今天分享的主題是“一分鐘、一頁紙、一個(gè)項(xiàng)目、一群人”。也許已經(jīng)有人發(fā)現(xiàn)，這是一個(gè)看板效應(yīng)。沒錯(cuò)的，看板效應(yīng)將是我們本次分享的一個(gè)核心。隨著社會的飛速發(fā)展，項(xiàng)目管理會議逐步增多且趨于細(xì)致化，這無形中占用了我們很多寶貴的時(shí)間。好多企業(yè)采用了微信會議、電話會議、視頻會議……然而這種方式在逐步侵蝕著我們的歸屬感，時(shí)光荏苒，基層員工的離職率逐漸攀升。往往面試到這類人群的時(shí)候，他們對出差和加班的排斥已經(jīng)到了爐火純青的地步。加薪、培養(yǎng)，似乎已無法滿足我們這些企業(yè)中層對人才的渴望。留人留心，向心力是企業(yè)核心競爭力的有力保障。那么該如何在集中辦公的模式下，快速跟進(jìn)各種會議呢？
想象一下：現(xiàn)在是星期五的下午，你所在公司總裁告訴你，他必須在周一午餐時(shí)間向董事會匯報(bào)你的項(xiàng)目情況。他要求你用文字、圖片、表格做項(xiàng)目總結(jié)，且要包括以下內(nèi)容：哪些方面按時(shí)完成，哪些方面提前完成，哪些方面進(jìn)度落后；項(xiàng)目每個(gè)主要任務(wù)的負(fù)責(zé)人；項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行情況；項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成程度；項(xiàng)目中遇到的主要難題；項(xiàng)目目前的總體進(jìn)展，及對未三個(gè)月項(xiàng)目情況的預(yù)測。然而你深深的知道這些信息完全可以出一本書。
這幾乎是一件不可能完成的任務(wù)，因?yàn)闇?zhǔn)備這樣一份報(bào)告所需的時(shí)間非常長，而且這個(gè)周末需要配家人度過，而且你已經(jīng)為工作很久沒回家了，孩子都快不記得爸爸的樣子了。此外，董事會的成員在一頓午飯的時(shí)間要處理好幾個(gè)項(xiàng)目的情況，放一本書上去也不是個(gè)辦法。怎么辦？這時(shí)候一個(gè)觀念一閃而過：有沒有一種可以用通俗易懂和容易編寫的格式，及時(shí)地向項(xiàng)目利益相關(guān)方傳達(dá)所需知道的全部重要信息呢？這時(shí)候你想到一句古語：“一圖值千言”！極簡主義項(xiàng)目管理的核心就是用最簡單的方法進(jìn)行溝通管理，因?yàn)槲覀?0%的工作都是在溝通。那么不管項(xiàng)目目標(biāo)、目的是什么，項(xiàng)目無論大小，進(jìn)行管理都有共同之處。其中一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是良好的溝通管理。
作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，與你的成功成正比的是：你對項(xiàng)目績效、當(dāng)前完成情況、未來展望情況的溝通能力。當(dāng)我們被要求寫一個(gè)項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告時(shí)，許多項(xiàng)目經(jīng)理為了縮減篇幅，給出的都是浮于表面、不夠全面的摘要。這樣的報(bào)告往往會適得其反，帶來更多的問題。在這種情況下，就是簡單導(dǎo)致了混亂。與帶來更多的問題相反，我們更需要一個(gè)形式簡潔，但內(nèi)容全面的一個(gè)有效的溝通工具，這個(gè)工具還應(yīng)該能恰到好處的忽略精確度，不僅要掌握計(jì)劃失敗和計(jì)劃過度之間的平衡，還要能夠讓每一個(gè)利益相關(guān)方輕易地了解所有項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的情況，如此，我們的這套工具的可用項(xiàng)目范圍便是非常驚人的。
我們這套工具的使用，也許不能代替你現(xiàn)有的工具，而是在原有工作模式的基礎(chǔ)上錦上添花。當(dāng)我們在傳統(tǒng)的報(bào)告文件中的最上面，加上這套工具輸出的一頁紙，作為整體執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告的匯總，或者稱之為“目錄”也未嘗不可。通過我們這套工具的使用，我們所管轄的項(xiàng)目能夠被進(jìn)一步強(qiáng)化和提高。
本次分享分為兩個(gè)部分進(jìn)行：
我們先來一起看一下OPPM關(guān)于一頁紙的玩法；（后續(xù)分享）
之后，我們再根據(jù)一頁紙的玩法，共同探討一下一分鐘會議是如何安排的。（后續(xù)分享）
傳統(tǒng)項(xiàng)目一頁紙
敏捷項(xiàng)目一頁紙
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