單位內(nèi)控建設(shè)如何建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制？（單位內(nèi)控建設(shè)如何建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制）
一個小男孩弄到了一條褲子，自己很喜歡，但是穿上后才發(fā)現(xiàn)褲子太長了，不適合。于是找到了奶奶，央求她給改一下。奶奶說現(xiàn)在的家務(wù)事太多，忙不開，讓他去找媽媽。于是小男孩找到了媽媽，可媽媽正在和人打橋牌，沒時間。最后小男孩沒辦法只好去找姐姐，但姐姐說有約會，時間就要到了，高興的跑出了家門。小男孩很失望，懷著失望的心情睡著了。過會兒，奶奶忙完家務(wù)事了，想起了小孫子說的事，于是就把小男孩的褲子剪短了。媽媽打完牌后，也剪短了一截。姐姐回來后，也剪短了一截?？上攵?，小男孩的褲子會變成什么樣。
這個故事告訴我們，無論在工作中，還是在家庭和人際交往中，溝通都是一門大學(xué)問。溝通是信息的傳遞與理解，但并非所有的交流都是溝通，溝通要做到“善傳已意，善領(lǐng)人意”，就是要求溝通者不但要善于傳達(dá)自己的意思，更要善于理解別人的意圖。溝通不在于我們出發(fā)點是否有多么善意，不在于對事情講述的多好，而是決定于我們被對方理解的有多少，理解的越多，溝通的效果就越好。單位為什么要制定制度呢？制度的本意是將工作步驟和標(biāo)準(zhǔn)固定化，從而減少管理溝通的成本和次數(shù)，減少工作誤差，制度是為達(dá)到最佳的溝通效果服務(wù)的。
單位基層員工有時候就像故事中的小男孩一樣可憐無助，工作中各部門、崗位經(jīng)常出現(xiàn)因分工不明而互相推諉扯皮的現(xiàn)象，有時候領(lǐng)導(dǎo)們要么都不管，要么都來管。這一方面是因為職責(zé)沒有界定清楚，還有一個原因就是溝通機(jī)制和溝通方法出現(xiàn)了問題。
有人說，企業(yè)中70%的問題是由于溝通障礙引起的。企業(yè)的管理者實際上70%的時間用在溝通上。其實在機(jī)關(guān)事業(yè)單位也是如此，甚至更為嚴(yán)重。
在單位工作中，溝通協(xié)調(diào)機(jī)制是順利完成跨部門工作任務(wù)、減少行政資源內(nèi)耗、提高工作效率的有效手段。我們在《內(nèi)部控制手冊》的單位層面要建立溝通協(xié)調(diào)的機(jī)制和制度，一般來說包括建立三個層面的工作協(xié)調(diào)：
一、科室層面的日常協(xié)調(diào)
是指對一般性日常工作事務(wù)進(jìn)行的協(xié)調(diào)。由各科室負(fù)責(zé)人解決需要由其他科室協(xié)作的日常工作事項，或磋商解決一般性工作事項問題，這種溝通的頻次是最多的。
二、分管領(lǐng)導(dǎo)層面的牽頭協(xié)調(diào)
是指對涉及多個科室共同完成的工作事項，由牽頭部門提出工作方案，對工作事項進(jìn)行具體分解和安排，由分管領(lǐng)導(dǎo)出面進(jìn)行協(xié)調(diào)。這一般應(yīng)用于跨部門的工作，單位指定某一部門牽頭負(fù)責(zé)，建立聯(lián)席工作機(jī)制，其他相關(guān)部門參與共同完成。如果部門之間有分歧或不同意見，部門負(fù)責(zé)人之間溝通不了了，要往上提交給分管該項工作的領(lǐng)導(dǎo)來協(xié)調(diào)解決。
三、局主要領(lǐng)導(dǎo)層面的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)
是指對涉及與政府其他單位、外部協(xié)作單位共同完成的工作事項，或者工作事項情況復(fù)雜、科室之間存在嚴(yán)重意見分歧并且分管領(lǐng)導(dǎo)也協(xié)調(diào)解決不了的事項進(jìn)行的協(xié)調(diào)，由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭提出工作方案，局主要領(lǐng)導(dǎo)出面溝通協(xié)調(diào)。
溝通協(xié)調(diào)方式可根據(jù)事項性質(zhì)和內(nèi)容采取口頭協(xié)調(diào)、電話協(xié)調(diào)和會議協(xié)調(diào)等方式。其中會議協(xié)調(diào)是最重要的一種方式，會議協(xié)調(diào)需注意會議的效率和效果，并且要做好會議記錄，重要會議比如局黨組會要在會議結(jié)束后編制《會議紀(jì)要》，并且在指定的范圍內(nèi)傳達(dá)或傳閱。建立溝通協(xié)調(diào)的機(jī)制是基礎(chǔ)，單位還應(yīng)該進(jìn)一步制定相關(guān)的制度文件，我們在《內(nèi)部控制手冊》中一般是為單位設(shè)計四個制度：《內(nèi)部工作會議管理制度》、《“三重一大”事項集體決策實施辦法》、《局黨組會議事規(guī)則》和《局長辦公會議事規(guī)則》。這四個制度文件即體現(xiàn)了單位溝通協(xié)調(diào)機(jī)制建立的情況，同時又包含了對重大事項集體決策的要求，是單位內(nèi)部控體系單位層面建設(shè)的重點內(nèi)容。
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