召開(kāi)會(huì)議的注意事項(xiàng)及準(zhǔn)備流程(召開(kāi)會(huì)議的注意事項(xiàng)及準(zhǔn)備流程圖)
召開(kāi)會(huì)議的注意事項(xiàng)
以及準(zhǔn)備流程
一、時(shí)間:會(huì)議時(shí)間安排上要注意不要與領(lǐng)導(dǎo)及絕大部分參會(huì)人員的時(shí)間沖突,并提前告知參會(huì)人員,會(huì)議報(bào)到時(shí)間、開(kāi)始時(shí)間和預(yù)計(jì)結(jié)束時(shí)間。
二、地點(diǎn):會(huì)議地點(diǎn)選擇要根據(jù)參會(huì)人員多少,參會(huì)人員到會(huì)便捷程度,消防安全,是否便于疏散,會(huì)議設(shè)施的齊備等情況綜合考慮。
三、會(huì)議內(nèi)容:根據(jù)會(huì)議發(fā)起人的要求,把會(huì)議內(nèi)容提前告知參會(huì)人員,便于參會(huì)人員提前準(zhǔn)備材料,使會(huì)議效果能更好地達(dá)到目的。
四、背景板、條幅:根據(jù)會(huì)議內(nèi)容,為烘托氣氛,增強(qiáng)會(huì)議效果,可委托公關(guān)宣傳部門制作相應(yīng)內(nèi)容的背景和條幅、貼畫(huà)等,提前布置會(huì)場(chǎng)。
五、參會(huì)人員:根據(jù)會(huì)議發(fā)起人的要求,提前通知到每個(gè)參會(huì)人員,使他們提前安排好自己的工作,避免與會(huì)議時(shí)間沖突,如果不能參加,須提早請(qǐng)假。
六、食宿安排:對(duì)于外地參會(huì)人員,要考慮到會(huì)議期間的餐飲和住宿問(wèn)題??稍跁?huì)場(chǎng)附近,選幾處經(jīng)濟(jì)、實(shí)惠的餐飲、住宿地點(diǎn),落實(shí)好價(jià)格、地址、電話,提前推薦給各位參會(huì)人員。
七、會(huì)議設(shè)施:開(kāi)會(huì)前要把會(huì)場(chǎng)預(yù)先布置。
1、衛(wèi)生:會(huì)場(chǎng)的衛(wèi)生要先打掃,地面撒上水,桌面擦干凈。
2、桌椅:根據(jù)參會(huì)人數(shù),配備合適數(shù)量的桌椅,擺放整齊,中間留有過(guò)道,不能擁擠。
3、白板:要準(zhǔn)備白板,白板筆數(shù)只,板擦。
4、投影儀:投影儀在會(huì)前要提前連接調(diào)試好,連上筆記本電腦,調(diào)試到合適位置。準(zhǔn)備激光筆。
5、燈光照明:查看燈光照明是否充足,如不合要求,提早聯(lián)系相關(guān)部門準(zhǔn)備。
6、飲用水:根據(jù)參會(huì)人員多寡,會(huì)議時(shí)間長(zhǎng)短,準(zhǔn)備好飲水機(jī),水杯,垃圾箱,茶葉。
7、攝影攝像:根據(jù)會(huì)議發(fā)起人要求,如果是重要會(huì)議,則需要準(zhǔn)備攝像機(jī)、照相機(jī)、錄音筆等物品。充好電,備足夠的存儲(chǔ)卡,調(diào)試好。安排現(xiàn)場(chǎng)專人負(fù)責(zé)。
8、簽到表:將參會(huì)人員名單打印好,簽名時(shí)簽在打印的名字后面,并向會(huì)議主持人報(bào)告簽到情況
八、費(fèi)用:根據(jù)會(huì)議準(zhǔn)備情況,預(yù)算飲食、飲用水、住宿、租金、會(huì)議用品等會(huì)議相關(guān)的費(fèi)用金額,提前申請(qǐng)費(fèi)用。
版權(quán)聲明:本文內(nèi)容由互聯(lián)網(wǎng)用戶自發(fā)貢獻(xiàn),該文觀點(diǎn)僅代表作者本人。本站僅提供信息存儲(chǔ)空間服務(wù),不擁有所有權(quán),不承擔(dān)相關(guān)法律責(zé)任。如發(fā)現(xiàn)本站有涉嫌抄襲侵權(quán)/違法違規(guī)的內(nèi)容, 請(qǐng)發(fā)送郵件至 舉報(bào),一經(jīng)查實(shí),本站將立刻刪除。