《商業(yè)銀行內(nèi)部控制指引》第三章“內(nèi)部控制措施”,是“內(nèi)部控制體系”的重要組成部分。從第十四條到第二十六條,共計十三條,每一條都可以理解為一條相對獨立的內(nèi)控措施。對每一條內(nèi)控措施的內(nèi)容應(yīng)如何界定、由誰去做、如何去做,必須認(rèn)真細(xì)致地加以思考??傮w上看,這十三條大致可概括為四大類別:
一、制度化、流程化、信息化一體推進。
1.制度化條款。“商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)建立健全內(nèi)部控制制度體系,對各項業(yè)務(wù)活動和管理活動制定全面、系統(tǒng)、規(guī)范的業(yè)務(wù)制度和管理制度,并定期進行評估”(第十四條)。
此項工作的牽頭責(zé)任主體應(yīng)當(dāng)為合規(guī)部門?!皟?nèi)控制度體系”,顯然應(yīng)當(dāng)包括所有業(yè)務(wù)活動、所有管理活動的相關(guān)制度。對“內(nèi)控制度”的理解,應(yīng)當(dāng)有兩種含義,一種是各個業(yè)務(wù)制度、管理制度的集合體,另一種是單指內(nèi)部控制如何做、如何管、如何抓的制度。
2.流程化條款。第十五條有兩款:
一是總述?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)合理確定各項業(yè)務(wù)活動和管理活動的風(fēng)險控制點,采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?,?zhí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程和管理流程,確保規(guī)范操作”(第十五條第一款)。此款體現(xiàn)了“一圖兩表”思路,把風(fēng)險點表、控制措施表的要求凝結(jié)在流程圖的各個細(xì)節(jié)里,以流程保規(guī)范。由內(nèi)控部門牽頭較為合適。
二是重點強調(diào)?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)的風(fēng)險管理技術(shù)和方法,充分識別和評估經(jīng)營中面臨的風(fēng)險中面臨的風(fēng)險,對各類主要風(fēng)險進行持續(xù)監(jiān)控”(第十五條第二款)。此款強調(diào)了對風(fēng)險點的識別、評估、監(jiān)控,要持續(xù)監(jiān)控好,當(dāng)然需要借助流程的力量。牽頭部門以風(fēng)險管理部門為宜。
3.信息化條款。“商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)建立健全信息系統(tǒng)控制,通過內(nèi)部控制流程與業(yè)務(wù)操作系統(tǒng)和管理信息系統(tǒng)的有效結(jié)合,加強對業(yè)務(wù)和管理活動活動的系統(tǒng)自動控制”(第十六條)。
落實此條應(yīng)由信息科技部門牽頭,內(nèi)控部門要緊密協(xié)同。這當(dāng)中提到了“內(nèi)控流程”概念??梢姴粌H有“內(nèi)控制度”的概念,也有“內(nèi)控流程”的概念,而且只有以流程為抓手,內(nèi)控工作才能持續(xù)做實、管實、抓實。
二 、基于人和崗位的內(nèi)控。
4.權(quán)責(zé)架構(gòu)條款。“商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)營管理需要,合理確定部門、崗位的職責(zé)及權(quán)限,形成規(guī)范的部門、崗位職責(zé)說明,明確相應(yīng)的報告路線”(第十七條)。此項牽頭應(yīng)為人力資源管理部門。
5.不相容崗位條款。“商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)全面系統(tǒng)地分析、梳理業(yè)務(wù)流程和管理活動中所涉及的不相容崗位,實施相應(yīng)的分離措施,形成相互制約的崗位安排”(第十八條)。此項涉及面廣,也應(yīng)當(dāng)由人力資源部門總牽頭。
6.重要崗位條款?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)明確重要崗位,并制定重要崗位的內(nèi)部控制要求,對重要崗位人員實行輪崗或強制休假制度,原則上不相容崗位人員之間不得輪崗”(第十九條)。此項牽頭應(yīng)為人力資源部門。
7.員工行為條款。“商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)制定規(guī)范員工行為的相關(guān)制度,明確對員工的禁止性規(guī)定,加強對員工行為的監(jiān)督和排查,建立員工異常行為舉報、查處機制”(第二十條)。此項可由人力資源部門或監(jiān)察部門牽頭辦理。
8.授權(quán)條款?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)根據(jù)各分支機構(gòu)和各部門的經(jīng)營能力、管理水平、風(fēng)險狀況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要,建立相應(yīng)的授權(quán)體系,明確各級機構(gòu)、部門、崗位、人員辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限,并實時動態(tài)調(diào)整”(第二十一條)。此項由授權(quán)管理部門辦理。
三、基于會計核算的內(nèi)控。
9.會計信息條款。“商業(yè)銀行應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行會計準(zhǔn)則與制度,及時準(zhǔn)確地反映各項業(yè)務(wù)交易,確保財務(wù)會計信息真實、可靠、完整”(第二十二條)。此項由財務(wù)會計部門牽頭。
10.會計監(jiān)控條款(財產(chǎn)保護)?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)建立有效的核對、監(jiān)控制度,對各種帳證、報表定期進行核對,對現(xiàn)金、有價證券等有形資產(chǎn)和重要憑證及時進行盤點”(第二十三條)。由財務(wù)會計部門牽頭。
四、幾種特別重要又極易忽略的情形下的內(nèi)控。
11.三新條款?!吧虡I(yè)銀行設(shè)立新機構(gòu)、開辦新業(yè)務(wù)、提供新產(chǎn)品和服務(wù),應(yīng)當(dāng)對潛在的風(fēng)險進行評估,并制定相應(yīng)的管理制度和業(yè)務(wù)流程”(第二十四條)。此項應(yīng)由風(fēng)險部門牽頭,內(nèi)控部門和具體做新機構(gòu)、新業(yè)務(wù)、新產(chǎn)品服務(wù)的事主部門協(xié)同辦理。
12.外包管理條款?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)建立健全外包管理制度,明確外包管理組織架構(gòu)和管理職責(zé),并至少每年開展一次全面的外包業(yè)務(wù)風(fēng)險評估。涉及戰(zhàn)略管理、風(fēng)險管理、內(nèi)部審計及其他有關(guān)核心競爭力的職能不得外包”(第二十五條)。此項由外包管理部門牽頭。
13.投訴處理條款?!吧虡I(yè)銀行應(yīng)當(dāng)建立健全客戶投訴處理機制,制定投訴處理工作流程,定期匯總分析投訴反映事項,查找問題,有效改進服務(wù)和管理”(第二十六條)。此項由投訴管理部門牽頭。
以上十三條措施體現(xiàn)了內(nèi)控措施的核心思路,但也僅僅是一些重要措施、主要措施的列舉,而不是全部。比如,《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第二十八條第二款指出,“控制措施一般包括不相容職務(wù)分離控制、授權(quán)審批控制、會計系統(tǒng)控制、財產(chǎn)保護控制、預(yù)算控制、運營分析控制、績效考評控制等”,第三十七條指出,“企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立重大風(fēng)險預(yù)警機制和突發(fā)事件應(yīng)急處理機制”,有些在上述十三條當(dāng)中就沒有涉及。再如《商業(yè)銀行內(nèi)控評價指南》5.4“控制活動”中列舉了十四項,其中政策與流程、并表管理控制、反洗錢控制、關(guān)聯(lián)交易控制、業(yè)務(wù)連續(xù)性控制,與《商業(yè)銀行內(nèi)控指引》的表述也所有不同,有些在《指引》中是作為“內(nèi)部控制保障”描述的。事實上,任何以列舉方式擬寫的制度條款,都很難做到窮盡列舉。此點是推動本章所列內(nèi)控措施落地時需特別注意到的。
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