隨著項目的積累，我們的文件目錄會變得十分的盤大，如果不好好管理，將會變得一團糟，有時會影響到我們工作的效率與心情，好的文檔管理方式會在一定程度上讓我們的工作更加有序，即時文件目錄再多，按照已經(jīng)制定好的規(guī)則，也能夠快速的查詢到目標(biāo)文件。這次就我個人研究對比，做一次小的分享，希望能對大家有所幫助。

三種有效管理文檔的方法：

1. 文件夾/文件規(guī)范命名
2. 文檔版本控制
3. 云盤同步備份

通過以上三種方式的配合使用，能有效的幫助我們實現(xiàn)以下目標(biāo)：

• 通過規(guī)范命名：對項目文件/個人文檔進行分類，方便查找
• 文檔版本控制：減少自己對文檔的復(fù)制備份，自動構(gòu)建關(guān)鍵歷史版本，即使誤刪也能找回，按需 求還原到某一個歷史節(jié)點的文檔狀態(tài)
• 云盤同步備份：對十分重要的文檔進行同步備份，有修改則會馬上實時備份

我們已經(jīng)知道了這三種方法，又應(yīng)該如何去落實實現(xiàn)呢？

方法一：文件夾/文檔規(guī)范命名

1. 首先先制定一下我們命名的一些規(guī)則

我們常見的版本命名格式為 [name].x.y.z-[state]

• name為可選字段,一般為 v,表示 version
• x.y.z 為各版本的序號，遵循語義化版本命名規(guī)范。 實際上基于此規(guī)范,不應(yīng)該在版本前出現(xiàn) name 字段
• state 可選字段,表示版本狀態(tài),例如 b 表示 beta 測試版,其他常見狀態(tài),后有詳述

什么是語義化版本命名規(guī)則？

核心規(guī)則如下：

• 0.y.z 表示開發(fā)階段，一切可能隨時改變，非穩(wěn)定版。
• 1.0.0 界定此版本為初始穩(wěn)定版，后面的一切更新都基于此版本進行修改。

版本狀態(tài)如下：

2. 了解命名規(guī)則后，我們就可以對我們工作站常用的文件夾/文檔進行合理命名

對正在進行的項目：做好項目分類，區(qū)分文件夾，歸類不同項目文件

• 外層文件夾名：iwork或項目project
• 一級文件夾名： 日期_項目名 例：2018_0115_項目名
• 二級文件夾名：version_1.0（對重要改變進行此二級）
• 三級文件夾名：按照工作內(nèi)容所需進行排布

對已經(jīng)完結(jié)的項目：及時整理命名好，放入Archive存檔庫

命名：項目名（項目編號）_版本_開始結(jié)束時間

例：蝸牛APP項目_V1.0.1_2018/01/25-03/15

蝸牛APP項目_V1.0.1_2018_01250315

如下圖所示，將各個層級的文件夾命名展示出來了，對應(yīng)項目是否有相應(yīng)版本，有的話命名可加上對應(yīng)版本號

方法二：對文檔進行版本管理

如圖所示，我們在進行版本更迭的時候，文檔的升級維護比較簡單易行，通過不同文件夾進行版本升級管理。而要想回到歷史版本則困難許多。

而現(xiàn)實中，設(shè)計的工作經(jīng)常進行改稿，常常會出現(xiàn)這種情況，當(dāng)你改到第7第8稿時，客戶來一句還是第3稿合適，然而我們往往對文件的命名是這樣的是不是很抓狂

如果對每一份改動，都采取另存一份的方式，我們的項目庫會變的十分的臃腫龐大，不方便我們對數(shù)據(jù)的管理。除此之外，實際中，我們常常會進行一些小修改，忘記保存一份新的備份，這時我們想要文件回到過去式，就真的不是那么容易了。

同樣的，我們在工作中有些文檔是需要多人協(xié)作的，傳統(tǒng)的本地文檔已經(jīng)無法讓團隊高效的完成這一事務(wù)，涌現(xiàn)出了很多新型的文檔編輯平臺，方便團隊協(xié)作制作文檔，并且支持導(dǎo)出本地格式文件。如QQ的在線文檔功能、石墨文檔、印象筆記團隊版，都是可以配置相應(yīng)的權(quán)限，支持多人在線對同一文件進行編輯查看。具備操作歷史查看，可以將文檔還原到具體對應(yīng)的狀態(tài)。

而我們正是需要如同在線文檔一樣的方式來管理我們工作時產(chǎn)生的諸多設(shè)計文件，有了這樣的版本控制，我們不需要擔(dān)心正在處理的文檔會被覆蓋，我們唯一要專注的就是手頭的文件，進行保存。

如何達到這樣的目的？我們可以采取的方式有：Git和SVN

簡單介紹SVN

基本概念：SVN 的工作依賴于一個「遠程庫」或者稱呼為「數(shù)據(jù)中心」。我們可以在本地搭建這個數(shù)據(jù)中心。接著，在從數(shù)據(jù)中心 Check out 文件，我們稱呼為「本地數(shù)據(jù)」，我們把本地數(shù)據(jù)修改好了，再用「命令」commit 一下給「數(shù)據(jù)中心」。這樣，數(shù)據(jù)中心就會把我們的修改記錄在案，并把以前的舊數(shù)據(jù)做備份?？偨Y(jié)一下，就是推陳出新，完成修改產(chǎn)生一個新數(shù)據(jù)，舊數(shù)據(jù)自動生成備份

簡單介紹Git

Git對待數(shù)據(jù)的方式和SVN是不同的， SVN以文件變更列表的方式存儲信息。 將保存的信息看作是一組基本文件和每個文件隨時間逐步累積的差異。存儲每個文件與初始版本的差異，如下圖所示：

Git 不按照以上方式對待或保存數(shù)據(jù)。 反之，Git 更像是把數(shù)據(jù)看作是對小型文件系統(tǒng)的一組快照。 每次你提交更新，或在 Git 中保存項目狀態(tài)時，它主要對當(dāng)時的全部文件制作一個快照并保存這個快照的索引。 為了高效，如果文件沒有修改，Git 不再重新存儲該文件，而是只保留一個鏈接指向之前存儲的文件。 Git 對待數(shù)據(jù)更像是一個 快照流。如下圖所示：

對比Git與SVN后，最終我選擇了Git這樣的方式來進行我項目文檔的版本控制：

團隊協(xié)作時的流程，可以構(gòu)建一個本地局域網(wǎng)Git服務(wù)器（私密性高），或者采用網(wǎng)絡(luò)Git倉庫如github創(chuàng)建項目倉（空間有限，私密性差）

個人使用時的流程，只需要切斷遠程服務(wù)器的連接，即可構(gòu)建本地的Git項目管理，如果需要云端服務(wù)可以使用Github臨時創(chuàng)建項目倉庫，項目完結(jié)后可以刪除，節(jié)省空間

接下來，介紹下本人如何使用Git來進行文檔的版本管理：

• 適用范圍：個人本地項目管理、兼具網(wǎng)絡(luò)Git倉庫（Github.com）
• 使用工具：Gitkraken工具（支持mac/win）、github網(wǎng)絡(luò)倉庫（需賬戶注冊）

1. 下載安裝Gitkraken，并注冊github賬號https://github.com/

2. 登錄Gitkraken后，點擊文件夾圖標(biāo)，選擇link關(guān)聯(lián)本地項目庫即可

3. 如果需要關(guān)聯(lián)遠程倉庫，例如關(guān)聯(lián)Github，則需點擊remote填寫遠程的url即可

GitHub項目里找到如下圖的ssh，復(fù)制到上面的push URL中：

使用git管理的文件在本地會有下面三個過程：

1. 已修改(modified)：就是你修改了在git管理下的文件
2. 已暫存(staged)：就是將你修改的文件放在緩存區(qū)中，等待處理
3. 已提交(committed)：就是在你的本地確定了你這次保存在緩沖區(qū)中的文件與上一次committed的文件一起，為一個版本，這里先不要考慮遠程的情況，到此為止，本地能完成的事情已經(jīng)完成了。

而Gitkraken的布局十分簡單，很方便我們理解在它的管理下，我們文檔產(chǎn)生數(shù)據(jù)的進程。

當(dāng)我們隊項目文件夾進行任何的操作：添加新文件、更改文件數(shù)據(jù)、移動文件位置在臨時倉都會記錄下我們的操作記錄，此時你如果有想要反悔的操作通過ctrl z無法實現(xiàn)，可以在臨時倉進行查看，進行復(fù)原；當(dāng)我們的修改進行到一定階段，你覺得有必要進行一次記錄，此時點擊stage all change，將此前所有的修改記錄進行提交，這時你還是有時間進行檢查的，看看有哪些遺漏，確定無誤，進行記錄的命名與描述，點擊提交將會將記錄提交到本地倉庫;如果你關(guān)聯(lián)了遠程倉庫GitHub，可以將此次修改push到遠程倉庫進行備份。

我們在使用ps的時候進行到一定階段也會另存一個版本，你會問這樣有什么意義？

意義在于ps軟件的另存只是將你對ps這一個文件的操作進行了備份，要知道我們在項目中，往往變化的不只是設(shè)計，還有與設(shè)計對接的需求、文檔、參考文件，這些統(tǒng)統(tǒng)在項目庫中，而gitkraken可以對整個項目庫進行記錄，即將當(dāng)前所有與項目相關(guān)的文件進行記錄，這一版的修改才是完整的修改記錄，而不是單個ps文件。

在提交的存檔記錄中，如果有一天你誤刪了項目中的文件，可以找到對應(yīng)的記錄（為什么要進行記錄命名就是為了方便查找）右鍵reset到這個版本。

通過undo與redo來取消你的操作或重做此操作：

方法三：同步盤使用

此方式方便對經(jīng)常修改的文件進行實時備份

可使用的工具如下：

• 百度云：百度云盤同步，快速簡便，有100個歷史版本記錄，缺點就是必須是會員
• 堅果云：免費1g上傳流量，3g下載流量，要想更多需收費
• 群暉私有云：通過安裝Drive應(yīng)用，配置同步盤，在局域網(wǎng)內(nèi)速度很快，前提是你要購置群暉私有云

建議無需將項目所有文件進行同步，可以創(chuàng)建一個文檔資料庫，同樣的按照規(guī)范文檔步奏命名好文件名，將通用的一些文檔資料，素材資源放置

本人使用的是群暉私有云，配置安裝了Drive，界面簡潔，相當(dāng)于一個簡潔版的百度云盤了，且有歷史版本記錄，可以返回歷史版本。

總結(jié)

在項目中，我們總是被很多其他的小意外打亂步伐，在實踐中我們要總結(jié)方法，加以利用，既能保證我們項目文檔的安全性、可用性、整潔性，又能大大減少這些小意外導(dǎo)致的時間損耗，讓我們更加專注于項目本身和設(shè)計這件事上。一個優(yōu)秀的設(shè)計師，不僅僅要做好的設(shè)計，也要善于管理自己的文件。通過以上介紹的三種方法的使用，相信大家有了一個初步認識，再通過后期項目中的實踐，相信會對大家在文檔整理效率上有所幫助。能夠幫助我們提高效率的工具有很多，在實踐中運用起來才能發(fā)揮他們的真正作用。

謝謝各位的閱讀，本次分享就到這里結(jié)束！

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