人才培養(yǎng)始終是我國高校的主要職責，而眾多高校在“雙一流”建設過程中同樣非常重視關于人才培養(yǎng)的對外交流。

然而，目前高校對外教育交流項目的業(yè)務內(nèi)容繁雜、部門關聯(lián)多，且以人工操作為主，缺乏有效的信息管理系統(tǒng)進行登記、審批、備案和分析，不能及時追溯和分析相關數(shù)據(jù)，這就造成許多對外交流項目規(guī)劃很難及時響應新冠疫情變化，相關對外教育交流工作無序且被動。辦公數(shù)字化、數(shù)據(jù)精細化、業(yè)務移動化的需求日益迫切。

本文將通過分析對外教育交流的學生管理需求和業(yè)務管理流程，提出高校對外教育交流管理信息系統(tǒng)的功能設計思路以及系統(tǒng)主要功能的實現(xiàn)方案。

本文還會以同濟大學對外教育交流項目管理系統(tǒng)實踐為例，展示前后端分離的Web應用架構，分別是基于MVVM的前端Vue漸進式開發(fā)模式和基于Python的后端FastAPI Web快速開發(fā)模式。

系統(tǒng)建設需求與目標

對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)的總體需求是通過與學校本科生院、研究生院、校信息中心、資產(chǎn)處等職能部門對接，面向申請對外教育交流項目的交流生(包括各類長短期交流生以及本碩博聯(lián)培學生)，構建一個從信息發(fā)布、學生申請、審批錄取、立項報到到學習結業(yè)的全流程過程管理信息系統(tǒng)。

該過程管理信息系統(tǒng)需要實現(xiàn)三大功能，包括：面向高層管理者的統(tǒng)計監(jiān)控和決策分析功能，面向協(xié)作單位的跨部門、跨地區(qū)的數(shù)據(jù)交換共享功能，面向交流生的日常事務管理和監(jiān)督功能。

為此，對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)明確三項建設目標，具體包括：

1.日常管理：負責交流生報到、退學及離校管理，協(xié)助學院有效管理學生日常學習和生活，使職能部門及時了解和掌握學生的動態(tài)，便于發(fā)現(xiàn)并及時解決問題；

2.統(tǒng)計分析：一方面為交流生合作高校和協(xié)作部門提供信息和流程進度的查詢功能，檢索所需數(shù)據(jù)和文件；另一方面為項目協(xié)調(diào)人和管理者提供多維度、多層次的實時統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，以圖表等方式直觀呈現(xiàn)和表達，從而方便其及時掌握交換生整體和動態(tài)情況；

3.權限管理：為學生、學院、項目審核部門及其他不同職能部門的用戶設置相應的系統(tǒng)角色，設置審核流程，通過系統(tǒng)設置發(fā)布、審核、瀏覽等操作權限，實現(xiàn)不同角色分權限查詢和使用的功能，既保證了數(shù)據(jù)查詢的安全性，也保證了統(tǒng)計結果的可信度。

具體而言，系統(tǒng)將用戶角色分為以下七個層次，并賦予其對應的業(yè)務職能：

1.校級項目分管領導：負責對項目中涉及的各項業(yè)務流程進行審核和監(jiān)督，確認各業(yè)務條線的審核結果；

2.校級項目協(xié)調(diào)人：負責交流生從申請到結業(yè)的全過程管理工作，負責合作高校與本校相關部門之間的交流和協(xié)同工作，完成業(yè)務統(tǒng)計和報表制作；

3.學院分管領導：負責交流生的錄取審批和日常管理，查看本學院交換生的整體情況和信息；

4.學院項目聯(lián)絡人：負責與校級項目聯(lián)絡人對接，發(fā)布院級項目信息，審批項目以及管理學生日常；

5.協(xié)作職能部門(本科生院、研究生院、信息辦、資產(chǎn)處)聯(lián)絡人：負責交流生學號和一卡通的編制以及住宿安排；

6.合作高校對應項目聯(lián)系人：負責本校名單提名與審核；

7.交流生：獲得推薦后，提交申請、到校注冊報到、結業(yè)報告等資料。

系統(tǒng)流程分析

對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)依托高校有關管理辦法，以滿足需求和解決問題為導向開展流程設計和優(yōu)化再造。

圖1 交流生接收管理優(yōu)化流程

流程設計與優(yōu)化分析以交流生接收管理工作為例，結合圖1所示，具體如下：

第一步，項目審核部門發(fā)起項目通知，交流生項目申請通過合作高校遞交；

第二步，項目審核部門進行初審后交由接收院系對材料進行審核并簽署接收意見；

第三步，相關職能部門根據(jù)院系意見進行學號、一卡通和住宿的編制和安排；

第四步，交流生抵校后前往學院報到完成注冊，領取學生證、一卡通并落實選課和住宿等事項；

第五步，學期結束，遞交離校循環(huán)單，完成退宿離校；

最后，校級項目協(xié)調(diào)人向合作院校發(fā)放交流生成績單，流程結束。

系統(tǒng)功能設計

通過用戶需求調(diào)查和業(yè)務流程分析，梳理出對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)功能結構。

該系統(tǒng)功能包括系統(tǒng)管理、項目管理、公告管理，以及包含學籍管理和錄取名單管理在內(nèi)的交流生接收管理等，具體如下：

1.系統(tǒng)管理：項目協(xié)調(diào)人可以創(chuàng)建、修改用戶信息，維護合作高校以及相關聯(lián)絡人信息，為公共的、可復用的文檔模板提供管理；

2.項目通知：項目協(xié)調(diào)人對交流生項目業(yè)務生命周期進行管理，從創(chuàng)建、審批、發(fā)布、立項，直到項目完成；

3.公告管理：發(fā)布各類通知公告，如學校活動、評獎申請、節(jié)假日、政策信息等；

4.學籍管理：項目協(xié)調(diào)人及相關院系對交流生來校手續(xù)、報到入學、結業(yè)和離校手續(xù)等全過程進行管理；

5.錄取名單管理：項目負責人和協(xié)調(diào)人可以通過項目詳情頁面查看詳細的錄取信息，包括各合作高校分別提名的交流生名單、各學院分別錄取的學生統(tǒng)計信息、各學院提交的錄取確認書、被錄取學生名單及審批的詳細過程等。

同濟大學對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)實例

同濟大學根據(jù)上述總體設計思路，以已經(jīng)開展的境外學生教育交流項目為應用對象，采用前后端分離的Web應用架構，前端是基于MVVM的Vue漸進式開發(fā)模式，后端是基于Python的FastAPI Web快速開發(fā)模式，實現(xiàn)了同濟大學對外教育交流項目管理系統(tǒng)的應用。系統(tǒng)主要實現(xiàn)的功能包括三項：

一是系統(tǒng)管理。該模塊包括用戶管理、學院管理、文檔管理、合作高校管理以及參數(shù)管理。其中，院級項目系統(tǒng)負責院級項目信息發(fā)布、與對方高校院級項目窗口聯(lián)系人交流和協(xié)調(diào)，以及派出學生的信息登記。

二是項目通知管理。該模塊主要內(nèi)容是從項目創(chuàng)建、審批、發(fā)布、立項，直到項目完成。具體項目狀態(tài)包括：

1. 撰寫項目通知(草稿)。新建項目后，項目處于該狀態(tài)，項目創(chuàng)建者可以隨時修改完善項目信息。
2. 項目詳情。詳情頁面顯示與該項目相關的合作高校、招生學院、交流項目推薦名單等框架信息以及項目具體信息。
3. 項目發(fā)布、駁回、延期和撤銷。系統(tǒng)自動發(fā)送項目通知給合作高校，合作高校根據(jù)系統(tǒng)提示，進行操作。如果院級項目通知不滿足發(fā)布條件，項目協(xié)調(diào)人可將其駁回。如果提名時間或資料提交時間有所調(diào)整，可以執(zhí)行延期操作。對要延期的項目通知，可以進行相關信息的修改，并說明延期原因。如有特殊原因，可以直接撤銷。
4. 材料審批。申請人遞交申請資料后，正式進入錄取審批環(huán)節(jié)，先由項目協(xié)調(diào)人進行初審，通過后再由學院聯(lián)絡人進行復審。院級項目由學院聯(lián)絡人直接審批。
5. 立項。由項目協(xié)調(diào)人發(fā)起，并需本科生院、研究生院、資產(chǎn)處、信息辦等部門協(xié)助完成，最后生成入學邀請函，發(fā)送到合作高校。

三是學籍管理。交流生收到入學邀請函后，于規(guī)定時間報到入學。學期結束，交流生需辦理結業(yè)和離校手續(xù)，由項目協(xié)調(diào)人及相關院系執(zhí)行。項目協(xié)調(diào)人錄入交流生的報到狀態(tài)(已報到、未報到)，并填寫情況說明。學期結束時，交流生完成并遞交離校循環(huán)單和交換心得。交流生因某些原因(如家庭、身心健康等)需要中止學業(yè)，由項目協(xié)調(diào)人/學院聯(lián)絡人進行退學操作。

通過各系統(tǒng)模塊功能的實踐，對外教育交流項目日常管理工作實現(xiàn)了數(shù)字化轉型，顯著提高了項目管理部門的辦公效率和質量。

例如，通過靈活定義項目類型、等級、狀態(tài)、所在學年(學期)，學院或項目管理部門實現(xiàn)了項目分類管理、項目流程可視化，并獲得了精準的學生數(shù)據(jù)，方便學生信息全流程查看、分析和存檔。此外，通過數(shù)據(jù)共享、交換、集成和互動，合作院校聯(lián)絡信息、學生管理狀態(tài)信息的有效性得以維系，增強了學院與學校職能部門之間的互動，提升對外教育交流管理水平。

對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)的建設，對于提升高校對外教育交流的信息化管理水平具有積極影響。同濟大學對外教育交流項目管理信息系統(tǒng)于2021年10月正式上線運行，極大地支撐了同濟大學對外教育交流的高質量內(nèi)涵式發(fā)展，提升了學校對外工作形象。接下來，學校將進一步強化部門之間數(shù)據(jù)的共享關聯(lián)，以數(shù)據(jù)驅動優(yōu)化系統(tǒng)流程，提升對外教育交流項目服務質量。

作者：陶明霞、厲凌哲、劉春（同濟大學外事辦公室)

責編：陳榮