工作流是個(gè)好東西，那什么是工作流，跟具體的業(yè)務(wù)流程有啥區(qū)別呢？

一、認(rèn)識(shí)什么是工作流

流程大家都容易理解，我們清晰地知道，定義了一組任務(wù)，從開(kāi)始到結(jié)束，中間所有的動(dòng)作、過(guò)程、數(shù)據(jù)、決策、報(bào)表、通知，等等等等的集合體，就是流程。

我舉個(gè)例子，小莫要做個(gè)早餐，整個(gè)流程的定義就是先確定做啥早餐，再怎么做，具體做的過(guò)程，中間的指標(biāo)監(jiān)控，以及結(jié)果的輸出管理。

那蒸包子這個(gè)流程就是：燒水，把速凍包子拿出來(lái)，放上蒸盤(pán)，水快開(kāi)了再把包子放在盤(pán)子上，丟蒸鍋里，水開(kāi)后蒸10分鐘，拿個(gè)隔熱的手套或者毛巾把包子拿出來(lái)。

在這個(gè)整個(gè)過(guò)程里面，我們注意到，如果把流程相關(guān)的東西列出來(lái)，那會(huì)形成一個(gè)清單，這個(gè)清單是工作包所依賴(lài)的，但這個(gè)并不能形成工作流。

工作流的前提是先、后、或者流程步驟之間，有一定的邏輯關(guān)系，比如有交互和依賴(lài)。

那工作流是什么，工作流就是推進(jìn)項(xiàng)目必須完成的活動(dòng)、職能、數(shù)據(jù)指標(biāo)的順序。

乍一看是不是就是流程本身。其實(shí)不是，工作流是個(gè)最小的執(zhí)行單位。而流程大而全面，除了定義活動(dòng)，還要管活動(dòng)的執(zhí)行、標(biāo)準(zhǔn)、風(fēng)險(xiǎn)等等。

所以工作流算是流程的子集。

二、工作流對(duì)項(xiàng)目管理的作用

如果你想好好地管理項(xiàng)目，除了要理解流程，還要學(xué)會(huì)制定清晰的工作流。

還是拿蒸包子這件事做比喻，工作流就是，燒水、放蒸盤(pán)，等水快開(kāi)，放包子，蒸10分鐘，拿出來(lái)。

工作流關(guān)注的點(diǎn)就是必須完成的步驟，你可以理解為任務(wù)關(guān)鍵路徑，但是也不是那么絕對(duì)，他對(duì)職責(zé)、數(shù)據(jù)的描述并沒(méi)有很?chē)?yán)格的要求，更多的是簡(jiǎn)平快的指導(dǎo)這事怎么完成。

這樣做有兩個(gè)好處：

1、能從復(fù)雜事務(wù)當(dāng)中抽象出關(guān)鍵的任務(wù)和節(jié)點(diǎn)。

2、簡(jiǎn)單意味著穩(wěn)定和可重復(fù)性高，意味著在這個(gè)基礎(chǔ)上做進(jìn)一步的細(xì)化，能得到更加接近真實(shí)需求的流程。

有時(shí)候人的思維是很復(fù)雜、很發(fā)散的，在這種情況下無(wú)法聚焦主線，導(dǎo)致關(guān)聯(lián)的細(xì)節(jié)做了太多工作，核心里程碑的推進(jìn)緩慢。

工作流越簡(jiǎn)單，協(xié)作的工作流線條越多，其實(shí)對(duì)于復(fù)雜工作的分拆更加深入和具體，因?yàn)楣ぷ髁髦豢紤]從開(kāi)始到交付的淺層邏輯和步驟順序。

三、工作流對(duì)項(xiàng)目管理的意義

工作流的啟用，意味著項(xiàng)目管理具備什么？提升項(xiàng)目管理的可預(yù)測(cè)性和可操作性。

首先，工作流可以快速理清業(yè)務(wù)脈絡(luò)。

一個(gè)很宏觀很復(fù)雜的產(chǎn)品，從0到1是最難的，在1的基礎(chǔ)上添枝加葉，反而簡(jiǎn)單很多，同時(shí)，對(duì)于制定項(xiàng)目計(jì)劃而言，計(jì)劃的可伸縮性也會(huì)得到加強(qiáng)，少考慮很多因素能讓你更快的理清業(yè)務(wù)的脈絡(luò)。

其次，工作流能提供更清晰的資源需求和流程時(shí)間預(yù)估。

這種細(xì)節(jié)上的加強(qiáng)，比從大盤(pán)子倒推任務(wù)進(jìn)度和時(shí)間至關(guān)重要，對(duì)于項(xiàng)目的執(zhí)行的科學(xué)性能大大加強(qiáng)。

比如我們剛剛的工作流，蒸包子涉及的幾個(gè)點(diǎn)，準(zhǔn)備、開(kāi)蒸、出盤(pán)。

如果沒(méi)有太多意外的話(huà)，是不是可以簡(jiǎn)單推算5分鐘 10分鐘 1分鐘的大概時(shí)間。

這就是工作流與流程最大的區(qū)別。

正常做個(gè)流程，我們考慮到風(fēng)險(xiǎn)管理，各種亂七八糟的干擾因素的時(shí)候，我不確定蒸10分鐘的時(shí)候會(huì)不會(huì)沒(méi)有煤氣了或者斷電了，或者包子的供應(yīng)跟不上了。單個(gè)節(jié)點(diǎn)還能穩(wěn)一手，但是成千上萬(wàn)的個(gè)鍋頭同時(shí)在蒸包子的時(shí)候，就接近亂序執(zhí)行了，想得越多、越復(fù)雜的時(shí)候，越難把握事件的真相。

通常，很難精確算出100個(gè)鍋連續(xù)1小時(shí)能蒸出多少包子來(lái)，只能靠歷史數(shù)據(jù)倒推和做平均產(chǎn)量的分布，所以流程不可控，但是工作流可靠，一旦小的節(jié)點(diǎn)或者說(shuō)最小的工作包能按標(biāo)準(zhǔn)要求順利執(zhí)行，我們是可以清晰地知道這一小時(shí)的產(chǎn)出的，并且能給一個(gè)大概的預(yù)估量和偏差量。

同時(shí)，工作流的制定，有助于發(fā)現(xiàn)低效和冗余。

工作流的制定過(guò)程中，可以讓你找到更快、更精簡(jiǎn)的蒸包子方法，還有助于識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，比如超時(shí)了、鍋里沒(méi)水了，以便采取補(bǔ)救措施進(jìn)行規(guī)避。

最后，工作流的實(shí)施，能保障流程銜接，提升組織效率。

工作流的實(shí)施，能在復(fù)雜的流程管理里面，確保為你的項(xiàng)目提供最佳工作銜接流程，并最大限度地提高每個(gè)項(xiàng)目的組織效率。

四、工作流在項(xiàng)目管理中應(yīng)用注意事項(xiàng)

1、工作流的制定與實(shí)施：圍繞項(xiàng)目主線

在工作流的制定、實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，我們不會(huì)脫離主線，每個(gè)項(xiàng)目都從一個(gè)計(jì)劃開(kāi)始，不管你選擇的工作流方法是什么。無(wú)論你是使用敏捷、瀑布還是迭代的方法，成功完成項(xiàng)目的關(guān)鍵是可充分落實(shí)并且管理好風(fēng)險(xiǎn)的計(jì)劃。

2、工作流的制定：從大到小，確保嚴(yán)格精確且靈活

從大范圍開(kāi)始，然后將項(xiàng)目分解為單個(gè)團(tuán)隊(duì)成員能夠輕松理解和處理的較小部分。確保嚴(yán)格精確，同時(shí)保持靈活性。因?yàn)橛?jì)劃趕不上變化，項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)?；ㄙM(fèi)大量的時(shí)間去處理變化，尤其是相當(dāng)重要的進(jìn)度質(zhì)量成本這些，還有組織環(huán)境，商業(yè)環(huán)境，通常會(huì)在項(xiàng)目進(jìn)行到一定階段時(shí)發(fā)生改變。

3、工作流的執(zhí)行：必須要考慮量才而用

我們還是拿蒸包子舉例，假如小鋒是個(gè)優(yōu)秀的同志，做事認(rèn)真負(fù)責(zé)，但是很喜歡磨磨蹭蹭的糾結(jié)完美。在這種情況下，要給小鋒安排工作的話(huà)，最好是哪種類(lèi)型的工作呢？

質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明顯、不容易搞砸、高頻、高并發(fā)、高壓力的工作——這樣的事情適合他，比如，蒸鍋沒(méi)水了，他來(lái)加水，加到一半就行。有明確的度量指標(biāo)，加水不涉及質(zhì)量問(wèn)題，他就很難出錯(cuò)。

如果你讓他去管蒸包子的10分鐘監(jiān)控，他會(huì)跟你糾結(jié)蒸包子之前包子的溫度，時(shí)間是否能讓包子松軟，是不是水汽太多會(huì)影響口感等。

量才而用，是工作流或者說(shuō)微流程當(dāng)中必須考慮的事情——具體的動(dòng)作，執(zhí)行的對(duì)象，完成的標(biāo)準(zhǔn)——想清楚了，你的工作流就很好設(shè)置了。

4、工作流的管理：要涉及到重要的相關(guān)方

工作流的管理還涉及到重要的相關(guān)方，雖然你不需要從每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員那里獲得意見(jiàn)和反饋，但確保每個(gè)人都知道自己在干啥，大家的目標(biāo)是否一致，同時(shí)信息互通并讓其他人參與其中。好處也顯而易見(jiàn)，更好的團(tuán)隊(duì)合作、靈活的資源和更多的腦力來(lái)排除故障，有事就不再是項(xiàng)目經(jīng)理一個(gè)人的事情了。

5、工作流的理念：從人性本善出發(fā)

即使是最完美的項(xiàng)目計(jì)劃也會(huì)在執(zhí)行的過(guò)程當(dāng)中經(jīng)歷一些問(wèn)題。在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中，要能預(yù)料到事情會(huì)出錯(cuò)的地方，確定計(jì)劃可能需要改變的地方，或者協(xié)作可能存在風(fēng)險(xiǎn)的地方，項(xiàng)目經(jīng)理能夠預(yù)見(jiàn)到有問(wèn)題的情況，并準(zhǔn)備好應(yīng)對(duì)突發(fā)事件。

像我們IT研發(fā)所提倡的敏捷工作流方法的核心是：協(xié)作、自組織、跨功能和適應(yīng)性的核心價(jià)值和行為。

這里就是上次我跟大家提過(guò)的XY理論當(dāng)中的Y理論，先默認(rèn)大家都是好人，再看好人有啥不好的地方。

五、工作流對(duì)組織與運(yùn)營(yíng)的意義

總體來(lái)說(shuō)，工作流不是什么新鮮的概念或者知識(shí)理論，我認(rèn)為它更屬于微操層面，大的戰(zhàn)略規(guī)劃固然重要，細(xì)節(jié)和專(zhuān)注的執(zhí)行力，也是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，而項(xiàng)目流就是可以幫助項(xiàng)目順暢地運(yùn)行，提高組織效率與合作的精細(xì)化運(yùn)營(yíng)手段。

今天的講課就到這里，我是PMO前沿的大海。

近期熱文：

• 如何讓跨部門(mén)溝通更加通暢，讓忙碌的工作井然有序?【大海午餐4】
• 百萬(wàn)年薪的PMO&項(xiàng)目經(jīng)理是如何做好溝通管理和情緒管理的？
• 項(xiàng)目經(jīng)理如何做好質(zhì)量保證與標(biāo)準(zhǔn)維持？非技術(shù)項(xiàng)目經(jīng)理如何做好質(zhì)量管控？【大海午餐2】
• 一文講透企業(yè)管理的三大基石及其關(guān)系【大海午餐1】
• 百萬(wàn)年薪PMO&項(xiàng)目經(jīng)理職場(chǎng)影響力是如何煉成的？【精華筆記】
• PMO&項(xiàng)目經(jīng)理如何高效解決問(wèn)題看這篇文章就夠了
• 一圖掌握項(xiàng)目管理的核心工具WBS工作分解結(jié)構(gòu)，PM必備技能！
• 這四類(lèi)項(xiàng)目經(jīng)理一定帶不好項(xiàng)目
• PMO&項(xiàng)目經(jīng)理必備技能之項(xiàng)目總結(jié)與復(fù)盤(pán)
• 一頁(yè)紙搞定項(xiàng)目管理及操作步驟（文末附可編輯模板）
• 一圖掌握7個(gè)管理者必會(huì)的管理工具
• 華為是如何從0到1打造以項(xiàng)目為中心運(yùn)作的項(xiàng)目管理體系的？
• 圖解OKR敏捷目標(biāo)管理如何在公司內(nèi)部實(shí)施
• 項(xiàng)目經(jīng)理和PMO如何撰寫(xiě)高質(zhì)量的會(huì)議紀(jì)要？
• 如何創(chuàng)建和規(guī)劃PMO團(tuán)隊(duì)，并發(fā)揮其最大實(shí)際價(jià)值
• 一文搞定敏捷項(xiàng)目管理精華
• “高手項(xiàng)目經(jīng)理”唐僧如何向唐太宗項(xiàng)目匯報(bào)的！看看高水平匯報(bào)是怎么樣的？
• 史上最詳細(xì)的華為內(nèi)部流程管理詳解（附關(guān)鍵流程圖下載）