差旅是企業(yè)除人力支出的第二大可控成本，面對可能到來的市場“寒冬期”，企業(yè)必須向管理要效益，通過加強對差旅支出的嚴(yán)格管控，可帶來企業(yè)成本的巨大節(jié)省。但是目前很多企業(yè)缺乏良好的評估指標(biāo)，導(dǎo)致對于差旅支出的分析結(jié)論不足，不利于企業(yè)管理的優(yōu)化。差旅支出評估首先需要設(shè)定總體目標(biāo)，是減少總支出，降低平均旅行成本，還是提高員工滿意度，然后接下來設(shè)定具體的評估指標(biāo)，來對差旅支出進行考量，跟蹤目標(biāo)是否實現(xiàn)完成。
差旅支出有哪些主要評估指標(biāo)
一、基本差旅指標(biāo)
1、差旅總支出：按日期，地區(qū)或部門支付的差旅費用金額。
總支出回答了管理者想要了解的基本問題：花了多少錢？還需要思考這個問題背后的內(nèi)容：
一，差旅費用包括哪些支出：通常包括航班、酒店、租車，還可能包括補助，客戶招待費或會議費。對于差旅費用沒有嚴(yán)格的規(guī)則，但需要保持一致的定義。
二，差旅支出背后有什么變化？如果差旅支出增加，有可能是因為員工更頻繁的出行，或者前往差旅費用更高的目的地，或者因為員工做出成本意識較低的決策。在判斷差旅政策時，了解總支出只是一個開始。
2、平均差旅費用：等于差旅總支出除以差旅次數(shù)。
平均差旅費用是衡量差旅支出的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，但也要考慮企業(yè)之間的差異，如大型企業(yè)與中小型企業(yè)因為差旅量不同而獲得的不同折扣。因此，企業(yè)在衡量時既要與企業(yè)歷史數(shù)據(jù)對比，也需要與市場大數(shù)據(jù)進行同類對比。
二、差旅行為指標(biāo)
企業(yè)差旅費用取決于員工在差旅過程中的各種選擇，包括選擇的航空公司和酒店，預(yù)訂的天數(shù)，甚至通過網(wǎng)絡(luò)溝通來避免不必要旅行的頻率。這些選擇體現(xiàn)了員工的差旅需求和差旅政策的合理性。
1、供應(yīng)商預(yù)訂合規(guī)率：員工使用不合規(guī)供應(yīng)商預(yù)訂費用的百分比。
設(shè)立固定的差旅供應(yīng)商，可以為企業(yè)帶來成本降低并保證差旅質(zhì)量。但是，高遵守率本身并不是目的。如果員工不樂意選擇公司規(guī)定的供應(yīng)商，則說明公司提供的選擇不足，或者員工希望有更靈活的選擇，例如在差旅中選擇Airbnb來代替酒店。建議企業(yè)將管理需求和員工需求結(jié)合，制定靈活化的差旅政策，而不是必須強迫旅行者遵守固定的差旅標(biāo)準(zhǔn)和使用固定供應(yīng)商的嚴(yán)格政策。
2、機艙預(yù)訂違規(guī)率：購買航空或火車票高于允許艙位占總費用的百分比。
商務(wù)艙和頭等艙機票通常更貴，因此機艙違規(guī)率過高是差旅政策是否合理的評估標(biāo)準(zhǔn)。如果很多員工選擇不符合條件的高級票價，表明差旅政策并沒有傳達(dá)清楚，或者沒有充分滿足員工的需求。
3、平均提前預(yù)訂日期：員工提早進行差旅預(yù)訂的天數(shù)。
機票通常越早預(yù)訂越便宜，因此鼓勵員工提早安排預(yù)訂可以節(jié)省費用。有些企業(yè)要求提前預(yù)訂旅行，一兩周是常見的標(biāo)準(zhǔn)，不過預(yù)購帶來的節(jié)省費用是有限的，有時候機票臨近出差前預(yù)訂更低。此外如果差旅人員因為計劃變化需要取消或更改旅行，還會造成損失。因此，公司還需要衡量差旅的重新預(yù)訂率。
大數(shù)據(jù)差旅管理幫助企業(yè)加強支出評估與管控
作為國內(nèi)的大數(shù)據(jù)差旅管理服務(wù)商，鯨力商旅可以幫助企業(yè)加強對差旅預(yù)算和政策的評估，有效控制差旅成本，提高差旅政策的合理性和靈活性，向更智慧化的一站式差旅管理進行升級。
1、獲取差旅評估的數(shù)據(jù)：
很多企業(yè)無法進行差旅評估是因為缺乏有效的數(shù)據(jù)支持。鯨力商旅的智慧化差旅管理平臺可以為企業(yè)在差旅評估上首先解決“數(shù)據(jù)獲取”問題：
一，數(shù)據(jù)完整化：鯨力商旅可與企業(yè)客戶的OA系統(tǒng)、HR系統(tǒng)、報銷系統(tǒng)、TMC系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)從預(yù)訂申請到差旅報銷的全流程數(shù)據(jù)連通與透明化，讓財務(wù)管理者完整清晰的了解差旅開支情況。
二，數(shù)據(jù)實時獲?。忽L力商旅通過在差旅管理中增加自動化程度，減少人為介入帶來的失誤，減少紙質(zhì)記錄及票據(jù)的數(shù)量，推行自動化差旅合規(guī)管理，讓差旅數(shù)據(jù)可以實時獲取分析。
三，與市場大數(shù)據(jù)的聯(lián)動對比：鯨力平臺一端對接企業(yè)OA、財務(wù)系統(tǒng)，一端與眾多TMC對接，可以獲取多供應(yīng)商實時數(shù)據(jù)，通過市場大數(shù)據(jù)為企業(yè)提供數(shù)據(jù)對比參考。
2、提升差旅政策的靈活性：
在控制差旅支出的同時，必須滿足員工出行的個性化需求，不能采用完全僵化的差旅政策，否則無法避免違規(guī)現(xiàn)象。鯨力商旅在行業(yè)率先推出“鯨準(zhǔn)預(yù)算”，可幫助企業(yè)提升差旅預(yù)算的靈活性。員工只要輸入出差計劃，鯨力可基于企業(yè)出行大數(shù)據(jù)，獲取企業(yè)管理偏好、員工出行偏好，同時通過連接多供應(yīng)商實時數(shù)據(jù)，為員工的單次出行定制一個實時的、個性化的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)(即“鯨準(zhǔn)預(yù)算”)。
通過“鯨準(zhǔn)預(yù)算”的定制，企業(yè)擁有了合理的差旅預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，員工也無需再受制于僵化的差旅政策與行程。企業(yè)還可以與鯨力共同設(shè)計員工節(jié)約獎勵方案，一旦花費低于預(yù)算，員工可以拿到一定比例的返現(xiàn)和禮品代金券，從而激發(fā)員工主動節(jié)省差旅成本的熱情。
3、提供多維度差旅智能化報表：
鯨力商旅可為企業(yè)提供多維度差旅智能化報表，幫助企業(yè)實現(xiàn)差旅管理的事前計劃、事中控制、事后分析。
一，成本中心分析：幫助企業(yè)按部門、項目生成差旅成本中心，管理者可結(jié)合成本中心實現(xiàn)成本責(zé)任考核。
二，實時在線數(shù)據(jù)看板：精確到當(dāng)天當(dāng)下的差旅數(shù)據(jù)，自動生成精確的差旅優(yōu)化報告，為企業(yè)生成差旅數(shù)據(jù)大地圖，讓企業(yè)對差旅支出和員工出差情況進行實時全面掌控。
三，差旅綜合報告：鯨力可定期將員工的預(yù)訂偏好、競價排名、服務(wù)質(zhì)量、差旅支出變化呈現(xiàn)到企業(yè)差旅報告中，作為年度審查差旅供應(yīng)商、調(diào)整差旅政策的重要依據(jù)。
圖一：按支出類別（如機票）進行分析
圖二：部門支出分析
圖三：出差人分析
圖四：鯨力商旅可為企業(yè)生成差旅大地圖
隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，企業(yè)需要挖掘差旅大數(shù)據(jù)背后的價值，通過數(shù)據(jù)的評估和決策的智能化，提升企業(yè)的管理水平，從而能夠更好面對“寒冬”環(huán)境。鯨力商旅致力于為客戶帶來智能化的科學(xué)管理方法，真正實現(xiàn)“在員工出行體驗與企業(yè)成本中找到最佳平衡”的智慧化差旅管理。
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