電視電話會議具有覆蓋面廣、組織便捷、務(wù)實高效等特點。通過總結(jié)電視電話會議組織服務(wù)的經(jīng)驗做法，嘗試探索其中規(guī)律，以期組織服務(wù)工作更加規(guī)范、嚴密、順暢。
合理選擇會場
大型電視電話會議一般設(shè)一個主會場、若干分會場。各會場的選擇要根據(jù)會議形式、規(guī)模、技術(shù)條件和配套服務(wù)等因素綜合確定，注意是否具備電視電話會議會場專用線路、設(shè)備，或是否具備臨時架設(shè)相關(guān)設(shè)備的技術(shù)條件，涉密會議還要充分考慮安全、保密等因素。
關(guān)于主會場，一般設(shè)置獨立的主席臺，高度、寬度、進深應(yīng)當(dāng)合適，對面及兩側(cè)有足夠空間布置各類屏幕；其次要有空間適宜的臺下會場，大小應(yīng)滿足參會人數(shù)需要，盡量方正，會場前排與主席臺之間要留有適當(dāng)距離。
關(guān)于分會場，最好選擇階梯式會場，可更好展示參會人員整體畫面，減少前排對后排的遮擋；不是階梯會場的，拍攝分會場的攝像頭位置不能過低，盡量照顧會場全景。分會場一般不再單設(shè)主席臺，參會人員均面向顯示主會場畫面的大屏幕就座。各分會場的形式和布局應(yīng)盡量統(tǒng)一。
科學(xué)布置會場
電視電話會議會場布置除了符合與現(xiàn)場會議相同的常規(guī)要素外，重點要關(guān)注主會場與各分會場的交流安排，特別是屏幕設(shè)置要盡量符合日常交流習(xí)慣，滿足全體人員觀看需要。要通過統(tǒng)一規(guī)范的會場布置和科學(xué)的屏幕設(shè)置，提升會議的整體感。
主會場布置。應(yīng)重點考慮兩個方面：一方面是供主席臺就座人員觀看的屏幕。一般設(shè)置在主席臺與臺下會場第一排之間位置，且不能對主席臺與臺下會場人員之間目光交流造成影響。若主席臺較寬，應(yīng)多設(shè)置幾塊屏幕，左右對稱，避免主席臺就座人員轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。若主席臺與臺下會場之間距離不夠，也可將屏幕設(shè)置在會場正后方，屏幕尺寸應(yīng)滿足清晰觀看需要，高度要適宜。另一方面是供主會場臺下就座人員觀看的屏幕。一般布置在兩個區(qū)域，一是在主席臺兩側(cè)，面向臺下會場，尺寸高度應(yīng)滿足整個會場尤其是后排人員清晰觀看需要；二是在主席臺與臺下會場第一排之間，方便臺下前排就座人員觀看，避免前排人員頻繁轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。
分會場布置。需重點關(guān)注供參會人員觀看的大屏幕，應(yīng)設(shè)置在會場正前方，尺寸滿足會場全體人員清晰觀看需要，不能過高或過低，以人員端坐平視為宜。分會場還要設(shè)置統(tǒng)一會標(biāo)，標(biāo)明分會場規(guī)范名稱，一般通過技術(shù)手段直接顯示在本會場畫面的右下角，注意不要遮擋分會場應(yīng)顯示的其他要素。
發(fā)言人位置安排。根據(jù)會議議程，部分會議需安排主會場或分會場人員發(fā)言，可根據(jù)需要單設(shè)發(fā)言席，背景簡潔、單人出鏡、規(guī)格統(tǒng)一，安排單獨鏡頭從正面平視角度拍攝發(fā)言人，各發(fā)言人在畫面中的比例應(yīng)保持一致。
周密做好會前準(zhǔn)備
組織一場大型電視電話會議前，務(wù)必扎實周密做好會務(wù)組織和技術(shù)保障等各方面準(zhǔn)備工作，詳細制定會務(wù)組織服務(wù)工作方案、視頻切換腳本、特殊情況應(yīng)對預(yù)案等。
建立協(xié)同高效的會務(wù)工作體系。既要保證會務(wù)組織和技術(shù)保障兩個團隊統(tǒng)一行動、無縫銜接，又要保證主會場和分會場工作人員聯(lián)絡(luò)通暢、反應(yīng)迅速。應(yīng)提前召開相關(guān)方面參加的會務(wù)工作協(xié)調(diào)會，建立主會場和分會場工作人員聯(lián)絡(luò)機制，明確分工，壓實責(zé)任。
提供安全流暢的信息技術(shù)保障。技術(shù)上要確保畫面和聲音同步、流暢，不能卡頓，更不能發(fā)生“掉線”“斷線”等情況，一般應(yīng)準(zhǔn)備雙路保障，且能“無縫切換”。要營造主會場與各分會場整體一致的氛圍，通過合理布置拾音器，打通環(huán)境音效，主會場響起的熱烈掌聲等能夠?qū)崟r傳遞到各分會場，增強會議現(xiàn)場感，營造主會場與分會場良好互動氛圍。會前1至2天要與各分會場聯(lián)調(diào)聯(lián)試，會務(wù)組織人員和技術(shù)保障人員協(xié)作配合，逐一檢查落實各要素，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。
預(yù)制詳細準(zhǔn)確的視頻切換腳本。電視電話會議交流的主要渠道是視頻畫面和聲音傳播，做好畫面切換，適時展示會議全景和重點環(huán)節(jié)，可大大提升會議效果。視頻切換腳本要精準(zhǔn)化、精細化，提前制定每塊屏幕不同時間段展示的具體內(nèi)容。
一方面，要根據(jù)不同人員需要展示不同畫面。主席臺就座人員需看到主會場和各分會場畫面，主會場臺下就座人員需看到各分會場畫面，分會場就座人員既需看到主會場主席臺畫面、又需看到主會場臺下畫面。
另一方面，要區(qū)分展示會議的“焦點”“重點”和“全景”。作講話的領(lǐng)導(dǎo)同志、主持人、發(fā)言人是會議的“焦點”，尤其是領(lǐng)導(dǎo)同志重點強調(diào)或脫稿講話的精彩鏡頭，要充分展示；主席臺是會議的“重點”，要安排專門的畫面展示，還要適時展示主席臺每位領(lǐng)導(dǎo)的單人畫面；主會場和各分會場是會議的“全景”，要注意交待清楚，若分會場數(shù)量較多，應(yīng)輪流展示，提前編排好分會場畫面的順序和時長。
精心做好現(xiàn)場服務(wù)
現(xiàn)場服務(wù)的主要任務(wù)是確保會議各項議程按既定方案執(zhí)行，維護好主會場和分會場秩序，對出現(xiàn)的特殊情況及時應(yīng)對處理，確保會議效果。會前1小時左右應(yīng)再次與各分會場進行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，對會議各要素進行最后的檢查落實。檢查完畢后至領(lǐng)導(dǎo)同志入場前的準(zhǔn)備時間，主會場音頻和畫面可先切走，播放備用視頻，待會議即將開始前再同步顯示。會議開始后應(yīng)密切關(guān)注會議進程并提前作好相關(guān)準(zhǔn)備。
比如，領(lǐng)導(dǎo)同志快入場前，鏡頭應(yīng)提前切到進場方向；發(fā)言人準(zhǔn)備發(fā)言時，一般提前到發(fā)言席就座，畫面也要及時切換到位；要關(guān)注會場情況，如有違反會場秩序和會風(fēng)會紀(jì)的情況要及時提醒糾正，等等。會議過程中還要及時發(fā)現(xiàn)特殊情況，準(zhǔn)確研判、快速處置。
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