目前我國(guó)早已將檔案資料做為工程項(xiàng)目工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)參考信息，要是沒(méi)有詳細(xì)、工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的檔案資料不允許對(duì)其建筑項(xiàng)目開(kāi)展工程驗(yàn)收，怎樣搞好檔案保管，變成項(xiàng)目工程中的頭等大事。傳統(tǒng)式檔案保管中的檔案文件分散化、百度收錄不立即、檔案資料使用率劣等問(wèn)題依然是時(shí)下工程項(xiàng)目管理的制約。
在現(xiàn)實(shí)中，工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)作為信息化工作軟件，實(shí)現(xiàn)了整合超融合資源池，有效承載了海量的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，讓檔案服務(wù)辦公，提高服務(wù)能效。該方案大大提升了檔案數(shù)據(jù)中心的安全性，提升了用戶(hù)界面應(yīng)用處理的能力與業(yè)務(wù)擴(kuò)展能力，進(jìn)而保障了業(yè)務(wù)的平穩(wěn)運(yùn)行與數(shù)據(jù)的安全。
一、工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)怎么選？
1、了解企業(yè)目前檔案管理現(xiàn)狀。需要了解的主要有：目前企業(yè)檔案類(lèi)別、歸檔方式：影響對(duì)檔案軟件模塊功能需求的選購(gòu)。企業(yè)歷年檔案量：通過(guò)預(yù)估檔案總量，預(yù)估后期檔案每年產(chǎn)生量，判斷做一套檔案系統(tǒng)的性?xún)r(jià)比。
2、了解企業(yè)經(jīng)濟(jì)承受力?？梢耘c主管領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行溝通，了解企業(yè)愿意在文檔信息化上投入的預(yù)算范圍。
3、綜合考慮企業(yè)性質(zhì)。如果是有上屬企業(yè)的，應(yīng)參照上屬企業(yè)指導(dǎo)意見(jiàn)和標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置，方便檔案的移交、接收。
4、明確想通過(guò)使用檔案管理軟件達(dá)到怎樣的效果。有的只想做好存儲(chǔ)和檔案資源共享，就對(duì)軟件功能要求很小;有的想從收集到借用實(shí)現(xiàn)信息化綜合管理，對(duì)軟件功能要求就很高。一定要明確需求，才能有效的和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。
工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
二、會(huì)博通軟件工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)
1、統(tǒng)一平臺(tái)管理，軟件系統(tǒng)全把控
構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。用戶(hù)可以通過(guò)一個(gè)平臺(tái)，即可完成各類(lèi)工程檔案從起草、錄入、整理、歸檔、利用等的全生命周期管理，結(jié)合實(shí)際需求，還能夠?qū)?shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。無(wú)論是工程實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。
保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí)，也可以通過(guò)檔案到位情況，實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動(dòng)了工程管理效率的提高。
2、依權(quán)限利用，兼顧辦公安全和高效
在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過(guò)程中，職員常常需要進(jìn)行檔案的查詢(xún)、借用、協(xié)同等。這時(shí)候，那么通過(guò)會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。檢索功能：應(yīng)用搜索平臺(tái)，職員可隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)端上，通過(guò)組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。
3、有序化標(biāo)準(zhǔn)化分類(lèi)，符合各行業(yè)的檔案管理需求
通過(guò)自定義分類(lèi)及屬性的功能，按不同工程項(xiàng)目對(duì)檔案進(jìn)行了分類(lèi)，并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類(lèi)下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類(lèi)報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類(lèi)清晰，職員可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。
搜索結(jié)果將會(huì)依權(quán)限展示，僅擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的用戶(hù)才能查看。借還功能：職員通過(guò)借閱流程，即可申請(qǐng)以線(xiàn)上、線(xiàn)下或線(xiàn)上線(xiàn)下結(jié)合的方式借用檔案。借還過(guò)程通過(guò)流程化處理，申請(qǐng)人、借閱用途、歸還日期都會(huì)一一自動(dòng)登記，便于追溯。此外，管理人員可通過(guò)統(tǒng)計(jì)功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。
在新的發(fā)展趨勢(shì)下，建筑工程企業(yè)的檔案工作者需要不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案管理模式，對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的規(guī)劃，不斷提升檔案管理水平。另一方面，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員要不斷提高專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，采取積極有效的保護(hù)措施和開(kāi)發(fā)方案，推進(jìn)建筑工程檔案科學(xué)化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務(wù)城市建設(shè)。
好的工程檔案管理系統(tǒng)有哪些呢？
根據(jù)用戶(hù)使用過(guò)多種相類(lèi)似的系統(tǒng)反饋，表示會(huì)博通工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)匯總了國(guó)內(nèi)同行軟件的精華功能，確實(shí)做到了以企業(yè)工程成本管理與控制為核心，全面核算成本。對(duì)工程的預(yù)算管理、計(jì)劃進(jìn)度、材料供應(yīng)商、財(cái)務(wù)管理、檔案管理、合同管理（購(gòu)銷(xiāo)、承包及分包、周材和設(shè)備租入）、庫(kù)存管理、施工日志物資管理、勞務(wù)管理、自有設(shè)備管理（自有設(shè)備使用可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)計(jì)算租賃費(fèi)）、租賃管理、、簽呈管理、事務(wù)管理等進(jìn)行全方位管理。
會(huì)博通工程項(xiàng)目管理軟件科學(xué)地將項(xiàng)目管理思想與方法和諧、統(tǒng)一，使得長(zhǎng)期以來(lái)困擾項(xiàng)目管理工作者的工期、進(jìn)度、投資和成本情況無(wú)法整體動(dòng)態(tài)管理的問(wèn)題得到了全面而徹底的解決。
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