項(xiàng)目管理軟件：幫助企業(yè)更好地規(guī)劃多個(gè)項(xiàng)目資源（項(xiàng)目管理軟件app）
最近有報(bào)告顯示，59% 的項(xiàng)目經(jīng)理需要同時(shí)管理2~5個(gè)項(xiàng)目。此外，Wellingtone 的研究發(fā)現(xiàn)，項(xiàng)目經(jīng)理目前面臨的最大挑戰(zhàn)包括管理過(guò)多的項(xiàng)目和資源管理不善。
俗話(huà)說(shuō)，凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。因此，如果需要管理多個(gè)項(xiàng)目的資源，先了解可能遇上的挑戰(zhàn)以及如何應(yīng)對(duì)的解決方案。
多項(xiàng)目資源規(guī)劃面臨的挑戰(zhàn)
項(xiàng)目管理本來(lái)就是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，當(dāng)多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行時(shí)，收益和風(fēng)險(xiǎn)都會(huì)成倍增加。
當(dāng)有多個(gè)項(xiàng)目而資源有限時(shí)，項(xiàng)目管理就成了一場(chǎng)雜耍。隨著現(xiàn)有項(xiàng)目的進(jìn)展和新項(xiàng)目的啟動(dòng)，團(tuán)隊(duì)變得越來(lái)越分散。在沒(méi)有所需資源的情況下啟動(dòng)新項(xiàng)目，往往會(huì)導(dǎo)致每個(gè)單位和每個(gè)人都同時(shí)參與多個(gè)項(xiàng)目，努力保持頭腦清醒。
在這種情況下，與資源相關(guān)的常見(jiàn)挑戰(zhàn)通常包括：
● 容量規(guī)劃不足
規(guī)劃資源及其能力意味著你要知道團(tuán)隊(duì)中的現(xiàn)有人員是否有足夠的空閑時(shí)間來(lái)啟動(dòng)和完成項(xiàng)目。如果對(duì)資源可用性缺乏深入了解，幾乎不可能進(jìn)行有效的資源分配，也會(huì)讓人對(duì)項(xiàng)目何時(shí)交付以及是否能夠交付產(chǎn)生錯(cuò)誤的預(yù)期。
● 風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不充分
評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)是很常見(jiàn)的事情。在進(jìn)行容量規(guī)劃和資源分配時(shí)，請(qǐng)考慮諸如員工生病、休假、離職或其他可能影響資源管理計(jì)劃的原因等因素。
就像你會(huì)為可能危及項(xiàng)目的一系列風(fēng)險(xiǎn)制定緩解策略一樣，資源風(fēng)險(xiǎn)也需要考慮在內(nèi)。
● 沒(méi)有實(shí)時(shí)監(jiān)控
由于缺乏或沒(méi)有實(shí)時(shí)監(jiān)控，項(xiàng)目經(jīng)理在做出關(guān)鍵決策時(shí)往往會(huì)盲目行事。你需要做好人力資源規(guī)劃，以獲得良好的開(kāi)端，然后定期檢查可能發(fā)生的變化，看看是否需要做出調(diào)整，以便將項(xiàng)目進(jìn)行到底。
但是，當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理需要在電子表格中進(jìn)行所有這些工作時(shí)，不僅浪費(fèi)了工作時(shí)間，而且是在沒(méi)有實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)的情況下進(jìn)行資源規(guī)劃。
● 資源利用率記錄不全
資源利用率是指資源用于完成某項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間。如果在為即將到來(lái)的項(xiàng)目規(guī)劃資源時(shí)，沒(méi)有記錄完善的利用率數(shù)據(jù)作為依據(jù)，準(zhǔn)確估計(jì)需要多少人手以及如何分配這些人手就成了問(wèn)題。
如何管理多個(gè)項(xiàng)目的資源
多個(gè)項(xiàng)目的資源規(guī)劃存在很多陷阱。但哪里有陷阱，哪里就有繞過(guò)陷阱的方法。以下是一些屢試不爽的方法：
1.定義整體資源庫(kù)
概覽所有項(xiàng)目和可用資源是做好規(guī)劃的最佳途徑。例如，將所有項(xiàng)目和資源數(shù)據(jù)整合到一個(gè)地方后，你就可以分析任何特定時(shí)間點(diǎn)的資源能力，了解誰(shuí)有空、誰(shuí)已滿(mǎn)、誰(shuí)已面臨倦怠風(fēng)險(xiǎn)。
2.避免超額預(yù)訂
資源超額預(yù)訂和重復(fù)預(yù)訂是首先要避免的事情。然而，這也正是多項(xiàng)目管理中更容易出現(xiàn)的問(wèn)題。有了全面的資源庫(kù)視圖，你就能明智地分配資源，甚至在必要時(shí)進(jìn)行資源調(diào)配。
3.使用資源管理軟件
找到一款管理多個(gè)項(xiàng)目資源的項(xiàng)目管理軟件是實(shí)現(xiàn)資源規(guī)劃流程自動(dòng)化的第一步。借助符合項(xiàng)目需求的工具，就能減少人為錯(cuò)誤、高效協(xié)作、節(jié)省時(shí)間，并從整體上更好地把握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，以及項(xiàng)目最終會(huì)以開(kāi)瓶香檳而告終的可能性有多大。
4.參與人員達(dá)成共識(shí)
溝通不暢很容易導(dǎo)致項(xiàng)目脫軌。與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通，深入了解他們的資源可用性、分配和規(guī)劃情況，將使你的業(yè)務(wù)計(jì)劃多了一層保障。
在資源容量面臨壓力的情況下，至關(guān)重要的是，每個(gè)參與人員都必須達(dá)成共識(shí)，以便他們能夠根據(jù)最關(guān)鍵的事情調(diào)整自己的努力。評(píng)估每個(gè)項(xiàng)目的緊迫性和重要性、明確定義每個(gè)項(xiàng)目的目標(biāo)、可交付成果和時(shí)間表，并確保你與團(tuán)隊(duì)溝通這些信息。
5.監(jiān)控并準(zhǔn)備好適應(yīng)
時(shí)刻密切關(guān)注項(xiàng)目進(jìn)度和資源利用率。利用項(xiàng)目數(shù)據(jù)來(lái)識(shí)別項(xiàng)目中的潛在瓶頸、風(fēng)險(xiǎn)或依賴(lài)性。項(xiàng)目進(jìn)度表的實(shí)時(shí)可視化概覽（例如8Manage PMO 多項(xiàng)目管理軟件的進(jìn)度管理）在這方面非常有幫助：當(dāng)所有進(jìn)度表和時(shí)間表都直觀地呈現(xiàn)在面前時(shí)，更容易發(fā)現(xiàn)潛在沖突。
8Manage PMO提供各種先進(jìn)的資源管理功能，包括：
● 自動(dòng)根據(jù)資源技能和可分配時(shí)間跨區(qū)域和部門(mén)查找合適的資源
● 實(shí)時(shí)跟進(jìn)資源的計(jì)劃分配，實(shí)際分配和實(shí)際使用情況
● 根據(jù)資源分配自動(dòng)進(jìn)行費(fèi)用估算和預(yù)算
● 對(duì)資源的計(jì)劃使用情況與實(shí)際使用記錄進(jìn)行比較分析
● 自動(dòng)檢測(cè)資源的過(guò)度分配與不合適的資源
系統(tǒng)還提供各種資源計(jì)劃與使用報(bào)表，根據(jù)這些報(bào)表項(xiàng)目人員可清晰地了解在項(xiàng)目進(jìn)展中所有資源的計(jì)劃分配情況，實(shí)際分配情況以及實(shí)際使用情況。
總結(jié)
管理多個(gè)項(xiàng)目資源很容易陷入混亂，尤其是在沒(méi)有適當(dāng)?shù)墓ぞ?、技術(shù)和控制措施的情況下。希望上述提示能幫助你自信、清晰地管理多個(gè)項(xiàng)目。
目前，成千上萬(wàn)像你一樣的項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)使用8Manage PMO 多項(xiàng)目管理軟件，掌握了多項(xiàng)目管理。它提供了一個(gè)單一的平臺(tái)來(lái)計(jì)劃、安排、管理和監(jiān)控所有項(xiàng)目。此外，8Manage PMO還具有強(qiáng)大的項(xiàng)目規(guī)劃、依賴(lài)管理、成本管理、報(bào)告、時(shí)間跟蹤、溝通、風(fēng)險(xiǎn)管理等工具，使你和團(tuán)隊(duì)輕松地按時(shí)、按計(jì)劃、按預(yù)算交付多個(gè)項(xiàng)目。
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