今天，國(guó)務(wù)院正式宣布將春節(jié)假期延長(zhǎng)至 2 月 2 日，但出于安全考慮，部分公司也許會(huì)選擇短期內(nèi)安排員工在家辦公。
愛(ài)范兒編輯部在廣州和北京均設(shè)有辦公室，線上協(xié)作一直都是日常工作的一部分。今天，我們將分享編輯部日常遠(yuǎn)程協(xié)作的工作流以及相關(guān)工具，希望可幫助大家找到一個(gè)高效的遠(yuǎn)程協(xié)作方式。
懶人目錄
- 團(tuán)隊(duì)溝通
- 任務(wù)管理
- 在線協(xié)作
- 文件傳輸
- 素材管理
團(tuán)隊(duì)溝通
企業(yè)微信
企業(yè)微信是微信旗下的企業(yè)通訊協(xié)作應(yīng)用，是我們工作的主力溝通工具，應(yīng)用場(chǎng)景主要有三個(gè)：日常溝通、電話會(huì)議和 OA。
在日常溝通場(chǎng)景下，企業(yè)微信優(yōu)勢(shì)主要有兩個(gè)：一方面是可讓發(fā)出方知道目標(biāo)接收方是否收到信息，另一方面則是可減少上班用微信的干擾。
- 利用「已讀」確定已知會(huì)目標(biāo)受眾
在用企業(yè)微信之前，HR 或主編在微信工作群發(fā)個(gè)通知，總難免迎來(lái)刷屏的「已讀」回復(fù)。如果在企業(yè)微信發(fā)通知，每條信息都會(huì)顯示其閱讀情況，發(fā)出者可清晰看到群中的哪些人已讀/未讀該信息，進(jìn)而確定消息是否傳達(dá)到位。
另一個(gè)場(chǎng)景是，我們的文章在推送前會(huì)先在群中進(jìn)行預(yù)覽確認(rèn)，「已讀」功能可幫助我們確定群里此刻的冷清，到底是因?yàn)橹骶帥](méi)看到信息呢，還是他們看到了在思考是否要調(diào)整。如果在緊急的情況下遇上前者，那消息發(fā)出者就可以直接給主編打電話聯(lián)系（在企業(yè)微信上可查看所有同事的電話號(hào)碼）。
- 在企業(yè)微信聊工事，減少干擾
大家基本有個(gè)共識(shí)，在企業(yè)微信就是聊工事，所以溝通起來(lái)更直接和言簡(jiǎn)意賅。
雖然無(wú)法在工作時(shí)間內(nèi)完全不看微信，但在趕重要工作時(shí)，我們還是可短時(shí)間關(guān)閉微信，只留著企業(yè)微信，在盡可能減少外界干預(yù)的情況下不錯(cuò)失重要工作消息。
- 內(nèi)置電話會(huì)議功能
愛(ài)范兒編輯部的一天是從晨會(huì)開始的。
每個(gè)工作日早上，主編都會(huì)直接用企業(yè)微信群里的「語(yǔ)音通話」功能，連線廣州和北京辦公室的同事們，完成一天選題的討論工作。我們一般會(huì)先在群里發(fā)出自己當(dāng)天的選題安排以及相關(guān)資料，并在電話會(huì)議中對(duì)選題逐一展開討論。
- 繁復(fù)的審批工作走 OA
企業(yè)能在企業(yè)微信的「審批」功能中按需設(shè)計(jì)不同審批模塊，設(shè)置審批人、知會(huì)人、所需提交的信息和資料等。這樣一來(lái)，異地辦公和臨時(shí)出差都不會(huì)影響申請(qǐng)/批準(zhǔn)各類請(qǐng)假和物資申請(qǐng)等任務(wù)。
除了以上功能，企業(yè)微信還提供企業(yè)云盤、文檔協(xié)作和日程提醒等功能。
其它類似應(yīng)用：釘釘
阿里巴巴旗下的釘釘同樣可滿足日常工作溝通需求，也搭載了豐富的協(xié)作模塊。相比之下，企業(yè)微信以個(gè)人微信作為登陸賬號(hào)，可免除另外注冊(cè)，進(jìn)入門檻更低，而釘釘支持的第三方擴(kuò)展應(yīng)用則更多，大家可按需選擇。
針對(duì)會(huì)議的產(chǎn)品：騰訊會(huì)議
對(duì)于只需要在這個(gè)特殊時(shí)期使用在線會(huì)議功能的讀者，我們建議可使用騰訊會(huì)議。
新用戶只需綁定手機(jī)號(hào)就能開始使用，操作界面簡(jiǎn)潔明了。在首頁(yè)，一共就只有三個(gè)按鈕：加入會(huì)議、快速會(huì)議、預(yù)定會(huì)議。
「快速會(huì)議」就是馬上發(fā)起會(huì)議，可直接通過(guò)企業(yè)微信、微信、QQ 等方式發(fā)出邀請(qǐng)，接收方一點(diǎn)擊即可加入會(huì)議?！割A(yù)定會(huì)議」就如其名，是預(yù)約會(huì)議，分享和加入方式不變。
「加入會(huì)議」則是與會(huì)者快速加入的入口，只需輸入會(huì)議號(hào)即可直接加入會(huì)議。
鑒于今年春節(jié)的特殊情況，騰訊會(huì)議昨天宣布將對(duì)所有用戶免費(fèi)開放最多同時(shí) 300 人在線會(huì)議的服務(wù)，一直延續(xù)到疫情結(jié)束。
任務(wù)管理
Google Docs
雖然大家每天看的推送文章都是編輯寫的內(nèi)容，但那些確保每天內(nèi)容充足，推送準(zhǔn)時(shí)的卻是運(yùn)營(yíng)的同事。他們?cè)诰庉嫴坷锍袚?dān)日常任務(wù)管理的責(zé)任。
Google Docs 是 Google 旗下的免費(fèi)在線文檔。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，它有點(diǎn)像將 Office 三件套搬到了線上，提供多人協(xié)作實(shí)時(shí)編輯功能，還提供了文件內(nèi)「聊天室」功能。只需簡(jiǎn)單一個(gè)鏈接，就分享給同事，并設(shè)置不同的編輯權(quán)限。
▲ 每周選題會(huì)前，運(yùn)營(yíng)都會(huì)發(fā)出選題表鏈接提醒大家填寫選題
我們選擇 Google Docs 除了因?yàn)槠渚庉嫻δ軓?qiáng)大，還在于它和我們的企業(yè)郵箱（Gmail）相關(guān)聯(lián)。即便獲得分享鏈接，也只有公司郵箱登陸用戶才能打開查看。
我們主要用 Google Docs 中的表格（就類似 Excel 那樣的文件）來(lái)管理長(zhǎng)期的選題和排期。在「大內(nèi)容排期表」下包含了多個(gè)不同的工作表，像「選題會(huì)登記表」和各個(gè)公眾號(hào)的排期表，需要編輯和運(yùn)營(yíng)共同更新維護(hù)，記錄內(nèi)容時(shí)間跨度長(zhǎng)，整個(gè)部門都可見。
其它類似應(yīng)用：WPS
WPS 提供在線協(xié)作文檔編輯功能，同樣合適沉淀時(shí)間跨度長(zhǎng)的精細(xì)內(nèi)容，更重要是不用搭梯子。軟件的部分付費(fèi)企業(yè)版提供了企業(yè)組織架構(gòu)功能，即可限制只有企業(yè)員工才能查看/編輯協(xié)作文檔。
Trello
除了編輯部的作者，愛(ài)范兒還有一批長(zhǎng)期合作，遍布各地的的外部「天才作家」，而 Trello 是我們用來(lái)和他們協(xié)作管理項(xiàng)目的工具。
Trello 看起來(lái)就像是一塊「白板」，你可以將項(xiàng)目按流程劃分為多個(gè)階段（以列表形式呈現(xiàn)），而且還能像移動(dòng)白板上的便簽紙一樣方便地將任務(wù)從一個(gè)階段拖到另一個(gè)階段。
以我們?yōu)槔?，「天才作家」的管理板里就包括了「提交新選題」「已通過(guò)選題」「正在寫選題」等列表，追蹤工作中的每個(gè)節(jié)點(diǎn)。
想提交一個(gè)新選題，作家可在「提交選題」里添加一張新卡片，撰寫思路，附上相關(guān)超鏈接、圖片、文件，添加協(xié)作成員，設(shè)置項(xiàng)目截止日期等。與此同時(shí)，管理編輯也能在卡片中的留言功能和作者討論內(nèi)容。
和年度排期內(nèi)容文檔相比，Trello 這種管理工具更像是一個(gè)功能豐富的 To-do 應(yīng)用，更適合用來(lái)督促零散任務(wù)的達(dá)成。
其它類似應(yīng)用：Teambition
Teambition 是一款類似于 Trello 的國(guó)內(nèi)產(chǎn)品，同樣采用直觀的「看板」任務(wù)管理界面。相比之下，Teambition 有個(gè)優(yōu)勢(shì)是接入了釘釘?shù)姆?wù)（被阿里收購(gòu)后去掉了和企業(yè)微信連接）。用戶可將釘釘里的企業(yè)結(jié)構(gòu)和 Teambition 銜接起來(lái)，在企業(yè)通訊軟件中可一并管理任務(wù)。
除此以外，Teambition 還內(nèi)嵌日歷功能，用戶可選擇在日歷中查看自己每日工作安排分布，同時(shí)也可關(guān)注同事，掌握合作團(tuán)隊(duì)中整體時(shí)間安排。
在線協(xié)作
石墨文檔
愛(ài)范兒的員工眾所周知，公司后臺(tái)編輯器的穩(wěn)定性可以說(shuō)是薛定諤親傳，雖然通常都安分守己能夠好好完成編輯和發(fā)布文章，可一旦碰上崩潰再打開看到一片空白時(shí)就欲哭無(wú)淚了，某劉姓主編就曾數(shù)次中招，所以一個(gè)趁手的編輯器就像士兵有槍在手一樣重要。
在不同的文本編輯器中也分為本地和在線兩種，其中本地編輯器大多用于獨(dú)自寫稿，而在線編輯器由于一般具備多人協(xié)作功能更適合用于多人合寫。
石墨文檔是目前我們?cè)诠ぷ髦惺褂妙l率最高的多人在線協(xié)作工具。比如前段時(shí)間愛(ài)范兒關(guān)于 2010 年代幾篇稿子中的主要內(nèi)容就是分工協(xié)作在石墨上完成的。
石墨作為一款多人協(xié)作軟件，出生時(shí)就帶有不少小眾軟件小而美的特點(diǎn)，這一點(diǎn)在愛(ài)范兒是一個(gè)比較討好的加分項(xiàng)，當(dāng)然審美這個(gè)加分項(xiàng)也得首先在滿足功能需求的基礎(chǔ)之上。
石墨的注冊(cè)路徑非常靈活，除了支持郵箱登錄之外，還支持微信和釘釘?shù)榷喾N賬號(hào)注冊(cè)，基本上涵蓋了中小型企業(yè)最常用的注冊(cè)路徑。
從實(shí)際協(xié)同寫作的角度來(lái)說(shuō)，石墨無(wú)疑是好用的，如果你是愛(ài)范兒老讀者的話或許可以發(fā)現(xiàn)其實(shí)許多大型發(fā)布會(huì)，像 Google I/O 或者蘋果秋季發(fā)布會(huì)等雖然前臺(tái)的作者賬號(hào)只有一個(gè)人，但實(shí)際上大多都是合寫完成。
多人共享編輯和實(shí)時(shí)保存這些基本功能就不再細(xì)講了，石墨的優(yōu)勢(shì)在我看來(lái)是無(wú)門檻的公開分享編輯和非常鮮明的多人修訂痕跡，另外較為完善的移動(dòng)客戶端也是加分項(xiàng)。
前者會(huì)讓多人協(xié)作更加輕松，因?yàn)槟憧梢钥吹矫恳欢蚊恳痪涠紒?lái)自于誰(shuí)，在最后統(tǒng)稿之前每一次小修改都顯得井然有序，同時(shí)只要一個(gè)簡(jiǎn)單的公開鏈接就能讓非注冊(cè)用戶也能無(wú)門檻加入其中。此外石墨排版的精致明晰，整體使用起來(lái)有種賞心悅目的感覺(jué)。
當(dāng)然發(fā)展了數(shù)年的石墨在今天也離盡善盡美有相當(dāng)?shù)木嚯x。首先服務(wù)器和頁(yè)面的穩(wěn)定性就不如大公司的產(chǎn)品，偶爾的崩潰碰見了就要認(rèn)倒霉。此外對(duì)于流行的 Markdown 語(yǔ)法支持也比較有限。
其他類似應(yīng)用：騰訊文檔、有道云筆記
騰訊文檔是一款騰訊開發(fā)，支持多人在線協(xié)作辦公軟件，在定位上和石墨文檔差不多，比 WPS 和 Office 套件相對(duì)更輕量。
比起石墨文檔來(lái)說(shuō)，騰訊文檔最大的優(yōu)勢(shì)就是「不用注冊(cè)」，因?yàn)橛?QQ 號(hào)或者微信號(hào)就可以直接登錄，而這兩個(gè)賬號(hào)已經(jīng)是國(guó)民級(jí)的體量，要知道注冊(cè)過(guò)程其實(shí)是軟件使用的第一道大門檻。
騰訊文檔在使用體驗(yàn)方面大體和石墨近似，但是背靠騰訊的體量，還支持小程序形式使用，非常適合 QQ 和微信用戶在移動(dòng)端進(jìn)行分享協(xié)作。
在石墨文檔和騰訊文檔外，有道云筆記也同樣具備云協(xié)作的功能，除了支持網(wǎng)易郵箱登陸之外，也支持 QQ、微信、微博和釘釘?shù)荣~號(hào)登錄。
文件傳輸
百度網(wǎng)盤
在日常工作中，出差跑會(huì)是我們工作的一部分，在參加發(fā)布會(huì)或是其它大型活動(dòng)的時(shí)候，經(jīng)常碰到需要從前方回傳視頻素材等內(nèi)容到后方進(jìn)行剪輯的情況，用什么工具回傳一直是一個(gè)比較頭疼的問(wèn)題。盡管目前有很多支持文件回傳的小工具，但從穩(wěn)定性和容易上手程度來(lái)說(shuō)，還是選擇了給百度網(wǎng)盤「氪金」。
百度網(wǎng)盤最大的特點(diǎn)就是開了 VIP 之后使用起來(lái)暢通無(wú)阻，但是免費(fèi)情況下過(guò)狠的限速問(wèn)題導(dǎo)致寸步難行。我們的方法是為團(tuán)隊(duì)公共賬號(hào)開通 VIP。但這樣還有一個(gè)問(wèn)題就是每當(dāng)更換設(shè)備的時(shí)候，比如在前方更換另一臺(tái)手機(jī)錄制視頻時(shí)都要重新登陸 app，這時(shí)就需要及時(shí)向后方獲取驗(yàn)證碼。
因?yàn)楹芏嗳硕荚谟眠@個(gè)賬號(hào)，加上大多數(shù)素材回傳時(shí)間比較吃緊，所以后方一般也不是從應(yīng)用內(nèi)直接下載，而是讓前方通過(guò)分享鏈接的方式獲取素材。
從速度、穩(wěn)定性、功能性、上手度上來(lái)說(shuō)，氪金后的百度網(wǎng)盤在大多數(shù)方面都做的不錯(cuò)，至少對(duì)于一個(gè)規(guī)模不大的企業(yè)來(lái)說(shuō)，一個(gè)百度網(wǎng)盤 VIP 賬號(hào)就足夠了。
其它類似應(yīng)用：Google Drive、文叔叔、奶?？靷?/strong>
Google Drive
因?yàn)楣咎峁┝朔€(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，所以部分需要出國(guó)出差的活動(dòng)比如 CES、MWC 或是 IFA 這種大型活動(dòng)時(shí)也會(huì)使用 Google Drive 進(jìn)行素材回傳。
Google Drive 的優(yōu)點(diǎn)是在國(guó)外使用速度很快，充錢只是獲取更大的空間容量，但是在速度上沒(méi)什么限制。當(dāng)然這種情況一般就是使用個(gè)人 Google 賬號(hào)上傳分享了，畢竟在海外使用 Google 還是相當(dāng)便利的。
文叔叔
「文叔叔」是 appso 之前介紹過(guò)的一款云存儲(chǔ)產(chǎn)品，具備 20GB 的免費(fèi)空間并且不限速的特點(diǎn)相當(dāng)有誘惑力?！肝氖迨濉惯€能夠在沒(méi)有登錄的狀態(tài)下分享文件，這一點(diǎn)對(duì)于所有人來(lái)說(shuō)都非常友好。
「文叔叔」另外一個(gè)有趣的功能點(diǎn)是支持將文件以鏈接的形勢(shì)直接發(fā)送到郵箱或者通過(guò)短信發(fā)送到手機(jī)，省去了再次復(fù)制粘貼的麻煩，最大同時(shí)支持發(fā)送 10 個(gè)郵箱或者手機(jī)號(hào)碼。點(diǎn)擊鏈接就能下載文件，同樣也不用登錄。速度上看能夠達(dá)到 30M/S，20GB 的空間對(duì)于非視頻為主來(lái)說(shuō)也足夠使用了。
奶?？靷?/strong>
「奶牛快傳」屬于在手機(jī)上非常好用的一個(gè)臨時(shí)大文件傳輸服務(wù)，特點(diǎn)是用完即走，不需要下載 app，直接搜索小程序就能夠使用。
在非登錄狀態(tài)下「奶?？靷鳌怪С值膫鬏斘募荒艽笥?2GB，文件可以保存 72 小時(shí)。選擇微信或支付寶登錄后文件傳輸就沒(méi)有大小限制了，文件可以保存 168 小時(shí)（7 天）。
速度方面「奶?？靷鳌共凰惴浅？?，但是對(duì)于手機(jī)使用來(lái)說(shuō)也足夠，實(shí)測(cè)顯示上傳 100MB 的文件大概在 1 分鐘左右，下載速度基本在 5M/s 以上。掐指一算，下載個(gè) 100M 的視頻也就是 10 來(lái)秒的事情。
素材管理
群暉 NAS 云盤
除了出差跑會(huì)的需求之外，內(nèi)容團(tuán)隊(duì)還有大量的素材是可以復(fù)用的，比如大量的產(chǎn)品照除了會(huì)在評(píng)測(cè)體驗(yàn)中用到外，在之后的行業(yè)文章中也會(huì)復(fù)用，這個(gè)時(shí)候使用自有素材無(wú)疑是更好更安全的選擇。
為了更方便的取用自有素材，搭建一個(gè)私有云 NAS 幾乎是一個(gè)最佳的選擇。但是使用 NAS 一個(gè)比較煩人的地方就是圖片檢索，畢竟作為搜索引擎，Google 仍然是這個(gè)星球的第一名，而存儲(chǔ)在 NAS 中的圖片就需要手動(dòng)來(lái)添加一些標(biāo)簽以方便后期檢索了。
愛(ài)范兒的 NAS 使用的是 Synology 群暉科技的產(chǎn)品，除了使用電腦之外也支持手機(jī)下載 Synology Moments 使用。并且圖庫(kù)支持智能分類，可以區(qū)分不同的人物、主題和位置等，雖說(shuō)有的不太準(zhǔn)。
其它類似應(yīng)用：Eagle
在搭建 NAS 之前內(nèi)容部門使用過(guò)一段時(shí)間 Eagle，這是一個(gè)圖庫(kù)應(yīng)用，支持連接到 Google Drive、Dropbox、One Drive 和堅(jiān)果云等云端存儲(chǔ)服務(wù)。只要把云盤的資源庫(kù)掛到這個(gè)圖庫(kù)上，Eagle 就會(huì)根據(jù)云盤的同步狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)讀取，這樣的話，你在 A 電腦修完的圖導(dǎo)入到資源庫(kù)后，連接了 Eagle 的 B 電腦就可以直接使用。
大眾小眾不重要，多嘗試才能找到趁手的工具
以上就是愛(ài)范兒內(nèi)容團(tuán)隊(duì)日常工作使用頻率最高的幾款軟件，當(dāng)然這些軟件也并非一成不變，比如之前進(jìn)行電話會(huì)議的時(shí)候也使用過(guò) Zoom，但隨著一些變動(dòng)最后被企業(yè)微信所替代，而像 NAS 圖庫(kù)等則是去年在日常工作過(guò)程中感到不便才新搭建的。
其實(shí)可以看到，我們使用的工具有大眾也有小眾的，有國(guó)產(chǎn)也有非國(guó)產(chǎn)的，重點(diǎn)是在個(gè)人使用與團(tuán)隊(duì)配合中逐漸找到最適合最趁手的工具，這樣才是提高效率的關(guān)鍵。而我們也希望在今天介紹的這些工具中，在經(jīng)過(guò)嘗試之后能確實(shí)對(duì)你有所幫助。
這是假期遠(yuǎn)程協(xié)作專題策劃的第一篇，接下來(lái)愛(ài)范兒的技術(shù)團(tuán)隊(duì)和產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)也會(huì)進(jìn)行持續(xù)分享。
本文由李晨和方嘉文合寫
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