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【提升管理水平】之【工具篇】- Asana(提高管理的20個(gè)工具)

(一)簡(jiǎn)介

Asana是一款流行的協(xié)作和項(xiàng)目管理工具,可以幫助用戶組織任務(wù)、跟蹤進(jìn)度和與團(tuán)隊(duì)成員溝通。

這款工具使用范圍不限于IT項(xiàng)目,具備如下需求的均可以考慮:

Asana

  • 創(chuàng)始人: Dustin Moskovitz, Justin Rosenstein
  • 公司: Asana, Inc.
  • 創(chuàng)建年份: 2008 年
  • 主要版本:Asana(Web) Asana Mobile App(iOS/Android))

面向群體

初級(jí)項(xiàng)目經(jīng)理、產(chǎn)品經(jīng)理、績(jī)效管理員、項(xiàng)目助理

面向領(lǐng)域

需求、進(jìn)度管理、績(jī)效管理;

產(chǎn)品特點(diǎn)

1.項(xiàng)目的方式組織工作。

2.任務(wù)的方式跟蹤進(jìn)度;團(tuán)隊(duì)協(xié)同工作。

3.把企業(yè)或團(tuán)隊(duì)目標(biāo)達(dá)成情況,和項(xiàng)目或者任務(wù)深度綁定。

(二)功能和界面介紹

下面將分步驟介紹如何使用Asana。

步驟1:創(chuàng)建賬號(hào)并新建項(xiàng)目

訪問(wèn)Asana網(wǎng)站(網(wǎng)址:www.asana.com),并創(chuàng)建一個(gè)免費(fèi)賬號(hào)。登錄后,您可以選擇創(chuàng)建一個(gè)新項(xiàng)目。在新面板中,輸入項(xiàng)目名稱和描述,然后選擇一個(gè)布局(如列表、看板和日歷)來(lái)顯示任務(wù)清單。注冊(cè)過(guò)程非常簡(jiǎn)單,只需要一個(gè)郵箱,收郵件確認(rèn)即可以開(kāi)通使用。

Asana的價(jià)格結(jié)構(gòu)是基于團(tuán)隊(duì)成員數(shù)量而定。它提供了免費(fèi)版、Premium版和Enterprise版三種付費(fèi)選項(xiàng)。

  • 免費(fèi)版:適用于個(gè)人、小型團(tuán)隊(duì)或自由職業(yè)者,每個(gè)組織可以免費(fèi)使用Asana的基本功能,但需要升級(jí)才能獲得一些高級(jí)特性。
  • Premium版:是為企業(yè)、中型公司或大型項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)的高級(jí)選項(xiàng),提供更多的功能、支持更大的團(tuán)隊(duì)規(guī)模,并且具有更強(qiáng)大的管理和控制權(quán)限能力。
  • Enterprise版:主要為大型公司和組織量身定做,提供了更高的安全性、定制化以及第三方應(yīng)用程序的支持等。

如果您是針對(duì)個(gè)人使用,可以免費(fèi)注冊(cè)Asana并使用其基本功能;如果您需要更多高級(jí)特性,則可在個(gè)人版中進(jìn)行升級(jí)。 如果您是企業(yè)或組織,請(qǐng)選擇給適合您規(guī)模的版本,并按需購(gòu)買。

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官網(wǎng)網(wǎng)頁(yè)國(guó)內(nèi)可訪問(wèn)

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主界面

關(guān)于新建項(xiàng)目,更進(jìn)一步的Asana提供了三種不同的方式來(lái)創(chuàng)建項(xiàng)目:

1.從頭開(kāi)始創(chuàng)建:在Asana界面的左上角單擊“新建”按鈕并選擇“項(xiàng)目”,然后填寫項(xiàng)目名稱和描述,并指定任務(wù)的布局形式(如列表、日歷或看板)。

2.使用Asana自帶的模板:如果您想要在Asana中啟動(dòng)一個(gè)新項(xiàng)目,但不確定該如何安排,在模板庫(kù)中選擇適合您所需的一項(xiàng)模板。Asana提供了許多預(yù)制模板,如營(yíng)銷計(jì)劃、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)、招聘以及年度計(jì)劃等。

3.從已有模板復(fù)制:如果您已經(jīng)在Asana中創(chuàng)建了一個(gè)與新項(xiàng)目類似的項(xiàng)目,則可以復(fù)制該項(xiàng)目并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整。通過(guò)這種方式,您可以免去項(xiàng)目設(shè)置的許多繁瑣步驟,并快速地啟動(dòng)新項(xiàng)目。

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三種創(chuàng)建下面的方式

PS.對(duì)于重度使用者,尤其是多項(xiàng)目管理者,可以嘗試下模板功能,真的很贊。

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項(xiàng)目模板

步驟2:添加任務(wù)

接下來(lái),您可以開(kāi)始添加任務(wù)到項(xiàng)目中。單擊“添加任務(wù)”按鈕,輸入任務(wù)的名稱和說(shuō)明細(xì)節(jié)即可。 您還可以指定負(fù)責(zé)人、截止日期、關(guān)聯(lián)的標(biāo)簽或者審核相關(guān)文件等。

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任務(wù)卡片界面

在Asana中,創(chuàng)建任務(wù)有以下兩種方式:

  1. 點(diǎn)擊項(xiàng)目或者文件的名稱,在彈出的面板中單擊“添加任務(wù)”按鈕。然后,填寫任務(wù)標(biāo)題、說(shuō)明、負(fù)責(zé)人、截止日期和其他相關(guān)信息,以便您和成員更好地了解任務(wù),并跟蹤其進(jìn)度。

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在list中創(chuàng)建任務(wù)

  1. 在任務(wù)列表視圖中,單擊“ ”按鈕以創(chuàng)建新任務(wù),或使用Asana的快捷建議功能。如果您使用該功能,則可以輸入特定的任務(wù)文本(如 “@名稱”,它會(huì)自動(dòng)指定某個(gè)成員為任務(wù)的負(fù)責(zé)人)并按Enter鍵即可將任務(wù)創(chuàng)建到列表中。

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在卡片中創(chuàng)建任務(wù)

無(wú)論哪種方式,都能創(chuàng)建任務(wù),接下來(lái)您就可以組織任務(wù)、追蹤任務(wù)狀態(tài)、添加評(píng)論或文件等,并與其他團(tuán)隊(duì)成員溝通、協(xié)作。

步驟3:組織任務(wù)

如果您想通過(guò)給任務(wù)設(shè)置標(biāo)記來(lái)指示它們的不同狀態(tài),這些標(biāo)tag記(such as to-do、doing 和 done) 可以更好的進(jìn)行任務(wù)分類和篩選。實(shí)際上,在Asana中,可以通過(guò)以下幾種視圖方式來(lái)查看任務(wù):

  1. 列表視圖:這是最常用的視圖。它以列表形式展示任務(wù),包含任務(wù)標(biāo)題、負(fù)責(zé)人、截止日期以及其他基本信息。您可以使用此視圖輕松追蹤任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)展,并排序或篩選任務(wù)。

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任務(wù)列表視圖

  1. 日歷視圖:這個(gè)視圖以日歷格式顯示所有任務(wù)和截止日期,在日歷上直觀地了解任務(wù)的時(shí)間安排,并且可以方便地調(diào)整任務(wù)計(jì)劃。

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日歷視圖

  1. 看板視圖:這個(gè)視圖將任務(wù)按列排列,每一列代表一個(gè)階段或部分。任務(wù)通過(guò)卡片的形式呈現(xiàn),您可以自由移動(dòng)卡片來(lái)改變?nèi)蝿?wù)位置和與團(tuán)隊(duì)成員合作。

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看板視圖

以上視圖都可以根據(jù)您的需要定制操作,甚至可以采用模板的方式,預(yù)先定義;最大限度地提高效率和適合項(xiàng)目管理的要求。

步驟4:跟蹤任務(wù)的進(jìn)度

在每個(gè)任務(wù)的旁邊,您會(huì)發(fā)現(xiàn)一個(gè)進(jìn)度條圖標(biāo)。單擊它,就可以設(shè)定任務(wù)的進(jìn)度情況,例如完成百分比、預(yù)計(jì)完成時(shí)間等。

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任務(wù)狀態(tài)修改

在Asana中,可以跟蹤任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)度。以下是幾種簡(jiǎn)單的方法:添加任務(wù)進(jìn)度更新:您可以在任務(wù)中添加進(jìn)度更新、備注或附件,以便其他團(tuán)隊(duì)成員更好地了解任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)展情況。這有助于確保每個(gè)人都能在同一頻道上,并且可以及時(shí)做出響應(yīng)。

  • 指派任務(wù)負(fù)責(zé)人:您可以指派任務(wù)的負(fù)責(zé)人,以便跟蹤任務(wù)是由誰(shuí)完成、任務(wù)的工作進(jìn)度和截止日期,并及時(shí)采取行動(dòng)。
  • 設(shè)置任務(wù)截止日期:通過(guò)設(shè)置截止日期,您可以確保任務(wù)按時(shí)或在之前完成。您還可以利用該功能安排優(yōu)先級(jí)任務(wù)和管理時(shí)間表,并適當(dāng)調(diào)整資源分配。
  • 使用標(biāo)記和篩選器:您可以使用Asana提供的標(biāo)記來(lái)標(biāo)識(shí)任務(wù)(如“待辦”、“進(jìn)行中”、“已完成”等),并使用過(guò)濾器來(lái)集中查看類似的任務(wù)或給自己更清晰的團(tuán)隊(duì)視圖。
  • 制作儀表板:制作儀表板可以快速了解正在跟蹤的所有任務(wù)。您可以跟蹤多個(gè)任務(wù)、項(xiàng)目和團(tuán)隊(duì)成員,并在一個(gè)位置便捷地查看它們。
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    任務(wù)信息修改

    總而言之,跟蹤任務(wù)需要對(duì)其狀態(tài)進(jìn)行及時(shí)更新,并善用Asana的功能,使您和團(tuán)隊(duì)成員都能更好地跟蹤任務(wù)的狀態(tài)和進(jìn)展。

    步驟5:與團(tuán)隊(duì)溝通

    您可以在各個(gè)任務(wù)中直接對(duì)其進(jìn)行評(píng)論。這將允許其他項(xiàng)目成員查看所有意見(jiàn)和討論,并就特定問(wèn)題進(jìn)行討論。 或通過(guò)加入團(tuán)隊(duì)后,眾成員可以在文件中心共享相關(guān)的列表、附件和資源等。

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    消息和通知

    (三)高級(jí)管理者:進(jìn)階功能

    1. Goal

    Goal是主要幫助用戶設(shè)置規(guī)劃,追蹤和評(píng)估關(guān)鍵結(jié)果(OKR);通過(guò)Goal,您可以明確自己的目標(biāo)并創(chuàng)建具體的計(jì)劃以實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。將目標(biāo)分解為子目標(biāo),確定具體的任務(wù)內(nèi)容和截止日期確保迅速地達(dá)成您做出承諾。Goal會(huì)跟蹤所有與目標(biāo)相關(guān)的活動(dòng),以及設(shè)置組織、團(tuán)隊(duì)或個(gè)人相關(guān)目標(biāo),并幫助您準(zhǔn)確了解每項(xiàng)任務(wù)的進(jìn)展情況。Goal可以自動(dòng)將您的目標(biāo)與其他工具的目標(biāo)進(jìn)行同步,例如Jira、Salesforce等。從而實(shí)現(xiàn)不同計(jì)劃要素之間的完美對(duì)齊,并維持整個(gè)組織的責(zé)任和協(xié)作。

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    設(shè)置企業(yè)和團(tuán)隊(duì)目標(biāo)界面

    1. Portfolio

    Asana的Portfolio是一種功能,可幫助用戶更好地跟蹤和管理多個(gè)項(xiàng)目。通過(guò)Portfolios,您可以查看所有項(xiàng)目的進(jìn)展情況,觀察各項(xiàng)任務(wù)之間的關(guān)系,并處理您希望項(xiàng)目達(dá)成的目標(biāo)。在一個(gè) Portfolios中,你可以看到每個(gè)項(xiàng)目的完成百分比、活動(dòng)狀態(tài)和最近更新,隨時(shí)隨地掌握項(xiàng)目進(jìn)展情況。通過(guò)單擊 Portfolios 中的任何項(xiàng)目即可深入了解詳細(xì)信息,例如日程表、任務(wù)列表或聯(lián)系人。實(shí)現(xiàn)復(fù)雜項(xiàng)目需要協(xié)同工作。使用Portfolio來(lái)了解不同項(xiàng)目之間的依存關(guān)系,并確認(rèn)它們是否已移交給下一個(gè)團(tuán)隊(duì)。

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    所管理項(xiàng)目總體視圖

    1. Reporting

    Reporting是一種可以用戶自己定義數(shù)據(jù)報(bào)表的功能;可通過(guò)它查看有關(guān)個(gè)人、團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目的活動(dòng)報(bào)告。通過(guò)Reporting,可以快速了解任務(wù)的完成情況,具體統(tǒng)計(jì)信息,以及參與者的工作進(jìn)展。另外,Reporting還有更多的功能:活動(dòng)摘要、任務(wù)狀態(tài)、進(jìn)度追蹤、周期性報(bào)表、自定義報(bào)告??傊?,Reporting幫助用戶查獲最新的進(jìn)度信息,讓您快速準(zhǔn)確地了解任務(wù)進(jìn)展情況,向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)呈現(xiàn)適當(dāng)?shù)膮R報(bào)內(nèi)容,并全方位地管控所有任務(wù)狀態(tài)和流程。

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    自定義的報(bào)表

    (四)數(shù)據(jù)安全性

    目前國(guó)內(nèi)可以訪問(wèn)和試用產(chǎn)品,但遺憾的是它目前沒(méi)有漢化;但考慮到Anasa是一種云產(chǎn)品,在使用的過(guò)程中,它可以收集和處理大量的語(yǔ)音、文本、圖像和視頻數(shù)據(jù),并針對(duì)顧客的個(gè)性化需求進(jìn)行分析和推薦。在數(shù)據(jù)安全方面,云產(chǎn)品面臨多種風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn),例如隱私泄漏、數(shù)據(jù)損壞或丟失、網(wǎng)絡(luò)攻擊和黑客入侵等。Anasa可能采用多重措施來(lái)確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性,例如加密數(shù)據(jù)傳輸、訪問(wèn)控制和身份驗(yàn)證、備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃等。

    (五)同類產(chǎn)品對(duì)比

    與Asana類似的軟件有Trello、Monday.com和Todoist等。以下方面是這些軟件的優(yōu)劣比較:

    • 功能和特點(diǎn):這些工具都最大程度地提高協(xié)作,幫助用戶管理任務(wù)并追蹤進(jìn)展。Asana和Monday.com擁有更強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理功能,并允許用戶創(chuàng)建所有類型的報(bào)告來(lái)監(jiān)視進(jìn)度。而Trello和Todoist則更專注于任務(wù)管理和個(gè)人生產(chǎn)力提升。
    • 用戶界面:這些工具擁有直觀而友好的界面設(shè)計(jì),可快速上手學(xué)習(xí)。每個(gè)工具也都有自己獨(dú)特的風(fēng)格和交互方式。例如,Trello使用列和卡片來(lái)組織任務(wù),周向式頁(yè)面模塊化,Monday.com 則是以更多定制化布局適應(yīng)不同團(tuán)隊(duì)需求。
    • 價(jià)值和價(jià)格:每一個(gè)工具都提供各種各樣的價(jià)格方案,從免費(fèi)到企業(yè)一級(jí)以上規(guī)模的營(yíng)銷套餐,消費(fèi)者 可根據(jù)他們的預(yù)算和需求選擇適合自己的方案。
    • 對(duì)接和易用性:這些工具與其他應(yīng)用程序的兼容性方面非常廣泛,并能夠輕松接入其他工具,例如Google Drive、Slack或 Dropbox等應(yīng)用,通過(guò)API等技術(shù)方法實(shí)現(xiàn)更好的組織和協(xié)同。

    這些工具各有優(yōu)勢(shì),我們可以根據(jù)需求和預(yù)算來(lái)選擇適合自己的方案。如果需要強(qiáng)大的團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目管理功能,Asana和Monday.com是不錯(cuò)的選擇,而在較小或個(gè)人使用場(chǎng)景中,ToDoist和Trello則更加實(shí)用。同時(shí),類似開(kāi)源免費(fèi)的項(xiàng)目管理工具有許多,其中一些與Asana類似。以下是幾個(gè)常見(jiàn)的開(kāi)源項(xiàng)目管理工具:

    • OpenProject:提供功能完整且易于使用的管理解決方案,在大型團(tuán)隊(duì)和組織中實(shí)現(xiàn)跨部門協(xié)作的有效方式。
    • Taiga:一個(gè)類似 Trello 的開(kāi)放源代碼解決方案,適用于敏捷開(kāi)發(fā)的需求。Taiga可以輕松修改和自定義游戲板以滿足任何需求。
    • Redmine:致力于管理項(xiàng)目按時(shí)間排列的問(wèn)題,并可監(jiān)控任務(wù)進(jìn)展情況和跟蹤 bug、工時(shí)、費(fèi)用等指標(biāo)。

    這些開(kāi)源免費(fèi)項(xiàng)目管理工具不僅提供了基本的任務(wù)列表、時(shí)間表、報(bào)告功能,還有漏洞修復(fù)等其他類型的操作,以及強(qiáng)大的 API 和插件支持。尤其對(duì)于中小型企業(yè)或個(gè)人創(chuàng)業(yè)者而言,采用免費(fèi)開(kāi)源方案也是隨著商業(yè)模式更加成熟的好選擇。但同時(shí),它們?nèi)狈Ω顿M(fèi)應(yīng)用所提供的服務(wù)和支持,用戶在使用時(shí)也需要自己搭建服務(wù)器環(huán)境和承擔(dān)相應(yīng)的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。

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