合同管理內(nèi)部控制流程圖
一、工作步驟示意圖
二、工作流程圖
三、風險點及主要防控措施一覽表
（一）合同訂立階段
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流程 | 關(guān)鍵環(huán)節(jié) | 風險點 | 主要防控措施 | 責任主體 |
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合同訂 立 | 合同調(diào)查 | 調(diào)查結(jié)果與被調(diào)查單位的實際情況不符致使合同履行存在風險，單位利益受損 | 1、建立合同調(diào)查報告制度，合同簽訂前，必須履行調(diào)查工作程序，出具調(diào)查報告； 2、建立牽制和復核機制，慎重選擇調(diào)查成員。 | 合同調(diào)查組織部門 |
合同談判 | 與合同對方合謀在重大問題做出不當讓步或泄露本單位合同謀略導致單位利益受損 | 1、實行合同談判聯(lián)席制度，法律、技術(shù)、財會人員聯(lián)合進行談判； 2、重大經(jīng)濟合同應(yīng)聘請外部專家參與合同談判； 3、建立責任追究制度，談判的重要事項和各方意見，應(yīng)當進行記錄并妥善保存，作為追究責任的重要憑據(jù)。 | 合同談判負責部門 | |
合同文本擬定 | 在合同擬定中故意隱藏重大疏漏和欺騙，導致單位利益受損 | 1、采用標準合同文本，訂立書面合同； 2、重大經(jīng)濟合同應(yīng)聘請法律顧問和第三方技術(shù)專家審查合同條款。 | 合同文本擬定負責部門 | |
合同審核 | 對合同條款、格式審核不嚴格，可能使單位面臨訴訟的風險或造成經(jīng)濟利益損失 | 1、建立會審制度，歸口管理部門、業(yè)務(wù)部門、財會部門聯(lián)合審查； 2、審查人員對做出的審查結(jié)果負責，歸口部門對合同審查結(jié)果負全面責任。 | 財會部門、業(yè)務(wù)部門、合同業(yè)務(wù)歸口管理部門 | |
合同簽訂 | 授意或合謀串通簽訂虛假合同，謀取私利或套取、轉(zhuǎn)移資金 | 1、嚴格各類合同的簽署權(quán)限； 2、嚴格合同專用章保管制度； 3、采取恰當措施，防止已簽署的合同被篡改。 | 合同簽訂經(jīng)辦部門 |
（二）合同履行階段
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流程 | 關(guān)鍵環(huán)節(jié) | 風險點 | 主要防控措施 | 責任主體 |
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合同履 行 | 合同履行情況監(jiān)控 | 發(fā)現(xiàn)合同履行中的風險不采取措施，合同糾紛處理不當致使國家利益受損 | 1、明確相關(guān)責任人在合同履行過程中的責任； 2、建立合同履行定期調(diào)查制度，檢查分析合同履行情況及效果，敦促對方積極履行合同； 3、制定應(yīng)急預(yù)案，對無法繼續(xù)履行的合同，及時采取措施，降低損失。 | 合同業(yè)務(wù)履行部門，合同歸口管理部門 |
合同履行監(jiān)督審查 | 不按照規(guī)定的程序辦理合同的變更、解除等程序，單位利益受損 | 建立合同履行監(jiān)督審查制度： 1、合同補充、變更及解除需按規(guī)定進行報告和審查。 2、以書面形式變更和解除合同； 3、對造成的損失，及時提出索賠。 | 合同業(yè)務(wù)履行部門，合同業(yè)務(wù)歸口管理部門 | |
合同價款支付 | 未按照合同規(guī)定的期限、金額和方式付款，可能導致單位經(jīng)濟利益遭受損失或面臨訴訟的風險 | 1、建立合同管理信息系統(tǒng)，跟蹤合同履行情況，在臨近結(jié)算期限的合理時間提示財會部門進行資金結(jié)算提示； 2、合同承辦人員及時收集憑證資料，經(jīng)審批后在規(guī)定時間內(nèi)提交財會部門辦理結(jié)算； 3、財會部門對合同條款和經(jīng)審批的結(jié)算申請資料進行審核； 4、未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門在付款之前向單位負責人報告； 5、財會部門應(yīng)當定期與合同歸口管理部門核對，根據(jù)合同履行情況辦理價款結(jié)算和進行賬務(wù)處理，確保按合同約定及時結(jié)算相關(guān)價款。 | 合同歸口管理部門，財會部門 | |
合同登記歸檔 | 合同登記歸檔環(huán)節(jié)的主要風險包括: (1)合同及相關(guān)資料的登記、流轉(zhuǎn)和保管不善，導致合同及相關(guān)資料丟失，影響到合同的正常履行和糾紛的有效處理。 (2) 未建立合同信息安全保密機制，致使合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密泄露，導致單位或國家利益遭受損失。 | 1、合同歸口管理部門 定期對合同進行統(tǒng)計、分類，登記合同的訂立、履行、結(jié)算、補充或變更、解除等情況； 2、建立合同文本統(tǒng)一分類和連續(xù)編號制度； 3、合同終結(jié)應(yīng)及時辦理銷號和歸檔手續(xù)； 4、明確合同流轉(zhuǎn)、借閱及歸還的職責權(quán)限和審批程序等有關(guān)要求； 5、簽訂合同保密承諾，未經(jīng)批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的國家秘密、工作秘密或商業(yè)秘密。 | 合同業(yè)務(wù)歸口管理部門 | |
合同糾紛處理 | 在合同訂立、履行過程中，出現(xiàn)合同糾紛問題，如果處理不當，可能損害單位利益、信譽和形象。 | 1、明確合同糾紛的處理辦法和處理責任，糾紛處理過程中，未經(jīng)授權(quán)批準，相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ阶龀鰧嵸|(zhì)性答復或承諾； 2、在履行合同過程中發(fā)生糾紛的，單位應(yīng)當在規(guī)定時效內(nèi)與對方協(xié)商談判； 3、合同糾紛協(xié)商一致的，雙方應(yīng)當簽訂書面協(xié)議確認； 4、合同糾紛經(jīng)協(xié)商無法解決的，經(jīng)辦人員應(yīng)向單位有關(guān)負責人報告，并根據(jù)合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。 | 單位負責人，合同業(yè)務(wù)歸口管理部門 |
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