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篇一：公司采購內(nèi)控管理制度

1、目的

為加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，規(guī)范采購工作，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng)，降低采購成本，提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制定本制度。

2、適用范圍

適用于本公司生產(chǎn)用設(shè)備、原材料、輔助材料、生產(chǎn)用耗材等公司生產(chǎn)性物資采購過程，包括出口物資的采購。

3、職責(zé)

3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購管理制度的審批。

3.2采購部負(fù)責(zé)合格供方的開發(fā)和管理，合格供方物資供應(yīng)能力應(yīng)涵蓋公司所有生產(chǎn)性物資需求；對供方在制過程和生產(chǎn)進(jìn)度控制；對供方庫存的核對與控制；與供方的協(xié)調(diào)與溝通。

3.2工程部和銷售部負(fù)責(zé)提供詳細(xì)的物資的圖紙或參數(shù)、材質(zhì)、規(guī)格、工藝等屬性。必要時由工程部出圖，并由銷售部門經(jīng)客戶確認(rèn)后以請購單的形式提報(bào)給采購部。

3.3銷售部負(fù)責(zé)對物資樣品發(fā)出后的跟蹤和客戶反饋的記錄。

3.4財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對采購物資預(yù)付款和貨款的結(jié)算和給付。

4、采購崗位職責(zé)

4.1尋找物料供應(yīng)來源,并分析相關(guān)市場。

4.2與供貨商洽談,并安排工廠參觀、建立供貨商之?dāng)?shù)據(jù)。

4.3要求報(bào)價與進(jìn)行議價并做出比價分析。

4.4獲取所需之物料。

4.5查證購進(jìn)物料之?dāng)?shù)量與質(zhì)量。

4.6建立采購業(yè)務(wù)進(jìn)行順?biāo)焖枰當(dāng)?shù)據(jù)和合格供應(yīng)商名錄。

4.7了解市場趨勢,搜集市場供給與需求價格等適時數(shù)據(jù)加以成本分析。

4.8呆料與廢料之預(yù)防與處理。

5、物資采購工作程序

5.1采購工作流程圖

5.2新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程圖

如請購的項(xiàng)目在《合格供應(yīng)商名錄》中沒有找到合適的供方，需開發(fā)新供應(yīng)商。新供應(yīng)商開發(fā)評定工作流程如下圖：

5.3樣品管制流程圖

6、請購及其規(guī)定

6.1請購的定義

請購是指某人或者某部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。

6.2《請購單》的要素

完整的請購單應(yīng)包括一下要素：

（1）請購的部門；

（2）請購物品所屬項(xiàng)目；

（3）請購的用途；

（4）請購的物品名；

（5）請購的物品數(shù)量；

（6）請購的物品規(guī)格；

（7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；

（8）請購的物品的需求時間；

（9）請購如有特殊需要請備注；

（10）請購單填寫人；

（12）采購負(fù)責(zé)人；

6.3《請購單》及其提報(bào)規(guī)定

（1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由請購部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后提報(bào)工程部；

（2）請購人應(yīng)及時與客戶溝通確認(rèn)圖紙參數(shù)等要素盡可能詳細(xì)地提供給工程和采購部門；

（3）工程部進(jìn)行審核，如需要圖紙，工程部要附上審核后的圖紙和《請購單》一起返給請購人；

（4）請購部門確認(rèn)無誤后把請購單與確認(rèn)后的圖紙一起提報(bào)給采購部門；

（5）請購人在提報(bào)請購單后是應(yīng)要求采購部請購單接收人簽字回執(zhí)；

（6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；

（7）遇公司業(yè)務(wù)急需的物資，部門領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。

（8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。

（9）請購單的更改和補(bǔ)充應(yīng)以書面形式由部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。

6.4公司物資請購單的提報(bào)部門

（1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項(xiàng)目由工程部門提報(bào)；

（2）公司銷售業(yè)務(wù)物資或樣品由銷售部門提報(bào)。

6.5請購單的接收及分發(fā)規(guī)定

6.5.1《請購單》的接收要點(diǎn)

（1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過部門領(lǐng)導(dǎo)審批，圖紙是否經(jīng)過確認(rèn)，有無確認(rèn)簽字；

（2）接收請購單時應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；

（3）聯(lián)系供應(yīng)商管理人員核查請購物資是否有庫存，確認(rèn)庫存數(shù)量；

（4）對于不符合規(guī)定和已經(jīng)撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。

6.5.2《請購單》的分發(fā)規(guī)定

（1）對于《請購單》采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理；

（2）對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；

（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門，溝通變更供貨日期；

（4）重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意見。

6.6采購周期的規(guī)定

（1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項(xiàng)目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天；

（2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項(xiàng)目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天

（3）按訂單生產(chǎn)的公司業(yè)務(wù)性物資銷售部門應(yīng)在充分考慮供應(yīng)商生產(chǎn)能力的前提下請購部門與采購部門共同制貨日期；

（4）新產(chǎn)品研發(fā)及樣品采購部門應(yīng)特別注意溝通跟進(jìn)確保生產(chǎn)進(jìn)度和交期。

（5）請購部門應(yīng)按照上述條款中規(guī)定的時間提前提報(bào)請購單，采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；

（6）遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；

7供方開發(fā)和選擇的規(guī)定

7.1采購部開發(fā)新供應(yīng)商要通過各種渠道對其進(jìn)行調(diào)查摸底，通過情況匯總認(rèn)為可以進(jìn)行合作，將供應(yīng)商的情況登記到《合格供方登記表》中，交由工程部進(jìn)行供應(yīng)商資格評定。

7.2工程部應(yīng)對選出的重點(diǎn)供方進(jìn)行培訓(xùn)和溝通，讓對方理解我公司的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝和理念。

7.3工程部對評定合格的供應(yīng)商要在《合格供方登記表》上簽字確認(rèn)，由采購部錄入《合格供應(yīng)商名錄》與《合格供方登記表》一起存檔。

8樣品管制的規(guī)定

8.1采購部門要及時跟蹤供應(yīng)商樣品制作的過程，遇到問題要及時反應(yīng)給銷售和工程部門，避免因各方溝通不及時造成的樣品生產(chǎn)錯誤。

8.2采購部門對供應(yīng)商生產(chǎn)產(chǎn)品質(zhì)量、數(shù)量和工期負(fù)有跟蹤和管制的責(zé)任。

8.3取得樣品后采購部門要進(jìn)行自檢并在《樣品評測表》簽字確認(rèn)，再與樣品實(shí)物一起提交給工程評測確認(rèn)簽字，最后交由銷售和客戶進(jìn)行確認(rèn)，由采購對本單進(jìn)行存檔備查。

9詢價及其規(guī)定

9.1詢價比價原則

除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項(xiàng)目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項(xiàng)目都應(yīng)要求至少對三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價；由三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價格，臨時性應(yīng)急購買的物品除外。

9.2低價搜索原則：

采購人員隨時搜集市場價格信息，建立供應(yīng)商信息檔案庫，了解市場最新動態(tài)及最低價格，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化采購。所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價；

9.3詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，對請購產(chǎn)品的規(guī)格型號、產(chǎn)品工藝、及表面處理等各種信息進(jìn)行了解，迅速由外行變?yōu)閮?nèi)行。遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；

9.4屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類如果采購周期相差不多應(yīng)集中打包采購；對于緊急請購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理；

9.5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品，但必須與請購人進(jìn)行溝通并征得同意由請購人在請購單背面進(jìn)行背書簽字；

9.6詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價；

9.7比價采購所詢問的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，并能提供三證合一的資質(zhì)證明具有提供或完成我公司所需物資和項(xiàng)目的能力；

9.8比價采購應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式填寫完整詢價比價分析內(nèi)容與請購人進(jìn)行溝通，并存檔備查；

9.9在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。

10比價、議價

10.1對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)；

10.2對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報(bào)價格的綜合條件更加突出；

10.3收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價后應(yīng)向請購部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價目標(biāo)價格；

10.4重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等；

10.5參考目標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。

10.6廉潔原則：

（1）自覺維護(hù)企業(yè)利益，努力提高采購物品質(zhì)量，降低采購成本。

（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應(yīng)商伸手。

（3）嚴(yán)格按采購制度和程序辦事，自覺接受監(jiān)督。

（4）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。

（5）工作認(rèn)真仔細(xì)，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。

11比價、議價結(jié)果匯總

11.1比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照《詢價對比分析表》的格式完整列出報(bào)價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；

11.2如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。

11.3供應(yīng)商選擇：

（1）具有合法經(jīng)營主體者。

（2）品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。

（3）信譽(yù)良好者。

（4）客戶認(rèn)可的供應(yīng)商。

12合同的簽訂及其規(guī)定。

12.1合同

合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。

12.1.1合同正文應(yīng)包含的要素

（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點(diǎn)；

（2）采購物品/項(xiàng)目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；

（3）包裝要求；

（4）合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；

（5）付款方式；

（6）工期；

（7）質(zhì)量保證期；

（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；

（9）違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；

（10）雙方的公司信息；

（11）其他約定。

12.1.2合同簽訂及其規(guī)定

供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合同。

交易發(fā)生爭執(zhí)時，依據(jù)合同的核定條款進(jìn)行處理。具體要求如下：

1）如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任；

2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低；

3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項(xiàng)報(bào)價清單；

4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點(diǎn)的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)；

5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；

6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；

7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等

8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；

9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；

10）比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；

11）合同簽定簽應(yīng)按照《合同范本》的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；

12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；

13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報(bào)送財(cái)務(wù)部門。并將合同原件及掃描件分別進(jìn)行存檔。

13付款及合同執(zhí)行

13.1付款規(guī)定

1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

2）按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；

3）按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫（資金支出審批單）或（付款審批單），該審批單巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款；

4）財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。

13.2合同執(zhí)行

13.2.1已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，若采購物品（物資）無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的，采購人員須提前通知需求部門，尋求解決辦法，并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期，并知會需求部門。

13.2.2已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；

13.2.3合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同；

14報(bào)驗(yàn)與入庫

14.1報(bào)驗(yàn)

（1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知工程部門共同進(jìn)行驗(yàn)收；

（2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；

（3）達(dá)到質(zhì)檢和報(bào)驗(yàn)條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報(bào)請工程部門進(jìn)行質(zhì)檢、驗(yàn)收；

（4）工程部門在接到采購部報(bào)驗(yàn)通知后應(yīng)及時報(bào)驗(yàn)，并出具《采購物品驗(yàn)收單》，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況工程部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；

（5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。

14.2．入庫

1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗(yàn)或驗(yàn)收；

2）合同標(biāo)的物在運(yùn)達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運(yùn)；

3）質(zhì)檢部門未及時驗(yàn)收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受；

4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具《入庫單》；

5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫；

6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定不入庫。

7）如驗(yàn)收不合格的，由驗(yàn)收部門通知采購部門，2日內(nèi)辦理換（退）貨手續(xù)。

15、考核：

凡違反本制度的人員，依照公司相關(guān)管理制度進(jìn)行處罰。

16、本制度解釋權(quán)歸人力資源行政部，自公布之日起執(zhí)行。

17、本制度附件：

1、《采購申請單》

2、《詢價對比分析表》

3、《合格供應(yīng)商名錄》

4、《合格供方登記表》

5、《樣品評測表》

6、《合同范本》

7、《入庫單》

8、《采購物品驗(yàn)收單》

一般采購流程表：

流程	作業(yè)要求	記錄表單	責(zé)任單位/人
	1、物資需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營實(shí)際需要填寫請購單。	請購單	需求部門
	1、采購接收請購單，直接采購或轉(zhuǎn)給工程出圖出參數(shù)，完成后附圖返回請購部門確認(rèn)，完成確認(rèn)后將資料返給采購。	請購單	采購員 工程部 請購部門
	1、采購人員依需求緩急，參考采購歷史記錄或供應(yīng)商所提供的資料，至少精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行比價和議價。	詢價對比分析表	采購員
	1、以滿足需求部門所提出的性能、指標(biāo)、品質(zhì)為原則。	樣品評測記錄表	采購員 工程部
	1、依優(yōu)質(zhì)低價原則進(jìn)行選擇	詢價對比分析表	請購部門/工程部/采購員
	1、依據(jù)供需雙方確定的條件簽訂合同	采購合同	采購員
	1、依據(jù)合同或約定的交貨期進(jìn)行跟蹤確認(rèn)，發(fā)生異常及時處理	采購合同	采購員
	1、按采購需求進(jìn)行驗(yàn)收，辦理入庫手續(xù)	入庫單	庫管員 /請購部門
	1、庫管員按已辦妥的請購單、送貨單整理匯總 2、采購員根據(jù)庫管員提供的相關(guān)資料進(jìn)行對帳，到財(cái)務(wù)部辦理付款手續(xù)。 3、需求部門、采購部門上報(bào)總經(jīng)理材料采購、接收及入庫情況。	送貨單 發(fā)票 支付憑證	庫管員 采購員

申請部門：交表日期：年月日
采購類別：□設(shè)備□材料□工程□低值易耗□其他
購置原因：
序號	產(chǎn)品名稱	規(guī)格型號	數(shù)量		總估價	交貨期	備注
1
2
3
4
5
6
7
8
備注：
申請人： 部門負(fù)責(zé)人：				工程部審核人： 工程部負(fù)責(zé)人：
財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：				采購員：

采購申請單

采購物品驗(yàn)收單

合同編號：

序號	品名	規(guī)格型號	單位	數(shù)量	驗(yàn)收意見	請購單號
1
2
3
4
5
6
7

采購員：驗(yàn)收經(jīng)辦：驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人：

合格供應(yīng)商登記表

填報(bào)日期			供應(yīng)商編號
公司名稱			法定代表人
公司地址			注冊資金
聯(lián)系人		聯(lián)系電話		傳真
公司性質(zhì)
公司營業(yè)范圍
公司年生產(chǎn)量
公司架構(gòu)： 1、公司負(fù)責(zé)人 2、員工人數(shù) 3、公司架構(gòu)表
公司設(shè)施： 1、廠房及倉庫 2、生產(chǎn)設(shè)備
質(zhì)量系統(tǒng)： 1、ISO9000證書 2、質(zhì)量負(fù)責(zé)人 3、產(chǎn)品合格證
產(chǎn)品業(yè)績：

篇二：企業(yè)內(nèi)控采購管理制度

第一章總則

第一條為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項(xiàng)物資供應(yīng)，加強(qiáng)公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。

第二條本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。

第三條公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價廉、服務(wù)好者中標(biāo)。

第二章采購流程

第四條請購的提出

1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料《請購單》，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動保護(hù)用品、各種日常耗材等；

2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公室負(fù)責(zé)開立《請購單》；

3、《請購單》應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核，并依請購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn)；

4、《請購單》一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財(cái)務(wù)部；

5、交期相同的同屬一個供應(yīng)廠商之物料，請購部門應(yīng)填具在同一份《請購單》內(nèi)；

6、緊急請購時，請購部門應(yīng)于《請購單》備注欄注明“緊急”字樣。

第五條請購核準(zhǔn)權(quán)限

1、生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預(yù)估在人民幣10萬元以下者，由生產(chǎn)副總核準(zhǔn)，超過此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準(zhǔn)；

2、車間需購買的機(jī)修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報(bào)生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報(bào)生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報(bào)生管部，由生管部匯總后報(bào)采購部；價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計(jì)、生產(chǎn)副總

確認(rèn)后上報(bào)總經(jīng)理簽字后方可送采購部。

3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報(bào)《請購單》，辦公室主任批準(zhǔn)，空調(diào)、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第六條請購的撤消

1、已開具《請購單》，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送采購部，必要時應(yīng)先口頭知會采購部。

2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。

3、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。

第七條采購方式

根據(jù)本公司實(shí)際情況，公司物料采購采用以下三種方式：

1、集中采購

公司通用性大宗物料（水泥），以集中采購較為有利，依定時或定量之計(jì)劃進(jìn)行采購；

2、合約采購

公司經(jīng)常使用之物料（承、插口板、卷鋼板、預(yù)應(yīng)力鋼絲、線材等），采購部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進(jìn)行采購；

3、一般采購

除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。

第八條詢價、議價

1、采購部采購人員接獲核準(zhǔn)后之《請購單》，除集中采購方式外，應(yīng)選擇至少三家列入公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價對象；

2、確屬貨源緊張、獨(dú)家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；

3、如向特約供應(yīng)商采購時，應(yīng)附其報(bào)價明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時索要報(bào)價明細(xì)表；

4、選擇詢價或采購的對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；

5、供應(yīng)商提供報(bào)價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)商請購部門確認(rèn)；

6、專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目，采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；

7、詢價后，如有必要，采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價；議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。

第九條議價原則

遇以下狀況時，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價：

1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；

2、采購頻率明顯增加時；

3、本次采購數(shù)量大于前次時；

4、本次報(bào)價偏高時；

5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價格時；

6、其他有利于公司條件時

第十條定價核準(zhǔn)

1、采購人員詢價、議價完成后，填寫《采購詢價、議價單》（對內(nèi)使用），隨附各供應(yīng)商回傳的《采購詢價單》（對外使用），必要時附上書面說明，呈采購部經(jīng)理審核；采購部經(jīng)理審核時，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。

2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)，確定供應(yīng)商；超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。

3、采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定，必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。

第十一條訂購作業(yè)

1、采購人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之供應(yīng)商后，應(yīng)以本公司出具《購銷合同》，或供貨商出具《購銷合同》形式向供應(yīng)商訂購物料，并以傳真形式簽字確認(rèn)。

2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于《購銷合同》上明確注明。

3、采購人員應(yīng)控制物料訂購交期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度。

第十二條驗(yàn)收與付款

1、依相關(guān)檢驗(yàn)與入庫規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收工作。

2、依財(cái)務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。

第三章采購物品之品質(zhì)管理

第十三條采購品質(zhì)文件資料要求

物料訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在《購銷合同》、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：

1、訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。

2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。

3、各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。

4、所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。

第十四條合格供應(yīng)商之選擇

物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：

1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)的供應(yīng)商。

2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。

3、類似物料以往采購之良好記錄。

第十五條品質(zhì)保證之協(xié)定

物料采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：

1、供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng)、如ISO9000等。

2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。

3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗(yàn)合格之記錄。

4、接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。

5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。

第十六條進(jìn)貨驗(yàn)收之規(guī)定

供應(yīng)商提供之物料，必須經(jīng)過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關(guān)驗(yàn)收工作，主要包括下列幾項(xiàng)：

1、品質(zhì)檢驗(yàn)

品管部依進(jìn)料檢驗(yàn)規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。

2、處理短損

根據(jù)點(diǎn)收、檢驗(yàn)結(jié)果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應(yīng)商索賠；

3、退還不合格品

對檢驗(yàn)不合格之物料，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠；

第十七條品質(zhì)糾紛處理

有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：

1、處置依據(jù)

以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處置依據(jù)，并于《購銷合同》上詳細(xì)說明，其中涉及交貨時間、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。

2、采購物料退貨與索賠

（1）擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點(diǎn)整理后，通知采購部。

（2）采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點(diǎn)領(lǐng)取退貨品。

（3）現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要求供應(yīng)商更換合格之物料。

（4）訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。

（5）確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。

（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。

（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。

3、其它索賠規(guī)定

1、供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實(shí)際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。

2、破損短少情形，由供應(yīng)商補(bǔ)足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。

3、因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實(shí)際發(fā)生狀況索賠。

4、其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實(shí)際損失向供應(yīng)商索賠。

第四章采購交期管理

第十八條采購交期管理是采購的重點(diǎn)之一，確保交期的目的，是必要的時間，

提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。

第十九條依供應(yīng)商評鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項(xiàng)目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。

第二十條對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人，盡快查實(shí)情況。

第五章付款方式

第二十一條付款方式

1、由采購部根據(jù)《請購單》、《采購詢價、議價單》、采購合同、進(jìn)料驗(yàn)收單、《入庫單》，向財(cái)務(wù)部請款。

2、財(cái)務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

第六章采購人員工作職責(zé)

第二十二條對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。

第二十三條采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運(yùn)作，對不按計(jì)劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第二十四條對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，應(yīng)及早報(bào)告部門主管說明原因，提出相應(yīng)意見方案，采購部應(yīng)及時與請購部門溝通，擬定補(bǔ)救辦法和處理對策，特別重大事項(xiàng)，應(yīng)匯報(bào)總經(jīng)理。

第二十五條物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。

第二十六條采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購，任

何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。

第二十七條采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。

第二十八條采購人員必須樹立服務(wù)意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。

第二十九條為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。

第三十條售后服務(wù)：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務(wù)約定。

1、采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的，由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系。

2、對于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。

第七章附則

第三十一條本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。

第三十二條本制度自總經(jīng)理辦公會議通過之日起實(shí)施。

篇三：XX公司采購內(nèi)控管理制度

為了全面加強(qiáng)國際公司的管理,提高企業(yè)管理水平及工作效率,使企業(yè)管理更為規(guī)范化、程序化、制度化，特制定本管理制度。本管理制度適用于國際公司機(jī)關(guān)及國外各項(xiàng)目部。

本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

本管理制度起草單位：XX公司

本管理制度由XX公司負(fù)責(zé)解釋。

第一章采購內(nèi)控制度的目標(biāo)

一、在流程涉及的所有人員之間具有明確的職責(zé)劃分，即責(zé)權(quán)相互制衡，責(zé)權(quán)對等和統(tǒng)一。

二、符合適用權(quán)限的正確的管理批準(zhǔn)方式。

三、所有采購活動都符合XX公司商業(yè)道德準(zhǔn)則和其他適用的主要政策、程序、法律和法規(guī)。

第二章采購組織結(jié)構(gòu)形式和授權(quán)

一、采購組織結(jié)構(gòu)形式

XX公司采用“直線職能制”的組織結(jié)構(gòu)。即在直線制的基礎(chǔ)上，再加上相應(yīng)的職能管理部門，幫助采購經(jīng)理決策，承擔(dān)管理的職能。

二、一般授權(quán)

由國際公司總經(jīng)理授予的辦理經(jīng)常性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)力。這種權(quán)力授予的時間較長，一旦授予，被授權(quán)人可以長期行使。一般以崗位責(zé)任制或管理文書的形式明確。

(一)、采購經(jīng)理的授權(quán)范圍

1、主持進(jìn)出口部全面工作，在計(jì)劃部門提出物資采購計(jì)劃后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后組織實(shí)施，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。

2、調(diào)查研究各部門物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量。

3、統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容。減少不必要的開支，以有效的資金，保證最大的物資供應(yīng)。

4、要熟悉和掌握公司所需各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途和產(chǎn)地。檢查購進(jìn)物資是否符合質(zhì)量要求，對公司的物資采購和質(zhì)量要求負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

5、監(jiān)督參與大批量商品訂貨的業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。

6、按計(jì)劃完成各類物資的采購任務(wù)，并在預(yù)算內(nèi)盡量減少開支。

7、認(rèn)真監(jiān)督檢查各采購員的采購進(jìn)程及價格控制。

8、在部門經(jīng)理例會上，定期匯報(bào)采購落實(shí)結(jié)果。

9、每月初將上月的全部采購任務(wù)完成及未完成情況逐項(xiàng)列出報(bào)表，呈總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部經(jīng)理，以便于上級領(lǐng)導(dǎo)掌握全公司的采購項(xiàng)目。

10、督導(dǎo)采購人員在從事采購業(yè)務(wù)活動中，要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，不索賄，不受賄，與供貨單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)往來。

11、負(fù)責(zé)部屬人員的思想、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開展職業(yè)道德、外事紀(jì)律、法制觀念的教育，使所有員工適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

(二)、國際公司總經(jīng)理審批金額

1、大型機(jī)器設(shè)總價在50萬以上；材料物資總價在50萬以上

2、緊急采購在20萬以上

3、其他大宗、重要采購及計(jì)劃外采購

(三)、國際公司經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理審批權(quán)限

1、計(jì)劃內(nèi)、不需招標(biāo)的設(shè)備物資

(1)、直接采購的設(shè)備物資(低值易耗品、辦公用品)50萬元以下由副總在請購單、訂貨單、付款通知單上直接簽字審批。

(2)、合同或訂單采購物資(小型機(jī)具、備品備件、大型設(shè)備)50萬元以下由副總在請購單、訂貨單、付款通知單、合同上直接簽字審批。

注：同一項(xiàng)目部一次提請的所有請購單金額合計(jì)超過100萬元還需總經(jīng)理審批。

2、緊急采購

若發(fā)生緊急采購，總經(jīng)理無法親自審批，采購額度20萬元以內(nèi)由副總審批。

3、計(jì)劃外采購一律經(jīng)總經(jīng)理簽字審批。

三、特別授權(quán)

1、在特殊緊急情況下，總經(jīng)理可以授權(quán)某部門負(fù)責(zé)人必要的談判權(quán)力，明確談判的范圍，可以承諾的內(nèi)容等。

2、在緊急采購情況下，授予副總經(jīng)理直接審批緊急物資的采購。

第三章角色與責(zé)任

一、關(guān)鍵相關(guān)人員

請購者(項(xiàng)目部及各管理部門)

進(jìn)出口部

費(fèi)用、資產(chǎn)批準(zhǔn)者

供應(yīng)商

付款者

接受者

合同管理者

二、不相融職責(zé)的分離

1、請購者無權(quán)批準(zhǔn)資金，無權(quán)在中國境內(nèi)不經(jīng)批準(zhǔn)獨(dú)立采購。2、批準(zhǔn)者無權(quán)申請采購，執(zhí)行訂單，接受材料物資。3、采購員無權(quán)執(zhí)行未經(jīng)事先批準(zhǔn)的請購單，接收物資和開具發(fā)票。4、采購業(yè)務(wù)的詢價崗位與確定供應(yīng)商崗位應(yīng)當(dāng)分離。5、采購合同的談判崗位與合同的審批崗位應(yīng)當(dāng)分離。6、付款人無權(quán)執(zhí)行上述任何事宜。

三、采購責(zé)任

1、收集市場和產(chǎn)品的相關(guān)信息：包括對施工過程的基本了解，發(fā)展?jié)撛诘墓?yīng)商以及對目前和未來供需平衡的了解。

2、估計(jì)市場形勢，從質(zhì)量、服務(wù)、費(fèi)用和能力方面對供應(yīng)商加以分析和評估。

3、與業(yè)務(wù)人員一起，就來自每個潛在供應(yīng)商或已批準(zhǔn)供貨商的報(bào)價、服務(wù)和質(zhì)量等方面制訂采購策略，并達(dá)成合同，以減少零星訂單的數(shù)量。

4、協(xié)商、準(zhǔn)備和在核準(zhǔn)授權(quán)范圍內(nèi)執(zhí)行采購訂單。

5、更新供貨商名單。

6、實(shí)施和監(jiān)督招標(biāo)過程。

7、建立供貨商基本數(shù)據(jù)庫，向財(cái)務(wù)部門提供必要的供貨商信息。8、在下訂單之前確認(rèn)單價。

第四章采購流程圖解

第五章操作細(xì)則

第一節(jié)請購流程

一、請購主體

公司的任何部門及項(xiàng)目都可以填寫“請購單”而提出物資或服務(wù)的采購申請。

二、請購的開立、遞送

1、請購經(jīng)辦人員應(yīng)依據(jù)存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參考庫存情況開立計(jì)劃內(nèi)或計(jì)劃外請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量需求日期，得到各部門授權(quán)主管的批準(zhǔn)后，送進(jìn)出口部門。(請購單格式附后)

2、使用者不得批準(zhǔn)他自己的請購單。

3、如果員工直屬領(lǐng)導(dǎo)在海外，則需要從當(dāng)?shù)刂鞴塬@得核準(zhǔn)，如果主管在外地時還要得到直屬主管的電子郵件批準(zhǔn)。

4、各項(xiàng)目部在提交請購單時，如是計(jì)劃內(nèi)采購，其參閱經(jīng)國際公司預(yù)算管理委員會核準(zhǔn)的“材料、設(shè)備實(shí)需統(tǒng)計(jì)表”。

5.材料及設(shè)備需待試用和檢驗(yàn)方能實(shí)施者，請購的項(xiàng)目部門應(yīng)于請購單上注明“試用檢驗(yàn)”及“預(yù)定試用期限”。

6.辦公用品的使用部門一般要在請購單上對采購單上對采購需要做出描述，解釋其目的和用途。請購單須由使用部門主管審批同意，并須經(jīng)資金預(yù)算的負(fù)責(zé)人員審核簽字后。

7.特殊服務(wù)項(xiàng)目，如保險(xiǎn)、認(rèn)證、法律和審計(jì)服務(wù)等，一般由公司最高負(fù)責(zé)人審批。

三、對于請購物資的預(yù)算管理

預(yù)算是公司的目標(biāo)及其資源配置和經(jīng)濟(jì)活動計(jì)劃的數(shù)量說明，并用貨幣形式進(jìn)行具體的、系統(tǒng)的反映。

國際公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)的預(yù)算管理。首先應(yīng)設(shè)置專業(yè)的計(jì)劃預(yù)算管理部門執(zhí)行計(jì)劃、預(yù)算的職能。對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，具有請購權(quán)的各項(xiàng)目部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)度辦理請購手續(xù)；對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目，應(yīng)由項(xiàng)目部調(diào)整或追加計(jì)劃后經(jīng)國際公司全面預(yù)算委員會重新議定后才容許請購、采購。

四、請購的審批

(一)原則

對請購單進(jìn)行嚴(yán)格審批是通過請購單控制物資請購的關(guān)鍵。由審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限以及單位實(shí)際需要等對請購申請進(jìn)行審批，不同類別的請購單由不同的主管核準(zhǔn)，不同的請購額也要由不同層次的主管核準(zhǔn)，從而明確各自的責(zé)任。

(二)、核決權(quán)限

1、裝飾性材料

1.1請購金額預(yù)估在50萬元以下，由主管財(cái)務(wù)副總核批；

1.2請購金額預(yù)估在50萬以上，由總經(jīng)理核決；

2、其他設(shè)備及物資審批權(quán)限參照“裝飾性材料”

3.招標(biāo)采購物資由預(yù)算委員會審定

(三)進(jìn)出口部門在接到各部門請購單及材料物資實(shí)需單后，應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)檢查請購書上申請項(xiàng)目是否與計(jì)劃相符，各明細(xì)項(xiàng)目是否填列齊全。審核無誤后，進(jìn)出口部門主管在請購單上簽字并經(jīng)主管副總經(jīng)理或總經(jīng)理簽字后執(zhí)行下一采購流程。

第二節(jié)購買流程

一、采購實(shí)施的控制

1、采購數(shù)量的控制

1.1審查請購數(shù)量是否在控制限額范圍內(nèi)。

1.2檢查物品使用和勞務(wù)接受部門的負(fù)責(zé)人是否在請購單上簽字同意。

2、采購方式的控制

2.1直接采購

進(jìn)出口部門直接向供應(yīng)商詢價，并向最低報(bào)價單位購買，雙方不需要簽訂書面采購合同，往往是即時結(jié)清。此方式適用金額較小、無需書面比價的存貨。國際公司對低值易耗品、辦公用品類物資可采用此種購買方式。

2.2比質(zhì)比價采購

買方市場條件下，單位工程采購小組通常要選擇三家以上的供應(yīng)商，就質(zhì)量、價格、供貨期進(jìn)行對比分析，在符合采購物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價格最低的供應(yīng)商。國際公司對小型工具設(shè)備、大宗物資可采用此方式。

2.3訂單或合同采購

根據(jù)底價的資料、市場的行情、采購數(shù)量的大小和付款期的長短，單位與供應(yīng)商就采購數(shù)量、價格、供貨期等條款達(dá)成一致，簽訂書面供貨合同，按照約定條款供應(yīng)和結(jié)算。這種方式適用于采購數(shù)個量較大、金額較大需要選擇可靠供應(yīng)商的物資。國際公司對大型設(shè)備、交通工具采用此方式。

2.4招標(biāo)采購(詳見招標(biāo)文件范本)

2.5緊急采購(在第節(jié)有專門論述)

3、供貨對象的控制

3.1進(jìn)出口部門在正式填制購貨訂單前，必須向不同的供應(yīng)商索取供應(yīng)物品的質(zhì)量、價格、折扣供貨期和付款條件等資料，并據(jù)以選擇對單位最有利的供應(yīng)商。

3.2對采購項(xiàng)目的評審

(1)由進(jìn)出口部門對請購單提請審議的項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)審和提供相關(guān)資料。

(2)對請購單提請審議的項(xiàng)目需成立評審小組。

負(fù)責(zé)對采購項(xiàng)目的相關(guān)資料進(jìn)行分析及審議，一般包括進(jìn)出口部門、項(xiàng)目部門、生產(chǎn)部門、紀(jì)檢部門、財(cái)務(wù)部門。評審小組成員如下：

小組組長：

副組長：

組員：

(3)評審會議召開時間。

進(jìn)出口部對評審項(xiàng)目相關(guān)資料準(zhǔn)備完畢后，即提請組長召開評審會，組長不在提請副組長召開評審會。

(4)決定評審項(xiàng)目。包括：

基本情況生產(chǎn)能力技術(shù)水平質(zhì)量認(rèn)證價格標(biāo)準(zhǔn)售后服務(wù)付款條件

(5)會議決議及記錄

評審會議產(chǎn)生的決議由進(jìn)出口部負(fù)責(zé)記錄并落實(shí)執(zhí)行，會議記錄由參會人員簽字生效，并由進(jìn)出口部保管。

(6)、進(jìn)出口部應(yīng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，健全合格供應(yīng)商資料檔案。

4、采購價格的控制

采購價格是公司采購控制中的核心問題

國際公司根據(jù)實(shí)際情況可通過四種方式獲得采購價格。

4.1招標(biāo)采購

詳見“招標(biāo)文件范本”

4.2定價采購

在預(yù)算時，直接指定該種類的采購方式。市場物資短缺或采購數(shù)量巨大時，采用這種方式。

4.3比價采購

將數(shù)家廠商提供的物資的價格、質(zhì)量、供貨期等進(jìn)行比較，在不影響質(zhì)量的前提下，向成本最低者采購。

由進(jìn)出口部門兩個人以上去執(zhí)行。

辦公用品、低值易耗品

4.4詢價采購

采購人員選取信用可靠的廠商將采購條件講明，并詢問價格或寄詢價單請對方報(bào)價，比較后進(jìn)行采購。(大型設(shè)備、機(jī)具多采用此方式)

采購價格對整個采購過程來說非常關(guān)鍵。一個合適的、公允的價格可以通過以下幾個方面來實(shí)現(xiàn)：

1)多渠道詢價：多方打聽市場行情，包括市場最高價、最低價、一般價等。

2)比價：要分析各個供應(yīng)商提供資料的性能、規(guī)格、品質(zhì)要求、用量等才能建立比價標(biāo)準(zhǔn)。

3)自行估價：自己成立估價小組，由采購、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員組成，估出符合品質(zhì)要求的、較為準(zhǔn)確的低價資料。

4)議價：根據(jù)低價的資料、市場的行情、供應(yīng)商用料的不同、采購量的大小、付款期的長短等與供應(yīng)商議定出一個雙方能合理接受的價格。

5、訂單的控制

5.1要求

(1)根據(jù)《合同法》以及相關(guān)法規(guī)與供應(yīng)商簽訂正式訂單。

(2)預(yù)先對每份訂單進(jìn)行編號，為保存、處理、檢查等提供方便。

(3)訂單向供應(yīng)商發(fā)出前，必須有專人檢查該訂單是否有授權(quán)人簽字，是否有經(jīng)批準(zhǔn)后的請購單。

(4)訂單的副本應(yīng)分別提交給驗(yàn)收部門、財(cái)務(wù)部門，進(jìn)出口部門存檔。

(5)由專人復(fù)查購貨訂單的編制過程和內(nèi)容。其中尤其對價格的復(fù)查尤為重要。要將價格同過去的標(biāo)準(zhǔn)或市場平均價格相對照，以保證訂單價格的合理性。

5.2控制點(diǎn)

(1)、采購價格審核。由采購訂單之外的專門人員負(fù)責(zé)采購價格的審核，所有超過規(guī)定的價格必須要經(jīng)過單位負(fù)責(zé)人的特殊審批。

(2)、合同審核。

按單位審批權(quán)限的規(guī)定，不同的訂單有不同的管理層批準(zhǔn)；合同的特殊條款必須由專門的律師或法律顧問把關(guān)，以保證沒有重大紕漏。

(3)、登記采購單

訂單應(yīng)及時歸檔，歸檔時一并檢查已處理的訂單是否連續(xù)編號；定期匯總所有被取消和修改后的訂單，編制報(bào)表。

5.3訂單格式

二、設(shè)備采購管理制度

1、為了保證我公司設(shè)備采購工作的順利進(jìn)行，使引進(jìn)工作正常化、規(guī)范化、特制訂本制度。

2、采購設(shè)備是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級人員必須高度重視，以嚴(yán)肅的態(tài)度進(jìn)行此項(xiàng)工作。

3、采購設(shè)備必須遵循上級主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。

4、采購工作必須堅(jiān)持原則，秉公辦事，維護(hù)公司的利益。堅(jiān)持綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、付款條件、售后服務(wù)”五個方面，要競爭，擇優(yōu)選取。

5、采購工作必須根據(jù)公司制定的發(fā)展規(guī)劃和工程項(xiàng)目的合同額度，結(jié)合公司實(shí)際情況有計(jì)劃地進(jìn)行。

6、設(shè)備引進(jìn)工作要在總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。由總經(jīng)理授權(quán)的副總經(jīng)理主持項(xiàng)目的招標(biāo)和談判。公司設(shè)立設(shè)備引進(jìn)小組，由總工程師任組長，總工程師辦公室、進(jìn)出口部、項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部具體承辦。

7、設(shè)備引進(jìn)項(xiàng)目由項(xiàng)目部提出，然后交引進(jìn)小組審定，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由引進(jìn)小組組織有關(guān)人員進(jìn)行項(xiàng)目的招標(biāo)和談判。

8、需要招標(biāo)或詢價的項(xiàng)目，必須通過討論確定招標(biāo)、詢價的對象。

9、開標(biāo)、議標(biāo)和談判必須指定專人記錄。記錄資料必須妥善保存。

10、進(jìn)出口部負(fù)責(zé)編制合同書并完成其他商務(wù)事項(xiàng)。

11、工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報(bào)和機(jī)密。任何人不得單獨(dú)與供應(yīng)商接觸談及項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性問題，更不能向?qū)Ψ叫孤豆緮M定的標(biāo)底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對方。

12、對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給與相應(yīng)的處分；觸犯刑律的，交司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。

第三節(jié)驗(yàn)收流程

購入商品的驗(yàn)收工作一般由獨(dú)立于請購、采購和會計(jì)部門的人員擔(dān)任，這既控制了購買環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動，又控制了存貨的管理工作，起到了雙重控制的作用，驗(yàn)收部門的控制責(zé)任主要在收到貨物的數(shù)量和質(zhì)量方面，應(yīng)根據(jù)訂貨單上的數(shù)量和質(zhì)量要求獨(dú)立地檢驗(yàn)收到的貨物。但根據(jù)國際公司的實(shí)際情況，一般是由項(xiàng)目部提出請購并驗(yàn)收，其業(yè)務(wù)流程要經(jīng)歷以下環(huán)節(jié)：

一、流程

(一)執(zhí)行部門及人員

由生產(chǎn)部門

1、憑證審核

收貨部門將貨物到達(dá)單位時附有的裝箱單、交貨通知單或貨運(yùn)單與訂貨單與購貨合同對照，檢查貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否一致。

2.數(shù)量驗(yàn)收

收貨部門可通過點(diǎn)計(jì)、過磅或測量等方法來檢查收到貨物的實(shí)際數(shù)量。檢驗(yàn)的方法很多，如將送交收貨部門的購貨訂單副本中的數(shù)量資料刪去，促使收貨人獨(dú)立核算貨物的數(shù)量，防止收貨人不經(jīng)檢驗(yàn)就根據(jù)訂貨單上的數(shù)量來填制收獲報(bào)告單；要求兩個收貨人同時在收發(fā)報(bào)告單上簽字，通過相互制約來防止差錯的發(fā)生。

3.質(zhì)量檢驗(yàn)

收貨部門還應(yīng)對貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，檢查商品有無損壞。在質(zhì)量檢驗(yàn)過程中，對于特殊商品需要具有較高的專業(yè)知識或者必須經(jīng)過儀器或?qū)嶒?yàn)才能進(jìn)行的情況下，質(zhì)量檢驗(yàn)就必須有質(zhì)量管理部門完成，通常采用抽樣的方法，將樣品送交專家或?qū)嶒?yàn)室，由分析人員簽署質(zhì)量驗(yàn)收意見。對質(zhì)量檢驗(yàn)控制可以從以下兩個方面著手：

(1)采用“封閉式”檢驗(yàn)法，保證檢驗(yàn)報(bào)告的真實(shí)性。“封閉式”檢驗(yàn)就是要求進(jìn)出口部門、供貨單位未經(jīng)許可不準(zhǔn)進(jìn)實(shí)驗(yàn)室，避免人為的因素的干擾，確保分析人員在不受外界干擾的情況下按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和判斷。可以通過建立嚴(yán)格的實(shí)驗(yàn)室進(jìn)出制度來實(shí)現(xiàn)。

(2)建立健全取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。取樣必須由專業(yè)人員操作，杜絕供應(yīng)人員送樣品、倉庫人員取樣品的現(xiàn)象；取樣必須遵守規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，樣品要具有代表性。所以，應(yīng)建立嚴(yán)格的取樣制度，明確質(zhì)量管理人員的取樣職責(zé)。質(zhì)量檢驗(yàn)合格后，由質(zhì)量檢驗(yàn)人員填寫“質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告”作為驗(yàn)收入庫的質(zhì)量依據(jù)。

(3)數(shù)量和質(zhì)量確認(rèn)無誤后，收料員填制收貨單(入庫單)收料單必須由驗(yàn)收員和收料員共同簽字，以明確驗(yàn)收和入庫的責(zé)任。驗(yàn)收合格的貨物應(yīng)送交倉庫保管。

4.貨物放置

將送交的貨物放在適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)，未檢驗(yàn)和已檢驗(yàn)的貨物要分開放。被拒收的貨物要加以隔離并顯著標(biāo)記。對于直接由使用者接受的商品，控制程序就應(yīng)規(guī)定由使用者根據(jù)其提出的請購單和供應(yīng)商的發(fā)票來填制收貨報(bào)告單，并由部門主管簽字，使用部門直接填制領(lǐng)料單后加以使用。

二、注意事項(xiàng)

1、單位將試行驗(yàn)收與入庫責(zé)任追究制度，對驗(yàn)收過程中的異?，F(xiàn)象，立即向有關(guān)部門報(bào)告。

2、單位驗(yàn)收部門應(yīng)使用順序連續(xù)的收貨驗(yàn)收單記錄收貨，對無對應(yīng)請購單的貨物，不得簽收。

3、如果貨物的質(zhì)量存在問題，應(yīng)按合同約定的處理，要求退貨或給與適當(dāng)?shù)恼圩尅?/span>

三、收貨單格式

第四節(jié)付款流程

一、付款控制應(yīng)遵循的法規(guī)

1、《現(xiàn)金管理暫行條例》

2、《支付結(jié)算辦法》

3、《內(nèi)部會計(jì)控制規(guī)范—貨幣資金(試行)》

二、付款控制內(nèi)容

采購付款業(yè)務(wù)與采購業(yè)務(wù)密切相關(guān)，采購付款的內(nèi)部會計(jì)控制也相應(yīng)涉及采購、驗(yàn)收與儲存、財(cái)會等部門。健全有效的采購付款內(nèi)部會計(jì)控制制度應(yīng)包括以下內(nèi)容。

1.購貨訂單簽單批準(zhǔn)

一切購貨業(yè)務(wù)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目部提交批準(zhǔn)的預(yù)算計(jì)劃及招標(biāo)的相關(guān)手續(xù)及時提交財(cái)務(wù)部門。

2.編制驗(yàn)收報(bào)告

收到貨物并驗(yàn)收后，應(yīng)編制驗(yàn)收報(bào)告，驗(yàn)收報(bào)告必須以序編號，驗(yàn)收報(bào)告副本應(yīng)及時送交采購、財(cái)務(wù)部門。

3.購貨單據(jù)核對

收到供方發(fā)票后，應(yīng)及時送給進(jìn)出口部門、進(jìn)出口部門將供應(yīng)商發(fā)票與購貨訂單急驗(yàn)收發(fā)票進(jìn)行比較，確定貨物種類、數(shù)量、價格折扣條件、付款金額及方式等是否相符。

4.財(cái)務(wù)部門單據(jù)審核

財(cái)務(wù)部門應(yīng)將收到的購貨發(fā)票、驗(yàn)收證明、結(jié)算憑證與購貨訂單、購貨合同等進(jìn)行復(fù)核，檢查其真實(shí)性、合法性、合規(guī)性、完整性和正確性。

5.及時支付并按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣

已確認(rèn)的負(fù)債都應(yīng)按時支付，以便按規(guī)定獲得現(xiàn)金折扣，加強(qiáng)同供應(yīng)商的良好關(guān)系和維持公司信用。

6.應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬

應(yīng)付帳款總分類帳和明細(xì)分類賬按月結(jié)帳，并且互相核對，出現(xiàn)差異時應(yīng)查明原因進(jìn)行調(diào)整。

7.與供貨方核對應(yīng)付帳款

按月向供貨方取得對帳單，將其與應(yīng)付帳款明細(xì)帳互相調(diào)節(jié)，若出現(xiàn)差異應(yīng)查明原因告訴供應(yīng)商。

8.應(yīng)付帳款和定金的控制

在商品交易中有時供應(yīng)商會要求預(yù)付貨物定金，防止毀約而造成損失。尤其是第一次發(fā)生交易，雙方互相不夠了解，互相缺乏信任的情況下，供應(yīng)商一般要求預(yù)付一部分預(yù)付款。預(yù)付款或定金應(yīng)該再簽訂供貨合同中寫明，合同沒有明確規(guī)定的不應(yīng)預(yù)付貨款或定金。定期對預(yù)付定金、預(yù)付貨款與供應(yīng)商進(jìn)行核對，如有不符應(yīng)查明原因，及時處理。一旦交易發(fā)生，應(yīng)當(dāng)從供應(yīng)商的貨款中扣回預(yù)付款或定金。

三、付款中的單據(jù)審核

1、真實(shí)性審核

即確定原始憑證本身是否虛假、是否存在偽造或者涂改等情況，核實(shí)原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否發(fā)生過，是否反映了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的本來面目。

2、合法性審核

即指審核原始憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國家有關(guān)法律法規(guī)和會計(jì)制度的規(guī)定。如應(yīng)該開據(jù)的增值稅發(fā)票是否開據(jù)了普通發(fā)票，應(yīng)該開具發(fā)票的是否開立收據(jù)等。

3、合規(guī)性審核

即指審核原始發(fā)票是否符合有關(guān)規(guī)定。如是否符合預(yù)算規(guī)定、是否符合有關(guān)合同、審批權(quán)限和手續(xù)，有無違章亂紀(jì)、弄虛作假等。

4、完整性審核

即審核原始憑證內(nèi)容是否完整，填寫的項(xiàng)目是否齊全，填寫方式是否正確，有關(guān)簽證是否具備等。財(cái)會部門的稽核、出納人員對于經(jīng)審核完全符合真實(shí)性、完整性、合法性要求的采購發(fā)票、請購單、訂購單、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證內(nèi)容才能付款。對于記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求有關(guān)業(yè)務(wù)人員按國家統(tǒng)一會計(jì)制度及內(nèi)部管理制度的規(guī)定更正、補(bǔ)充，待手續(xù)完備后，再予以辦理。

第六章招投標(biāo)

見獨(dú)立招投標(biāo)文件范本

第七章國外采購

一、目標(biāo)

在保障資金安全、資產(chǎn)安全的前提下，以較低的成本支出最大限度地滿足國外施工項(xiàng)目的資產(chǎn)和物資的需要。

二、流程細(xì)則

(一)、預(yù)算與計(jì)劃

國際公司的計(jì)劃部門在公司簽訂分包合同后，應(yīng)根據(jù)工程量和標(biāo)準(zhǔn)定額編制工程預(yù)算。并計(jì)提材料、設(shè)備實(shí)需計(jì)劃。然后，根據(jù)以往施工項(xiàng)目的實(shí)際情況，編制必須在國外采購的材料、設(shè)備、及人工實(shí)需計(jì)劃明細(xì)表。項(xiàng)目實(shí)施后，各項(xiàng)目部在國外施工時，提請的物資采購單，必須符合明細(xì)表所列的物資范圍?？煞譃樵O(shè)備類、原材料及燃料、日常生活用品、人工費(fèi)等進(jìn)行編制。

(二)、在確定物資實(shí)需明細(xì)表后，計(jì)劃部門應(yīng)會同進(jìn)出口部門對所需在國外采購與支付的所有項(xiàng)目進(jìn)行比價與評估測算，并編制差異對比分析表，以明確國外采購與國內(nèi)價格的差異及原因。為節(jié)約成本、加強(qiáng)國外項(xiàng)目監(jiān)督管理、和日后制定標(biāo)準(zhǔn)定額建立基礎(chǔ)。

(三)、進(jìn)出口部門對需在國外購買的設(shè)備與物資，須盡職地篩選國外供應(yīng)商并與其進(jìn)行充分的詢價、議價和談判，直至選出預(yù)備供應(yīng)商。

(四)項(xiàng)目部實(shí)施國外采購的具體流程

本流程是在國際公司建立的遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)控制下的環(huán)境中進(jìn)行的。

1、預(yù)算計(jì)劃內(nèi)允許在國外購買的設(shè)備

由項(xiàng)目部提交經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字的國外采購請購單，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)送到生產(chǎn)部和財(cái)務(wù)部，生產(chǎn)部門對請購單所列設(shè)備是否屬預(yù)算項(xiàng)目及額度進(jìn)行審核，審核通過后轉(zhuǎn)給生產(chǎn)副總和財(cái)務(wù)副總(授權(quán)范圍內(nèi))，批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部復(fù)核簽字手續(xù)齊備后，在網(wǎng)上向項(xiàng)目部發(fā)出允許付款通知單。項(xiàng)目部在接到付款通知后，向由進(jìn)出口部門確定的國外供應(yīng)商發(fā)出訂單直至付款、驗(yàn)收。設(shè)備購進(jìn)后，項(xiàng)目部的報(bào)賬員應(yīng)先登記固定資產(chǎn)卡片，然后將支票存根、發(fā)票、運(yùn)費(fèi)及保險(xiǎn)費(fèi)單據(jù)、實(shí)物驗(yàn)收單、固定資產(chǎn)卡片等原始票據(jù)從網(wǎng)上傳送給公司總部財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部在審核后據(jù)以入賬。

2、預(yù)算外的設(shè)備采購

預(yù)算外采購必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

項(xiàng)目部應(yīng)提交下列手續(xù)：

1)請購單

2)發(fā)生預(yù)算外采購的詳細(xì)情況說明

3)提供至少兩家以上的供應(yīng)商的簡介及報(bào)價

4)生產(chǎn)部門對上述材料審核后，轉(zhuǎn)入進(jìn)出口部和財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部提請總經(jīng)理審核簽字后，向項(xiàng)目部發(fā)出付款通知單。

5)進(jìn)出口部門事后，須對項(xiàng)目部提供的供應(yīng)商進(jìn)行常規(guī)的審核，并補(bǔ)足一家以上的供應(yīng)商計(jì)入數(shù)據(jù)庫。

6)計(jì)劃部門事后，需追加、調(diào)整相應(yīng)的預(yù)算。

3、燃料的采購

預(yù)算內(nèi)

預(yù)算部門應(yīng)預(yù)計(jì)出燃料總量，進(jìn)出口部門則應(yīng)根據(jù)近期國際原油價格的波動和對項(xiàng)目所在國的汽油價格的了解做出測算。

項(xiàng)目部應(yīng)提交下列憑據(jù)：

1)燃料請購單，標(biāo)明燃料的單價、用量、類別，機(jī)器及運(yùn)輸設(shè)備的型號、數(shù)量；

2)發(fā)票及其他付款憑證；

3)在請購單基礎(chǔ)上，項(xiàng)目部定期(視具體情況而定一個星期或一個月)編制燃料耗用統(tǒng)計(jì)表，標(biāo)明所耗用的燃料的數(shù)量、單價、金額、類別，并根據(jù)預(yù)先核定的燃料總量計(jì)算出剩余的可用額度，對價格波動較大超出預(yù)算的燃料價格做出說明。預(yù)算部門和進(jìn)出口部門據(jù)此掌握和控制燃料的耗用進(jìn)度和價格情況。超出預(yù)算的燃料采購，必須經(jīng)總經(jīng)理審批，并重新調(diào)整預(yù)算。

4、消耗性材料

預(yù)算內(nèi)

項(xiàng)目部應(yīng)提交憑據(jù)：

1)請購單

2)工程進(jìn)度表

應(yīng)標(biāo)明所處工程的進(jìn)度及標(biāo)段、根據(jù)預(yù)算此階段應(yīng)耗費(fèi)的材料定額

3)兩家以上供貨商的報(bào)價單

4)發(fā)票或其他原始憑證

預(yù)算外的材料采購程序同“設(shè)備”

5、人工費(fèi)的支付

在施工開始前，不僅要排施工進(jìn)度計(jì)劃，也應(yīng)該據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃排出每道工序民工用工計(jì)劃，根據(jù)用工計(jì)劃計(jì)算人工費(fèi)。

項(xiàng)目經(jīng)理與預(yù)算部門根據(jù)每道工序民工用工計(jì)劃事先擬訂民工使用成本目標(biāo)，并提交上級領(lǐng)導(dǎo)審查。根據(jù)民工使用成本目標(biāo)向生產(chǎn)副總通告人工費(fèi)撥款計(jì)劃。工程完工后，人工費(fèi)在事先擬訂的目標(biāo)基礎(chǔ)上降低了，則將節(jié)約資金的1%獎勵給相關(guān)人員。

在工程開工后，要嚴(yán)格控制勞動力定額，出勤率，加班加點(diǎn)等問題；及時發(fā)現(xiàn)和解決人員安排不合理，派工不恰當(dāng)，時緊時松，窩工、停工等問題。每天早晨由施工員指定上崗民工數(shù)，指定的人數(shù)應(yīng)與用工計(jì)劃基本吻合，一天中視具體情況增加民工上崗。這樣就可以在一定程度上避免民工閑滯情況出現(xiàn)，降低人工成本。

項(xiàng)目部應(yīng)提交

1)工時消耗明細(xì)表

應(yīng)標(biāo)明工程進(jìn)度、所處工序及工程量、計(jì)劃耗費(fèi)的工時、實(shí)際耗費(fèi)的工時、勞力人數(shù)、單位工時工資標(biāo)準(zhǔn)；

2)財(cái)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算，審核工時表后，向項(xiàng)目部發(fā)出付款通知單

3)項(xiàng)目部支付人工費(fèi)后，將工人收到現(xiàn)金后本人簽字的收條及現(xiàn)金支出經(jīng)手人和項(xiàng)目經(jīng)理的簽字的提款憑證，經(jīng)網(wǎng)上傳送回財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部據(jù)此入帳。

如發(fā)生預(yù)算外人工費(fèi)的支出，或單位工時工資標(biāo)準(zhǔn)超出預(yù)算畸高，須提交特別情況說明，并經(jīng)總經(jīng)理簽字后，方可付款。

6、日常生活采購

1)請購單

2)購物發(fā)票及其他原始憑證

3)財(cái)務(wù)部門應(yīng)將請購單上的明細(xì)項(xiàng)目與預(yù)算進(jìn)行核對，并參照預(yù)先制定的每日生活標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批。

第八章緊急采購

一、目的

設(shè)立此制度即為滿足因安全、環(huán)保和工程相關(guān)的關(guān)鍵物資或服務(wù)，此后仍然應(yīng)該補(bǔ)辦適當(dāng)?shù)氖掷m(xù)。

二、范圍

1、此程序涵蓋在正常辦公時間之外或在數(shù)小時之內(nèi)需要的物資與服務(wù)。

2、基本物資的供貨商必須符合“供貨商預(yù)審資格”。

三、責(zé)任

1、由國際公司授權(quán)給指定負(fù)責(zé)人核決權(quán)限內(nèi)執(zhí)行所有緊急采購。

2、當(dāng)緊急采購超出了被授權(quán)人個人核決權(quán)限時，被授權(quán)人應(yīng)取得總經(jīng)理的口頭或電子郵件批準(zhǔn)。

四、過程

1、填寫緊急訂單。應(yīng)包括如下內(nèi)容：

定貨日期；緊急訂單號；供貨商名稱和聯(lián)系人；貨物描述；數(shù)量；申請者姓名。

2、指定負(fù)責(zé)人通知供應(yīng)商要求立即發(fā)貨。

3、指定負(fù)責(zé)人另應(yīng)通知供貨商，這是一個緊急訂單號。若干天之后，采購員應(yīng)向供貨商發(fā)送一份書面的采購訂單。

4、一旦向供貨商下了訂單，制定負(fù)責(zé)人應(yīng)該在緊急采購之后的48小時之內(nèi)補(bǔ)辦一次正常請購單。并在上面注明訂單已在緊急參考號之下履行。還應(yīng)將報(bào)價書的復(fù)印件附在請購單上。如果沒有報(bào)價書，則指定代理人應(yīng)在請購單上注明口頭向供貨商詢到的價格。

總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理生產(chǎn)部副總經(jīng)理進(jìn)出口部主管申請人

五、其他需說明事項(xiàng)

緊急采購的具體范圍由國際公司總經(jīng)理決定。

第九章、機(jī)關(guān)部門采購流程

一、機(jī)關(guān)部門采購制度

1、機(jī)關(guān)部室采購物品要嚴(yán)格按照國際公司的采購制度和流程進(jìn)行，填寫國際公司統(tǒng)一的機(jī)關(guān)請購單和訂購單。

2、采購人員根據(jù)實(shí)際情況選擇2-3家經(jīng)銷商進(jìn)行詢價，在滿足需求的情況下，選擇價

格最合理的經(jīng)銷商。

3、所采購物品的使用部門要在請購單上對采購需要做出描述，解釋其目的和用途。

4、由書記對物品采購數(shù)量、價格等進(jìn)行審核。

5、采購人員要經(jīng)常的收集市場相關(guān)信息，發(fā)展?jié)撛诘慕?jīng)銷商并加強(qiáng)對目前和未來供需狀況的了解，并從質(zhì)量、服務(wù)、費(fèi)用和能力方面對經(jīng)銷商加以分析和評估，及時充實(shí)更新經(jīng)銷商名單。

6、電腦及耗材由總公司信息中心統(tǒng)一采購。

7、報(bào)銷流程按本內(nèi)控制度第四章第五節(jié)執(zhí)行。

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1.本資源編號：8940。

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