詢(xún)價(jià)采購(gòu)方式或者是單一來(lái)源采購(gòu)方式不清晰；（2）未設(shè)置合同執(zhí)行狀態(tài)欄，交易合同是否執(zhí)行完畢不清晰；（3）無(wú)合同交易相對(duì)方的聯(lián)絡(luò)地址、聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)等信息欄；（4）是否屬于續(xù)簽合同未進(jìn)行欄目識(shí)別；（5）未設(shè)置資金支付情況等信息統(tǒng)計(jì)欄，從而導(dǎo)致合同臺(tái)賬登記過(guò)于簡(jiǎn)易，無(wú)法反映合同實(shí)際執(zhí)行情況；（6）合同編碼未連續(xù)編號(hào)；（7）合同是否出現(xiàn)重大變更未標(biāo)識(shí)欄；（8）框架合同實(shí)際執(zhí)行情況不清晰，無(wú)法判斷是否存在規(guī)避采購(gòu)策略的行為；（9）合同未進(jìn)行有效的按類(lèi)型分類(lèi)管理登記，未根據(jù)《合同法》規(guī)定的合同類(lèi)型進(jìn)行登記管理，將買(mǎi)賣(mài)合同、共用電、水、氣、熱力合同、贈(zèng)與合同、借款合同、租賃合同、融資租賃合同、承攬合同、建設(shè)工程合同、運(yùn)輸合同、技術(shù)合同、保管合同、倉(cāng)儲(chǔ)合同、委托合同、行紀(jì)合同、居間合同登記到同一個(gè)表格中導(dǎo)致識(shí)別困難；
2.年度未對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)分析，歸口管理單位未對(duì)執(zhí)行完畢的合同進(jìn)行有效的標(biāo)識(shí)，未建立合同履行情況評(píng)估分析制度，導(dǎo)致對(duì)合同的執(zhí)行過(guò)程潛在的交易風(fēng)險(xiǎn)未能有效的識(shí)別。
審計(jì)意見(jiàn)：
1.根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第 16 號(hào)—合同管理》（四部委聯(lián)合頒布）“第十五條 合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更等情況，實(shí)行合同的全過(guò)程封閉管理”；
2.根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第 16 號(hào)—合同管理》（四部委聯(lián)合頒布）“第十六條 企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立合同履行情況評(píng)估制度，至少于每年年末對(duì)合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進(jìn)行分析評(píng)估，對(duì)分析評(píng)估中發(fā)現(xiàn)合同履行中存在的不足，應(yīng)當(dāng)及時(shí)加以改進(jìn)”。
審計(jì)建議：
1.合同歸口管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)合同登記的管理，定期對(duì)合同進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類(lèi)和歸檔，詳細(xì)登記合同的訂立、履行和變更情況，實(shí)行對(duì)合同的全過(guò)程管理；
2.應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)合同業(yè)務(wù)的性質(zhì)和交易類(lèi)型設(shè)計(jì)不同類(lèi)型的臺(tái)賬，如在采購(gòu)、服務(wù)銷(xiāo)售合同的基礎(chǔ)上可以將臺(tái)賬分為資本化采購(gòu)及費(fèi)用化采購(gòu)合同等，合同臺(tái)賬登記歸口管理部門(mén)應(yīng)確保合同臺(tái)賬登記的完整性；
3.年度末了合同臺(tái)賬歸口管理應(yīng)對(duì)全年的合同執(zhí)行情況向上級(jí)部門(mén)提交執(zhí)行情況報(bào)告，對(duì)尚未執(zhí)行完畢的合同應(yīng)進(jìn)行標(biāo)注，分析潛在的合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。
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