作為項目經(jīng)理管理任務(wù)常常感覺像是在追逐眾所周知的龍的尾巴。好的項目管理的核心是在各個方面跟上變化。

從目標(biāo)、工具和優(yōu)先事項像流沙一樣變化，沒有什么比過去一年更能體現(xiàn)變化了。58% 的組織報告說，2019冠狀病毒疾病大流行影響了業(yè)務(wù)和任務(wù)管理，并迫使項目延遲或取消。

然而，在令人抓狂的不確定性的放大鏡之下，其他事情進入了焦點(或者，如果你的網(wǎng)絡(luò)攝像頭無法在極速會議上把它們整合在一起的話)。不僅僅是我們的任務(wù)管理策略，還有我們從根本上看待項目和交付工作的方式。

對于許多項目經(jīng)理來說，他們感覺自己的地毯已經(jīng)從我們腳下被拉走了，是時候回到最基本的東西了。不，不是 SWOT 分析，我是說你。你如何看待你的組織，你的團隊？

過去一年令人驚訝的收獲之一是，很少有項目經(jīng)理在他們的項目管理工具中使用系統(tǒng)思維，盡管這些工具在構(gòu)建和解決來自多個視角和關(guān)系的問題(比如全球流行病)方面提供了可衡量的好處。目前關(guān)于管理復(fù)雜項目的研究表明，項目經(jīng)理將受益于系統(tǒng)思維。

在本文中

• 為什么是系統(tǒng)思考，為什么是現(xiàn)在？
• 為什么神經(jīng)科學(xué)對 DPM 很重要？
• 3主要任務(wù)管理策略

為什么是系統(tǒng)思考，為什么是現(xiàn)在？

因為根據(jù) APM，許多項目經(jīng)理是確定性思考的，并且使用任務(wù)管理工具，如甘特圖來反映這一點。而且，去年強調(diào)了搜索新的項目管理方法的持續(xù)激增。自2017年以來，谷歌搜索敏捷方法論的次數(shù)增加了28% 。

DPM 所涉及的許多項目都具有一定程度的高復(fù)雜性和高交互性，我們將在稍后更詳細(xì)地介紹這個概念，并且需要一個框架來直接解決這個問題。

好吧，但為什么神經(jīng)科學(xué)對 DPM 很重要？

好的項目經(jīng)理是組織的執(zhí)行功能系統(tǒng)。我們負(fù)責(zé)很多事情——組織、計劃、解決問題、激勵、管理行動和時間管理。聽起來很耳熟。

項目經(jīng)理的職能與腦前額葉外皮類似。

現(xiàn)在，把這個應(yīng)用到項目中，就會出現(xiàn)一個模式，項目本身也是系統(tǒng)。

系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)使用一系列事件ーー一個過程ーー來執(zhí)行所需的功能。這與所有圍繞結(jié)構(gòu)和過程構(gòu)建的項目管理是一樣的。這就是我所承諾的交互性和復(fù)雜性的軸心所在。

系統(tǒng)思維和項目管理方法之間有很多重疊之處。

通過系統(tǒng)思維的透鏡，我們可以比較作為系統(tǒng)的項目如何與等價的項目管理系統(tǒng)配對。簡單的任務(wù)和項目，由低數(shù)量的交互和低數(shù)量的組件在線性或瀑布式項目管理系統(tǒng)中起作用等定義。

項目的原始邊界隨著范圍的變化而變化。同樣，系統(tǒng)從它們的環(huán)境中獲取輸入。復(fù)雜的項目，擁有屬性的邊界會隨著環(huán)境的變化而變化，比如不穩(wěn)定的遠(yuǎn)程工作，需要管理人員理解系統(tǒng)思維。

相關(guān)閱讀: 我們擁有力量: DPM 如何影響工作方式

3主要任務(wù)管理策略

言歸正傳，讓我們深入探討2022年作為項目經(jīng)理的管理任務(wù)會是什么樣子，如何讓作為 DPM 的系統(tǒng)思維為您工作，以及三個關(guān)鍵的任務(wù)管理策略，以便在明年繼續(xù)堅持下去。我們會覆蓋:

• 為什么要考慮重新定義角色
• 為什么項目規(guī)劃在2022年仍然重要
• 如何建立一個積極主動的溝通計劃

1. 定義角色

角色定義(和重新定義)是開發(fā)任務(wù)管理策略的關(guān)鍵的第一步。項目團隊的每個成員都應(yīng)該有一個明確的角色和職責(zé)。這取決于項目經(jīng)理保持清晰的遠(yuǎn)景。如果沒有明確的角色定義和優(yōu)先級，所有的任務(wù)管理策略都會分崩離析。

“智囊團”這個詞用來描述一個精確的、協(xié)調(diào)的(無論多么有爭議)項目努力是有原因的。成功的，結(jié)構(gòu)化的組織在某種程度上反映了大腦。

想一想，組織是定義明確的信息系統(tǒng)、通信系統(tǒng)、決策系統(tǒng)等等。所有這些復(fù)雜的系統(tǒng)將它們不同的功能互相連接起來進行協(xié)作，形成了思想和操作的持續(xù)自由流動。

一位名叫丹尼爾 · 丹尼特(Daniel Dennett)的哲學(xué)家再次比我更好地解釋了這個問題: “相互競爭的平行活動可以使相互補充和相互競爭的貢獻形成一個連貫的模式?！笨禳c說三遍。

簡單地說: 多個想法一起工作可以聚集成一個清晰的，重點突出的項目。組織就像大腦，大腦是數(shù)百個系統(tǒng)高度協(xié)調(diào)的輸出過程。然而，關(guān)鍵是要確保每個角色執(zhí)行單個或集中的功能。多任務(wù)坦克生產(chǎn)率提高40% 。

系統(tǒng)思考工具: 決策矩陣

好吧，這真是太難接受了。定義什么需要授權(quán)ーー以及授權(quán)的位置ーー從決策開始。德懷特·艾森豪威爾臭名昭著的決策矩陣實際上正是系統(tǒng)思維的應(yīng)用。

艾森豪威爾的決策矩陣。

經(jīng)典的決策矩陣是一個簡單的四象限圖表，旨在消除猜測優(yōu)先級。它遵循一個方便的頭韻: 做，決定，委托，刪除。這些方框進一步與緊急或重要標(biāo)簽及其負(fù)面對應(yīng)標(biāo)簽相交叉。“做”是緊急和重要的，“刪除”是不緊急和不重要的，等等。

我們目前的集體環(huán)境就像是自然災(zāi)害、流行病恐懼等等的輪盤賭。同樣，記住外部壓力如何影響決策過程也很重要。

慢性壓力使人類的決策偏向于習(xí)慣而不是目標(biāo)。與適應(yīng)角色相鄰的是減輕工作壓力，這會影響決策。

進入2022年的關(guān)鍵任務(wù)管理戰(zhàn)略是那些幫助我們做出決策和確定優(yōu)先次序，同時銘記系統(tǒng)和環(huán)境的戰(zhàn)略ーー決策矩陣是一個很好的起點。

2. 制定項目計劃

調(diào)優(yōu)作為 DPM 的執(zhí)行功能的下一步是目標(biāo)設(shè)置。請聽我說，在以敏捷為中心的時代，復(fù)雜項目的項目計劃并不是浪費時間。

有效的項目需要一個項目計劃。記住，這樣做的目的是為了重新審視和可能地重新定義我們?nèi)绾沃贫椖坑媱潯?/span>

一位智者曾經(jīng)說過，彎曲的樹不會折斷。我們需要看看作品如何適合家居，而不是塑造家居來適應(yīng)作品。適應(yīng)是大腦最大的進化成就。我們越了解大腦如何處理復(fù)雜的變化，我們就越能有效地管理項目。

把你的大腦和你的組織想象成你的家ーー也許是你今年最大的工作挑戰(zhàn)之一。1923年，瑞士建筑師勒 · 柯布西耶(Le Corbusier)把住宅稱為“住宅的機器”從電氣化網(wǎng)格到城市建筑和互聯(lián)網(wǎng)，家不僅僅是一個地方。這是人類互動和聯(lián)系的紐帶。

華盛頓大學(xué)項目管理項目的領(lǐng)導(dǎo)者克里斯托弗?博利克(Christopher Bolick)表示: “如果沒有詳細(xì)的藍(lán)圖向承包商展示如何開始，你就不會(開始)建造房屋。”有效的任務(wù)管理就是將項目中大的可交付成果分解成更小的、可管理的任務(wù)。也就是制定計劃。

定義良好的計劃和模板對于任務(wù)和時間管理是必不可少的。項目計劃中的一個關(guān)鍵過程是評估資源負(fù)載。每個副首相都知道時間是你唯一的耗竭性能源。

系統(tǒng)思考工具: 資源分解結(jié)構(gòu)

如果你不知道你擁有什么，你需要什么，你就不能建造你的房子。使用資源分解結(jié)構(gòu)不僅僅是一個列表，它通過檢查資源成本如何相互關(guān)聯(lián)來使用系統(tǒng)思維。

作為項目經(jīng)理，一個好的 RBS 會幫助你管理任務(wù)，因為它會在每個步驟相互聯(lián)系的時候，通過觀察影響你的計劃的所有變量。蘇格蘭皇家銀行提供的功能性視角也是對現(xiàn)有 WBS 的極好補充。

蘇格蘭皇家銀行還需要團隊協(xié)作來委派任務(wù)、簡化工作流程并防止出現(xiàn)瓶頸。

聽說過自我管理團隊嗎？如果你想知道這對你來說意味著什么，看看這個: 沒有項目經(jīng)理的項目團隊: 探索 PM 困境(與來自 Railsware 的 Julia Ryzhkova 合作)

不要被困在生產(chǎn)力軟件的兔子洞里

對于 DPM 來說，生產(chǎn)力軟件無疑是一個強大且必不可少的工具。能夠跟蹤任務(wù)、項目進度、截止日期等等，這對于在當(dāng)前環(huán)境中表現(xiàn)出色至關(guān)重要。

從不起眼的待辦事項清單到像 OmniFocus 這樣雄心勃勃的東西，它的核心設(shè)計原則是: 自動化。自動化是創(chuàng)建一個(您猜對了)自動化和簡化一系列流程的系統(tǒng)的結(jié)果。卸載執(zhí)行任務(wù)和使用時間跟蹤釋放您最寶貴的資源: 時間。

項目管理軟件通常是一個很大的主題，你會注意到我們經(jīng)?；氐竭@個話題。理由很充分！只有22% 的組織使用項目管理軟件，但是77% 的高績效項目使用項目管理軟件。DPM 對這個話題有點著迷是有道理的。

隨著越來越多的組織向永久性混合或遠(yuǎn)程模型過渡，物聯(lián)網(wǎng)、通信和任務(wù)管理軟件等事物正在從根本上改變項目管理的執(zhí)行功能。那些利用這種轉(zhuǎn)變的人將能夠比那些不適應(yīng)的人更快地交付和完成項目。

也就是說，當(dāng)作為一個項目經(jīng)理試圖保持在管理任務(wù)的頂端時，很容易陷入生產(chǎn)力軟件的無底洞。我會是第一個承認(rèn)我有罪的人，因為我同時嘗試了幾十個不同的程序。最好的生產(chǎn)力軟件是那個為你工作的軟件。了解您需要從生產(chǎn)力軟件中獲得什么依賴于理解您正在工作的系統(tǒng)的范圍、角色和環(huán)境。

基本上，您需要知道您的項目中哪些地方需要自動化，并將其與相應(yīng)的系統(tǒng)配對。

3. 良好的溝通

我們使用日常語言中的系統(tǒng)思維，而沒有(諷刺地)思考它?！?span id="aaaa8a0" class="candidate-entity-word" data-gid="7523046">多米諾效應(yīng)”、“循環(huán)邏輯”和“螺旋下降”都表達(dá)了系統(tǒng)思維背后的主要概念。

我們作為 DPM 所做的大部分工作是溝通ーー這是項目經(jīng)理90% 的工作。如果我們不能在各個層面上進行良好的溝通，我們就無法正確地委派角色、制定計劃或建立一個好的 RBS。起草下一個溝通計劃的第一步應(yīng)該是確定利益相關(guān)者需要什么樣的溝通。

如果你從中學(xué)到了什么，我希望是組織不是孤島。到現(xiàn)在為止，您可能已經(jīng)理解了作為項目經(jīng)理管理任務(wù)的各個方面是如何相互聯(lián)系的。作為 DPM 我們正在運行一個信息系統(tǒng)。信息只有經(jīng)過解讀才能成為交流。

我們在組織中所做的一切都發(fā)生在一個社會系統(tǒng)中。對于項目經(jīng)理來說，最重要的技能，不僅僅是來年的技能，是溝通。整整四分之一的項目經(jīng)理報告說，他們沒有訪問項目通信軟件。

在2022年，作為項目經(jīng)理管理任務(wù)的關(guān)鍵是塑造一個適合你的主動溝通環(huán)境。

保持溝通的一個好方法是讓你的團隊成員創(chuàng)建內(nèi)容，無論是關(guān)于他們的專業(yè)、工作文化，還是他們對組織的想法。你可以在這里找到如何讓內(nèi)容創(chuàng)建成為你的文化的一部分。

看看這個: 研討會: 不僅僅是管理你的團隊，還要管理你的客戶

系統(tǒng)思考工具: 豐富的圖表

在為復(fù)雜的項目制定交流計劃時，考慮如何使用豐富的圖片來改進將它們視為系統(tǒng)的方式。豐富的圖片關(guān)系圖是說明多個元素和因素之間關(guān)系的自由流動的圖形。豐富的圖片有助于創(chuàng)建一個心智模型，打開溝通，打開利益相關(guān)者之間的關(guān)系，并提供您可能錯過的額外上下文。

一個場景: DPM 交付一個根據(jù)明確定義的需求構(gòu)建的 Web 發(fā)布項目ーー系統(tǒng)滿足這些需求。在發(fā)布時，它被用戶譴責(zé)。我們怎么到這兒來的？可能是因為沒有看到需求是如何與用戶實際執(zhí)行的內(nèi)容無關(guān)(或者正在干擾)的。這是溝通中斷。

通過可視化地觀察諸如通信和流程之類的動態(tài)，以及諸如資源和框架之類的結(jié)構(gòu)，可以幫助我們看到新的依賴關(guān)系，以及它們是如何整合在一起的，這些對于來年是必不可少的。

最后的想法

無論您是 DPM 老手還是剛剛起步，擁有良好的任務(wù)管理策略對于項目的成功至關(guān)重要。使用有效的任務(wù)管理技術(shù)的公司比那些完全不使用任務(wù)管理技術(shù)的公司花費少28倍。

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