１.需求建議書的內(nèi)涵與作用
需求建議書ment，RFP) 就是從客戶的角度出發(fā)，全面、詳細(xì)地向承約商陳述、表達(dá)為了滿足其已識(shí)別的需求應(yīng)做哪些工作。也就是說，需求建議書是客戶向承約商發(fā)出的用來說明如何滿足其已識(shí)別需求的建議書。
好的需求建議書能讓承約商把握客戶所期待的產(chǎn)品或服務(wù)是什么，或他所希望得到的是什么，只有這樣，承約商才能準(zhǔn)確地進(jìn)行項(xiàng)目識(shí)別、項(xiàng)目構(gòu)思等，從而向客戶提交一份有競(jìng)爭(zhēng)力的項(xiàng)目申請(qǐng)書。仍以前面的裝修案例來說，客戶僅向承約商發(fā)送一份簡(jiǎn)單的裝修申請(qǐng)顯然是不夠的，裝修房子只是客戶的一種愿望，并不能使承約商清楚地知道客戶的具體需求或所希望的項(xiàng)目目標(biāo)是什么。裝修風(fēng)格和樣式千差萬別，費(fèi)用也相去甚遠(yuǎn)，這使得承約商即裝修公司無所適從。裝修公司顯然不知道該如何設(shè)計(jì)裝修的風(fēng)格和樣式，從而無法向該客戶提交項(xiàng)目申請(qǐng)書。為此，客戶的需求建議書應(yīng)當(dāng)是全面的、明確的，能夠提供足夠的信息，以使承約商能在把握客戶主體意愿的基礎(chǔ)上擬訂一份最優(yōu)秀的項(xiàng)目申請(qǐng)書。
當(dāng)然，并非在所有的情況下都需要準(zhǔn)備一份正式的需求建議書。如果某一單位產(chǎn)生的需求可由內(nèi)部開發(fā)項(xiàng)目滿足，這時(shí)更需要的是口頭上的交流和信息傳遞，而不是撰寫需求建議書。例如，某一軟件開發(fā)公司感到原來的財(cái)務(wù)分析系統(tǒng)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)日益增加的業(yè)務(wù)需要，便可直接要求軟件開發(fā)小組進(jìn)行開發(fā)，這時(shí)只需將相關(guān)的要求口頭傳達(dá)給軟件開發(fā)組即可。
２.需求建議書的內(nèi)容
客戶為了全面、準(zhǔn)確地向承約商表達(dá)自己的意圖，需要認(rèn)真、充分地準(zhǔn)備一份完整的需求建議書。一般來說，客戶在需求建議書中主要應(yīng)明確表達(dá)以下內(nèi)容。
(１) 項(xiàng)目工作陳述
客戶在工作陳述中，必須載明項(xiàng)目的工作范圍，概括說明客戶要求承約商做的主要工作任務(wù)和任務(wù)范圍。如果是一份關(guān)于裝修的需求建議書，客戶首先應(yīng)讓承約商或裝修公司清楚他的工作是對(duì)舊房子進(jìn)行裝修，其次要說明裝修的風(fēng)格和樣式，以及裝修的大致范圍。
(２) 項(xiàng)目目標(biāo)
項(xiàng)目目標(biāo)，即交付物，是承約商所提供的實(shí)體內(nèi)容。以一個(gè)用于結(jié)賬和收款的軟件系統(tǒng)為例，承約商可能被希望提供硬件(計(jì)算機(jī))、軟件(磁盤和一些印刷品)、操作手冊(cè)和培訓(xùn)教程。交付物也可能包括客戶要求承約商提供的定期進(jìn)度報(bào)告或結(jié)束報(bào)告。
(３) 項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定
要求涉及大小、數(shù)量、顏色、重量、速度和其他承約商提出的解決方案所必須滿足的物理參數(shù)和操作參數(shù)。例如，對(duì)于銷售手冊(cè)而言，要求必須是特定樣式的回郵信封，用規(guī)定的顏色打印，并隨附在銷售的產(chǎn)品中，印刷品為每批20000個(gè)。而蓋房要求可能包括總計(jì)5000平方米的面積、8 間臥室、2 間浴室、1間雙車道車庫、中央空調(diào)和1個(gè)游泳池。
有些要求會(huì)涉及承約商交付成果的工作成績(jī)。例如，自動(dòng)結(jié)賬和收款系統(tǒng)可能包括每天能辦理近千余次交易的功能和其他特定的功能。工作成績(jī)往往被客戶用來作為檢驗(yàn)的標(biāo)準(zhǔn)，承約商應(yīng)向客戶證明交付物能符合工作成績(jī)的要求。
(４) 客戶供應(yīng)
客戶供應(yīng)主要涉及項(xiàng)目實(shí)施上客戶提供的保障及物品供應(yīng)等。例如，在銷售手冊(cè)項(xiàng)目中，客戶在需求建議書中必須表述將提供的用于手冊(cè)上的標(biāo)識(shí)語。
(５) 客戶的付款方式
這是承約商最為關(guān)心的內(nèi)容，如分期付款、一次性付款等。例如，某房地產(chǎn)開發(fā)商在需求建議書中約定，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)支付給建筑公司20%的款項(xiàng)，項(xiàng)目完成一半時(shí)支付30%的款項(xiàng)，項(xiàng)目竣工后再支付剩余50%的款項(xiàng)。
(６) 項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃
項(xiàng)目的進(jìn)度通常是客戶關(guān)注的重要方面，它將影響客戶的利益。例如，及時(shí)完成房子裝修可以保證客戶盡早享受舒適的居住條件。因此，客戶在需求建議書中一般都會(huì)對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度做出明確要求。
(７) 對(duì)交付物的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)
項(xiàng)目實(shí)施的最終標(biāo)準(zhǔn)是客戶滿意，否則承約商很難獲得所期望的利潤(rùn)。因此，客戶對(duì)交付物的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是需求建議書的重要內(nèi)容。
(８) 有關(guān)承約商投標(biāo)的事項(xiàng)
大型項(xiàng)目一般要求采用招標(biāo)、投標(biāo)的方式選擇承約商，通過對(duì)若干個(gè)承約商的項(xiàng)目建議書或投標(biāo)方案的比較確定最后的承約商。這需要客戶在需求建議書中對(duì)有關(guān)投標(biāo)的事項(xiàng)(如項(xiàng)目建議書的格式及投標(biāo)方案的內(nèi)容) 做出規(guī)定，以確保為承約商提供一個(gè)公平競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境。在需求建議書中，客戶還需要對(duì)投標(biāo)的最后期限做出規(guī)定，通常客戶會(huì)在某一固定的時(shí)間(或期限內(nèi)) 把截至該日期的投標(biāo)方案集中起來，并請(qǐng)有關(guān)專家對(duì)承約商的投標(biāo)方案進(jìn)行評(píng)審。因此，最后期限的規(guī)定非常重要，它向承約商提示了必須在此日期之前投交有關(guān)意向。如超過預(yù)定的日期，承約商所提交的任何申請(qǐng)書都將不予考慮接受。
(９) 投標(biāo)方案的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)
客戶將用投標(biāo)方案的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)評(píng)審相互競(jìng)爭(zhēng)的承約商的申請(qǐng)書，以便從眾多的承約商中選擇一家執(zhí)行項(xiàng)目。客戶的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)主要包括承約商的背景和經(jīng)歷、技術(shù)力量、技術(shù)方案、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成本等。
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