近十年隨著項(xiàng)目管理在中國的推廣和普及，項(xiàng)目管理從業(yè)人員的增加，絕大部分企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建或開始著手構(gòu)建項(xiàng)目管理的專門組織PMO。對PMO的構(gòu)建及運(yùn)營情況進(jìn)行調(diào)研發(fā)現(xiàn)，雖然有不少標(biāo)桿企業(yè)的PMO運(yùn)營非常成功，但絕大部分企業(yè)的PMO運(yùn)營成效并不理想，甚至很多企業(yè)的PMO構(gòu)建沒多久就黯然退場。

本文搜集整理當(dāng)前大部分企業(yè)PMO建設(shè)和運(yùn)營過程中出現(xiàn)的常見問題，并借助過往企業(yè)的咨詢經(jīng)驗(yàn)給予一定的建議，以期對企業(yè)PMO建設(shè)和運(yùn)營提供一定的借鑒。由于每家PMO都是在企業(yè)特定的環(huán)境下發(fā)展起來的，當(dāng)前對于PMO的構(gòu)建尚未有成熟的方法論，因此企業(yè)需結(jié)合自己的特點(diǎn)有選擇性的參考。

問題1

是否所有的企業(yè)都需要組建PMO?

企業(yè)什么時(shí)候組建PMO?

各個(gè)行業(yè)、各個(gè)類型的企業(yè)中都有PMO運(yùn)營成效顯著例子，PMO的設(shè)立與企業(yè)所在的行業(yè)、與組織的規(guī)模大小、與企業(yè)組織類型沒有關(guān)系。不論處于什么行業(yè)，一個(gè)企業(yè)要準(zhǔn)備繼續(xù)發(fā)展壯大，則一定有其愿景、使命和戰(zhàn)略。而企業(yè)的戰(zhàn)略必須轉(zhuǎn)化為一個(gè)一個(gè)具體的項(xiàng)目，才能得以落地。PMO通常為了更有效落地項(xiàng)目、實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)而設(shè)置。但項(xiàng)目效率的提升、戰(zhàn)略的落地也不一定必須成立專門的PMO，很多企業(yè)將其職責(zé)賦予其他部門來履行也有取得不錯(cuò)的效果。

通過大量的企業(yè)分析，一般情況下，當(dāng)企業(yè)處于以下情況可以考慮組建PMO：

(1)企業(yè)屬于項(xiàng)目為導(dǎo)向的企業(yè)，企業(yè)的大部分工作都是以項(xiàng)目的方式開展。

(2)企業(yè)運(yùn)行過程中出現(xiàn)很多管理或經(jīng)營的問題，借助現(xiàn)有的組織無力解決或解決的成效緩慢。

(3)公司處于業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型期，存在大量需要各部門協(xié)同開展的工作。

(4)當(dāng)前項(xiàng)目開展存在很多問題，如項(xiàng)目競標(biāo)過程糊里糊涂出局;項(xiàng)目進(jìn)度、成本失控;項(xiàng)目核心人員流失嚴(yán)重;項(xiàng)目質(zhì)量問題頻發(fā);項(xiàng)目過程不透明，結(jié)果難預(yù)料等。

問題2：

PMO應(yīng)該履行哪些職責(zé)?

PMO的職能是不是越多越好?

每家企業(yè)PMO的職責(zé)不盡相同，但結(jié)合多年的咨詢項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，企業(yè)PMO的職責(zé)幾乎都包含在以下戰(zhàn)略職能、治理職能、卓越中心三類職能中。

PMO的職能并非越多越好，應(yīng)該從企業(yè)需求倒推PMO職能，職能以需求為驅(qū)動(dòng)。沒有需求的職能很可能是冗余的職能，不僅徒耗管理成本，還增加混亂因素。PMO需要明確其運(yùn)作的根本目的，職能僅是實(shí)現(xiàn)目的的手段。新建的PMO在定義其職能時(shí)，需要關(guān)注與組織已有職能的有效整合，否則不僅不能展示價(jià)值，反而會(huì)造成了管理混亂。

問題3

PMO與項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門應(yīng)該設(shè)置成怎樣的關(guān)系?

通常PMO與項(xiàng)目經(jīng)理的關(guān)系有2種類型，一種項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在PMO，項(xiàng)目經(jīng)理向PMO負(fù)責(zé)人匯報(bào);另外一種項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在其他部門或?qū)儆诩媛殟徫?，此時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理存在雙重匯報(bào)關(guān)系。2種類型各有利弊，項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在PMO可以方便項(xiàng)目管控，但由于資源在各職能部門，所以存在資源協(xié)調(diào)的弊端;如果項(xiàng)目經(jīng)理崗位設(shè)置在其他部門，方便項(xiàng)目經(jīng)理獲取資源支持，但其他部門對PMO的支持程度對于PMO的成功至關(guān)重要。

無論何種關(guān)系，PMO與項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門的目的是一樣的，PMO成功的關(guān)鍵在于明確自己的定位，明確和項(xiàng)目經(jīng)理及相關(guān)部門的職責(zé)分工。PMO在項(xiàng)目管控過程中要以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的理念深入項(xiàng)目，而非僅僅帶著檢查表、以找問題的角度去開展工作。關(guān)注PMO工作的價(jià)值彰顯自然可以獲取項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)部門的工作支持。

問題4

PMO如何彰顯部門價(jià)值?

PMO價(jià)值體現(xiàn)是PMO工作的重點(diǎn)也是難點(diǎn)，PMO價(jià)值可以考慮從以下方面來彰顯：

1、通過項(xiàng)目成功帶來的財(cái)務(wù)價(jià)值。

PMO通過對項(xiàng)目管控和指導(dǎo)，可以有效對項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量等進(jìn)行管控，通過項(xiàng)目交付工期的降低或項(xiàng)目交付周期的有效控制可以保證現(xiàn)有資源條件下開展更多的項(xiàng)目，從而產(chǎn)生更多的收益。通過項(xiàng)目成本的降低和管控，通過項(xiàng)目降本工作的開展可以產(chǎn)生直接的財(cái)務(wù)收益。通過項(xiàng)目質(zhì)量管控，可以降低項(xiàng)目質(zhì)量損失，也可以核算出財(cái)務(wù)價(jià)值。

2、通過提升項(xiàng)目相關(guān)方滿意度創(chuàng)造價(jià)值。

PMO要運(yùn)行離不開各相關(guān)方的支持，因此PMO可以通過提升相關(guān)方的滿意度來創(chuàng)造價(jià)值。

對于客戶而言，提升項(xiàng)目交付的效率和項(xiàng)目過程中的響應(yīng)速度，保證項(xiàng)目溝通順暢等都可以提升客戶的滿意度;對于公司領(lǐng)導(dǎo)而言，通過保證項(xiàng)目過程的透明可控，如通過項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告或項(xiàng)目信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度、成本、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)、問題等的信息的及時(shí)、快速傳遞，促進(jìn)項(xiàng)目交付效率提升可以有效提升公司領(lǐng)導(dǎo)的滿意度;對項(xiàng)目經(jīng)理為主的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)而言，通過提升項(xiàng)目問題的解決效率、明確項(xiàng)目人才的職業(yè)發(fā)展通道、建立項(xiàng)目規(guī)則讓項(xiàng)目成員能夠及時(shí)得到支持等都可以有效提升項(xiàng)目成員的滿意度。

3、通過內(nèi)部流程的規(guī)范、優(yōu)化創(chuàng)造價(jià)值。

PMO通過項(xiàng)目決策流程的優(yōu)化，提高項(xiàng)目決策的效率;通過項(xiàng)目管理模板流程等的構(gòu)建、項(xiàng)目知識經(jīng)驗(yàn)庫的構(gòu)建、項(xiàng)目流程的優(yōu)化等為項(xiàng)目成員的項(xiàng)目管理工作提供支持進(jìn)而提升項(xiàng)目管理工作的效率;通過跨部門接口流程的優(yōu)化，保證項(xiàng)目過程中溝通的順暢進(jìn)而提升管理的效率。

4、通過項(xiàng)目管理人才成長創(chuàng)效。

PMO通過項(xiàng)目管理培訓(xùn)等為項(xiàng)目管理人才賦能，從而加快項(xiàng)目管理人才的成長，提高項(xiàng)目執(zhí)行的效率;PMO通過建立各類項(xiàng)目管理人才的模型、項(xiàng)目管理人才盤點(diǎn)及測評可以更科學(xué)有效的提供合適的人才提高項(xiàng)目的成功率;PMO通過項(xiàng)目管理人才職業(yè)發(fā)展通道及晉升機(jī)制的構(gòu)建可以為項(xiàng)目管理核心人才提供更寬廣的平臺從而減少項(xiàng)目管理核心人才的流失;PMO通過項(xiàng)目管理體系、項(xiàng)目管理知識經(jīng)驗(yàn)庫的構(gòu)建可以為項(xiàng)目開展提供有效的支持，從而降低對項(xiàng)目管理人才的需求。

問題5

PMO如何高效運(yùn)營?

在建立好了PMO之后，就需要讓PMO能夠按照預(yù)定的權(quán)限和流程進(jìn)行運(yùn)作，在運(yùn)作的過程中，應(yīng)該注意以下事項(xiàng)：

1、應(yīng)該使項(xiàng)目管理在組織內(nèi)部具有連貫性和穩(wěn)固性，不能夠只是作為口號的宣傳或者是階段性的工作突擊。

2、能夠向組織的決策層、職能經(jīng)理及員工展示項(xiàng)目管理的價(jià)值。這些都是PMO運(yùn)作的利益關(guān)系者，只有獲得相關(guān)方的支持，才能夠配合PMO的運(yùn)作，達(dá)到PMO的作用。

3、能夠在項(xiàng)目經(jīng)理和決策層之間，站在中立者的角度，客觀的來審視項(xiàng)目。

4、能夠平衡其作為項(xiàng)目控制和項(xiàng)目支持角色之間的關(guān)系。PMO的目的是為了保證項(xiàng)目實(shí)施的成功，而不是實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目人員和項(xiàng)目決策的控制機(jī)構(gòu)。因此PMO不應(yīng)該作為政策的強(qiáng)制執(zhí)行機(jī)構(gòu)出現(xiàn)，來管制項(xiàng)目的執(zhí)行，而應(yīng)本著為項(xiàng)目經(jīng)理提供支持服務(wù)的角度來配合項(xiàng)目經(jīng)理成功完成項(xiàng)目，如提供工具方法支持、協(xié)助問題的快速解決等。

5、重視培訓(xùn)和教育的作用。PMO應(yīng)該為項(xiàng)目管理和實(shí)施人員提供系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，以提高他們的項(xiàng)目管理水平。

6、應(yīng)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理之間的溝通?？梢圆捎枚ㄆ诘慕?jīng)驗(yàn)交流會(huì)、研討會(huì)、問題解決會(huì)等多種形式，來加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)理間的溝通，提高項(xiàng)目經(jīng)理的管理水平。

7、重視知識管理。PMO應(yīng)該收集和管理項(xiàng)目執(zhí)行的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，作為項(xiàng)目的歷史數(shù)據(jù)信息，作為今后組織的決策依據(jù)和項(xiàng)目執(zhí)行的參考。

8、重視項(xiàng)目管理文化的培育。要關(guān)注宣傳項(xiàng)目管理文化與理念，為項(xiàng)目管理的推行落地創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境。

9、持續(xù)改進(jìn)。PMO應(yīng)該根據(jù)現(xiàn)有流程、制度的應(yīng)用情況和反應(yīng)出來的問題，對其進(jìn)行改進(jìn)。這個(gè)過程應(yīng)該是持續(xù)的，同時(shí)需要與其他組織進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)自己的差距，以更加完善組織的項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)。本文來源：http://www.pmcollege.com.cn