將復(fù)雜的大項目分解成一個個小目標(biāo)，然后再將這些小目標(biāo)分解成更多的小任務(wù)，是項目經(jīng)理的工作重點之一。
這雖然聽起來似乎很簡單，但項目計劃很容易受其他因素影響而變得錯綜復(fù)雜、難以按計劃進(jìn)行，最后導(dǎo)致無法實現(xiàn)。項目經(jīng)理想要保持項目計劃簡單可行，項目時間表正是有用的工具。
什么是項目時間表？
項目時間表是任務(wù)、里程碑和截止日期的可視化表示，按照其在整個項目中必須完成的先后順序排列。
時間表提供了項目生命周期的鳥瞰圖。因此，項目經(jīng)理和團隊成員能夠了解各項活動的順序、持續(xù)時間以及它們之間的聯(lián)系（也稱為依賴關(guān)系）。
如何用5個步驟創(chuàng)建項目時間表
一開始創(chuàng)建項目時間表可能會讓人望而生畏，但將其分解為易于管理的步驟可以簡化這一過程。具體怎么做？以下5個步驟，可以幫助項目經(jīng)理建立一個有效的時間表，確保項目不偏離正軌及范圍。
第 1 步：確定項目范圍和目標(biāo)
在規(guī)劃路線之前，先要了解目的地。首先，要明確定義項目范圍和目標(biāo)，即項目范圍說明書。你的目標(biāo)是什么？交付成果是什么？了解這些要素，可以為需要完成的任務(wù)和設(shè)定的里程碑提供指導(dǎo)。在這一階段，請與團隊和利益相關(guān)者進(jìn)行溝通，讓每個人都能達(dá)成共識。
項目范圍說明書的內(nèi)容應(yīng)包括：
● 為實現(xiàn)關(guān)鍵可交付成果而必須完成的任務(wù)的描述
● 每個任務(wù)的預(yù)期持續(xù)時間
● 在其持續(xù)時間內(nèi)完成這些任務(wù)所需的資源
第 2 步：將項目分解為任務(wù)和子任務(wù)
目標(biāo)確定后，下一步就是將項目劃分為易于管理的任務(wù)和子任務(wù)。這種細(xì)分使項目更容易理解，有助于確定實現(xiàn)項目目標(biāo)的所有必要步驟。每項任務(wù)都應(yīng)有明確的產(chǎn)出，并可分配給團隊成員。
做到這一點的方法是，將項目劃分為若干階段。比如，對于視頻制作拍攝，可以這樣劃分：
● 概念開發(fā)
● 前期制作
● 視頻拍攝
● 后期制作
然后，將每個階段進(jìn)一步細(xì)分為任務(wù)、子任務(wù)和受讓人。
第 3 步：估算工期并分配資源
接下里，估算每項任務(wù)需要多長時間才能完成，并分配必要的資源。請準(zhǔn)確確定項目每個階段所需的技能、材料和預(yù)算。
盡量切合實際地進(jìn)行估算，并考慮類似項目的歷史數(shù)據(jù)來指導(dǎo)項目規(guī)劃。
第 4 步：選擇項目時間表的形式
選擇最適合項目的可視化時間表（甘特圖、看板等）?？紤]任務(wù)、依賴關(guān)系以及需要如何分配資源，然后確定最適合的呈現(xiàn)形式。一定要考慮與項目假設(shè)相關(guān)的所有風(fēng)險，以及最容易根據(jù)這些潛在風(fēng)險進(jìn)行調(diào)整的格式類型。
在這個階段，繪制依賴關(guān)系圖非常有用。它可以幫助你確定哪些任務(wù)可以同時進(jìn)行，哪些任務(wù)需要在其他任務(wù)開始之前完成。在制定計劃時考慮到這一點，就能在項目時間限制內(nèi)最大限度地提高團隊的產(chǎn)出。
第 5 步：使用項目管理工具
要想在時間表上獲得最高的效率和監(jiān)督，將項目管理軟件集成到規(guī)劃流程中將非常有價值。使用數(shù)字化解決方案可以讓團隊中的每個人都更容易訪問時間表。項目經(jīng)理可以立即進(jìn)行調(diào)整和溝通，而無需在每個人的日程表上安排更多的會議。
8Manage PM 是一款專為滿足項目型企業(yè)的業(yè)務(wù)需求而設(shè)計的項目管理工具，提供專為管理項目時間表而開發(fā)的全面功能。借助 8Manage PM的計劃功能，項目經(jīng)理可以輕松分配資源、創(chuàng)建時間表，并避免重疊項目之間的日程沖突。下面來看看8Manage PM關(guān)于時間管理方面的優(yōu)勢：
● 時間線視圖
使用8Manage PM的時間線視圖計劃功能，項目經(jīng)理可以一目了然地計劃和查看所有項目時間線。8Manage系統(tǒng)界面簡單易用，通過簡單的拖放功能，只需點擊幾下就能調(diào)整時間線和添加新活動。
借助該視圖，管理者就可以同時監(jiān)督多個項目，找出重疊之處，或縮小到單一項目視圖，以便更專注地開展工作。這些功能可以項目經(jīng)理快速制定切實可行的詳細(xì)時間表，以便團隊按時交付關(guān)鍵交付成果。
● 資源負(fù)載圖
8Manage PM還提供人員視圖計劃功能，旨在幫助項目領(lǐng)導(dǎo)者智能地管理團隊能力，同時不會增加他們的工作量。
通過簡單的可視化指標(biāo)，管理者可以了解團隊成員每天的工作量。如果團隊成員在某一天的時間已分配完畢，人員視圖會用特定復(fù)選標(biāo)記表示。如果他們有空閑時間，則會以純文本形式顯示他們已安排的小時數(shù)。如果他們的時間超額，則會以明顯顏色顯示。
使用人員視圖功能，項目經(jīng)理可以更好地平衡團隊的工作量，防止工作倦怠。
● 時間跟蹤
除了建立時間線，項目經(jīng)理還可以在項目啟動后使用8Manage PM優(yōu)化團隊的時間管理。
在8Manage PM項目管理工具中，可以實時跟蹤時間，也可以在任務(wù)完成后記錄時間。這些記錄與項目預(yù)算和8Manage的報告功能相關(guān)聯(lián)。這意味著，當(dāng)團隊記錄計費工時時，預(yù)算實際工時就會更新，以反映他們的時間成本，讓管理者可以準(zhǔn)確地向客戶開具發(fā)票，并在需要時加價，從而獲得利潤。
此外，將預(yù)算與時間跟蹤連接起來，還有助于識別超支，并在超支產(chǎn)生負(fù)面影響之前加以緩解。
版權(quán)聲明：本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻(xiàn)，該文觀點僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲空間服務(wù)，不擁有所有權(quán)，不承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權(quán)/違法違規(guī)的內(nèi)容， 請發(fā)送郵件至 舉報，一經(jīng)查實，本站將立刻刪除。