版權(quán)聲明：本文刊登于《中國勘察設(shè)計》雜志2021年1月刊，版權(quán)為《中國勘察設(shè)計》雜志社及作者所有，歡迎轉(zhuǎn)載，轉(zhuǎn)載請注明作者及出處。

勘察設(shè)計檔案管理的

現(xiàn)狀分析與發(fā)展方向研究

安徽省城建設(shè)計研究總院

股份有限公司 王霞 于鵬 吳東彪

當(dāng)前，大數(shù)據(jù)、人工智能正加速改變工程建設(shè)和城市運營的方式，作為工程建設(shè)的前端，勘察設(shè)計工作如何適應(yīng)工程建設(shè)與管理需求，適應(yīng)市場形勢的變化，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，是勘察設(shè)計企業(yè)需要關(guān)注的問題?？辈煸O(shè)計檔案真實地記錄了勘察設(shè)計人員的勘察設(shè)計過程和勘察設(shè)計成果，是勘察設(shè)計工作高效開展和工程項目高質(zhì)量建設(shè)的重要依據(jù)和溯源憑證。提升勘察設(shè)計檔案高效管理和利用服務(wù)品質(zhì)，事關(guān)勘察設(shè)計行業(yè)健康可持續(xù)發(fā)展。

勘察設(shè)計檔案的特點

勘察設(shè)計檔案與新中國相伴而生，先后經(jīng)歷了新中國成立之初的摸索創(chuàng)建、“文化大革命”的重創(chuàng)破壞、新時期的實踐發(fā)展到當(dāng)今大數(shù)據(jù)的沖擊重構(gòu)等不同發(fā)展階段，為服務(wù)勘察設(shè)計企業(yè)發(fā)展、服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展，貢獻(xiàn)了自身的價值和力量。

勘察設(shè)計檔案記載了企業(yè)勘察設(shè)計活動的創(chuàng)新和發(fā)展，是勘察設(shè)計企業(yè)一代又一代勘察設(shè)計人員的勞動結(jié)晶，記載了勘察設(shè)計活動的經(jīng)驗和教訓(xùn)，是勘察設(shè)計人員不可多得的寶貴財富。

勘察設(shè)計檔案記載了企業(yè)發(fā)展的艱辛歷程以及幾代工作者的創(chuàng)新過程，從而匯成一種企業(yè)精神，成為一部分企業(yè)文化建設(shè)史，而企業(yè)品牌正是從企業(yè)文化中提煉出來的。勘察設(shè)計檔案是展現(xiàn)企業(yè)文化品牌形象、反映企業(yè)發(fā)展文明、豐富企業(yè)發(fā)展特色的有力武器。對勘察設(shè)計檔案進(jìn)行深入挖掘，有助于對品牌形象的深入了解與有效提升。

勘察設(shè)計檔案作為企業(yè)在勘察設(shè)計活動過程中直接形成的具有保存價值的記錄，構(gòu)成企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，同時勘察設(shè)計檔案具有知識屬性，也是企業(yè)發(fā)展的重要知識儲備。

勘察設(shè)計檔案管理的現(xiàn)狀

以大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能、云存儲等為代表的新一代信息技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用，以及內(nèi)外部環(huán)境受到?jīng)_擊和洗禮，給勘察設(shè)計企業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)?？辈煸O(shè)計企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)正在呈指數(shù)級速度增長，檔案來源除傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)外，還增加了半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，且半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的增速遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，這些也對勘察設(shè)計檔案的收集、整理、歸檔、保管及檢索利用等環(huán)節(jié)提出了新要求。

一是檔案收集工作。檔案管理模式已難以對海量檔案進(jìn)行有效收集和科學(xué)管理，繼續(xù)沿用原有管理模式勢必會出現(xiàn)數(shù)據(jù)收集不齊全、檔案分類不系統(tǒng)等問題。

二是檔案整理工作。勘察設(shè)計檔案的整理方式大多較為粗放，無法以單件的形式輸入到檔案管理系統(tǒng)，無法達(dá)到檔案查全率、查準(zhǔn)率和查找速度。

三是檔案歸檔工作。當(dāng)前，勘察設(shè)計企業(yè)多使用零散離線歸檔電子文件，電子文件歸檔的真實性以及一些文件內(nèi)部的聯(lián)系難以得到保證。同時，很多勘察設(shè)計企業(yè)多存在信息系統(tǒng)多、數(shù)據(jù)管理分散、沒有統(tǒng)一歸檔到檔案部門集中保存的實際情況，隨著時間的推移，在企業(yè)內(nèi)部形成的很多有價值的數(shù)據(jù)將會被湮沒。

四是檔案保管工作。大數(shù)據(jù)時代，檔案的數(shù)據(jù)種類發(fā)生巨大改變，唯有選用合適的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)存儲方式整合異構(gòu)數(shù)據(jù)，才能夠處理海量檔案信息，合理調(diào)配檔案數(shù)字化所需的資源。

五是檔案利用工作。當(dāng)前，檔案的利用機制從對象、載體、內(nèi)容到手段都發(fā)生了根本性的變化，檔案的利用機制趨于多元化、個性化、實時性、時效性。

六是檔案人員的技能水平。檔案管理工作涉及多學(xué)科、多領(lǐng)域、多技術(shù)的交叉，對檔案人員的技能要求也相應(yīng)提高，目前大部分檔案人員計算機和數(shù)字化處理技能水平仍達(dá)不到當(dāng)前大數(shù)據(jù)化的檔案管理要求。

此外，在工程項目的勘察設(shè)計過程中，從項目負(fù)責(zé)人到勘察設(shè)計人員，對勘察設(shè)計進(jìn)度更為重視，往往忽視對勘察設(shè)計活動所產(chǎn)生文件材料進(jìn)行存檔，這也將直接影響勘察設(shè)計檔案“源頭”的質(zhì)量。

勘察設(shè)計檔案管理的發(fā)展方向

“十三五”規(guī)劃提出“實施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享”，大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略已經(jīng)上升為國家意志和行為。大數(shù)據(jù)時代，是數(shù)字化的天下，新冠肺炎疫情加速了行業(yè)數(shù)字化的進(jìn)程?？辈煸O(shè)計企業(yè)要遵循數(shù)據(jù)指導(dǎo)業(yè)務(wù)的模式，力求在這股數(shù)字化漩渦中完美轉(zhuǎn)型。對于企業(yè)管理基礎(chǔ)工作之一的檔案管理，企業(yè)需要深入思考并推進(jìn)管理方式變革，堅持以思維轉(zhuǎn)變?yōu)閷?dǎo)向，以推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革為主線，實現(xiàn)檔案信息資源供給效能的最大化，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，更好地發(fā)揮勘察設(shè)計檔案的功能作用，這不僅是時代賦予檔案人員的艱巨任務(wù)，也是檔案工作發(fā)展的必然結(jié)果。

管理思維轉(zhuǎn)變

一是戰(zhàn)略思維。勘察設(shè)計檔案以一種真實、可靠的方式記錄著企業(yè)的發(fā)展，隨著使用檔案人數(shù)的增加，其價值也會升高?？辈煸O(shè)計企業(yè)要轉(zhuǎn)變發(fā)展思維，立足檔案根本，全局和長遠(yuǎn)把握檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系并制定戰(zhàn)略策略，打造以信息化、智能化為主的新型勘察設(shè)計檔案管理模式。

二是全過程思維。勘察設(shè)計檔案的管理要向全過程思維轉(zhuǎn)變，在企業(yè)信息化建設(shè)的初期勘察設(shè)計企業(yè)檔案部門便應(yīng)當(dāng)參與其中，事先將設(shè)定的功能模塊嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，擴(kuò)大檔案收集范圍，將全覆蓋活動中形成的原生檔案數(shù)據(jù)以及現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)信息化過程中形成的檔案數(shù)據(jù)等一切數(shù)據(jù)均視為檔案資源，對電子文件全生命周期進(jìn)行管控，實時記錄電子文件流轉(zhuǎn)過程中的必要元數(shù)據(jù)和過程信息等，實現(xiàn)電子文件的超前控制和智能化歸檔。

三是專業(yè)化思維。依托專業(yè)設(shè)備以及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)平臺，嚴(yán)格監(jiān)控勘察設(shè)計檔案數(shù)據(jù)接收和信息收集環(huán)節(jié)，確保信息的真實性和全面性，準(zhǔn)確挖掘勘察設(shè)計相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息之間的關(guān)聯(lián)性。實現(xiàn)數(shù)據(jù)處理、儲存的一體化管理，同時使用更高、更專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)加密技術(shù)，保障勘察設(shè)計檔案數(shù)據(jù)的安全。

四是共享思維。數(shù)據(jù)資源共享是大數(shù)據(jù)時代的突出特點，勘察設(shè)計檔案資源共享的前提是需要共建勘察設(shè)計檔案信息資源?？辈煸O(shè)計企業(yè)要打破各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息資源壁壘，進(jìn)一步擴(kuò)大勘察設(shè)計檔案資源數(shù)據(jù)收集范圍以及檔案之間的關(guān)聯(lián)性，使其形成一個有聯(lián)系性的整體，全面實現(xiàn)勘察設(shè)計檔案信息資源共享。

管理模式轉(zhuǎn)變

一是戰(zhàn)略規(guī)劃制定。從頂層設(shè)計層面構(gòu)建基于大數(shù)據(jù)的新型檔案管理模式，明確勘察設(shè)計檔案建設(shè)的整體目標(biāo)，并將目標(biāo)的實現(xiàn)分解為可操作、可落地的實施路徑和行動計劃。模式轉(zhuǎn)變不僅可以更好地保護(hù)勘察設(shè)計檔案文化資源，也能夠在一定程度上優(yōu)化完善勘察設(shè)計檔案業(yè)務(wù)流程，充分挖掘其檔案增值信息，加快檔案管理機構(gòu)職能建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案工作快速發(fā)展。

二是業(yè)務(wù)流程優(yōu)化。在勘察設(shè)計文件形成后，要對文件進(jìn)行分類、整理，并沿用至歸檔后的保存階段，避免出現(xiàn)原有的文件形成階段分類相對隨意、文件形成者和保存者存在分類不一致的情況。在勘察設(shè)計文件歸檔時，實現(xiàn)電子文件生命周期的全過程管理，把勘察設(shè)計過程所有信息聚合起來，形成一個科學(xué)規(guī)范的序列，對每條數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)識，確保文件管理與檔案管理工作定位保持一致。

三是數(shù)據(jù)資源建設(shè)。勘察設(shè)計檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)，要從建立全面的數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫、建立全文數(shù)字化檔案資源數(shù)據(jù)庫、檔案資源的數(shù)據(jù)化管理三個方面入手?？辈煸O(shè)計企業(yè)早期的檔案資源建設(shè)多采用目錄數(shù)據(jù)庫加全文掛接的管理模式，檔案數(shù)據(jù)化就是要將企業(yè)形成的檔案內(nèi)部全部變成可檢索的電子數(shù)據(jù)，不僅可以實現(xiàn)文件內(nèi)容的無縫檢索，還可以實現(xiàn)多媒體數(shù)據(jù)的無障礙檢索，滿足大數(shù)據(jù)處理技術(shù)對檔案有效信息進(jìn)行提取、挖掘和二次處理的目的，從而提高檔案數(shù)據(jù)信息化管理效率和檔案信息資源的利用效率。

服務(wù)模式轉(zhuǎn)變

以用戶對檔案信息的需求為依據(jù)，通過搭建統(tǒng)一的界面友好、功能齊全的“檔案云”服務(wù)平臺，并借助科學(xué)的檢索工具，完成檔案信息由“靜態(tài)”保護(hù)到“動態(tài)”利用的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的隨時隨地調(diào)閱。在實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理的前提下，電子檔案在提供利用過程中，還可以通過遠(yuǎn)程、指紋識別和人臉識別來實現(xiàn)身份驗證，然后在系統(tǒng)中進(jìn)行層層審批。通過推行網(wǎng)上查閱審批服務(wù)以及遠(yuǎn)程服務(wù)，將用戶的行為數(shù)據(jù)進(jìn)行積累和整合，然后這些數(shù)據(jù)經(jīng)過分析和挖掘，可以讓企業(yè)檔案部門在提供更快、更優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)的同時，促進(jìn)企業(yè)檔案人員服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)附加值的不斷提升。

在大數(shù)據(jù)時代的互聯(lián)共享模式下，勘察設(shè)計企業(yè)要根據(jù)自身實際情況將企業(yè)內(nèi)部的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行整合，并將產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行集中存儲管理，各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)共享這些數(shù)據(jù)，最后檔案系統(tǒng)只與企業(yè)內(nèi)部的大數(shù)據(jù)中心進(jìn)行對接，不僅可以最大限度地節(jié)省對接資金，同時可以節(jié)約人力協(xié)調(diào)成本和時間。

人員賦能

勘察設(shè)計人員要有“主動歸檔”和“應(yīng)歸盡歸”的個人情懷，主動將檔案管理融入項目管理流程并加以設(shè)計，將收集工作與項目進(jìn)度同步推進(jìn)，及時收集勘察設(shè)計活動的全過程文件和數(shù)據(jù)，確?？辈煸O(shè)計檔案的合規(guī)有效與齊全完整。檔案人員要認(rèn)真履行“為黨管檔”和“應(yīng)收盡收”的職責(zé)，介入勘察設(shè)計文件形成的全過程和數(shù)據(jù)管理全流程，開展檔案工作由管文件向管數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)型研究與實踐，建立健全數(shù)據(jù)管控機制和管理制度，做好數(shù)據(jù)收集、歸檔、管理和利用工作。

勘察設(shè)計檔案管理的保障措施

優(yōu)化檔案管理環(huán)境

勘察設(shè)計檔案的管理涉及諸多環(huán)節(jié)，它不僅是檔案部門的工作，是各業(yè)務(wù)部門的工作，還是整個企業(yè)的工作?？辈煸O(shè)計檔案管理工作做得好與不好，勢必會影響企業(yè)整體工作大局。為此，勘察設(shè)計企業(yè)要把勘察設(shè)計檔案管理工作作為企業(yè)的一項重要工作來抓。一是領(lǐng)導(dǎo)重視，營造全員重視檔案工作的氛圍，增強企業(yè)凝聚力；二是提高員工的思想認(rèn)識。員工是企業(yè)檔案管理的實施者，只有樹立全員檔案意識，各部門人員都參與其中，才能真正做好勘察設(shè)計檔案管理；三是加大相關(guān)知識的普及和教育，增強人員的法律意識和檔案意識，更好地維護(hù)企業(yè)和員工的合法權(quán)益。

提升檔案人員綜合素質(zhì)

各種應(yīng)用系統(tǒng)的運用將對勘察設(shè)計檔案業(yè)務(wù)流程、管理重心、角色定位帶來較大改變，不僅拓展了勘察設(shè)計檔案管理業(yè)務(wù)范圍，在一定程度上增加了檔案管理工作量，對檔案人員的素質(zhì)和能力也提出了新的要求。企業(yè)要定期組織開展培訓(xùn)教育工作，讓檔案人員掌握更多基礎(chǔ)知識、了解勘察設(shè)計工作流程，提升各種現(xiàn)代化設(shè)備與信息技術(shù)應(yīng)用水平，更好地服務(wù)勘察設(shè)計檔案管理工作。

建立用戶檔案利用需求反饋機制

滿足用戶的檔案利用需求、了解用戶想法、傾聽用戶心聲，建立基于用戶的檔案利用需求反饋機制，具體而言，應(yīng)設(shè)立專門的檔案利用反饋平臺，鼓勵用戶進(jìn)行利用信息反饋，及時關(guān)注動態(tài)信息反饋，并基于用戶的反饋歸納出有意義、有價值的建議，以改進(jìn)檔案管理工作方法、提高檔案工作效率。