如果將項(xiàng)目比作一輛汽車，那么預(yù)算就是它的燃料。就像汽車需要汽油一樣，項(xiàng)目也需要資金和資源來維持運(yùn)轉(zhuǎn)。而作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)該盡量用最有效的方式規(guī)劃和使用這些資源，使項(xiàng)目按時(shí)交付。
項(xiàng)目預(yù)算是一項(xiàng)計(jì)劃，其中詳細(xì)說明了將花費(fèi)多少錢、用于哪些方面以及何時(shí)花費(fèi)。如果提前制定預(yù)算計(jì)劃，并在整個(gè)項(xiàng)目過程中使用它來監(jiān)控支出，就可以降低資源耗盡或超出預(yù)算的可能性。
制定項(xiàng)目預(yù)算的 9 個(gè)步驟
制定項(xiàng)目預(yù)算可以按照一系列步驟來完成：
1. 設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)
項(xiàng)目目標(biāo)是一個(gè)好開始，可以幫助你了解工作的方向，并在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)起到指路明燈的作用。
要編寫清晰的目標(biāo)，請(qǐng)使用 SMART法，即具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、現(xiàn)實(shí)和有時(shí)限。例如，如果你想提高網(wǎng)站的訪問量，可以設(shè)定這樣的目標(biāo)："到本季度末，網(wǎng)站主頁的有效流量增加 10%"。
2. 確定項(xiàng)目范圍
項(xiàng)目范圍為項(xiàng)目設(shè)定了界限，比如要做什么工作或者不做什么工作，以及工作期限和交付成果。
在確定項(xiàng)目范圍時(shí)，請(qǐng)考慮以下幾點(diǎn)：
● 可用資源：
在確定要定位的具體可交付成果之前，請(qǐng)盤點(diǎn)可用的資源。如果預(yù)算有硬性上限或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)帶寬有限，可能需要相應(yīng)地調(diào)整交付成果。
● 時(shí)間限制：
緊張的項(xiàng)目進(jìn)度會(huì)影響資源成本。例如，如果你的工作期限很緊，可能需要員工加班趕工或聘請(qǐng)更多的員工去完成。
● 非目標(biāo)：
項(xiàng)目范圍之外有什么？確定不打算實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)可能會(huì)有所幫助，這樣可以避免范圍蔓延和潛在的超支。
3. 將可交付成果分解為子依賴項(xiàng)
接下來，列出項(xiàng)目范圍內(nèi)的所有可交付成果，并將它們分解為子依賴關(guān)系。這種方法可以幫助你在制定預(yù)算時(shí)，將所有隱藏的項(xiàng)目費(fèi)用計(jì)算在內(nèi)。
如果更喜歡圖表的形式，可以嘗試創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。這種可視化工具將工作細(xì)分為多個(gè)層次，最上面是主要目標(biāo)，下面是可交付成果和子依賴項(xiàng)。
4. 列出所需資源
盡可能具體列出每個(gè)項(xiàng)目所需的資源，記住 "資源 "不僅僅指人員或設(shè)備，還可能包括間接成本，如培訓(xùn)或?qū)嶋H工作空間。一些常見項(xiàng)目成本類別有：團(tuán)隊(duì)成員、采購、培訓(xùn)、設(shè)備、專業(yè)服務(wù)等。
5. 估算金額
歸根結(jié)底，預(yù)算就是對(duì)成本的估算。雖然我們無法預(yù)測未來，但有幾種方法可以幫助你盡可能做出最準(zhǔn)確的估算。
● 估算并總結(jié)每個(gè)單獨(dú)部件的成本
● 從固定量開始倒推
● 比較類似項(xiàng)目的預(yù)算
● 考慮不同的場景變量
不必拘泥于一種方法，你可以根據(jù)自己獨(dú)特的項(xiàng)目情況，將這些方法結(jié)合起來使用。
6. 預(yù)留應(yīng)急基金
有時(shí)，項(xiàng)目過程中會(huì)發(fā)生意想不到的事情。當(dāng)計(jì)劃發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)急儲(chǔ)備可以為你的預(yù)算提供額外的支持。通常的建議是預(yù)留預(yù)算總額的 5%-10%作為意外開支準(zhǔn)備金。
預(yù)算編制是一個(gè)估算的過程，因此應(yīng)始終將應(yīng)急基金包括在內(nèi)。
7. 創(chuàng)建預(yù)算文檔
創(chuàng)建實(shí)際預(yù)算文檔需要包含一些關(guān)鍵部分：
● 每項(xiàng)交付成果、子交付成果和所需資源的細(xì)列項(xiàng)目，以及每項(xiàng)成果的預(yù)期成本。
● 每種資源需要使用的時(shí)間以及預(yù)計(jì)花費(fèi)資金的時(shí)間表。
● 每個(gè)預(yù)算組成部分的負(fù)責(zé)人。例如，你可以注明你的助理負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)的工時(shí)和績效。
● 清楚地記錄每個(gè)細(xì)列項(xiàng)目將從公司預(yù)算的哪一部分提取資金。例如，你可以使用市場部門的預(yù)算來制作廣告，使用 IT 部門的預(yù)算來進(jìn)行電腦升級(jí)。
● 整個(gè)項(xiàng)目的支出總額。如果適用，還應(yīng)包括將使用的各部門預(yù)算的單獨(dú)總額。
● 項(xiàng)目啟動(dòng)后，跟蹤實(shí)際成本與預(yù)算成本的對(duì)比。
8. 制定監(jiān)控支出的計(jì)劃
提前計(jì)劃密切關(guān)注實(shí)際成本與預(yù)算成本的頻率，這樣就能在潛在問題惡化之前將其扼殺。你還可以事先決定如果超出（或低于）預(yù)算該怎么辦。
9. 獲得主要利益相關(guān)者的批準(zhǔn)
掌握了項(xiàng)目預(yù)算計(jì)劃后，應(yīng)與項(xiàng)目利益相關(guān)者分享該計(jì)劃并要求他們簽批。你所制定的詳細(xì)計(jì)劃，應(yīng)能讓審批人清楚地了解每個(gè)細(xì)列項(xiàng)目將如何促進(jìn)項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。
項(xiàng)目預(yù)算管理工具
選擇合適的項(xiàng)目預(yù)算編制管理工具也很重要。該工具應(yīng)能讓你輕松共享和實(shí)時(shí)更新預(yù)算，這樣就能確保所有團(tuán)隊(duì)成員都在使用最新版本。
項(xiàng)目管理軟件8Manage PM的好處在于，可以讓你實(shí)時(shí)共享、控制范圍、管理和跟蹤預(yù)算與進(jìn)度。例如，8Manage PM的通用報(bào)告功能會(huì)自動(dòng)從你的項(xiàng)目中提取數(shù)據(jù)，并在一個(gè)地方顯示支出、任務(wù)狀態(tài)和已完成的里程碑，這樣就不必再費(fèi)盡心思去弄清楚是否已步入正軌。
● 雙向工作分解及時(shí)間、資源和成本的規(guī)劃
● 實(shí)施可用于跟蹤任務(wù)和項(xiàng)目績效的基線
● 持續(xù)監(jiān)控項(xiàng)目時(shí)間、資源及資金的使用
● 管理范圍蔓延及需求變更，提醒利害關(guān)系人
● 監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度及績效及預(yù)測項(xiàng)目完成時(shí)所消耗的時(shí)間和成本
使用8Manage PM，你可以輸入和合計(jì)細(xì)列項(xiàng)目、建立自定義字段、指定所有者，并輕松與隊(duì)友共享信息。除了實(shí)際預(yù)算，你還可以迭代過去的工作流程，創(chuàng)建流程文檔，保存項(xiàng)目預(yù)算模板，確保每個(gè)步驟都不會(huì)遺漏。
明智管理項(xiàng)目預(yù)算
精心設(shè)計(jì)的預(yù)算可幫助您完成整個(gè)項(xiàng)目生命周期，包括規(guī)劃、批準(zhǔn)和執(zhí)行。當(dāng)借助8Manage PM項(xiàng)目管理軟件建立了一個(gè)流程來控制支出時(shí)，你就可以在出現(xiàn)意外成本時(shí)及時(shí)處理，與預(yù)算審批人建立信任，并為成功的項(xiàng)目建立可靠的記錄。
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