通過有效的項目預算管理，組織可以更好地控制成本、優(yōu)化資源配置、降低風險，實現(xiàn)項目的成功交付，進而幫助組織實現(xiàn)長期規(guī)劃和可持續(xù)發(fā)展。但預算管理失控，導致成本嚴重超支，屬于項目管理中難以應對、但又經(jīng)常發(fā)生的一個情況；同樣也是項目管理人員工作中的一大難點。

項目預算管理通常會涉及到對項目所需資源的預測、分配和監(jiān)控等多個環(huán)節(jié)，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。例如：

1. 項目預算制定不準確：需要基于準確的項目范圍和資源需求制定，由于信息不足，無法準確估算。
2. 項目不確定性高：項目經(jīng)常面臨無法預計的一些風險，導致成本超出預算，如需求頻繁變更、市場波動等。
3. 缺乏有效監(jiān)控：項目預算管理需要對項目成本進行實時監(jiān)控，以便及時調(diào)整預算；然而數(shù)據(jù)往往收集困難，缺乏有效的監(jiān)控機制。
4. 缺乏規(guī)范的變更管理機制：項目執(zhí)行過程中，計劃變更是無法避免的，但組織內(nèi)部往往缺乏有效的變更管理機制、經(jīng)常隨意變更，最終導致預算失控。

那么一個全面且有效的項目預算管理應該如何做呢？

1.有效的項目預算管理需要包含這幾步

項目預算管理是確保項目順利進行和達成預期目標的關鍵環(huán)節(jié)。一個全面、有效的項目預算管理會包含以下幾個步驟和要點：

Step1：制定項目預算計劃

首先需要考慮項目的整體目標、范圍、資源需求等因素，對項目的資金需求進行合理規(guī)劃和預測，確保預算與組織戰(zhàn)略目標相一致。

其次是確定項目的總預算和各項的具體預算，主要會包含項目成本預算計劃以及項目收益預算計劃兩大類。

Step2：項目預算計劃審批

完成項目預算計劃制定后，還需要將計劃提交給相關部門和高層領導進行審批，確保項目預算計劃的合理性以及為項目的后續(xù)執(zhí)行提供必要的資金支持。

Step3：項目預算計劃執(zhí)行

當預算計劃得到批準后、進入項目執(zhí)行階段，需要嚴格按照預算計劃進行支出，確保各項費用不超出預算范圍。

Step4：項目預算計劃監(jiān)控

對項目的預算執(zhí)行情況進行持續(xù)監(jiān)控，包括對項目費用的實際支出情況進行定期核對和分析。及時發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行中的問題和風險，并采取相應的措施進行調(diào)整；如有需要變更的情況，則按照規(guī)范化的變更管理流程來變更。

Step5：加強風險管理

在預算管理過程中還需要關注風險管理，識別和管理可能影響項目預算的風險因素，并制定應對措施，減少風險的影響。

Step6：利用專業(yè)的項目管理工具，提高管理效率

項目預算管理的主要難點之一是缺乏有效的監(jiān)控以及實際執(zhí)行數(shù)據(jù)收集困難，這種情況下，還可以借助專業(yè)的項目管理工具來應對。借助項目管理工具制定和執(zhí)行項目預算計劃，獲取快速、準確的數(shù)據(jù)分析和進行決策支持，進一步提高項目預算管理的效率和準確性。下面將以易趨（EasyTrack）項目管理軟件為例，進行展開分享。

2.借助專業(yè)的管理工具進行高效的項目預算管理

易趨（EasyTrack）項目管理軟件能夠幫助組織進行精細化的財務管理，支撐基于項目管理的企業(yè)預算管理；能覆蓋項目全生命周期、全方位監(jiān)控執(zhí)行過程，將實際情況與預算目標不斷對照分析，從而及時調(diào)整經(jīng)營活動，更加有效地實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

（易趨預算管理流程圖）

2.1項目啟動階段：制定項目預算計劃

首先是在項目啟動階段制定全面的項目預算計劃。項目預算管理的重點在于項目成本以及收益管理這兩大塊，那么借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件則能分別對成本和收益進行全面的管理，包含計劃制定、執(zhí)行、監(jiān)控變更以及詳細數(shù)據(jù)分析。

2.1.1項目成本預算計劃制定

借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件在制定成本預算計劃時，主要會包含人工、采購、以及自定義成本類型三種。

人工預算：主要通過項目資源需求確定，需要預估預估項目需要多少人、什么級別、投入多少天。

采購預算：則需要預估項目需采購什么東西、花多少錢以及什么時候用。

自定義成本類型：則是預估項目除人工、采購外產(chǎn)生的其他費用。

項目經(jīng)理可以將預算分配至項目的不同階段中，不僅方便后續(xù)進行跟蹤，還能快速進行調(diào)整，避免到項目后期才發(fā)現(xiàn)預算超支的情況；也支持按年/月的多種方式分解。

（易趨項目成本收益計劃視圖）

2.1.2項目收益預算計劃制定

收益預算主要是預估項目預期實現(xiàn)的價值，借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件制定收益預算計劃時，一般分為直接收益、自定義收益兩種；自定義收益類型可以根據(jù)項目需求進行后臺設置。

直接收益：就是項目的銷售收益，比如乙方的交付型項目，會簽訂銷售合同。

自定義類型收益：除直接收益以外的其他收益，例如建設一個管理系統(tǒng)，提高了效率，帶來的收益也可以換算成價值。

項目經(jīng)理同樣可以將收益預算分解到項目的不同階段中，或者按年/月的方式來分解，確保項目預算計劃的科學和合理性。

（易趨項目收益預算計劃視圖）

2.2項目執(zhí)行監(jiān)控階段：項目預算計劃的執(zhí)行監(jiān)控

在項目預算計劃批準后，就正式進入執(zhí)行、監(jiān)控的階段。在這一階段，項目經(jīng)理借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件主要可以從這三個維度對項目預算進行全面管控：

可以實時獲取項目預算實際執(zhí)行與計劃的偏差數(shù)據(jù)并及時收到來自系統(tǒng)的使用超支提醒，進行風險和問題管理；

同時還能在線上進行規(guī)范化的變更管理；

實時獲取全面的財務數(shù)據(jù)分析報表，以此進行科學的決策，確保項目預算始終可控。

2.2.1實時鉆取數(shù)據(jù)并更新偏差情況、及時識別風險

項目經(jīng)理在項目執(zhí)行階段，可以借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件對實際支出進行持續(xù)跟蹤。系統(tǒng)會自動收集各個維度的項目實際支出數(shù)據(jù)與預算、進行偏差分析，并采用紅黃綠三色進行可視化展示，綠色代表正常，黃色代表稍微超支，紅色代表嚴重超支。如有超支的風險，系統(tǒng)會發(fā)送通知提醒項目經(jīng)理，能及時識別風險、采取措施應對。

其中，人工預算模塊實際數(shù)據(jù)：通過抓取項目成員反饋的工時報告獲得；費用預算模塊實際數(shù)據(jù)：通過抓取費用報銷報告反饋獲得；采購預算模塊實際數(shù)據(jù)：通過合同付款記錄反饋獲得；收益預算模塊實際數(shù)據(jù)：則通過收益記錄來反饋獲得。

（易趨項目成本實際與預算偏差對比視圖）

2.2.2規(guī)范化且高效的變更管理

那么對于系統(tǒng)上提示輕微超支以及嚴重超支的模塊，項目經(jīng)理在收到提示后，就可以及時進行評估，制定應對措施以及進行規(guī)范化的變更管理。

對一些經(jīng)內(nèi)部評審后，確定需要進行變更的預算計劃，項目經(jīng)理可以直接在線上進行修訂、提交管理層進行審批，通過后就會自動生成新的版本基線。系統(tǒng)支持不同版本對比，項目管理人員可以全面掌握項目預算的變更情況，為決策提供一定的數(shù)據(jù)支撐。同時還提供變更記錄查詢的菜單，便于管理人員高效進行項目計劃的變更查詢。

（易趨項目收益預算計劃版本對比視圖）

2.2.3支持全面的財務數(shù)據(jù)分析及報表

除了實際使用數(shù)據(jù)的實時更新，借助易趨（EasyTrack）項目管理軟件，項目經(jīng)理還可以定期獲取項目的全面財務數(shù)據(jù)分析報表，為后續(xù)的資源統(tǒng)籌提供一定的參考依據(jù)，提升實現(xiàn)組織戰(zhàn)略目標的成功率。

項目經(jīng)理首先可以在項目概況模塊，快速獲取一些項目財務的關鍵指標，包含項目總體成本預算分布、項目成本預算執(zhí)行情況、項目成本跟蹤、項目收益執(zhí)行情況等。

（易趨項目概況視圖）

而在項目報表模塊，系統(tǒng)會將相關財務數(shù)據(jù)匯總分析后，生成多樣化的報表，高層管理人員可以一目了然項目預算執(zhí)行狀況。

（易趨項目報表視圖）

3.總結(jié)

項目預算管理對于項目的成敗有著至關重要的影響，但在實施過程中會遇到很多難點，那么通過以上六大步驟的實施，項目預算管理可以更加科學、規(guī)范、有效地進行。而借助專業(yè)的項目管理軟件——易趨（EasyTrack），則能幫助組織更加高效進行項目預算管理，解決項目預算實際執(zhí)行數(shù)據(jù)收集困難、不精準、不全面等一系列問題，從而實現(xiàn)精細化的財務管理，確保組織戰(zhàn)略目標實現(xiàn)。