對(duì)于新媒體運(yùn)營(yíng)部門(mén)來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的制作審核及發(fā)布是主要工作之一，也是需要團(tuán)隊(duì)協(xié)作才能更好地完成的工作流程。如果還在用分散記錄、通訊工具傳遞、口頭匯報(bào)等方式來(lái)執(zhí)行，那么無(wú)論是從管理者還是參與人維度，都會(huì)導(dǎo)致工作記錄缺乏集中存檔、查看統(tǒng)計(jì)不方便、跟蹤管理不直觀、流轉(zhuǎn)審核不及時(shí)等很多問(wèn)題，影響團(tuán)隊(duì)整體工作效率。

從現(xiàn)象看本質(zhì)，其實(shí)這是缺乏對(duì)工作流程的管理，沒(méi)有為一項(xiàng)工作建立正式的模型，沒(méi)有做到對(duì)工作流程管理的整合化和自動(dòng)化。如何改進(jìn)呢？很簡(jiǎn)單，無(wú)需部署專(zhuān)門(mén)的軟件，在 SeaTable 表格上使用“工作流”功能，就可以輕松解決。

SeaTable 是一款以智能表格為基礎(chǔ)的新型數(shù)字化平臺(tái)。工作流是在表格的基礎(chǔ)上提供對(duì)工作流程管理的功能。我們用它可以為團(tuán)隊(duì)中的某項(xiàng)工作流程建立一個(gè)正式的模型，明確一個(gè)工作流程包含哪些階段，每個(gè)階段由什么人負(fù)責(zé)，需要完成哪些事項(xiàng)。發(fā)起的任務(wù)按設(shè)置的審批節(jié)點(diǎn)自動(dòng)流轉(zhuǎn)，任務(wù)參與人可以全流程可視化，團(tuán)隊(duì)協(xié)作更明確和有序。每條任務(wù)的當(dāng)前節(jié)點(diǎn)、當(dāng)前節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人等都會(huì)同步記錄在表格中。

下面，本文就分享一個(gè)用 SeaTable 的工作流來(lái)管理內(nèi)容的制作安排、審核和發(fā)布流程的案例。其主要流程如下圖：

內(nèi)容制作審核及發(fā)布流程

添加表格并插入需要的列

工作流是多人協(xié)作的功能，因此在 SeaTable 團(tuán)隊(duì)版的群組中的表格，才會(huì)顯示工作流選項(xiàng)。

團(tuán)隊(duì)成員都可以添加群組，群組可邀請(qǐng)成員加入，并可設(shè)置管理員、群組成員角色。只有管理員才可以在群組添加表格、創(chuàng)建工作流、在表格中發(fā)起和管理工作流任務(wù)。成員可在后臺(tái)工作流模塊發(fā)起任務(wù)。

我們?cè)谌航M/部門(mén)中添加一個(gè)表格「內(nèi)容制作審核及發(fā)布安排表」，增加兩個(gè)子表，一個(gè)記錄內(nèi)容制作計(jì)劃，一個(gè)記錄內(nèi)容發(fā)布計(jì)劃，然后把兩個(gè)子表通過(guò)“鏈接其他記錄”類(lèi)型列鏈接即可。表中的單選、長(zhǎng)文本、協(xié)作人等豐富的列類(lèi)型可以幫我們結(jié)構(gòu)化地管理多元信息，例如文件可直接在線查看，避免不必要的傳輸下載。如下圖：

添加表格并插入需要的列

在表格上創(chuàng)建工作流

接下來(lái)，在「內(nèi)容制作計(jì)劃」子表上增加工作流，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容安排、審核、發(fā)布的自動(dòng)流轉(zhuǎn)流程。

增加工作流

進(jìn)入表格的工作流功能，創(chuàng)建一個(gè)工作流，自定義名稱(chēng)并提交。

增加工作流

設(shè)置工作流

進(jìn)入工作流編輯界面后，就可以進(jìn)行設(shè)置了。

首先需要設(shè)置：

• 子表：選擇「內(nèi)容制作計(jì)劃」；
• 狀態(tài)字段，增加一個(gè)單選類(lèi)型列，命名為“當(dāng)前節(jié)點(diǎn)狀態(tài)”；
• 負(fù)責(zé)人字段，增加一個(gè)協(xié)作人類(lèi)型列，命名為“當(dāng)前節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人”。此時(shí)子表會(huì)同步自動(dòng)增加這兩個(gè)列并鎖定任何人都不能修改。

設(shè)置工作流

提交后，在右側(cè)可設(shè)置其他選項(xiàng)，如工作流任務(wù)結(jié)束后通知任務(wù)發(fā)起人（可引用列值自定義通知內(nèi)容）、任務(wù)可以被取消、發(fā)送工作流節(jié)點(diǎn)變動(dòng)通知到企業(yè)微信群等。

為了加強(qiáng)任務(wù)節(jié)點(diǎn)變動(dòng)的通知，我們選擇開(kāi)啟“發(fā)送通知到企業(yè)微信”。（提前在群添加機(jī)器人并把Webhook地址加入到第三方集成即可）

添加企業(yè)微信群機(jī)器人

與此同時(shí)，我們還需要根據(jù)實(shí)際情況設(shè)置流程，即每個(gè)節(jié)點(diǎn)名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人、字段讀寫(xiě)權(quán)限等（每一個(gè)節(jié)點(diǎn)就是任務(wù)的一個(gè)狀態(tài)）。最后保存即可。例如本案例中設(shè)置了增加任務(wù)后→撰寫(xiě)初稿→完善和審核→發(fā)布稿件→結(jié)束。

開(kāi)始節(jié)點(diǎn)

開(kāi)始節(jié)點(diǎn)

撰寫(xiě)初稿節(jié)點(diǎn)

不同的內(nèi)容需要由不同的人去撰寫(xiě)，因此該節(jié)點(diǎn)選擇動(dòng)態(tài)負(fù)責(zé)人，并選擇了子表中已有的“撰寫(xiě)人”列。（負(fù)責(zé)人增加任務(wù)時(shí)，在“撰寫(xiě)人”列選擇由誰(shuí)撰寫(xiě)）

“撰寫(xiě)初稿”節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人寫(xiě)完稿件并填寫(xiě)鏈接后，就可以擊提交按鈕，任務(wù)就會(huì)流轉(zhuǎn)到“完善和審核”節(jié)點(diǎn)。

撰寫(xiě)初稿節(jié)點(diǎn)

完善和審核節(jié)點(diǎn)

該節(jié)點(diǎn)選擇靜態(tài)負(fù)責(zé)人。表中的“完善節(jié)點(diǎn)意見(jiàn)”列，如沒(méi)必要?jiǎng)t刪除，通過(guò)企業(yè)微信等溝通也可以。使用靈活。

完善和審核節(jié)點(diǎn)

創(chuàng)建工作流任務(wù)

在前面，我們?yōu)椴块T(mén)的內(nèi)容制作安排、審核、發(fā)布設(shè)置了一個(gè)流轉(zhuǎn)流程。接下來(lái)，就可以投入使用了。

發(fā)起工作流任務(wù)有兩種方式，第一種是群組所有成員都可以后臺(tái)的工作流模塊，以表單形式發(fā)起；第二種是由管理員在工作流所在的子表內(nèi)，填入信息后直接發(fā)起。本案例適合第二種。即由負(fù)責(zé)人（管理員）在子表里直接填寫(xiě)信息并發(fā)起任務(wù)。

發(fā)起任務(wù)后，任務(wù)按流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，到哪個(gè)節(jié)點(diǎn)時(shí)，哪個(gè)節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人就會(huì)收到通知，在工作流待辦清單中也可以查看并進(jìn)去處理。同時(shí)工作流的任務(wù)節(jié)點(diǎn)變動(dòng)，還會(huì)發(fā)送到企業(yè)微信群。

從工作流模塊發(fā)起工作流任務(wù)

從工作流模塊發(fā)起工作流任務(wù)

從工作流模塊發(fā)起工作流任務(wù)

管理員在表格內(nèi)發(fā)起、管理工作流任務(wù)

管理員在表格內(nèi)發(fā)起、管理工作流任務(wù)

管理員在表格內(nèi)發(fā)起、管理工作流任務(wù)

任務(wù)節(jié)點(diǎn)變動(dòng)通知發(fā)送到企業(yè)微信群

任務(wù)節(jié)點(diǎn)變動(dòng)通知發(fā)送到企業(yè)微信群

最后由“發(fā)布稿件”節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人發(fā)布完內(nèi)容，點(diǎn)擊提交后，自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“已結(jié)束”節(jié)點(diǎn)，同時(shí)流程結(jié)束通知自動(dòng)發(fā)至任務(wù)的發(fā)起人，完成流程閉環(huán)。

流程結(jié)束通知

總結(jié)

在本案例表中，我們可以用不同子表來(lái)記錄不同信息，可以把表格共享給其他人/群組按權(quán)限去協(xié)作，更可以針對(duì)內(nèi)容制作工作創(chuàng)建一個(gè)明確有序的自動(dòng)工作流。還可以結(jié)合其他功能，如用“日歷”插件展示和查看內(nèi)容發(fā)布日程；用“提醒規(guī)則”設(shè)置發(fā)布提醒；用“高級(jí)統(tǒng)計(jì)”插件生成數(shù)據(jù)大屏，實(shí)時(shí)查看多維度統(tǒng)計(jì)分析圖表，等等。

企業(yè)中每一項(xiàng)工作幾乎都有一套流程，如行政管理、人事管理、財(cái)務(wù)等大類(lèi)下的各種場(chǎng)景，我們用 SeaTable 的工作流可以快速地自定義工作流程，低門(mén)檻地實(shí)現(xiàn)對(duì)工作流程管理的整合化、自動(dòng)化和數(shù)字化。進(jìn)而無(wú)需再部署多個(gè)專(zhuān)門(mén)的軟件系統(tǒng)，真正為企業(yè)降本增效。

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