2019年8月，我參與了某市信息化項目管理平臺項目的建設(shè)。由于本人具有較豐富的項目管理經(jīng)驗，因此有幸被指定為該項目的項目經(jīng)理。該項目投資500萬元，項目周期為1年，通過該項目的建設(shè)，實現(xiàn)了對全市信息化項目的項目申報、項目招標(biāo)、項目實施、項目驗收、項目成果等階段的全過程管理，同時也實現(xiàn)了黨政信息化建設(shè)的相關(guān)人員、資產(chǎn)管理、日常維護、事務(wù)處理等日常工作進行信息化管理，進一步推動了電子政務(wù)的發(fā)展。
該項目包含了項目管理子系統(tǒng)、資源管理子系統(tǒng)、事務(wù)管理子系統(tǒng)、運維管理子系統(tǒng)等4大子系統(tǒng)。由于該系統(tǒng)僅限于該市各政府機構(gòu)使用，所以該系統(tǒng)整體基于B/S和C/S混合架構(gòu)，采用JAVA開發(fā)語言；服務(wù)器存放于該市政府中心機房，其他各政府機構(gòu)采用VPN專網(wǎng)連接，服務(wù)器采用IBM power 720型，應(yīng)用服務(wù)器操作系統(tǒng)采用Windows Server 2008，數(shù)據(jù)庫采用Oracle 11g。在管理過程中還采用Rational Rose 2003進行UML建模，同時使用VS2010自帶的團隊管理器（TFS）作為項目配置管理工具。
該項目特點是結(jié)構(gòu)復(fù)雜，規(guī)模大，項目干系人構(gòu)成復(fù)雜。因此做好該項目的范圍管理顯得尤為重要。我根據(jù)公司已有的組織過程資產(chǎn)和項目要求，嚴(yán)格按照公司項目管理規(guī)定管控項目，和項目干系人充分溝通，團隊成員密切協(xié)作，計劃為綱，監(jiān)控執(zhí)行，動態(tài)調(diào)整，做好項目的范圍過程，下面我就該項目范圍管理過程中的輸入、輸出，以及在項目實施過程中的關(guān)鍵管控進行逐一闡述。
一、 規(guī)劃范圍管理
作為一名合格的項目管理者，做任何事之前都應(yīng)該先做好計劃。好的計劃是成功實施項目的基礎(chǔ)，因此在該過程中，我非常重視范圍管理計劃的制定工作，在正式做計劃之前，我先查找了公司的組織過程資產(chǎn)，找出制定范圍管理計劃的模板，再結(jié)合以往項目的經(jīng)驗，制定出一份初步的范圍管理計劃，然后召集項目團隊成員討論，對計劃進行修改和完善，在全體成員參與下，最終完成了一份詳細(xì)的、科學(xué)的范圍管理計劃，用于指導(dǎo)如何定義、分解、核實和控制項目范圍。
二、 收集需求
一個成功的項目，應(yīng)該做且只做成功完成項目所需的全部工作。為了保證這一點，就需要在項目前期定義一個明確的項目范圍。在項目早期階段，我?guī)ьI(lǐng)團隊到客戶現(xiàn)場收集需求，組織客戶相關(guān)部門及我的項目團隊，召開了需求討論會，共同商討了項目范圍。因為在收集需求的時候，客戶有時候?qū)π枨竺枋龅貌皇呛芮宄?，造成了雙方對需求的理解有歧義，甚至有時候客戶對于一些需求自己都不清楚，只有一個模糊的概念。針對這種情況，我采用原型法將收集到的需求，做成模型供客戶參考確認(rèn)，以此消除歧義，充分挖掘客戶的需求，并基于團隊自身的經(jīng)驗及專業(yè)知識，對客戶的需求進行引導(dǎo)、細(xì)化，最終將其形成項目的需求文件。
三、 定義范圍
基于項目需求文件，我召集項目的主要干系人進行開會討論，同時邀請了客戶代表對系統(tǒng)功能做出評價，通過客戶的角度，去發(fā)現(xiàn)和改進系統(tǒng)的功能，以此形成最終完整的項目范圍說明書，其主要包括：1項目的產(chǎn)品范圍描述；2項目的主要可交付成果；3產(chǎn)品驗收標(biāo)準(zhǔn)；4項目的除外責(zé)任；5項目的制約因素；6項目的假設(shè)條件。
四、 創(chuàng)建WBS
基于項目范圍說明書，我和項目團隊開始對項目范圍進行分解，以形成項目的WBS。在分解過程中，我按照以下原則進行分解，為了在各層次上保持項目的完整性，我將該項目涉及的需求調(diào)研、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)、測試等完整的模塊都一一列出，避免遺漏任何一個組成部分。遵從一個工作單元只從屬于某個上層單元，相同層次的工作單元應(yīng)有相同的屬性，工作單元應(yīng)能分開不同的責(zé)任人和不同的工作內(nèi)容，對于每個工作包，我都制定了唯一的負(fù)責(zé)人和工作內(nèi)容，并且進行編號。另外，我把項目管理工作和分包出去的工作也一并納入WBS中，并逐層分解。
五、 確認(rèn)范圍
范圍確認(rèn)并不是件容易的事情，在與客戶溝通上，我們希望客戶盡快確認(rèn)項目范圍以便盡快開展后續(xù)的開發(fā)工作，而客戶則認(rèn)為自己什么都沒有看到，怎么確認(rèn)呢？針對這種情況，我重點對客戶的IT人員進行溝通培訓(xùn)，詳細(xì)介紹了系統(tǒng)的設(shè)計情況，然后用他們的聲音去向客戶的領(lǐng)導(dǎo)做出介紹，這樣有利于客戶領(lǐng)導(dǎo)對系統(tǒng)范圍的認(rèn)可和信任，同時，在與客戶的領(lǐng)導(dǎo)溝通時，我重點強調(diào)，雖然范圍確認(rèn)是正式的，但并不意味著項目范圍就是一成不變的，不能再修改了，只要走正式的變更流程，且審批通過，都是可以進行變更的。這樣就消除了客戶的顧慮，便于快速、高效的完成范圍確認(rèn)。
六、 范圍控制
基于以前類似項目的經(jīng)驗，我們在關(guān)鍵過程中進行了評審，客戶代表在確認(rèn)過程中也進行了簽字確認(rèn)，防止了無休止的范圍蔓延。雖然做了這樣的安排，確認(rèn)了客戶的需求和項目邊界，但是客戶在范圍核實中，還是提出了一些新的需求，對于所有新增加的需求，我們均按照正式的變更控制流程執(zhí)行。在該過程中，我們還加強了配置管理工作，專門配備了配置管理人員，在整個開發(fā)過程中，沒有出現(xiàn)版本混亂、文檔不全、更新錯誤等問題，很好的完成了范圍控制工作。
經(jīng)過我們團隊的不懈努力，歷時12個月。本項目最終于2020年8月，通過了客戶組織的驗收，獲得了客戶的好評，贏得了該市主要領(lǐng)導(dǎo)的高度肯定。本項目的成功得益于我成功的項目范圍管理，總結(jié)經(jīng)驗如下：做且只做有助于項目成功的事情，杜絕主動鍍金和范圍蔓延。另外，在項目范圍管理工作中還存在一些不足，比如：我們在與客戶溝通方面做得還不是很到位，對需求的理解和定義花費了很多時間，好在經(jīng)過我們后期的努力，并沒有對項目產(chǎn)生什么影響。在后續(xù)的工作中，我將更加注重信息化建設(shè)項目管理知識的學(xué)習(xí)，理論與實踐相結(jié)合，全面提升自己的業(yè)務(wù)水平和技術(shù)能力，全力為我國的信息化建設(shè)做出自己的一份貢獻。
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