7個(gè)技巧，助你同時(shí)輕松管理和跟蹤多個(gè)項(xiàng)目
僅僅想到要兼顧這么多重要的職責(zé)，就會(huì)讓許多專業(yè)的項(xiàng)目經(jīng)理感到焦慮。當(dāng)涉及多個(gè)項(xiàng)目的多種項(xiàng)目管理工具的處理，即使對(duì)于了解項(xiàng)目管理的項(xiàng)目經(jīng)理來說，也是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，而對(duì)于在這個(gè)領(lǐng)域沒有經(jīng)過適當(dāng)培訓(xùn)的人來說，這聽起來更像是不可能的任務(wù)。
無論你是試圖組織和管理多個(gè)項(xiàng)目，還是要確保團(tuán)隊(duì)工作易于管理，以下七個(gè)項(xiàng)目管理技巧都將幫助你應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，確保一切都按照計(jì)劃進(jìn)行。
管理和跟蹤多個(gè)項(xiàng)目的7個(gè)技巧
1. 在開始做任何事情之前先做計(jì)劃
當(dāng)你管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，不應(yīng)有太多僥幸心理。重要的是，要為每一種可能的情況提前創(chuàng)建成功的項(xiàng)目計(jì)劃，并制定應(yīng)急計(jì)劃以防出現(xiàn)問題。你必須為自己和團(tuán)隊(duì)設(shè)定合理的期望，以便在各方面取得成功。
2. 使用你所掌握的每一個(gè)工具
即使你認(rèn)為自己是最有能力的領(lǐng)導(dǎo)者和最好的項(xiàng)目經(jīng)理，你也一定會(huì)需要幫助。項(xiàng)目管理工具可以為你和你的團(tuán)隊(duì)帶來福音?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理軟件配備了你同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目所需的一切。
8Manage PMO是一個(gè)理想的多項(xiàng)目管理工具，它的設(shè)計(jì)可以容納盡可能多的項(xiàng)目。其簡(jiǎn)單直觀的項(xiàng)目管理功能使其能夠被那些對(duì)項(xiàng)目管理不甚了解但又參與其中的人所使用。
在8Manage PMO你可以輕松地跟蹤和分配工作給每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員，并且通過多種項(xiàng)目管理圖表、圖形、和其他信息性的報(bào)表說明，直觀地看到項(xiàng)目的進(jìn)展。
你只需單擊一個(gè)按鈕即可開展日常業(yè)務(wù)、跟蹤團(tuán)隊(duì)的進(jìn)展，跟蹤項(xiàng)目和分配的任務(wù)以及執(zhí)行更多操作。有了8Manage PMO多項(xiàng)目管理軟件，你可以相當(dāng)容易地執(zhí)行多個(gè)耗時(shí)的任務(wù)，并以更好的方式可視化你的項(xiàng)目。這讓你有更多的時(shí)間來完善項(xiàng)目計(jì)劃，并確保分配給你的每個(gè)項(xiàng)目都能成功完成。
3. 確定任務(wù)的優(yōu)先次序
了解如何以及何時(shí)對(duì)項(xiàng)目中的任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先排序非常重要。項(xiàng)目經(jīng)理必須知道哪些任務(wù)會(huì)對(duì)企業(yè)產(chǎn)生更大的影響，并有效地進(jìn)行優(yōu)先排序。
你也可以將不同項(xiàng)目中重復(fù)或相似的任務(wù)分組。這樣你就可以輕松地在最少的時(shí)間內(nèi)完成不同項(xiàng)目的工作。
4. 通過定期審查調(diào)整你的計(jì)劃
不考慮其他因素，一直堅(jiān)持原來的計(jì)劃是沒有意義的。靈活是一個(gè)有才能的領(lǐng)導(dǎo)者必須具備的屬性。當(dāng)你管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，幾個(gè)未知的變量有時(shí)會(huì)改變整個(gè)前景。
明智的做法是，首先召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，定期舉行審查會(huì)議，更新原始計(jì)劃，以便成功完成所有項(xiàng)目。
5. 知道何時(shí)放權(quán)
一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者知道什么時(shí)候應(yīng)該負(fù)責(zé)，什么時(shí)候應(yīng)該信任團(tuán)隊(duì)成員。你必須與你的團(tuán)隊(duì)建立信任關(guān)系，當(dāng)你有太多的事情要做時(shí)，就把任務(wù)下放并分配給他們。
6. 保持專注
當(dāng)你同時(shí)兼顧多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，必然會(huì)對(duì)目前所從事的任務(wù)給予較少的關(guān)注。為了成為一個(gè)高效的項(xiàng)目經(jīng)理，你必須在項(xiàng)目管理軟件的幫助下保持對(duì)手頭任務(wù)的關(guān)注。
實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的方法之一是根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)為其分配具體時(shí)間。通過這種方式，你可以確保你的注意力不被分散。
7. 與團(tuán)隊(duì)成員溝通
項(xiàng)目中的有效溝通也許是項(xiàng)目管理中最重要的方面之一。許多成功的項(xiàng)目管理方法，如Scrum和Kanban，都注重創(chuàng)造一個(gè)開放的空間，每一件事都與整個(gè)團(tuán)隊(duì)分享。
在管理多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，這變得更加重要，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)可以知道任何潛在的問題，并在項(xiàng)目發(fā)生任何重大延誤之前討論其解決方案。
使用8Manage PMO管理多個(gè)項(xiàng)目
同時(shí)處理多個(gè)項(xiàng)目需要極高的奉獻(xiàn)精神和技能。通過使用8Manage PMO多項(xiàng)目管理軟件，你可以讓管理工作更輕松。
-有效項(xiàng)目請(qǐng)求與優(yōu)先次序
持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)況，可視化的圖表讓你能全局地查看新項(xiàng)目請(qǐng)求和現(xiàn)有項(xiàng)目的情況，做出準(zhǔn)確合適的評(píng)估，權(quán)衡優(yōu)先級(jí)。
-多項(xiàng)目范圍與需求管理
軟件 集中管理項(xiàng)目群及項(xiàng)目的范圍與需求，所有項(xiàng)目的需求信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地匯總到項(xiàng)目群以確保信息的及時(shí)性與準(zhǔn)確性。
-多項(xiàng)目資源與依賴管理
軟件可實(shí)時(shí)追蹤每個(gè)活動(dòng)或可交付成果的依賴，以及資源的計(jì)劃分配，實(shí)際分配和實(shí)際使用情況。
-多項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理
能自動(dòng)檢測(cè)項(xiàng)目各種系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)及其影響，所有的風(fēng)險(xiǎn)信息會(huì)實(shí)時(shí)自動(dòng)地從項(xiàng)目層匯總到項(xiàng)目群以供管理者隨時(shí)查看。
市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，即使比競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手稍有優(yōu)勢(shì)，也能讓你的企業(yè)對(duì)客戶更具吸引力。通過使用多項(xiàng)目管理軟件的強(qiáng)大功能，可以確保你能同時(shí)管理多個(gè)項(xiàng)目，從而讓你的客戶更滿意。
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